Komunikasi merupakan elemen penting yang kita gunakan pada kehidupan sehari-hari, tak terkecuali pada bisnis. Suatu proses transfer informasi dari satu orang ke orang lain, baik dalam dan luar lingkungan bisnis, disebut sebagai komunikasi bisnis.
Tidak sedikit perusahaan yang acap kali kesulitan dalam mengelola komunikasi secara efektif. Terlebih lagi, cara karyawan dan manajemen berinteraksi adalah kunci untuk mencapai target organisasi. Lantas, apa pentingnya komunikasi dalam bisnis? Simak pembahasan selengkapnya pada artikel di bawah ini!
Daftar ISI
Pengertian Umum
Komunikasi bisnis merupakan ilmu terapan yang pada prosesnya mempengaruhi berbagai aktivitas yang terorganisir lantaran melibatkan banyak stakeholder perusahaan.
Secara umum, pengertian komunikasi adalah proses bagaimana kita berbagi informasi yang mencakup verbal dan nonverbal. Sedangkan bisnis adalah segala aktivitas atau usaha yang memiliki tujuan untuk mendatangkan keuntungan.
Jika kita elaborasikan, komunikasi pada bisnis adalah cara interaksi dalam dunia bisnis, mencakup verbal maupun nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan kepentingan bisnis.
Definisi Komunikasi Bisnis Menurut Ahli
Sejumlah ahli mendefinisikan komunikasi bisnis dengan pandangan yang berbeda, antara lain:
- Mary Ellen Guffey, seorang profesor Emerita of Business di Los Angeles Pierce College mengatakan bahwa komunikasi pada bisnis adalah proses menciptakan dan menyampaikan pesan yang bermakna bagi pengirim dan penerima dengan tujuan mencapai hasil yang mereka inginkan.
- Murphy dan Hildebrandt dalam bukunya berjudul Effective Business Communication (1991) menyebutkan bahwa komunikasi bisnis adalah berbagi informasi antara orang-orang dalam dan luar organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan organisasi.
- Philip Kotler, seorang ilmuwan yang menjadi salah satu rujukan dalam dunia manajemen dan pemasaran mengatakan bahwa komunikasi bisnis adalah kegiatan manusia yang mengacu untuk memuaskan kebutuhan dan keinginan individu melalui proses pertukaran.
- Ricks and Gow dalam bukunya berjudul Business Communication: Systems and Applications (1987) menjelaskan bahwa komunikasi bisnis sebagai sebuah sistem yang mempengaruhi perubahan di seluruh organisasi.
- William G. Scott, seorang pakar organisasi menyebut bahwa komunikasi dalam bisnis dapat berarti komunikasi administratif yang pada prosesnya melibatkan transmisi dan replikasi ide secara akurat dan disertai umpan balik untuk memperoleh tindakan yang akan mencapai tujuan organisasi.
Dengan demikian, membangun hubungan dalam dunia bisnis sangat penting karena memainkan peran penting dalam berbagai fungsi manajemen yaitu perencanaan, koordinasi, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.
Tujuan Komunikasi Bisnis
Tujuan utama dari komunikasi yaitu untuk meningkatkan kinerja organisasi sekaligus meminimalisir kesalahan. Komunikasi yang efektif akan menghasilkan sinergi yang baik antara perusahaan dengan stakeholder. Adapun terdapat sejumlah faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi, yaitu:
1. Persepsi
Persepsi akan sangat berkaitan antara orang yang menyampaikan pesan (komunikator) dengan yang menerimanya (komunikan) sehingga seorang komunikator harus mempunyai kemampuan memprediksi melalui berbagai persepsi terkait pesan yang mau disampaikan.
2. Informasi dan Dukungan Teknologi
Semakin berkembangnya teknologi, arus informasi semakin cepat menyebar. Dalam kaitannya dengan efektifitas komunikasi, perusahaan harus berupaya untuk menyesuaikan perangkat dan sistem yang berhubungan dengan internet sebagai media komunikasinya
3. Akurasi
Akurasi merupakan faktor krusial dalam menyampaikan suatu informasi. Setiap pihak yang akan menerima informasi mempunyai kerangka pikir yang berbeda-beda sehingga penting bagi komunikator agar bisa mengimplementasikan kerangka berpikir para komunikan.
4. Kredibilitas
Terkadang validitas suatu sumber sifatnya relatif, tergantung situasi dalam interaksi. Tak ayal, kredibilitas komunikator dan komunikan harus saling terjaga.
5. Pengendalian Komunikasi
Pengendalian dalam komunikasi bisnis merupakan bagian yang tak dapat terpisahkan. Maka dari itu, seorang komunikator harus bisa mengendalikan respon dari komunikan.
6. Kesesuaian
Hubungan komunikator dan komunikan penting untuk dipelihara supaya terbangun kesesuaian antar keduanya sehingga membuat komunikasi jadi lebih efektif.
Selain itu, tujuan umum dari komunikasi bisnis itu sendiri terdiri dari empat unsur dalam perusahaan, yaitu informasi, persuasi, kolaborasi, dan integrasi. Penjelasan lengkapnya sebagai berikut:
- Informasi
Tujuan komunikasi yaitu untuk menyampaikan informasi. Dalam konteks bisnis, informasi meliputi kondisi perusahaan, seperti operasional, manajerial, keuangan, hingga pemasaran.
- Persuasi
Maksudnya adalah mengajak berbagai pihak supaya dapat terlibat dalam melaksanakan pesan yang telah tesampaikan.
- Kolaborasi
Melakukan kolaborasi antar pihak dalam dan luar perusahaan demi mencapai tujuan bisnis.
- Integrasi
Proses integrasi sangat bagus supaya pihak tertentu lebih tertarik untuk bekerja sama dengan suatu bisnis.
Bentuk dan Contoh Komunikasi Bisnis
Tidak sedikit para profesional yang minim akan komunikasi sehingga perusahaan tentu perlu mensosialisasikan semua peraturan dan nilai-nilai inti dari organisasi. Peraturan tersebut juga perlu tersampaikan kepada para pemangku kepentingan internal dan eksternal. Itulah salah satu contoh dari bentuk komunikasi dalam bisnis.
Terdapat bentuk dan contoh komunikasi lain yang implementasinya kerap terjadi dalam dunia profesional, seperti:
1. Komunikasi Internal
Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi di dalam anggota organisasi. Tujuannya untuk memastikan informasi tersampaikan antar departemen dan rekan kerja dalam sebuah organisasi.
Selain itu, komunikasi internal terbagi lagi menjadi tiga, yakni komunikasi internal ke atas, internal ke bawah, dan lateral.
a. Komunikasi Internal ke Atas
Bentuk komunikasi bisnis ini datang dari bawahan kepada atasan untuk bertukar informasi, meminta umpan balik, atau berbagi ide terkait progres operasional dari bisnis tersebut
Beberapa contoh komunikasi ke atas meliputi:
- Seorang staf penjualan yang mengajukan pertanyaan kepada atasannya;
- Seorang manajer yang meminta persetujuan dari CEO; dan
- Seorang petugas call center yang mengirimkan laporan kepada atasannya.
Komunikasi ke atas biasanya terjadi dalam suatu departemen, tetapi bisa juga antar departemen dalam beberapa situasi.
Melalui komunikasi ke atas, para supervisor dapat mengetahui suatu masalah sebelum menjadi lebih besar. Komunikasi ke atas juga dapat membantu karyawan menghindari kesalahan ketika mereka mengajukan pertanyaan klarifikasi.
Dengan mendorong terjalinnya komunikasi ke atas, maka dapat membangun kepercayaan dan keyakinan antar para pekerja, dan berkontribusi pada kesehatan bisnis secara keseluruhan.
b. Komunikasi Internal ke Bawah
Bentuk komunikasi bisnis ini datang dari atasan ke bawahan yang bisa saja berupa arahan verbal, memo, surat, dan sebagainya. Beberapa contoh komunikasi ke bawah, yaitu:
- Seorang supervisor yang mengirimkan tugas kepada asistennya;
- Seorang CEO yang mengadakan rapat dengan para pemimpin tim mereka;
- Seorang manajer mengirim pesan kepada bawahannya untuk menanyakan pembaruan status proyek; dan
- Seorang kepala divisi sales yang menghubungi stafnya terkait laporan penjualan bulanan.
Komunikasi ke bawah sangat penting untuk menghindari kebingungan antar para karyawan dan membantu memperjelas ekspektasi manajemen terhadap para karyawan.
Komunikasi ke bawah yang memadai memastikan semua anggota tim memiliki pemahaman yang menyeluruh tentang tujuan perusahaan dan tim, serta cara terbaik untuk mencapainya.
c. Komunikasi Lateral
Komunikasi lateral merupakan bentuk komunikasi bisnis antar karyawan dengan tingkat jabatan yang sama atau serupa dalam hierarki perusahaan. Bentuk komunikasi ini dapat terjadi dalam satu departemen atau dengan departemen yang berbeda. Adapun contoh komunikasinya meliputi:
- Sesi curah pendapat (brainstorming) antar rekan kerja;
- Proyek fitur website yang melibatkan tim IT, produk, dan marketing;
- Seorang karyawan meminta bantuan dari karyawan lain; dan
- Rapat manajer antar departemen.
Komunikasi lateral dapat membangun kepercayaan antara karyawan sehingga mereka dapat saling melengkapi kekurangan dan kelemahan satu sama lain.
Komunikasi jenis ini juga menyoroti kekuatan dan keahlian yang berbeda dari setiap karyawan, mendorong kerja sama tim, serta meningkatkan kreativitas dan pemecahan masalah.
2. Komunikasi Eksternal
Bentuk komunikasi ini terjadi dengan berbagai pihak yang berasal dari luar perusahaan, seperti: klien, mitra kerja, hingga calon pelanggan. Beberapa contoh komunikasi eksternal yaitu:
- Seorang staf penjualan menjawab pertanyaan konsumen melalui obrolan langsung;
- Email pemasaran untuk pelanggan yang telah subscribe;
- Pertukaran pesan antara konten manajer dengan penulis lepas (freelancer); dan
- Komunikasi dengan pemasok bisnis melalui telepon.
Komunikasi eksternal sangat penting untuk pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis. Komunikasi eksternal yang baik akan membangun keterlibatan, kepercayaan, dan yang terpenting, loyalitas antara basis pelanggan perusahaan dan mitra luar.
Sudah Paham Apa Itu Komunikasi Bisnis?
Sifat komunikasi bisnis yang berorientasi pada tujuan tentunya akan berbeda dengan komunikasi sehari-hari. Setiap perusahaan memerlukan komunikasi ini demi meningkatkan proses internal dan eksternal organisasi, serta mengurangi persepsi yang terkotak-kotak. Selain itu, komunikasi ini juga memberikan informasi kepada karyawan untuk meminimalisir kesalahan.
Setiap bisnis membutuhkan komunikasi yang efektif supaya target berhasil dicapai. Selain itu, interaksi antara karyawan dan manajemen juga sangat penting demi mencapai tujuan perusahaan tersebut.
