Cara Menggunakan Fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word

Pernahkah Anda kebingungan untuk mengirimkan surat dengan daftar penerima yang banyak? Jika iya, Anda perlu mencoba fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word. Fasilitas tersebut sangat membantu pekerjaan Anda secara efektif dan efisien untuk menyebarkan informasi gabungan.

Fungsi dari fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word adalah untuk memberikan kemudahan dalam menyelesaikan pekerjaan gabungan Anda sehingga tidak perlu mengetik satu per satu. Nah, untuk itu, yuk baca artikel ini sampai habis agar Anda mengetahui cara membuat mail merge yang benar!   

Apa Itu Fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word?

Mail Merge merupakan salah satu fitur yang ada di Microsoft Word untuk membuat satu file dokumen maupun surat dalam jumlah banyak. Fitur ini akan sangat memudahkan pekerjaan Anda yang selalu berkecimpung dengan urusan formatting dokumen.

Mulanya, istilah mail merge muncul saat sedang maraknya pembuatan surat massal. Para ahli Microsoft kemudian memberikan fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word untuk mengirimkan surat maupun undangan dengan skala besar dan waktu yang singkat.

Pada dasarnya, fitur ini memanfaatkan Microsoft Excel sebagai sumber data dan Microsoft Word untuk naskah utamanya. Biasanya, file utamanya berisikan badan surat atau desain amplop sebagai format dasarnya. Sedangkan sumber data yang dikemas dalam Microsoft Excel dapat berupa outlook contact list maupun text files. 

Kemudian, kedua data dari Microsoft Excel dan Microsoft Word akan digabungkan melalui fitur Mail Merge. Biasanya, fitur ini sangat membantu pekerjaan di bidang HRD, sekretaris, personal assistant, dan administrasi.

Selain surat massal, fungsi dari fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word adalah untuk membuat undangan, amplop, surat tagihan, surat karyawan, dan sertifikat. Caranya pun cukup mudah, Anda tinggal membuat naskah utama pada Microsoft Word, kemudian arahkan kursor ke arah fitur Mail Merge.

Cara Menggunakan Fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word

Setelah Anda mengetahui definisi fitur Mail Merge, sekarang waktunya untuk praktik langsung tahapan pembuatannya. Sebenarnya, caranya cukup mudah apabila Anda memahami beberapa ketentuan berikut ini:

1. Atur dan Pilih Jenis Dokumen

Langkah pertama adalah Anda harus mengatur dan memilih jenis dokumen yang sesuai. Kemudian, Anda bisa menggabungkannya dengan langkah-langkah seperti berikut:

1. Klik kolom fitur Mailings.
2. Kemudian, klik opsi “Start Mail Merge”.
3. Lalu, lanjutkan dengan klik opsi “Step-by-Step Mail Merge Wizard”.
4. Nantinya akan muncul kolom pada bagian kanan. Pilih kebutuhan yang Anda tentukan pada opsi “Select document type”.
5. Selanjutnya, pilih “Next: Starting document”.

2. Pemilihan Dokumen Utama

Tahap kedua pada penerapan fungsi dari fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word adalah memilih jenis dokumen. Seperti ulasan sebelumnya, terdapat file dokumen utama dan dokumen Excel sebagai sumber data.

Pada kolom yang sama sebelumnya, Anda akan diarahkan menuju “Select starting document’. Nah, tentukan berasal dari manakah dokumen utama Anda. Jika sudah selesai, Anda bisa menuju ke langkah ketiga, yaitu “Select recipient”.

3. Pemilihan Data Pendukung

Langkah selanjutnya adalah memasukkan dokumen kedua sebagai sumber data pada Microsoft Word. Pada tahap ini, Anda bisa menyesuaikan fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word sesuai kebutuhan. Jika Anda sudah memiliki dokumen pendukungnya, perhatikan cara-cara berikut ini:

1. Klik pada kolom “Select recipient” dengan opsi “Use an existing list”.
2. Lalu, klik untuk mencentang opsi “Browse”.
3. Kemudian, Anda bisa memilih file sesuai kebutuhan. File tersebut dapat berupa Microsoft Excel, Outlook, maupun Spreadsheets.
4. Klik tombol “Open”. Nantinya, kotak dialog mail merge penerima gabungan akan menampilkan beberapa sheet yang ada pada file Anda. Anda bisa menyesuaikan dengan menonaktifkan centangnya.

5. Pastikan Anda cek kembali agar data sesuai. Selanjutnya, klik “Next: write your letter”.

4. Menyisipkan Data Penerima

Setelah Anda menggabungkan dokumen utama dengan dokumen pendukung, selanjutnya adalah Anda akan menulis surat. Pada tahap ini, fungsi dari fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word adalah menuliskan nama dan alamat penerima yang berbeda tiap dokumen. Berikut ini tahapannya:

1. Tempatkan kursor pada bagian di mana Anda ingin menyisipkan nama dan alamat penerima.
2. Kemudian, pilih salah satu opsi pada Placeholder. Tentukan pilihan sesuai dengan kebutuhan Anda.
3. Lalu, akan muncul sebuah kotak dialog, pilih dan sesuaikan dengan selera Anda.
4. Apabila sudah selesai menyesuaikan pengaturan, klik OK.
5. Selanjutnya, beralih ke tahapan “Preview mail merge”.

5. Preview Mail Merge

Sebelum memasuki tahap akhir, Microsoft Word juga menyediakan fasilitas pada pembuatan Mail Merge dengan melakukan pratinjau pada dokumen gabungan Anda. Bagian ini sangat membantu Anda untuk melihat keseluruhan isi gabungan dokumen sesuai dengan keinginan Anda. 

Pada bagian samping kanan layar Microsoft Word, Anda akan melihat kolom “Preview your letter”. Nah, Anda bisa klik scroll kanan dan kiri untuk meninjau setiap versi dokumen yang ada. Jika semuanya sudah benar dan sesuai, klik “Next: complete the merge”.

6. Penyimpanan Mail Merge

Langkah terakhir dalam menggunakan fungsi dari fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word adalah adalah menyelesaikan penggabungan dengan melalui tahap penyimpanan. Setelah Anda melakukan penyelesaian mail merge, maka akan muncul beberapa pilihan berikut:

• Edit Individual Document: Fitur ini berfungsi untuk menyimpan dokumen baru. Jika Anda memiliki data sebanyak 20, maka akan ada 20 file naskah yang berisikan masing-masing data Anda.
• Print Document: Merupakan tahapan cetak dokumen tanpa melakukan penyimpanan. Tentunya, hasil pencetakannya sesuai dengan yang ada pada dokumen.
• Send E-mail Messages: Berfungsi untuk mengirimkan file ke dalam email.

Cara Ubah Data Mail Merge pada Microsoft Word

Meskipun mail merge sudah siap untuk dicetak, namun Anda masih tetap bisa mengubah data tersebut. Pada dasarnya, jika Anda mengedit data, maka dokumen utama tidak langsung ikut berubah. Daripada kebingungan, yuk ikuti tahapan di bawah ini:

1. Masuk ke tab “Mailings”, lalu klik submenu “Edit Data Recipients”.

2. Kemudian, akan muncul kotak dialog yang berisikan data-data dari mail merge recipients.
3. Setelah itu, lihat pada bagian data source. Lalu, klik nama file yang tercantum dan klik refresh. Dengan begitu, data utama sudah sesuai dengan data yang telah disunting.

4. Kemudian klik OK. Secara otomatis, data sudah berubah dengan sendirinya.

Fungsi dari Fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word

Seperti yang telah kita singgung di awal artikel, ada banyak fungsi yang bisa Anda dapatkan dengan memanfaatkan Mail Merge di Microsoft Word. Adapun beberapa fungsi dari fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word adalah sebagai berikut:

1. Memudahkan dalam Mengirim Surat

Fungsi yang pertama adalah memberikan kemudahan dalam mengirimkan surat. Berkat fitur ini, Anda bisa menghemat energi dan waktu dalam proses pengiriman surat. Sehingga, Anda hanya perlu mengatur data penerima dan mencetaknya hanya dengan sekali kerja.

2. Mempercepat Pekerjaan

Berkaitan dengan penjelasan yang pertama, dengan kemudahan tersebut maka pekerjaan juga akan cepat selesai. Anda tidak perlu mengganti nama penerima satu per satu tiap kali mencetak surat. Dengan demikian, Anda bisa menggunakan waktu Anda untuk melakukan aktivitas lainnya.

3. Membuat Beberapa Jenis Dokumen

Kelebihan lainnya adalah Anda bisa mencetak nama penerima amplop, undangan, maupun label dengan mudah. Anda tinggal memasukkan nama, nantinya secara otomatis fitur Mail Merge akan mengaturnya untuk Anda.

Baca Juga : Apa Itu Streaming? Ini Arti, Jenis dan Contoh Penerapannya!

Yuk, Manfaatkan Fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word Sekarang Juga!

Itulah penjelasan penggunaan fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word. Cukup mudah, bukan? Selain untuk pembuatan surat, fitur Mail Merge juga sangat memudahkan Anda untuk membuat file dengan format secara terstruktur. 

Fitur Mail Merge memang harus dikuasai oleh masyarakat, terutama bagi mereka yang bekerja pada bidang-bidang terkait. Bahkan, Anda yang masih berstatus mahasiswa juga butuh penguasaan teknik tersebut, karena sangat bermanfaat untuk banyak kegiatan di kampus. Terutama dalam surat penting, Anda tinggal menyesuaikan dengan template yang ada. Jika Anda sudah terbiasa bekerja dengan Microsoft Word, maka Anda pasti akan lebih mudah mendalami tutorial di atas. Semoga artikel ini bisa membantu pemahaman Anda, ya!