Admin Sales Adalah: Pengertian, Tugas, Gaji, Skill, Prospek Kerja

Jika tertarik untuk menjadi seorang admin sales, Anda tentunya akan mencari seluk beluk dari profesi ini. Admin sales adalah pihak yang akan berhubungan dengan tim penjualan. Secara umum, tugasnya mirip seperti seorang manajer. Mari simak lebih dalam agar Anda tidak kebingungan jika ingin mendalami profesi ini!

Apa Itu Admin Sales?

Administrator penjualan atau admin sales adalah seorang profesional atau individu yang bertanggung jawab atas berbagai tugas administratif, mereka juga bertugas untuk mendukung departemen penjualan dalam sebuah organisasi atau perusahaan. 

Peran administrator penjualan sendiri sangat penting dalam menjaga efisiensi operasional dan membantu tim penjualan fokus pada tugas-tugas utama. Mereka akan bekerja sama dengan tim penjualan dan manajemen untuk memastikan bahwa proses penjualan berjalan lancar. 

Selain itu, administrator penjualan juga harus memastikan bahwa pelanggan sudah mereka layani dengan baik. Serta memastikan bahwa, semua informasi terkait penjualan sudah mereka dokumentasikan dengan baik.

Baca Juga: Apa itu Sales Officer? Definisi, Tugas, Gaji, dan Kualifikasinya

Apa Saja Tugas dari Admin Sales?

Anda sudah memahami bahwa admin sales adalah seorang profesional dalam bidang administratif. Oleh karena itu, di bawah ini adalah tugas dari seorang administrator penjualan yang juga harus Anda ketahui:

1. Pengelolaan Data Pelanggan

Tugas pertama adalah bertanggung jawab pada data pelanggan. Dalam tugas ini, terdapat beberapa job description yang lebih spesifik, meliputi:

• Memasukkan data pelanggan baru ke dalam sistem.
• Memperbarui dan menjaga basis data pelanggan agar tetap akurat.
• Mengidentifikasi peluang penjualan potensial berdasarkan data pelanggan.

2. Penyiapan Dokumen Penjualan

Tugas admin sales selanjutnya adalah menyiapkan dokumen penjualan. Hal-hal yang perlu mereka perhatikan dalam menyiapkan dokumen tersebut adalah sebagai berikut:

• Menyiapkan penawaran, proposal penjualan, dan kontrak.
• Mengirimkan dokumen penjualan kepada pelanggan.
• Mengarsipkan dokumen penjualan dengan baik.

3. Pemrosesan Pesanan

Pemrosesan pesanan juga menjadi tanggung jawab dari profesi ini. Tugas ini meliputi hal-hal berikut:

• Menerima, memproses, dan mengelola pesanan dari pelanggan.
• Memantau status pengiriman dan pengiriman tepat waktu.
• Melakukan komunikasi dengan tim logistik juga gudang untuk mengatur pengiriman.

4. Pemeliharaan Stok

Memelihara stok produk juga adalah salah satu tanggung jawab dari admin penjualan. Di bawah ini adalah yang perlu admin penjualan penuhi saat menjalankan tugas berikut:

• Memantau persediaan produk atau barang yang dijual oleh perusahaan.
• Memberikan laporan tentang ketersediaan stok kepada tim penjualan.
• Memastikan jumlah produk cukup (tidak kurang stok) untuk memenuhi permintaan konsumen.

5. Pengaturan Pertemuan

Tugas kelima admin sales adalah mengatur pertemuan. Berikut adalah penjabarannya secara spesifik:

• Membantu dalam mengatur pertemuan dan jadwal penjualan antara tim penjualan dan pelanggan.
• Menyelaraskan jadwal pertemuan dengan ketersediaan tim penjualan.

6. Pembuatan Laporan Penjualan

Menyusun dan membuat laporan penjualan yang rinci juga menjadi salah satu tugas dari admin penjualan. Spesifikasinya adalah sebagai berikut:

• Menyiapkan laporan penjualan yang mencakup data penjualan, perkembangan bisnis, dan target penjualan.
• Menganalisis data penjualan untuk memberikan wawasan kepada manajemen.

7. Penanganan Klaim Pelanggan

Tugas lainnya adalah menangani klaim dari pelanggan. Berikut adalah detail yang harus mereka perhatikan untuk memenuhi tugas penanganan klaim:

• Menangani keluhan atau klaim pelanggan dengan memberikan solusi yang memuaskan.
• Berkoordinasi dengan tim penjualan atau departemen lain yang relevan untuk menyelesaikan masalah pelanggan.

8. Pengelolaan Komunikasi

Tugas berikutnya dari admin sales adalah mengelola komunikasi. Meliputi hal-hal berikut:

• Menangani komunikasi antara departemen penjualan dan departemen lainnya.
• Berkomunikasi dengan pelanggan melalui email, telepon, atau surat.

9. Pembayaran dan Faktur

Admin sales juga bertanggung jawab akan pembayaran faktur perusahaan. Berikut penjabarannya:

• Memantau pembayaran pelanggan dan memastikan pembayaran tepat waktu.
• Mengeluarkan faktur dan mengelola catatan keuangan terkait penjualan.

10. Pemeliharaan Database

Bertanggung jawab akan pemeliharaan database penjualan juga merupakan salah satu tugas seorang admin penjualan. Berikut adalah penjabaran tugasnya:

• Mengelola dan memelihara database produk, harga, dan informasi penjualan lainnya.
• Memastikan bahwa data dalam database tetap akurat dan baru.

11. Dukungan Administratif

Tanggung jawab yang tak kalah penting dari admin sales adalah memberikan dukungan administratif untuk bisnis. Khususnya kepada tim penjualan. Dukungan tersebut dapat berupa menjawab telepon, menjadwalkan pertemuan, dan menyusun presentasi.

12. Pelatihan dan Pengembangan

Seorang admin penjualan juga memiliki peran penting dalam pelatihan dan pengembangan. Dalam tugas ini, mereka juga harus memberikan pelatihan dasar kepada anggota tim penjualan baru tentang prosedur dan sistem perusahaan.

Berapa Gaji dari Seorang Admin Penjualan?

Gaji seorang admin penjualan sebenarnya sangat bervariasi, ini tergantung pada beberapa faktor. Meliputi lokasi geografis, pengalaman, ukuran perusahaan, industri, tingkat pendidikan, dan tanggung jawab pekerjaan. 

Namun, secara umum, rata-rata gaji awal profesi ini ada di kisaran angka Rp3.000.000,00 atai Rp3.500.000,00. Upah tersebut bisa saja lebih besar hingga mencapai Rp6.000.000,00 per bulan. Apalagi, jika admin sales mendapat promosi.

Baca Juga: Apa Itu Sales Journal? Pengertian, Jenis, Fungsi, dan Komponennya

Skill yang Harus Admin Sales Miliki

Seorang admin penjualan tentu harus memiliki skill khusus untuk membantu mempermudah pekerjaannya. Apa saja skill yang harus mereka miliki? Berikut beberapa di antaranya:

1. Penguasaan Perangkat Lunak

Kemampuan menggunakan perangkat lunak komputer sangatlah penting. Karena itu, admin penjualan juga harus melek teknologi agar bisa bekerja lebih cepat. Apalagi jika Anda harus membuat laporan dan untuk mengelola data. 

Beberapa contoh teknologi yang harus admin penjualan pahami adalah Spreadsheet  Microsoft Excel), pengolahan kata (Microsoft Word), dan perangkat lunak manajemen kontak pelanggan (CRM).

2. Keterampilan Administratif

Salah satu skill utama untuk admin sales adalah keterampilan administratif. Keterampilan administratif yang kuat menjadi aspek paling krusial. Ini termasuk kemampuan dalam pengelolaan waktu, perencanaan, pengorganisasian, dan kemampuan multitasking.

3. Kemampuan Komunikasi 

Kemampuan komunikasi verbal dan tulisan yang baik sangat admin penjualan butuhkan. Ini bertujuan agar komunikasi dengan tim penjualan, pelanggan, dan berbagai pemangku kepentingan lainnya bisa berjalan lancar.

4. Pemahaman Produk atau Layanan

Skill lainnya adalah memahami produk atau layanan yang perusahaan tawarkan. Memiliki pemahaman dasar tentang produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan akan membantu Anda memberikan informasi dasar kepada pelanggan.

5. Kemampuan Penyelesaian Masalah

Skill penting lainnya untuk admin sales adalah kemampuan dalam problem solving (penyelesaian masalah). Kemampuan ini penting untuk mengidentifikasi masalah dan menemukan solusi yang efektif untuk masalah administratif atau operasional yang bisa saja muncul.

6. Multitasking dan Teliti

Admin penjualan memiliki tugas yang tidak sedikit dengan deadline yang umumnya cukup ketat. Karena itu, kemampuan multitasking adalah kuncir agar Anda tidak kewalahan menyelesaikan semua pekerjaan yang ada. Biasanya kemampuan ini juga berhubungan dengan keterampilan bekerja dalam tim dan sifat yang fleksibel.

Meski memiliki banyak pekerjaan, bukan berarti Anda bisa seenaknya dan asal-asalan untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut. Karena itu, ketelitian dan fokus juga harus Anda miliki. Sebab, kecerobohan justru akan menimbulkan risiko data tidak akurat dan kerugian pada perusahaan.

Prospek Kerja Admin Sales

Apakah admin penjualan memiliki prospek kerja yang bagus? Jangan khawatir, ada beberapa jenjang karir yang bisa jadi peluang ketika menekuni profesi ini. Berikut beberapa di antaranya::

1. Pengembangan Karir Administratif

Prospek kerja pertama admin sales adalah peluang untuk meraih posisi manajemen administratif yang lebih tinggi dalam organisasi. 

Posisi tersebut meliputi manajer administrasi Penjualan atau manajer administrasi penjualan regional dalam perusahaan besar. Sedangkan posisi lainnya adalah menjadi personal assistant dan team leader.

2. Bidang Industri yang Beragam

Prospek kerja untuk admin penjualan sebenarnya sangat luas di berbagai industri yang beragam. Beberapa contoh industri tersebut adalah ritel, manufaktur, teknologi, perbankan, hingga layanan kesehatan. Artinya, Anda memiliki peluang atau kesempatan kerja di berbagai sektor ekonomi.

Baca Juga: Perbedaan Marketing dan Sales serta Tugasnya Masing-Masing

Tertarik Menjadi Seorang Admin Sales?

Berkarir menjadi admin sales adalah pilihan pekerjaan dengan peluang cukup menjanjikan. Selain karena prospek kerja yang luas, admin penjualan  juga memiliki peran krusial dalam sebuah bisnis. Jadi, setiap perusahaan pun pasti akan membutuhkan tenaga mereka.

Apabila tertarik, Anda bisa mulai dengan memilih jurusan administrasi bisnis, bisnis manajemen, dan sebagainya di bangku kuliah. Pekerjaan satu ini akan cocok untuk Anda yang lebih menyukai perkejaan di belakang layar dan tidak terjun langsung untuk melakukan penjualan. Semoga bermanfaat!