Dalam kegiatan yang berisi perwakilan dari berbagai organisasi, perusahaan, maupun kelompok lainnya, terdapat istilah delegasi yang menarik untuk kamu ketahui lebih lanjut. Sebab, meskipun istilah ini terdengar tidak asing bagi kebanyakan orang, tetapi masih banyak orang yang belum paham tentang tujuan dan manfaatnya.
Padahal, penggunaan istilah yang satu ini relatif sering, terutama dalam kegiatan sebuah kelompok atau lembaga. Sedangkan dalam lingkup perusahaan, biasanya kegiatan pendelegasian akan diserahkan langsung ke orang dengan jawaban yang tingkatannya lebih rendah.
Lantas, sebenarnya apa yang dimaksud dengan delegasi? Apa saja tujuan hingga manfaat adanya istilah yang satu ini? Jika kamu tertarik ingin tahu penjelasan selengkapnya tentang istilah tersebut, simak artikel ini sampai akhir!
Daftar ISI
Pengertian Delegasi
Secara umum, delegasi merupakan kegiatan yang memberikan wewenang dan tanggung jawab kepada seorang individu atau kelompok kecil untuk melakukan suatu kegiatan. Artinya, pihak penerima wewenang tersebut harus bisa mempertanggungjawabkan kepada orang yang melimpahkan wewenang.
Sederhananya, istilah ini bisa kamu pahami sebagai pihak individu yang mendapat kepercayaan menjadi perwakilan, agar dapat mewakili kelompok atau lembaga tertentu.
Kini, sudah banyak para ahli yang mengemukakan pendapatnya tentang pengertian dari istilah yang satu ini. Berikut adalah beberapa di antaranya yang bisa kamu simak:
- Charles J. Keating berpendapat bahwa istilah ini merujuk pada upaya pemberian sebagian tanggung jawab formal kepada pihak lain dalam melakukan kegiatan tertentu.
- Utje Selamet berpendapat bahwa istilah ini merupakan sebuah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada pihak lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu.
- Rusli Jacob berpendapat bahwa istilah ini merujuk pada suatu pemberian otoritas atau kekuasaan yang bersifat formal dan tanggung jawab untuk melakukan kegiatan tertentu pada pihak lain.
Tujuan Delegasi
Setelah memahami pengertiannya, berikut ini adalah berbagai tujuan delegasi yang penting kamu ketahui:
1. Agar Kegiatan Organisasi Lebih Efektif dan Efisien
Sebenarnya, adanya perwakilan ini juga dapat bertujuan untuk mengefektifkan dan mengefisienkan kinerja organisasi di dalam sebuah perusahaan. Hal ini karena tidak harus selalu pimpinan atau atasan yang turun tangan untuk mengatasi masalah tertentu.
Misalnya, pimpinan perusahaan tidak perlu melakukan kesepakatan jual beli secara langsung dengan perusahaan lain. Melainkan, bisa diwakilkan oleh manajer atau karyawan di bawahnya untuk menyelesaikan kesepakatan tersebut.
2. Agar Lebih Fokus dengan Hal yang Lebih Penting
Tujuan yang selanjutnya adalah untuk memfokuskan pada hal-hal lain yang lebih penting, agar organisasi perusahaan tidak terbengkalai. Tentu menjadi sebuah keharusan bagi seorang pemimpin untuk selalu berada di perusahaan, agar bisa menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik.
Oleh karena itulah, pimpinan perusahaan membutuhkan bantuan delegasi untuk menyelesaikan tugas-tugas lain, terutama yang terjadi di luar perusahaan.
3. Memberikan Bantuan Atasan dalam Menilai Kebijakan
Selanjutnya, adanya perwakilan ini juga bertujuan untuk memberikan bantuan kepada atasan dalam menilai kebijakan yang tepat. Dengan kata lain, pendelegasian merupakan salah satu poin keberhasilan bawahan dalam mengerjakan kebijakan yang diberikan atasan.
4. Memberikan Peran bagi Individu di Perusahaan
Tanpa disadari, seseorang yang ditunjuk sebagai perwakilan merupakan wujud jika perusahaan telah memberikan peran bagi individu tersebut. Sebab, seorang pemimpin yang baik bukanlah ia yang selalu melakukan pekerjaannya seorang diri.
Jadi, pimpinan yang baik adalah ia yang dapat membuat bawahannya mengerjakan semua tugas yang diberikan. Dengan begitu, setiap individu akan memiliki perannya masing-masing dalam memajukan perusahaan.
Jenis-Jenis Delegasi
Pada dasarnya, istilah ini terbagi ke dalam beberapa jenis dengan fungsi yang berbeda-beda. Berikut ini adalah jenis-jenisnya yang menarik untuk kamu ketahui:
1. Delegasi Umum
Jenis yang satu ini adalah kegiatan di mana pihak bawahan mendapat wewenang dari atasan untuk mengerjakan berbagai fungsi manajemen umum. Contohnya seperti penempatan, pengarahan, pengorganisasian, perencanaan, hingga pengawasan.
Meski begitu, atasan tetap harus melakukan kontrol dan arahan yang mereka anggap perlu. Tujuannya sudah pasti agar tugas yang diberikan tetap sesuai dengan SOP yang berlaku.
Salah satu contoh jenis perwakilan seperti ini adalah penunjukkan karyawan untuk mendapat tugas tertentu dalam membantu kegiatan departemen lain.
2. Delegasi Khusus
Perwakilan khusus merupakan kegiatan perwakilan yang berkaitan dengan tugas khusus. Misalnya, seperti pemberian wewenang kepada staf penjualan untuk bisa mengumpulkan uang dari para debitur.
3. Delegasi Formal
Umumnya, pemilihan perwakilan formal lebih berdasarkan pada struktur organisasi dalam suatu perusahaan tempatnya bekerja. Dengan adanya garis struktur organisasi ini, atasan tidak memiliki pilihan lain untuk menunjuk bawahannya sebagai perwakilan.
Contohnya seperti manajer HRD yang mendapat wewenang untuk meningkatkan kualitas sumber daya perusahaan. Maka, manajer tersebut akan menyuruh bawahannya sebagai perwakilan dalam perumusan rencana peningkatan kualitas sumber daya tersebut.
4. Delegasi Informal
Perwakilan informasi merupakan perwakilan yang langsung dilakukan oleh bawahan, meski tidak ada pemberian langsung dari atasan. Contohnya seperti saat terjadi kerusakan alat di tempat bekerja atau human error dalam proses produksi, maka orang tersebut bisa langsung memperbaikinya tanpa perlu menunggu arahan atasan.
5. Delegasi Lateral
Jenis perwakilan yang satu ini adalah ketika pihak yang menerima wewenang lebih dari satu orang ataupun berasal dari bantuan sejumlah orang. Contohnya seperti seorang manajer umum dari departemen marketing yang meminta bantuan dari manajer departemen lain untuk menyiapkan data-data penjualan.
Biasanya, kegiatan tersebut akan dilakukan bersama departemen lain, seperti departemen personalia untuk bantu mengumpulkan data yang dimaksud.
Unsur-Unsur Delegasi
Unsur-unsur delegasi sendiri secara umum terbagi menjadi empat bagian yang perlu kamu pahami dengan baik. Berikut adalah penjelasan lengkapnya tentang unsur-unsur tersebut:
1. Tugas
Unsur yang pertama adalah tugas, di mana biasanya orang yang ditunjuk sebagai perwakilan akan mendapat pembekalan terlebih dahulu. Pembekalan ini menjadi hal yang penting, agar orang tersebut tetap mengerjakan tugasnya dengan baik.
Adapun makna tugas sendiri adalah kesatuan pekerjaan yang akan ditunaikan oleh seseorang yang menjadi delegasi. Biasanya, dalam sebuah perusahaan, pemberian tugas berasal dari atasan kepada bawahan yang nantinya akan menjadi standar kerja karyawan.
2. Kekuasan
Selanjutnya, kekuasaan yang merupakan keseluruhan hak atau wewenang yang diambil oleh seseorang untuk memilih keputusan yang berkaitan dengan fungsinya. Unsur yang satu ini akan menggambarkan kekuasaan yang sah dan legal untuk memberikan perintah dan melakukan sesuatu, agar pekerjaan bisa tuntas.
Umumnya, kekuasaan ini termasuk ke dalam sesuatu yang sifatnya mengalir dari atas ke bawah. Dalam sebuah perusahaan, maka bisa kamu artikan sebagai dari level atasan ke bawahan.
3. Tanggung Jawab
Tanggung jawab merupakan kewajiban seseorang untuk menyelesaikan tugas yang diberikan kepadanya. Unsur yang satu ini menjadi bentuk kesadaran diri manusia terhadap semua tingkah laku dan perbuatan yang ia lakukan.
Apabila seseorang bertanggung jawab dalam pekerjaannya, maka ia akan mendapatkan penghargaan. Sebaliknya, apabila ia lalai, maka akan ada konsekuensi yang harus ditanggungnya.
4. Akuntabilitas
Unsur yang terakhir adalah akuntabilitas, yakni kewajiban seseorang untuk mempertanggungjawabkan pekerjaannya. Artinya, akuntabilitas ini adalah bentuk rasa tanggung jawab seseorang demi memenuhi keinginan pihak yang sudah memberikan tugas.
Manfaat Delegasi
Adapun berbagai manfaat delegasi yang bisa kamu peroleh antara lain sebagai berikut:
1. Mengoptimalkan Waktu dan Pekerjaan
Banyak orang tak menyadari bahwa dengan adanya sistem pendelegasian ini, maka waktu dan pekerjaan menjadi lebih optimal. Khususnya bagi para atasan yang memiliki banyak tanggung jawab dan tentu saja tidak mungkin melakukan tugasnya seorang diri.
Oleh karena itulah, ia akan meminta bawahannya untuk melakukan tugas atau pekerjaan tertentu. Dengan begitu, maka atasan bisa lebih fokus pada pekerjaan yang mereka prioritaskan.
2. Memanfaatkan Keterampilan Karyawan
Manfaat yang selanjutnya adalah sudah pasti untuk memberdayakan keterampilan karyawan di bidang-bidang tertentu. Jadi, karyawan akan diminta untuk melakukan tugas yang sesuai, agar kemampuan yang mereka miliki tidak sia-sia.
3. Sebagai Pelatihan
Pendelegasian juga bisa perusahaan manfaat sebagai on the job training. Artinya, karyawan yang mendapat tugas mengerjakan sesuatu tersebut juga bisa sebagai bentuk pelatihan. Akan tetapi, manfaat ini baru terasa efektif, apabila mendapat hasil yang optimal.
Adapun pelatihan sendiri bisa dalam bentuk pengerjaan tugas yang tingkatannya lebih tinggi atau pekerjaan yang setara, tetapi berada di departemen lain.
4. Sebagai Wujud Pelatihan Kepemimpinan
Karyawan yang menjadi delegasi tentunya akan menggantikan tugas atasan. Hal inilah yang membuat pendelegasian bermanfaat untuk melatih kepemimpinan. Khususnya dalam hal memecahkan masalah hingga membagi tugas untuk memunculkan rasa tanggung jawab dan kepemilikan atas perusahaan.
Sudah Lebih Paham tentang Istilah Delegasi?
Kesimpulannya, delegasi merupakan proses penyerahan atau pelimpahan wewenang dan tugas kepada individu yang berasal dari pimpinan kepada bawahannya. Memiliki tujuan untuk mengefisienkan serta mengoptimalkan kegiatan organisasi hingga memberikan peran terhadap setiap individu di perusahaan.
