Mengenal Orientasi: Pengertian, Jenis, Tujuan serta Tahapannya

Istilah orientasi seringkali kita dengar pada masa pengenalan sekolah atau perusahaan. Biasanya, istilah ini memiliki tujuan, yakni menyampaikan informasi penting dan mengenalkan siswa atau karyawan baru pada lingkungan sekolah atau kantor. Agar lebih jelas, kamu bisa menyimaknya lewat artikel di bawah ini!

Pengertian Orientasi

Menurut Ardana dkk (2012), istilah orientasi adalah kegiatan yang dilaksanakan dengan tujuan memperkenalkan tenaga kerja baru kepada manajemen secara keseluruhan sesuai dengan hirarki perusahaan. Sementara itu, menurut KBBI, istilah ini memiliki makna peninjauan untuk menentukan sikap yang tepat dan benar

Istilah ini disebut juga dengan penyesuaian, adaptasi, dan pembiasaan. Sederhananya, istilah ini merupakan kegiatan yang memiliki tujuan untuk memperkenalkan seseorang atau kelompok pada lingkungan dan situasi yang baru. Ini dilakukan agar mereka memahami aturan, prosedur, dan tugas di lingkungan tersebut.

Pasalnya, saat individu berada di lingkungan baru, mereka perlu adaptasi, agar bisa menyesuaikan diri dengan situasi yang ada di dalamnya. Untuk itu, kegiatan ini sangat membantu mereka dalam memberi gambaran terkait penyesuaian yang harus dilakukan.

Kegiatan ini dapat terjadi dalam berbagai konteks, seperti di sekolah atau di tempat kerja. Meskipun begitu, di dalam konteks tersebut, kegiatan ini dinilai dapat membuat individu dan kelompok merasa lebih nyaman untuk menyesuaikan dengan lingkungan baru.

Tujuan Orientasi

Seperti yang disebutkan di atas, tujuan dari kegiatan ini adalah mengenalkan kelompok atau individu pada lingkungan baru. Tapi, bila dilihat  lebih jauh, terdapat 3 tujuan dari kegiatan ini, yakni sebagai ruang belajar, kolaborasi, dan relasional individu atau kelompok. Selain itu, tujuan kegiatan ini juga dibagi 2 berdasarkan konteksnya

1. Ruang Belajar

Orientasi dapat menjadi ruang yang penting untuk setiap individu atau kelompok, seperti calon karyawan baru untuk belajar tentang institusi/organisasi barunya. Mereka akan mempelajari hal-hal terkait lingkungan barunya, seperti  struktur organisasi, fasilitas, serta sumber daya yang tersedia.

Selain itu, dalam kegiatan ini, biasanya akan disampaikan aturan, prosedur, dan kebijakan yang berlaku dalam organisasi atau institusi. Dengan begitu, mereka akan memahami batasan dan tanggung jawab yang harus mereka emban ketika berada di dalam lingkungan tersebut.

Tidak hanya itu, kegiatan ini juga berusaha mengenalkan bagian-bagian bangunan atau ruang yang ada di lingkungan baru mereka. Misalnya, calon kandidat akan diperlihatkan dimana ruang rapat, ruang penyimpanan, dan kantin.

2. Ruang Kolaborasi

Saat orientasi berlangsung, baik dalam konteks kerja dan pendidikan, umumnya setiap individu akan masuk dalam kelompok-kelompok yang diberikan berbagai tugas dalam kegiatannya. Hal ini bertujuan agar membangun kolaborasi antar individu, sehingga menciptakan ikatan yang baik.

Selain itu, kegiatan ini juga membuat setiap individu yang telah dikelompokan agar bisa berkenalan dan membangun hubungan tim yang solid. Lebih jauh, dengan interaksi yang terjadi, maka individu akan saling membangun kepercayaan, saling mengerti, dan lebih enak untuk bekerja sama.

Tujuan ini memiliki manfaat yang berkelanjutan. Sebab, nantinya mereka yang ikut dalam kegiatan ini akan bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dalam ranah dunia kerja maupun pendidikan.

3. Ruang Relasional

Tujuan berikutnya dari orientasi adalah bisa menjadi ruang relasional bagi para individu, sehingga mereka dapat membangun hubungan dengan orang-orang baru. Ruang relasional ini terdiri dari aspek personal, seperti nilai, self-confidence, dan identitas. Selain itu, ruang relasional terdiri dari aspek sosial, seperti norma/etika dan budaya.

Lewat interaksi yang terjadi, setiap individu dapat mengenal satu sama lain, sehingga memperkuat hubungan dalam kegiatan ini. Selain itu, setiap individu bisa memahami peran dan kontribusi mereka dalam hubungan tersebut, seperti preferensi dan gaya kerja. Ini dapat memperkuat kualitas hubungan interpersonal antar individu.

Relasi ini, terutama dalam dunia kerja, sangat penting bagi mereka. Pasalnya, saat relasi ini dikembangkan, maka bisa memberi dampak pada pengembangan individu dan keperluan lainnya yang lebih menguntungkan.

4. Tujuan Berdasarkan Konteksnya

Secara spesifik, kegiatan orientasi memiliki tujuan yang dipisahkan berdasarkan konteksnya. Konteks ini meliputi konteks pendidikan (siswa di sekolah) dan konteks dunia kerja (karyawan di kantor). Adapun tujuannya masing-masing. yakni sebagai berikut:

a. Tujuan dalam konteks pendidikan

• Bisa beradaptasi pada kegiatan yang diadakan di lingkungan sekolah.
• Memahami dan mematuhi peraturan yang berlaku di lingkungan sekolah.
• Memudahkan adaptasi di lingkungan sekolah.
• Mengembangkan diri secara optimal.
• Peserta didik bisa memahami dan mengenali sekolah sebagai lingkungan mereka yang baru.
• Peserta didik dapat mempersiapkan mental, fisik, dan emosional untuk nantinya berada di lingkungan baru.
• Siswa bisa mengenal lebih dekat dengan peserta didik lainnya.

b. Tujuan dalam konteks dunia kerja

• Mengenalkan lingkungan kerja kepada calon karyawan.
• Mencegah munculnya gangguan emosional dan psikologi ketika berada di tempat kerja baru.
• Mempersingkat proses sosialisasi, agar karyawan baru dan lama dapat segera bekerja sama.
• Mempersiapkan kondisi mental karyawan.
• Memberi tahu peraturan, kebijakan, dan tanggung jawab yang telah ditetapkan perusahaan kepada calon karyawan.
• Membangun rasa percaya diri karyawan baru.
• Memastikan agar nantinya produktivitas dan interaksi antar karyawan tercipta secara efisien.
• Memberi pelajaran bagi karyawan baru terkait pentingnya peran mereka dalam suatu perusahaan.
• Meminimalisir kesalahan yang mungkin saja terjadi saat karyawan baru menerima tanggung jawabnya untuk yang pertama kali.

Jenis-Jenis Orientasi

Dalam konteks pendidikan dan dunia kerja, istilah ini memiliki bermacam-macam jenis. Kegiatan penyesuaian ini dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, jika dalam instansi pendidikan, maka dilakukan penyesuaian formal dan serial. Selain itu, jika perusahaan hanya merekrut 1-2 karyawan baru, maka dilakukan penyesuaian individual

Agar lebih jelas, di bawah ini adalah beberapa jenis dari kegiatan penyesuaian atau pembiasaan, antara lain:

1. Orientasi Formal

Kegiatan ini biasanya dilaksanakan secara tepat dan terencana sebelum karyawan baru datang ke kantor untuk berkenalan dengan lingkungan kerjanya yang baru. Biasanya, kegiatan ini dilaksanakan jika jumlah individu yang baru cukup banyak.

Dalam kegiatan ini, ada beberapa aspek yang akan diberitahukan kepada para individu atau kelompok. Pertama, masalah organisasional, yang meliputi sejarah dan perkembangan, struktur, pengenalan fasilitas, dan kebijakan/aturan organisasi. Kedua, ada perkenalan, seperti atasan, pelatih atau pendamping, dan rekan sejawat.

Ketiga, mengenai sistem pengupahan, seperti gaji, intensif, dan tunjangan. Keempat, individu akan diberikan pemahaman mengenai tugas dan tanggung jawab mereka di dalam organisasi. Tugas dan tanggung jawab ini dideskripsikan secara rinci, agar meminimalisir kesalahan.

2. Orientasi Informal

Kegiatan pengenalan ini dilakukan apabila jumlah individu yang masuk sedikit, yakni sekitar 1 atau 2 orang saja. Dalam prakteknya, kegiatan ini memungkinkan individu yang baru untuk langsung bergabung ke dalam lingkungan tersebut. Dalam konteks dunia kerja, hal ini dilakukan setelah pengarahan tentang pekerjaannya.

Nantinya, individu atau kelompok akan dibiarkan sendiri untuk mengenal lingkungan kerja dan tim. Dengan kata lain, individu akan belajar mengenai budaya, norma, dan etika dalam organisasi lewat interaksi yang terjadi dengan atasan, anggota tim, dan rekan kerja. Ini terjadi secara natural dan tidak diatur dalam program formal organisasi.

Namun, dalam beberapa perusahaan, kegiatan ini dilaksanakan dengan cara senior mengajak individu berkeliling lokasi pekerjaan. Setelah itu, individu masuk pada proses pembimbingan melalui konsep pendampingan, agar mereka lebih paham terkait apa saja yang ada dalam organisasi.

3. Orientasi Individu

Program ini merupakan kegiatan yang dilakukan secara terencana pada sejumlah kecil individu dengan tujuan mengarahkan tugas secara personal. Umumnya, perusahaan kecil lebih suka mengadakan program kegiatan ini untuk satu orang secara individu, karena tidak mempekerjakan secara massal.

Umumnya, program ini melibatkan serangkaian langkah atau strategi yang diambil oleh individu untuk mempelajari lebih jauh terkait aturan, tanggung jawab, tugas, dan norma yang ada di lingkungan baru. Jadi, biasanya kegiatan ini cenderung mempertahankan perspektif individu itu sendiri.

Intinya, meski tugas diarahkan secara personal, tetapi individu lah yang bertanggung jawab mengatasi perubahan dan menyesuaikan diri dengan lingkungan baru. Misalnya, berinteraksi dengan orang-orang di dalam lingkungan tersebut, agar lebih terbiasa.

Jenis kegiatan ini biasanya digunakan untuk eksekutif atau anggota dewan yang baru bergabung dengan organisasi atau perusahaan.

4. Orientasi Kelompok

Kegiatan ini merupakan serangkaian program, dimana sekelompok individu baru yang berada di dalam lingkungan yang baru juga melakukan interaksi untuk membantu mereka menyesuaikan diri. Program ini juga dapat membantu para individu mendapatkan pemahaman yang baik tentang kelompok kerja atau suatu organisasi.

Berbeda dengan penyesuaian individu, kegiatan ini biasa dilakukan organisasi besar yang melakukan perekrutan secara massal. Ini merupakan rangkaian dan prosedur dalam kegiatan untuk seluruh pekerja yang dipekerjakan dalam rentang waktu tertentu. Kegiatan ini juga disebut juga dengan kegiatan kolektif.

5. Orientasi Serial

Kegiatan ini merupakan program yang dilakukan dengan cara mengimplementasikan norma dan kriteria kepada individu yang punya pengalaman lebih banyak. Biasanya, hal ini dilakukan dalam konteks pendidikan, dimana ada peserta didik yang telah menjadi bagian dari sekolah dan melakukan orientasi di masa sebelumnya.

Siswa tersebut akan memberikan orientasi kepada siswa baru berupa simultan dan dilakukan secara terus menerus. Alhasil, siswa yang telah menjalani kegiatan ini akan memberikan program penyesuaian lain di masa yang akan datang. Lebih lanjut, dalam ranah yang lebih umum, kegiatan ini menggunakan sistem mentor dan mentee.

Anggota organisasi lama akan bertindak sebagai mentor. Sementara itu, anggota baru akan menjadi mentee. Mentor ini akan menjadi role model yang harus diikuti oleh mentee. Kegiatan jenis ini bertujuan untuk menjaga tradisi dan budaya yang sudah ada dalam suatu organisasi. Anggota baru diharapkan bisa melanjutkan budaya tersebut.

6. Orientasi Disjungtif

Penyesuaian ini seringkali dilakukan dengan cara yang personal, yakni dalam bentuk refleksi dan penyesuaian diri terhadap orang lain yang dianggap memiliki perilaku melenceng. Jenis penyesuaian ini dilakukan saat melihat individu yang dianggap tidak pantas untuk dijadikan role model atau panutan.

Dalam konteks dunia kerja, program ini tidak membebankan anggota-anggota barunya untuk mengikuti budaya dan tradisi organisasi. Hal tersebut membuat program ini berkebalikan dengan penyesuaian serial. Alhasil, anggota baru ini dapat lebih kreatif dalam bersikap dan berperilaku di dalam suatu organisasi.

Hanya saja, penyesuaian disjungtif bisa menjadi berbahaya, jika anggota baru ini menyesuaikan diri dengan anggota lama yang tidak sepantasnya menjadi panutan atau memiliki perilaku tidak baik. Tapi, penyesuaian ini juga membuat anggota baru menemukan nilai kontras yang bisa direnungkan dan diterapkan di dalam dirinya

Elemen dalam Proses Orientasi

Terdapat beberapa elemen yang ada di dalam program penyesuaian untuk individu/kelompok baru, terutama dalam konteks dunia kerja, antara lain:

1. Perkenalan Perusahaan dan Regulasi Pemerintah

Elemen orientasi ini akan menjelaskan tentang unit kerja yang bersangkutan hingga dengan unit kerja besar dan yang terkait dalam lingkungan yang baru, dalam hal ini perusahaan. Selain itu, penjelasan akan diberikan mengenai struktur organisasi dan orang-orang yang menjabat dalam perusahaan.

Selain itu, saat bekerja di sebuah perusahaan, berarti karyawan baru tersebut patuh dalam aturan dari pemerintahan. Di Indonesia, ada beberapa pedoman yang mengatur ketenagakerjaan. Beberapa diantaranya ditulis dalam UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan UU No. 11 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja.

Nantinya, perusahaan akan menjelaskan kepada karyawan apa saja kewajiban dan hak yang berlaku di dalamnya, agar sesuai dengan arahan pemerintah yang tertulis dalam Undang-Undang.

2. Menjelaskan Visi Misi, Core Value, dan Budaya Perusahaan

Bisa dibilang, dalam rangka memberikan penyesuaian yang efektif kepada karyawan baru, perusahaan perlu menjelaskan dan mengkomunikasikan secara jelas mengenai visi, misi, core value, dan budaya perusahan. Sebab, hal ini penting untuk mendorong karyawan baru, supaya bisa memiliki nilai dan misi yang sejalan.

Selain itu, hal ini membantu karyawan memiliki pegangan yang kuat tentang nilai dan tujuan perusahaan, sehingga mereka bisa berkontribusi secara efektif dan memberikan kinerja maksimal. Alhasil, goals yang ditetapkan dalam pekerjaan bisa tercapai dengan lebih efektif.

3. Sosialisasi Kebijakan

Dalam dunia kerja, terkadang ada yang namanya conflict of interest, company policy, dan sebagainya. Saat orientasi, perusahaan perlu memberi pengertian tentang aturan yang akan menjaga keberlangsungan kinerja mereka. Tidak hanya itu, perusahaan juga harus memastikan bahwa karyawan memahami aturan atau kebijakan yang berlaku.

Umumnya, beberapa kebijakan yang berlaku di suatu perusahaan antara lain:

• Asuransi kesehatan.
• Cuti keluarga dan medis.
• Keamanan dan keselamatan kerja.
• Kesempatan kerja yang setara.
• Ketentuan lembur.
• Tidak ada pelecehan.

Perusahaan juga harus menerangkan pada kegiatan ini mengenai prosedur pelaporan ketika melihat adanya hal yang menyalahi kebijakan. Misalnya, langkah-langkah melaporkan dugaan pelanggaran berupa pelecehan atau aturan keselamatan. Ini harus tertulis dalam perjanjian, supaya individu di dalamnya mematuhi kebijakan yang berlaku.

4. Memberitahu Manfaat

Dalam kegiatan orientasi, terkadang individu yang menjadi calon karyawan akan mendapatkan informasi tentang apa manfaat dan tunjangan yang akan mereka dapatkan sesuai dengan posisi ataupun statusnya.

Misalnya, jika kamu bergabung dengan suatu perusahaan dengan status kontrak, tentu manfaat yang akan didapatkan tidak akan sama dengan karyawan lain yang statusnya tetap/permanen. Hal tersebut harus dikomunikasikan dengan jelas, agar individu tidak merasa dirugikan oleh organisasi atau perusahan.

5. Pengenalan pada Karyawan Lain dan Fasilitas

Secara praktikal, perusahaan wajib memperkenalkan karyawan baru pada pegawai yang bersangkutan pada proses kegiatan penyesuaian. Karyawan baru harus mengetahui peran dan kontribusi yang dimiliki oleh rekan kerja. Selain itu, ini dapat memicu interaksi antara satu sama lain sampai membentuk hubungan kerja yang baik.

Selain itu, calon karyawan pun akan diperkenalkan dengan fasilitas-fasilitas yang ada di lingkungan baru mereka. Bahkan, mereka akan diberikan peralatan yang mendukung untuk bekerja atau disebut juga dengan employee kit. Beberapa peralatan atau fasilitas yang didapatkan karyawan baru biasanya, yaitu seragam, buku catatan, hingga laptop.

6. Tugas Karyawan

Elemen berikutnya yang ada dalam proses kegiatan orientasi adalah adanya penjelasan mengenai tugas dari karyawan baru secara menyeluruh. Penjelasan ini terdiri dari informasi tentang metric untuk keberhasilan maupun kegagalan dalam pekerjaan.

Selain itu, dijelaskan juga bagaimana, kapan, dan siapa yang akan menilai pekerjaan karyawan tersebut. Perusahaan juga wajib memberi tahu apa saja sumber daya yang disediakan untuk membantu karyawan belajar sampai berhasil dalam mengerjakan tugas dan kewajiban mereka.

7. Monitoring dan Dokumentasi

Demi melihat bagaimana karyawan baru mengeluarkan kemampuannya, maka perusahaan harus melakukan monitoring. Selain itu, karyawan baru ini harus mendapatkan arahan terkait target yang harus dicapai bersama.

Saat terdapat kekurangan, perlu disampaikan hal yang bisa diterapkan untuk memperbaiki kekurangan ini.

Selain itu, mendokumentasikan proses penyesuaian yang dilaksanakan perusahaan sangat penting. Sebab, ini menjadi bukti kepatuhan organisasi terhadap Undang-Undang dan untuk melindungi kepentingan perusahaan dalam segala jenis hukum. Ini meliputi klaim pengangguran, tunjangan kompensasi pekerja, dan sebagainya.

Tahapan Orientasi di Dunia Kerja

Umumnya, proses kegiatan penyesuaian karyawan baru dilaksanakan ketika seseorang pertama kali bergabung dalam sebuah perusahaan. Karyawan ini akan bertemu dengan anggota-anggota seperti atasan, anggota tim, atau rekan kerja untuk mempelajari apapun terkait lingkungan barunya.

Berikut adalah beberapa tahap program penyesuaian yang dilakukan perusahaan terhadap karyawan baru mereka, antara lain:

1. Pre-arrival

Pre-arrival merupakan orientasi berupa serangkaian persiapan yang dilakukan sebelum kedatangan seseorang ke lingkungan yang baru, dalam hal ini perusahaan. Nantinya, tahapan ini memungkinkan individu yang akan mengalami perubahan dan penyesuaian lingkungan diperkenalkan dengan informasi yang relevan terkait perusahaan.

Ini dilakukan sebelum mereka bergabung di sebuah perusahaan. Tahapan ini bertujuan untuk membantu individu atau kelompok dalam menyiapkan diri secara fisik, mental, dan emosional sebelum berkontribusi dalam lingkungan baru. Melalui persiapan yang baik, individu dapat mengatasi tantangan yang bisa muncul di lingkungan baru.

Selain itu, tahapan ini bisa berupa proses seleksi yang digunakan perusahaan untuk mempekerjakan orang yang bisa melakukan pekerjaan dengan benar. Tujuan lainnya adalah untuk mencari orang-orang yang cocok dengan budaya perusahaan.

Adapun kegiatan yang dilakukan adalah mengkomunikasikan info penting seperti lokasi, kebijakan, hingga prosedur yang berlaku. Kemudian, pengenalan lingkungan seperti budaya, kebiasaan, dan norma sosial di lingkungan perusahaan.

2. Encounter

Tahapan encounter merupakan tahapan orientasi, dimana karyawan baru memperoleh pemahaman yang lebih detail mengenai perusahaan. Karyawan baru akan dihadapkan pada situasi bahwa realita yang ada dalam benak mereka bisa jadi berbeda saat masuk dan merasakan lingkungan kerjanya tersebut.

Sederhananya, tahapan ini membuat individu atau karyawan secara aktif terlibat dalam pengalaman langsung di perusahaannya yang baru. Dalam tahapan ini, akan digunakan metode sosialisasi untuk memandu karyawan baru ke budaya yang ada dan membantu mereka memahaminya. Metode sosialisasi meliputi cerita, ritual, dan bahasa.

Lebih lanjut, tahap ini biasanya terjadi setelah karyawan tiba di tempat tujuan. Kemudian, mereka melakukan interaksi, menyesuaikan diri, dan eksplorasi lebih lanjut. Ini dilakukan dengan orang-orang, lingkungan, dan tugasnya.

Tahapan ini juga memungkinkan karyawan untuk mempraktekan keterampilannya yang ia dapatkan selama pre-arrival. Bahkan, pengaplikasian ini dilakukan untuk memperdalam pemahaman mereka tentang lingkungan atau perusahaan yang baru.

3. Metamorphosis

Tahapan orientasi terakhir adalah metamorphosis atau penyesuaian. Tahapan ini menuntut karyawan baru belajar mengatasi berbagai inkonsistensi yang didapatkan di perusahaan. Hal tersebut membuat karyawan tersebut semakin terlatih dalam perusahaan yang baru.

Alhasil, pada tahap ini, karyawan baru sudah dibekali kemampuan yang mumpuni dalam tugas dan tanggung jawab mereka. Mereka juga menunjukkan kinerja efektif dan dapat beradaptasi atau menyesuaikan diri dengan nilai dan norma rekan kerjanya.

Selain itu, tahapan ini merupakan hasil dari tahapan sebelumnya yang membuat karyawan merasa terintegrasi dalam situasi atau peran yang mereka hadapi dalam perusahaan. Hal-hal tersebutlah yang membuat tahapan ini dinamakan metamorphosis (perubahan), karena karyawan berhasil menyesuaikan diri dengan lingkungan baru.

Output nya, karyawan menjadi lebih percaya diri dan nyaman dalam peran, budaya, dan tanggung jawab yang mereka hadapi. Dengan keberhasilannya beradaptasi, mereka dapat berkontribusi secara optimal dan mencapai potensi maksimal mereka.

Sudah Tahu Apa Itu Orientasi?

Itulah pembahasan mengenai kegiatan penyesuaian, mulai dari pengertian dan jenisnya. Secara umum, kegiatan ini juga berperan dalam memudahkan individu dalam beradaptasi di lingkungannya yang baru. Sedangkan dalam dunia kerja kegiatan ini menjadi bagian penting perusahaan untuk mengoptimalkan perkembangan bisnis.

Namun, penting untuk kamu perhatikan bila terjadi hal yang menyimpang saat orientasi atau kekerasan, maka sebaiknya kamu laporkan ke pihak berwenang. Apalagi jika kegiatan tersebut dapat membahayakan nyawa seseorang.