Bagi hampir seluruh kalangan masyarakat pasti sudah tidak asing lagi soal sekretaris, sebuah pekerjaan yang cukup banyak menarik perhatian. Salah satu lapangan pekerjaan ini identik dengan perkantoran dan segala bentuk urusan persuratan.
Tetapi pada kenyataannya, banyak fakta menarik tentang dunia kesekretariatan yang perlu Anda ketahui. Segala fakta tersebut menyangkup fungsi, tugas, hingga prospek kerja yang menjanjikan dari dunia kesekretariatan. Ingin tahu lebih tentang pekerjaan satu ini? Baca selengkapnya pada artikel di bawah ini!
Daftar ISI
Penjelasan Tentang Sekretaris
Jenis pekerjaan satu ini sudah sangat sering terdengar oleh hampir seluruh penjuru kalangan masyarakat. Bahkan, orang-orang berpikir untuk mencoba terjun pada dunia pekerjaan yang satu ini. Pekerjaan tersebut adalah sekretaris. Posisi pekerjaan ini sangat sering digambarkan sebagai pekerja kantoran.
Selain fakta yang sudah melekat pada masyarakat tersebut, sebenarnya terdapat fakta-fakta lainnya. Secara umum, pekerjaan satu ini merupakan sebuah bidang pekerjaan yang memiliki tanggung jawab cukup besar sebagai profesional di bidang administrasi.
Tanggung jawab utama bagi seseorang yang bekerja pada bidang ini yaitu mampu melaksanakan segala macam tugas administrasi dan juga keperluan operasional perusahaan. Tugas tersebut termasuknya dalam pengolahan data dan surat. Lalu, dapat mengatur alur tugas sesuai dengan ketentuan perusahaan.
Di samping itu, seorang sekretaris akan berhadapan langsung dengan konsumen atau klien untuk menjadi perwakilan atasan perusahaan tersebut. Pada saat menghadap para konsumen dan klien secara langsung, ia harus mampu dalam membantu dan berunding untuk memecahkan masalah.
Seseorang yang kerja di bidang ini akan bekerja secara individu dalam menjalankan peran penting bagi perusahaan dan juga lingkung organisasi di dalamnya. Walaupun begitu, seorang sekretaris dapat bekerja sama dengan sesama kolega di bidang yang sama dari divisi lain untuk berkoordinasi tentang pekerjaan.
Awalnya, posisi pekerjaan ini memiliki sebutan sebagai secernere yang memiliki arti untuk membedakan sesuatu. Pada masa dahulu, secretarius atau pada saat ini yaitu sekretaris merupakan seseorang yang bertugas untuk mengawasi sebuah pekerjaan secara rahasia.
Pengawasan tersebut akan dilaporkan kepada seorang raja atau orang yang berkuasa pada saat itu. Hingga sekarang pun pengertian dari pekerjaan ini masih tetap sama, yaitu orang yang bertugas menjadi representasi seorang pemimpin.
Fungsi dari Sekretaris
Secara garis besar, bidang pekerjaan satu ini memiliki fungsi untuk perbantuan dalam mengatur alur administrasi. Selain itu, ada fungsi lainnya yang terbagi sesuai dengan posisi di sebuah perusahaan bagi seorang perwakilan atasan tersebut. Inilah penjelasan tentang fungsi juru tulis perusahaan sesuai dengan tugasnya.
1. Pejabat Eksekutif
Sebagai representasi dari pejabat eksekutif, pekerjaan satu ini memiliki tugas untuk bertanggung jawab terhadap berbagai hal. Di dalamnya termasuk tanggung jawab atas pengaturan alur uang tunai, rekening, dan saham.
Selain itu, beragam catatan terkait dengan bisnis juga menjadi tanggung jawab seorang perwakilan pejabat eksekutif. Setelah segala catatan menjadi surat resmi, maka sebagai pejabat eksekutif perusahaan, ia harus mempublikasikan surat tersebut kepada klien atau konsumen.
Selanjutnya, ia harus mengelola dan mengkoordinasikan segala bentuk kegiatan kantor. Dalam situasi seperti ini, representasi pejabatan eksekutif harus dapat mengatur jadwal dan perizinan yang perlu sesuai dengan titah yang berkuasa.
2. Petugas Penghubung
Pekerjaan pada bidang ini berfungsi sebagai jembatan antara pihak atasan dengan staf perusahaan. Dalam hal ini, perwakilan petinggi akan menyampaikan semua saran dan kritik dari pihak karyawan kepada yang berkuasa di perusahaan. Walaupun begitu, sebagai jembatan utama harus menjadi netral dan tidak bias.
Apapun saran yang berasal dari para staf perusahaan harus secara jelas dan tanpa ada manipulasi dijelaskan kepada manajemen. Jadi, perusahaan dapat mengevaluasi aturan kerja yang sudah ada dan melakukan peningkatan sistem kerja.
Mengampu fungsi sebagai jembatan penghubung mewajibkan seorang sekretaris untuk menjaga hubungan baik antara pihak atas dan staf-staf perusahaan. Selanjutnya untuk dunia politik, posisi ini mengampu fungsi untuk menjaga hubungan baik antara kepala pemerintah dan warga masyarakat.
3. Penasehat Manajemen
Selanjutnya ada fungsi yang terbilang cukup penting dan krusial bagi perwakilan perusahaan, yaitu sebagai penasehat manajemen. Sebagai perwakilan dari pihak yang berkuasa, saran dan nasehat dari penasehat manajemen sangat penting untuk menjadi pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Masukan dan nasihat dari perwakilan perusahaan dapat membantu perkembangan perusahaan tersebut. Hal ini sangat penting untuk tetap menjaga kinerja perusahaan secara maksimal. Selain itu, bersifat adil dan tidak memandang sebelah mata pada suatu masalah sangat diperlukan bagi seorang penasehat manajemen.
Tugas Pokok dan Ruang Lingkup Kerja Sekretaris
Secara detail, tugas seorang representasi bagi perusahaan ini terbagi menjadi beberapa sesuai dengan tanggung jawab yang diemban. Selain itu, seorang sekretaris harus dapat bekerja secara mandiri dan teliti dalam melaksanakan tugas yang ada.
Tugas-tugas pokok ini secara tidak langsung memengaruhi ruang lingkup kerja bagi seorang perwakilan perusahaan. Berikut ini adalah tugas-tugas dari seorang perwakilan petinggi perusahaan.
1. Tugas Rutin
Tugas rutin bagi seorang perwakilan petinggi perusahaan adalah tugas-tugas yang hadir dalam kegiatan sehari-hari. Semua hal yang menjadi rutinitas ini dilakukan secara teratur tanpa menunggu perintah khusus.
Rutinitas tersebut termasuk mengurus surat-surat terkait progres dan proyek perusahaan dan juga menyimpan surat-surat tersebut menjadi arsip. Selanjutnya sebagai perwakilan pihak atasan, sekretaris bertugas untuk menerima tamu seorang klien.
Jika ada telepon masuk dari klien maka tugas perwakilan atasan lah untuk mengangkat telepon tersebut. Lalu ia juga bertugas membuat dan menyiapkan segala sesuatu untuk pimpinan. Hal tersebut termasuk jadwal pimpinan untuk menghadiri sebuah rapat atau keperluan pertemuan dengan klien.
2. Tugas Khusus
Selain mendapat tugas yang harus terlaksana secara rutin tanpa menunggu perintah dari petinggi perusahaan, ada pula tugas yang secara khusus diberikan kepada sekretaris. Hasilnya, representasi dari petinggi perusahaan ini harus dapat melaksanakan tugas secara maksimal.
Tugas khusus tersebut termasuk penyusunan surat penting yang bersifat rahasia dan menyusun jadwal pertemuan bisnis mendatang. Pihak petinggi perusahaan secara khusus memberikan tugas-tugas ini kepada perwakilannya. Kepercayaan menjadi kunci utama dalam pemberian tugas khusus tersebut.
3. Tugas Istimewa
Meskipun telah mendapatkan titah khusus untuk menjalankan tugas-tugas tertentu, tuntutan lain bagi seorang representasi petinggi perusahaan adalah dapat melaksanakan tugas istimewa. Tugas-tugas istimewa ini terkait dengan segala kebutuhan dari pihak petinggi perusahaan.
Petinggi akan secara istimewa meminta pertolongan perwakilannya untuk melaksanakan tugas kecil hingga besar. Di bawah ini merupakan contoh tugas istimewa bagi seorang perwakilan perusahaan.
- Merapikan alat-alat pimpinan yang sudah tertata diatas meja agar terlihat lebih rapi.
- Berperan sebagai jembatan utama dalam menyampaikan pendapat, saran, dan nasihat dari staf perusahan kepada pimpinan.
- Terpilih menjadi perwakilan dalam beberapa agenda perusahaan, termasuk penerimaan atau penyerahan bantuan.
- Mengingatkan pimpinan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan asuransi staf.
- Memeriksa kembali semua dana yang masuk dalam rekening perusahaan dan melakukan pengecekan terhadap dana tersebut.
- Menjadi pendamping pimpinan perusahaan pada setiap pertemuan.
- Melakukan pemeriksaan rutin pada segala alat kebutuhan yang terdapat di perusahaan.
4. Tugas sebagai Staf Keuangan
Keuangan merupakan salah satu hal terpenting bagi sebuah perusahaan. Kondisi ini menjadi salah satu tugas seorang sekretaris untuk menangani keuangan pimpinan perusahaan. Masalah keuangan tersebut melingkupi penarikan cek, pemeriksaan kondisi rekening pada sebuah bank, hingga penarikan dana dari bank.
Setelah menarik tunai dana, representasi dari perusahaan ini bertugas untuk menyerahkan dana tersebut untuk keperluan pajak hingga dana bantuan. Tentu saja semua hal tersebut atas nama pimpinan perusahaan.
Lalu, jika terdapat beberapa kebutuhan kantor yang memerlukan pergantian, tugas perwakilan perusahaan adalah menyiapkan semua dana. Setelah melakukan transaksi keuangan, orang yang bertugas untuk mengatur dana tersebut bertugas untuk melaporkan laporan keuangan.
5. Tugas sebagai Resepsionis
Tugas resepsionis ini menjadi tugas yang sangat umum bagi seorang juru tulis dan representasi dari perusahaan. Menjadi seorang perwakilan penting bagi pimpinan dan perusahaan mengharuskan untuk dapat terus stand by mengangkat dan memberikan jawaban pada setiap telepon yang masuk.
Setelah mendapatkan jawaban dari telepon yang masuk, juru tulis perusahaan harus mencatat segala informasi yang ada dan melaporkannya kepada pimpinan perusahaan.
Jika ada janji dan jadwal pertemuan tertentu, ini merupakan tugas bagi juru tulis perusahaan untuk merangkum dan menyiapkannya. Sebagai resepsionis, juru tulis perusahaan ini juga bertugas untuk menerima tamu terlebih dahulu sebelum bertemu dengan pimpinan perusahan secara langsung.
6. Tugas Pemeriksaan dan Pengadaan
Tugas pokok seorang juru tulis lainnya adalah menyiapkan segala kebutuhan perusahaan, terutama untuk pimpinan. Seorang representasi dari sebuah perusahaan harus dapat menyiapkan segala kebutuhan untuk acara yang akan mendatang, seperti undangan untuk para klien.
Selanjutnya, sekretaris harus memeriksa kembali segala sesuatu keperluan acara termasuk undangan, formulir, dan brosur.
Di samping itu, sebagai perwakilan pimpinan harus menyiapkan data laporan dan pidato untuk pimpinan. Semua hal tersebut harus sudah lulus pemeriksaan sehingga tidak akan terjadi kesalahan yang dapat memberikan dampak buruk bagi citra perusahaan.
Juru tulis perusahaan akan memproses kembali segala bentuk keputusan dan diskusi dari sebuah pertemuan menjadi laporan yang sah. Jadi, perusahaan dapat bergantung pada laporan tersebut untuk mempertimbangkan hasil dari rapat perusahaan.
Prospek Kerja Sekretaris
Sekretaris yang menjadi perwakilan perusahaan secara khusus mendapat tugas dan tanggung jawab yang terkait dengan administrasi. Dengan kondisi seperti itu, prospek kerja untuk posisi ini sangat linear dengan staf administrasi.
Keterampilan perwakilan perusahaan dalam pengolahan data dan segala bentuk laporan membuat posisi kerja ini dapat diandalkan untuk menjalankan tugas sebagai staf administrasi. Banyak perusahaan akan mempertimbangkan seseorang dengan pengalaman menjadi sekretaris untuk menjadi seorang staf ini.
Selain menjadi staf administrasi, seorang perwakilan perusahaan bisa mendapat tawaran untuk menjadi staf personalia. Dalam situasi ini, perusahaan memiliki kepercayaan akan potensi untuk mengolah sumber daya manusia perusahaan.
Alasan tersebut diperkuat dengan fungsinya sebagai jembatan penghubung bagi para staf dan pimpinan.
Ingin Bekerja Sebagai Sekretaris?
Bekerja sebagai sekretaris memang menjadi idaman banyak kalangan masyarakat. Pekerjaan jenis satu ini dianggap memiliki prospek kerja yang cukup jelas untuk masa depan. Oleh sebab itu, banyak orang yang berlomba untuk mendapatkan posisi ini dengan terus mengasah kemampuan yang sesuai dengan tugasnya.Tetapi, menjadi salah satu perwakilan pimpinan dan perusahaan sekaligus menyebabkan tugas-tugas bagi sekretaris sangat beragam. Tugas dan tanggung jawab besar untuk para perwakilan perusahaan ini. Maka dari itu, pemahaman tentang tugas dan prospek kerja sangat penting sebelum terjun ke dunia tersebut.
