Administrasi termasuk kegiatan yang penting dalam berbagai bidang. Bisa dikatakan, seseorang yang bekerja sebagai administrator sebuah perusahaan, lembaga, atau organisasi memiliki peran fundamental.
Artikel ini menyajikan informasi lebih lanjut mengenai pengertian, tujuan, ciri-ciri, fungsi, dan jenis dari kegiatan ini. Yuk, baca sampai selesai supaya pemahaman kamu semakin bertambah!
Daftar ISI
Pengertian Administrasi
Administrasi merujuk pada proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pelaksanaan, dan pengawasan berbagai kegiatan dalam suatu organisasi.
Kegiatan tersebut bertujuan untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan sumber daya organisasi guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Melalui berbagai aktivitas tersebut, harapannya organisasi atau lembaga yang berkaitan dapat beroperasi sebagaimana mestinya dengan baik.
Oleh karena itu, para administrator adalah orang yang memiliki peran penting, terutama dalam kelangsungan keberjalanan organisasi terkait.
6 Tujuan Administrasi
Berikut 6 tujuan dari kegiatan administratif yang perlu diketahui, yaitu:
1. Mencapai Tujuan Organisasi
Pertama, untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi atau lembaga. Sebab, berbagai aktivitas yang bersifat administratif dilakukan untuk mengkoordinasikan segala kebutuhan organisasi.
Pasalnya, tidak sedikit lembaga atau organisasi yang terhambat dalam mencapai tujuan karena berkas, dokumen, dan persyaratan administratif lainnya yang tidak lengkap serta tidak tertata dengan baik.
2. Meningkatkan Efisiensi Kerja
Seringkali, suatu organisasi dihadapkan dengan berbagai kegiatan yang perlu dilakukan secara cepat dan tepat. Nah, adanya kehadiran administrator dapat membantu untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya organisasi, termasuk tenaga kerja, waktu, dan materi, dengan cara yang paling efisien.
Dengan demikian, efektivitas dalam bekerja atau mencapai tujuan tertentu dapat diterapkan. Sehingga, tidak banyak membuang waktu secara percuma.
3. Memperoleh Hasil yang Diharapkan
Seperti yang dijelaskan di atas, administrator organisasi berupaya untuk memastikan bahwa kegiatan organisasi berjalan sesuai dengan rencana dan menghasilkan hasil yang diharapkan.
Sebab, tanpa adanya perencanaan, pengelolaan, dan pengorganisasian kegiatan secara tepat, sangat mungkin hasil yang diharapkan tidak tercapai. Maka dari itu, aktivitas yang bersifat administratif tersebut penting.
4. Meningkatkan Koordinasi
Dalam mengelola hubungan antara berbagai bagian dan divisi organisasi untuk memastikan kolaborasi yang baik dan pencapaian tujuan bersama, tentu membutuhkan peran administrator.
Kehadiran administrator inilah yang bertanggung jawab terhadap semua kebutuhan administratif kegiatan, termasuk berkoordinasi dengan semua pihak. Sehingga, dapat meningkatkan koordinasi dalam organisasi yang bermanfaat bagi organisasi tersebut.
5. Memastikan Keamanan Bagi Kegiatan Usaha
Tujuan selanjutnya adalah untuk memastikan keamanan kegiatan usaha. Saat menjalankan sebuah kegiatan usaha yang melibatkan banyak pihak dan modal yang tinggi, tentu membutuhkan keamanan ketat.
Salah satu cara yang bisa dilakukan, yaitu memastikan berbagai urusan yang bersifat administratif aman dan terlindungi. Sehingga, keamanan dapat terjamin serta meminimalisir kerugian di masa mendatang.
6. Evaluasi Kegiatan Organisasi
Berikutnya, untuk mengevaluasi kegiatan organisasi. Salah satu cara evaluasi kegiatan yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan biasanya mengacu pada hasil informasi dan data yang telah ditemukan.
Pastinya, evaluasi ini menjadikan organisasi atau perusahaan menjadi lebih memahami berbagai potensi dan kendala selama melaksanakan program. Sehingga, menjadi bahan pertimbangan untuk menjadi lebih baik kedepannya.
Ciri-Ciri Administrasi
Berikut ciri-ciri kegiatan administratif yang perlu kamu pahami secara seksama, yaitu:
1. Bersifat Universal
Hal-hal yang berkaitan dengan urusan administratif tentu diperlukan oleh semua jenis organisasi, baik itu bisnis, pemerintah, organisasi non-profit, atau sektor publik.
Sebab, setiap organisasi membutuhkan proses yang bersifat administratif untuk mengelola sumber daya dan mencapai tujuan yang ditetapkan. Oleh karena itu, kegiatan ini bersifat universal.
2. Proses Kegiatan Usaha
Dalam aktivitas seperti perencanaan, pengorganisasi, hingga pengawasan kegiatan organisasi, tentu melibatkan serangkaian langkah dan tindakan yang saling terkait untuk mencapai tujuan.
Maka, tentu saja kegiatan administratif menjadi bagian dari proses kegiatan usaha yang efektif dan efisien serta sebagai bentuk upaya mencapai hasil yang diharapkan oleh organisasi.
3. Berorientasi pada Tujuan
Seorang administrator yang mengurusi banyak hal di organisasi akan mengarahkan sumber daya organisasi, seperti manusia, keuangan, dan fasilitas, untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dengan demikian, ciri-ciri kegiatan administratif adalah berorientasi pada tujuan organisasi. Jika sistem administrasi berjalan dengan baik, maka hasil atau tujuan organisasi berpeluang tercapai.
4. Bersifat Multidisiplin
Ciri-ciri selanjutnya, yaitu melibatkan penggunaan konsep dan prinsip dari berbagai disiplin ilmu, seperti manajemen, ekonomi, hukum, psikologi, dan lainnya. Dengan memanfaatkan pengetahuan dan keterampilan dari berbagai bidang, maka dapat membantu untuk mengelola organisasi secara efektif.
5. Aktivitas yang Terus Menerus
Ciri terakhir adalah aktivitas yang berlangsung secara terus menerus dalam suatu organisasi. Pasalnya, aktivitas tersebut melibatkan berbagai hal, seperti pemantauan, penyesuaian, dan perubahan sesuai dengan kebutuhan dan adaptasi organisasi terhadap lingkungan.
5 Fungsi Administrasi
Berikut 5 fungsi dasar dari aktivitas administratif dalam organisasi atau perusahaan, yaitu:
1. Perencanaan
Fungi yang pertama adalah perencanaan. Aktivitas perencanaan tersebut meliputi kegiatan untuk menetapkan tujuan, merumuskan strategi, dan merencanakan tindakan yang diperlukan guna mencapai tujuan organisasi. Dengan perencanaan strategis dan tepat, tujuan organisasi memiliki peluang besar tercapai.
2. Pengorganisasian
Selanjutnya, aktivitas yang berkaitan dengan urusan administratif perusahaan atau organisasi memiliki fungsi pengorganisasian. Aktivitas tersebut meliputi kegiatan membentuk struktur organisasi, mengalokasikan tugas dan tanggung jawab, serta membangun hubungan dan saluran komunikasi yang efektif.
Jika pengorganisasi berjalan secara efektif, maka kegiatan dalam organisasi atau perusahaan dapat berjalan lancar.
3. Fungsi Koordinasi
Fungsi selanjutnya adalah koordinasi. Inti dari koordinasi, yaitu mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan tugas yang cocok sesuai kemampuannya.
Kemudian, menjaga agar tugas tersebut dilaksanakan dengan semestinya. Cara ini termasuk bagian dari upaya untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, koordinasi yang baik sangat dibutuhkan.
4. Pelaksanaan Kegiatan
Tidak hanya perencanaan, tetapi administrasi memiliki fungsi pelaksana kegiatan. Walaupun perencanaan telah dilakukan secara matang dan strategis, hal itu menjadi bukan apa-apa kalau pelaksanaanya buruk.
Oleh karena itu, perlu melakukan tindakan yang direncanakan dan mengarahkan sumber daya untuk menjalankan kegiatan organisasi tersebut.
5. Pengawasan Kegiatan Organisasi
Fungsi yang terakhir yaitu pengawasan kegiatan organisasi. Sebagai bentuk upaya memperbaiki hal-hal yang kurang dari pelaksanaan kegiatan, tentu saja membutuhkan evaluasi.
Maka dari, penting untuk memantau dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan. Dengan demikian, dapat memastikan bahwa semua pihak yang terlibat telah melaksanakan tugas sesuai dengan rencana dan standar yang telah ditetapkan.
Jenis-Jenis Administrasi
Berikut jenis-jenis kegiatan administratif yang perlu diketahui, yaitu:
1. Publik
Jenis pertama adalah kegiatan administratif publik yang melibatkan pengelolaan organisasi pemerintah dan penyediaan layanan publik. Tujuannya dari kegiatan administratif jenis ini, yaitu untuk mencapai tujuan publik dan memenuhi kebutuhan masyarakat.
2. Bisnis
Selain dalam urusan pemerintahan, ada pula kegiatan administratif bisnis yang berkaitan dengan pengelolaan organisasi bisnis. Pengelolaan tersebut termasuk dalam kegiatan perencanaan strategis, pengorganisasian, dan pengawasan operasional.
3. Pendidikan
Lembaga pendidikan juga membutuhkan tenaga yang mengurusi urusan bersifat administrasi. Dalam bidang pendidikan, hal ini melibatkan pengelolaan institusi pendidikan, termasuk sekolah, perguruan tinggi, atau sistem pendidikan.
4. Keuangan
Selanjutnya, kegiatan administratif keuangan, yaitu proses penyelenggaraan, penyediaan, pengurusan, dan penggunaan uang dalam setiap usaha kerjasama.
5. Lingkungan
Terakhir, ada juga yang disebut dengan kegiatan administratif lingkungan. Aktivitas ini berupa rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah dan masyarakat. Biasanya bertujuan untuk mewujudkan wawasan lingkungan tanpa mengesampingkan kualitas manusia dan lingkungan.
Sudah Paham Tentang Administrasi?
Demikian penjelasan mengenai kegiatan administratif, mulai dari pengertian, tujuan, ciri, fungsi, hingga jenisnya. Setelah membaca artikel ini, semoga dapat membantu kamu dalam mencapai tujuan bersama dalam organisasi atau perusahaan dengan baik.
