Manajemen komunikasi (management of communication) yang baik terwujud dari penyampaian dan penerimaan pesan yang baik antar individu di dalam sebuah organisasi atau kelompok. Untuk mencapainya, setiap anggota harus memiliki paham yang sama. Ini adalah tugas manajer sebagai pemimpin dan penggerak anggota.
Daftar ISI
Apa Itu Manajemen Komunikasi?
Penyatuan teori komunikasi dan teori manajemen bisa menciptakan konsep baru berupa management of communication. Secara sederhana, manajemen dalam komunikasi adalah proses perencanaan, penerapan, hingga pemantauan yang sistematis dari saluran komunikasi di sebuah organisasi.
Proses tersebut juga mencakup distribusi instruksi pada bentuk komunikasi yang tersambung melalui jaringan dan teknologi komunikasi. Jadi, proses tersebut merupakan cara individu atau sebuah kelompok dalam pengelolaan komunikasi dengan pihak lain di dalam organisasi.
Management of communication dapat membuat komunikasi berjalan lancar dan tidak saling berbenturan satu sama lain.
Beberapa ahli menjelaskan konsep manajemen dalam berkomunikasi sebagai berikut:
1. Parag Diwan
Menurut Parag Diwan, management of communication adalah penggunaan seluruh sumber daya komunikasi melalui perencanaan dan koordinasi yang tepat untuk mencapai tujuan yang sama.
2. Larry L. Barker & Joan Gratto Liebler
Barker dan Liebler mengungkapkan bahwa manajemen komunikasi atau management of communication adalah proses komunikasi antar anggota organisasi untuk menyelesaikan pekerjaan melalui proses diskusi untuk mencapai tujuan yang sama.
3. Michael Kaye
Management of communication menurut Kaye merupakan cara beberapa orang dalam mengelola komunikasi dengan orang lain melalui kerangka komunikasi.
4. Antar Venus
Menurut Antar Venus, manajemen komunikasi atau management of communication adalah proses mengendalikan sumber daya komunikasi dengan tujuan meningkatkan kualitas dan efektifitas komunikasi.
5. Abidin
Pengertian management of communication menurut Abidin merupakan proses penyampaian pesan secara terencana dan terkoordinasi dengan baik untuk mencapai target yang sama.
6. Harry Irwin
Terakhir, manajemen komunikasi atau management of communication berdasarkan pendapat Harry Irwin adalah proses yang dilakukan oleh individu dengan menggunakan keuangan dan teknologi dalam komunikasi di dalam perusahaan.
Proses Komunikasi
Dalam manajemen komunikasi, terdapat 4 komponen utama dalam prosesnya, yaitu encoding, decoding, media transmisi, dan umpan balik (feedback). Proses komunikasi bermula dari pengirim pesan yang bisa berupa individu, kelompok, atau organisasi (komunikator).
Pengiriman pesan akan menimbulkan proses encoding, yaitu menerjemahkan pesan melalui kode atau kata-kata yang merepresentasikan sebuah ide.
Selanjutnya, pesan akan disampaikan kepada komunikan melalui media. Dalam proses ini akan terjadi transmisi media. Media yang digunakan ada berbagai macam bentuk tergantung kebutuhan komunikator dan komunikan.
Kemudian, proses decoding akan dilakukan oleh penerima pesan (komunikan). Di dalam proses decoding terjadi pemrosesan informasi oleh komunikan. Proses komunikasi telah berhasil apabila pesan atau informasi tersampaikan dengan baik.
Tujuan Manajemen Komunikasi
Tujuan management of communication yang utama adalah terjalinnya interaksi antar individu dengan baik untuk memahami bagaimana cara berkomunikasi dengan pihak lain. Manajemen dalam komunikasi bisa membentuk cara komunikasi seseorang.
Selain itu, management of communication juga memiliki tujuan untuk khalayak, yaitu membentuk itikad baik, mengembangkan hubungan profesional, saling pengertian, meningkatkan toleransi, dan mendapatkan opini yang menguntungkan.
Fungsi
Fungsi utama management of communication di dalam bisnis adalah menyamakan pemahaman semua anggota dan sebagai penggerak anggota sesuai dengan informasi yang disampaikan. Manajer memiliki tugas untuk mewujudkan kedua hal tersebut.
Selain 2 fungsi utama, management of communication juga memiliki beberapa fungsi lain untuk bisnis, yakni sebagai berikut:
1. Manajemen Komunikasi sebagai Motivasi
Manajer mempunyai peran untuk memberikan arahan kepada anggota. Arahan ini akan membangun motivasi para anggota dalam melakukan tugas-tugasnya. Anggota juga akan berperilaku sesuai dengan nilai perusahaan melalui arahan dari manajer. Biasanya, manajer berperan sebagai role model dalam pemberian arahan.
2. Alat Menyebarkan Informasi
Di dalam sebuah organisasi, pasti terjadi pertukaran informasi setiap hari. Terjadinya pertukaran informasi menjadi tanda bahwa dinamika perusahaan terus berjalan.
Manajemen komunikasi memiliki peran dalam pertukaran informasi ini. Dengan manajemen yang baik, informasi juga akan tersampaikan kepada seluruh anggota dengan baik.
Apabila pesan tidak tersampaikan dengan baik, berarti ada noise (gangguan) dalam penyampaiannya. Gangguan memiliki berbagai bentuk, seperti interupsi dari pihak luar dan media atau saluran yang tidak berfungsi secara maksimal.
3. Manajemen Komunikasi sebagai Kendali
Pengendalian perilaku melalui informasi dan tata tertib akan dilakukan oleh manajer. Dengan adanya pengendalian dari manajer, anggota akan bertindak sesuai dengan tata tertib yang berlaku.
Apabila seorang anggota melanggar, manajer berhak memberikan sanksi sesuai dengan aturan yang ada di organisasi. Sanksi ada supaya para anggota tidak melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan nilai perusahaan.
4. Bentuk Ekspresi Emosi
Manajemen komunikasi yang baik dalam sebuah perusahaan akan membentuk koordinasi tim yang baik pula. Dalam hal tersebut, komunikasi bisa membangun emosi para anggotanya.
Pengekspresian emosi yang baik akan meminimalisir permasalahan yang mungkin terjadi di antara para anggota. Namun, bukan berarti masalah tidak terjadi sama sekali. Penyelesaian masalah juga menjadi salah satu terwujudnya management of communication yang baik.
Contoh Manajemen Komunikasi
Berikut ini adalah contoh management of communication dan penjelasannya, antara lain:
1. Komunikasi Formal
Komunikasi formal adalah salah satu jenis komunikasi yang terjadi antara pimpinan dan anggota. Jenis komunikasi ini membutuhkan pengaturan khusus karena menyangkut perbedaan posisi (di dalam perusahaan) antara kedua pihak yang berkomunikasi.
Pemimpin menggunakan komunikasi formal untuk memberikan instruksi kepada anggotanya.
2. Komunikasi Informal
Di luar hal-hal yang terkait pekerjaan, biasanya tetap terjadi komunikasi. Dalam hal ini, komunikasi yang terjadi adalah komunikasi informal. Misalnya, pembicaraan mengenai hobi masing-masing dengan teman kerja.
Biasanya, bentuk komunikasi internal terjadi di luar perusahaan dan di luar jam kerja. Namun, tidak menutup kemungkinan komunikasi ini terjadi di sekitar lingkungan perusahaan.
3. Komunikasi Non-formal
Contoh manajemen komunikasi berikutnya adalah komunikasi non-formal. Jenis komunikasi non-formal biasanya terjadi secara spontan. Misalnya, seorang teman yang memberikan masukan terkait apa yang Anda kerjakan. Bentuk komunikasi ini tidak hanya terjadi antar anggota, tetapi juga bisa terjadi antara pemimpin dan anggota.
4. Komunikasi Teknis
Salah satu jenis komunikasi yang terjadi di organisasi adalah komunikasi teknis. Komunikasi ini memungkinkan seseorang memberikan instruksi khusus kepada orang lain terkait pekerjaan yang bersifat teknis, misalnya cara menggunakan alat tertentu. Bentuk komunikasi ini terbatas pada hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan saja.
5. Komunikasi Eksternal
Contoh manajemen komunikasi selanjutnya adalah komunikasi eksternal. Jenis komunikasi ini memungkinkan terjadinya komunikasi antara perusahaan dengan pihak luar. Biasanya, ini terjadi dalam rangka kerjasama atau perjanjian tertentu.
Dalam melakukan komunikasi eksternal, perusahaan memiliki anggota tertentu yang khusus menangani hal ini. Ini dilakukan karena komunikasi antar anggota dan komunikasi dengan pihak luar memiliki pengaturan yang berbeda.
Butuh seseorang dengan keahlian khusus yang bisa menjadi perwakilan perusahaan untuk menyampaikan nilai dan tujuan perusahaan.
6. Komunikasi Prosedural
Bentuk komunikasi prosedural bertujuan untuk membuat laporan kinerja dari sebuah perusahaan. Laporan kinerja selanjutnya akan perusahaan gunakan sebagai evaluasi mengenai berbagai hal, termasuk manajemen komunikasi yang telah diterapkan.
7. Komunikasi Vertikal
Jenis komunikasi ini mirip dengan komunikasi formal, ia adalah jenis komunikasi yang terjadi secara vertikal antara atasan dan bawahan. Prosesnya bisa terjadi dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas. Isi dari komunikasi vertikal yakni berupa arahan untuk melaksanakan fungsi-fungsi manajemen dalam kelangsungan kegiatan perusahaan.
8. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal adalah bentuk komunikasi yang terjadi antar anggota atau antar manajer di dalam perusahaan. Maksudnya, komunikasi terjadi di antara pihak-pihak yang posisinya setara di perusahaan. Isi dalam komunikasi bisa beragam, mulai dari yang berhubungan dengan pekerjaan sampai yang tidak berhubungan.
Sudah Tahu Bagaimana Manajemen Komunikasi yang Baik?
Memiliki management of communication yang baik di dalam organisasi adalah keinginan setiap perusahaan. Namun, hal tersebut tidak bisa terwujud tanpa adanya peran yang seimbang antara manajer dan anggota.
Keduanya harus saling memiliki pemahaman yang sama terkait nilai dan konsep yang ada di organisasi. Dengan pemahaman tujuan yang sama, manajemen komunikasi yang baik akan terwujud.
