Teknologi informasi telah menjadi aspek utama dalam mendukung operasi bisnis dan manajemen yang berjalan lebih baik. Untuk memaksimalkan hal tersebut, Anda perlu memahami peran sistem informasi (SI).
Sebab, sebagai sistem terstruktur, SI dirancang untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi yang relevan untuk membantu pengambilan keputusan efektif di dalam suatu organisasi. Supaya Anda bisa lebih paham sebenarnya apa itu SI dan fungsi lengkapnya, baca artikel ini sampai selesai!
Daftar ISI
Pengertian Sistem Informasi
Melansir situs Gramedia, sistem informasi (SI) adalah perpaduan teknologi informasi dan aktivitas manusia yang memakai teknologi untuk mendukung operasi dan manajemen. SI berhubungan dengan sistem data dan aktivitas yang berada pada sisi berbeda.
Beberapa ahli juga turut mengungkapkan pengertian SI, berikut di antaranya:
- John F. Nash: SI adalah kombinasi antara manusia, teknologi, media, prosedur, dan pengendalian yang memiliki tujuan untuk menata jaringan komunikasi, transaksi, atau proses tertentu dengan lebih tepat.
- Henry Lucas: SI adalah kegiatan dari prosedur-prosedur yang sudah terorganisir dengan baik. Jika individu mengeksekusinya, maka SI mampu menghadirkan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan.
- Robert A. Leitch: SI adalah sistem dalam organisasi yang mendukung kebutuhan pengolahan transaksi, operasi terstruktur, strategi organisasi, dan menyediakan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak luar.
- Husein dan Wibowo: SI adalah seperangkat komponen yang saling terhubung. Fungsi dari SI yaitu memproses, mengumpulkan, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi.
- Alter: SI adalah tipe khusus sistem kerja di mana manusia dan mesin melakukan pekerjaan secara bersama-sama menggunakan sumber daya tertentu. Tujuannya adalah untuk memproduksi produk atau jasa bagi pelanggan.
Ciri-Ciri Sistem Informasi
Sistem informasi memiliki sejumlah ciri khas yang membedakannya dari elemen-elemen lain dalam konteks teknologi dan bisnis. Berikut adalah beberapa ciri-ciri utamanya:
1. Baru
Informasi-informasi yang muncul pada sistem adalah informasi-informasi terbaru dan segar bagi penerima. Selain itu, informasi tersebut sesuai fakta atau kejadian yang ada saat itu.
Contohnya seperti informasi lowongan kerja. Lowongan kerja yang masuk ke dalam sistem harus baru. Pasalnya, jika lowongan yang tertera dalam sistem adalah lowong lama, maka bisa saja ketentuan di dalamnya sudah tidak berlaku lagi.
2. Kolektif
Dalam hal SI, kolektif berarti bahwa informasi yang ada bersifat mengoreksi, memperbaiki, atau memperbaharui informasi sebelumnya. Tujuan proses tersebut yaitu agar informasinya lebih sesuai dengan perkembangan zaman.
Contohnya seperti informasi mengenai korban bencana yang meninggal. Pada hari Senin, jumlah korban yang meninggal ada 5 orang. Jika hari pada hari Selasa jumlah korban bertambah, maka informasinya juga harus diperbarui.
3. Penegas
Sistem informasi juga menjadi penegas dari informasi yang sudah ada sebelumnya, sehingga informasinya menjadi lebih jelas dan tegas untuk penerima. Biasanya, ada bukti yang riil untuk menegaskan suatu informasi.
Contohnya seperti informasi bencana banjir melalui pesan singkat. Sistem yang baik harus bisa memberikan penegasan berupa video, gambar, dan lain sebagainya. Sehingga, penerima pesan mempercayai informasi yang ia dapatkan.
4. Tambahan
Konteks tambahan menjelaskan bahwa informasi-informasi pada sistem bisa mendapatkan pembaharuan atau tambahan komponen. Informasi tambahan tersebut harus sesuai data baru yang mampu memperjelas informasi sebelumnya.
Contohnya pada fakta terkait data penduduk tahun 2012 di kota A berjumlah 412 ribu jiwa. Sementara pada tahun 2008 penduduknya sebanyak 400 ribu jiwa. Melalui data tersebut, ada informasi tambahan berupa jumlah kematian, kelahiran, dan lain-lain.
Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi
Lantas, sebenarnya mengapa sebuah bisnis atau organisasi membutuhkan sistem informasi? Berikut ini adalah tujuan dan fungsi SI yang perlu Anda ketahui:
1. Mengumpulkan Data
SI merupakan tempat mengumpulkan data dan informasi. Biasanya, sebuah institusi atau organisasi mengumpulkan data melalui masukan atau input dari seorang pengguna. Masukan inilah yang menjadi sumber daya utama institusi atau organisasi supaya SI bisa berjalan dengan baik.
2. Menyimpan Data
Setelah mengumpulkan data melalui masukan atau input pengguna, sistem selanjutnya akan menyimpan semua data. Data tersebut umumnya bersifat mentah sehingga membutuhkan pemrosesan secara sistematis.
Semua data, baik itu relevan atau tidak, akan disimpan dalam sebuah sistem. Selanjutnya, sistem akan menentukan proses pengolahan data hingga menjadi informasi-informasi tertentu.
3. Menghasilkan Output Informasi
Fungsi sistem informasi selanjutnya yaitu menghasilkan keluaran atau output berupa informasi yang berguna. Sistem akan menganalisis data sehingga menjadi output berupa informasi-informasi yang sesuai kebutuhan institusi atau organisasi.
Pengguna SI memiliki beberapa formula untuk memproses pengolahan data. Sehingga, SI sejatinya akan menghasilkan informasi yang relevan saja. Sementara informasi yang kurang relevan tidak akan ditampilkan.
4. Meningkatkan Aksesibilitas Data
Fungsi utama SI lainnya yaitu meningkatkan aksesibilitas data. Jika Anda menggunakan SI, maka Anda bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan lebih cepat. Fakta tersebut juga meningkatkan efisiensi penyampaian informasi.
Komponen Sistem Informasi
Sebuah sistem bisa dikatakan sebagai sistem informasi apabila memiliki empat komponen utama berikut ini:
1. Hardware Komputer
Komponen SI yang pertama yaitu hardware atau perangkat keras komputer. Umumnya, komponen hardware berupa komputer, kabel, dan lain sebagainya.
Komponen hardware memakai sistem komputer terdistribusi dengan server pemrosesan paralel. Server pemrosesan paralel harus kuat agar SI mampu memberikan integrasi yang baik.
Awalnya hardware berukuran besar, namun sekarang sudah ada penyimpanan berbasis cloud dengan jaringan telekomunikasi internal. Jadi, sistem Anda bisa lebih hemat tempat dan juga tenaga.
2. Software Komputer
Jika ada hardware, maka tentu saja ada software atau perangkat lunak. Software komputer bermanfaat untuk menjalankan pemrosesan secara otomatis.
Sebenarnya, sistem utama SI berupa pengembangan software atau aplikasi. Jadi, perangkat lunak sangat penting untuk menjamin sebuah SI berfungsi dengan maksimal.
Biasanya, software dalam SI terbagi pada aplikasi maupun sistem. Software sistem pada komputer SI bertugas mengelola hardware, sumber daya sistem, dan juga data program.
Sementara aplikasi dalam SI berbentuk program yang dikembangkan untuk menangani tugas tertentu. Contoh software aplikasi yaitu aplikasi dengan spreadsheet untuk mengolah tugas di sebuah industri.
3. Database dan Storage
Komponen sistem informasi atau SI selanjutnya adalah database dan storage. Sebuah SI membutuhkan keduanya agar fungsinya bisa bekerja dengan baik. Jika sistem tidak memiliki database dan storage yang memadai, maka sistem akan sulit menghasilkan informasi-informasi yang berkualitas.
Bahkan, kebanyakan SI akan menghasilkan informasi terbatas yang belum tentu bisa membantu dan menyelesaikan masalah pengguna. Database merupakan kumpulan data yang saling terkait dan teratur pada kriteria tertentu. Komponen ini sangat penting untuk menyimpan data input yang masuk dari pengguna.
Contoh database yaitu catatan karyawan pada organisasi atau institusi, katalog produk perusahaan, dan lain sebagainya. Fungsi komponen SI ini sangat penting untuk mendukung operasional dan fungsi manajemen.
4. Telekomunikasi
Seluruh perangkat komputer milik sebuah organisasi atau institusi harus memiliki sistem yang sinkron. Nah, Anda membutuhkan integrasi telekomunikasi untuk menyinkronkannya.
Komponen telekomunikasi biasanya berupa kabel koneksi LAN (Local Area Network), sensor identifikasi radio, dan perangkat lain untuk melacak proses produksi atau operasional perusahaan. Jaringan eksklusif seperti internet mampu memperkuat dan menunjang sistem yang ada.
5. Sumber Daya Manusia
Komponen sistem informasi yang terakhir yaitu SDM (Sumber Daya Manusia). Pemrosesan data yang baik membutuhkan personel teknis yang mampu mengelola SI dengan baik. Tidak hanya itu, seluruh pekerja juga harus bisa memanfaatkan sistem dengan baik agar memberikan hasil yang maksimal.
Contoh Sistem Informasi
Anda pasti akan semakin paham apa itu sistem informasi setelah mengetahui sejumlah contohnya berikut ini:
1. Sistem Informasi e-Learning
Pemanfaatan SI sangat beragam, salah satunya di bidang pendidikan. Pada era teknologi seperti saat ini, sudah banyak institusi pendidikan yang memanfaatkan SI berupa e-learning.
e-Learning merupakan sebuah proses belajar mengajar yang memanfaatkan media elektronik dan juga jaringan internet. Manfaat SI pada e-learning yaitu mengolah data absen, memberikan nilai, mengumpulkan tugas, hingga memberikan rapor.
Selain itu, SI juga bermanfaat bagi pelajar maupun pengajar untuk mengakses bahan ajar secara online. Sistem yang terintegrasi memudahkan guru mendapatkan bahan ajar secara cepat dan kredibel.
2. Sistem Informasi e-Commerce
Contoh SI selanjutnya pasti sudah tidak asing lagi untuk Anda, yaitu e-commerce atau pasar online. Ternyata, perusahaan e-commerce memanfaatkan SI untuk mengembangkan bisnisnya.
Pemanfaatan SI pada e-commerce yaitu otomatisasi transaksi, keamanan, penyimpanan data pelanggan dan penjual, hingga proses legitimasi produk. Adanya SI di bidang e-commerce memudahkan integrasi bagi pelanggan dan sistem.
Baca Juga : Pengertian UPC Barcode dan Cara Membacanya yang Mudah
Yuk, Kenali Lebih Dalam Tentang Sistem Informasi!
Itulah hal-hal yang perlu Anda ketahui untuk memahami lebih dalam mengenai apa itu sistem informasi atau SI. SI memang menjadi bagian dari perkembangan teknologi informasi yang memudahkan manusia.
Jika ada SI, maka pengguna bisa mendapatkan informasi dengan lebih mudah dan cepat. Selain itu, Anda perlu memahami SI agar bisa meningkatkan pemanfaatannya untuk diri sendiri maupun orang lain.
Misalnya meningkatkan efisiensi dalam melakukan tugas sehari-hari, bisa berkolaborasi dengan orang lain dalam proyek-proyek bersama, hingga menciptakan lingkungan kerja yang saling mendukung. Sehingga, Anda memiliki kesempatan untuk mengembangkan keterampilan digital dalam lingkungan yang terus maju.
