Sistem Informasi Akuntansi atau SIA berperan penting sebagai alat yang memudahkan aktivitas perusahaan yang berkaitan dengan keuangan. Bahkan, dengan adanya SIA, kegiatan sebuah perusahaan akan menjadi lebih cepat dan serba mudah. Namun, apa itu SIA? Untuk mengetahuinya, simak penjelasan di bawah ini!
Daftar ISI
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) atau Accounting Information System (AIS) merupakan sebuah sistem, dimana isinya terdiri dari berbagai formulir, catatan, serta laporan yang telah disusun dan menghasilkan data keuangan. Data atau informasi keuangan ini nantinya akan digunakan untuk keperluan perusahaan.
Biasanya, sistem ini digunakan suatu bisnis untuk melacak keuangan, transaksi, laporan, dan data akuntansi lainnya. Dengan memanfaatkan sistem ini, maka para pembuat keputusan dalam suatu bisnis dapat memahami kesehatan perusahaan secara menyeluruh. Selain itu, mereka akan bertindak sesuai data yang didapatkan.
SIA yang terstruktur dengan baik akan memungkinkan perusahaan dalam mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan laporan keuangan yang bisa dipahami.
Selain itu, dengan sistem ini, beberapa posisi seperti akuntan, manajer, pejabat keuangan, analis bisnis, hingga agen pajak bisa melacak segala aktivitas akuntansi. Jadi, bila SIA yang digunakan cukup kompeten, maka akan menyediakan data yang akurat dan tepat waktu. Adapun kriteria SIA yang baik adalah sebagai berikut:
- Keamanan: Akses ke sistem dan data bisa dikontrol atau dibatasi. Jadi, yang bisa mengaksesnya hanya orang yang berwenang.
- Kerahasiaan: Memungkinkan perlindungan data dan informasi yang sifatnya sensitif dari kebocoran atau hal ilegal lainnya.
- Privasi: Proses pengumpulan, penggunaan, dan pengungkapan data pribadi tentang konsumen dilakukan dengan prosedur yang tepat.
- Integritas pemrosesan: Dalam memproses data yang akurat, lengkap, dan sesuai jadwal dilakukan dengan otorisasi yang tepat.
- Ketersediaan: Sistem dibuat untuk memenuhi kewajiban operasional dan kontrak.
Komponen dalam Sistem Informasi Akuntansi
Di bawah ini merupakan komponen pembentuk SIA, antara lain:
- Orang/Pengguna: Pengguna merupakan salah salah satu komponen dari SIA. Orang di sini mengacu pada siapa saja yang menggunakan SIA, misalnya akuntan, manajer, CEO, hingga auditor. Dengan menggunakan SIA, setiap departemen dapat bekerja secara efektif.
- Data SIA: Untuk pencatatan dan pelaporan, bahasa komputer sering digunakan untuk memasukan data dalam komputer. Data ini biasanya meliputi data inventaris, informasi pajak, jurnal umum, faktur vendor, informasi gaji, dan informasi ketepatan waktu.
- Prosedur: SIA menggunakan prosedur atau metodologi yang diprogram untuk mengatur bagaimana perusahaan mengumpulkan, menyimpan, hingga mendistribusikan informasi keuangan.
- Software: SIA mempunyai komponen software yang penting untuk menyimpan, memproses, dan menganalisis data. Sebab, pada dasarnya, seluruh sistem ini berjalan pada software. Software ini bisa membantu kelancaran pengoperasian data, karena telah disesuaikan untuk kebutuhan setiap bisnis.
- Infrastruktur IT: Ini merujuk pada hardware yang digunakan untuk bisa menjalankan SIA dan memasukkan data ke dalam sistem. Hardware tersebut meliputi komputer, server, router, dan sebagainya.
- Keamanan/Kontrol Internal: Semua data yang digunakan dalam SIA sangat sensitif dan harus dilindungi. Maka dari itu, harus ada kontrol keamanan, seperti kata sandi, verifikasi 2 langkah, dan metode enkripsi.
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Berikut adalah beberapa tujuan dari SIA, antara lain:
1. Mendukung Fungsi Stewardship
Tujuan utama dari Accounting Information System adalah mendukung fungsi stewardship atau penatalayanan. Dalam proses pengurusan operasional perusahaan, pihak manajemen memiliki tanggung jawab untuk mengontrol serta mengelola sumber daya secara tepat.
Oleh sebab itu, ketika menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan benar, maka dibutuhkan bahan pertimbangan. Dari hal tersebut, digunakanlah SIA yang disusun supaya bisa memperoleh laporan tentang ekonomi sebuah perusahaan.
2. Mendukung Pengambilan Keputusan
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, SIA dibuat untuk digunakan dalam pembuatan laporan, seperti pencatatan hingga pengolahan informasi menjadi data keuangan yang berguna untuk perusahaan. Setelah itu, data keuangan ini kemudian diserahkan kepada pihak-pihak yang memiliki kuasa, seperti manajer.
Nantinya, manajer akan mempertimbangkan dan menentukan sebuah kebijakan dan keputusan baru berdasarkan laporan data tersebut.
3. Mendukung Operasional Perusahaan
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi berikutnya adalah membantu terkait penyediaan informasi ekonomi perusahaan. Sebab, nantinya data yang telah dihasilkan sangat dibutuhkan untuk banyak pihak yang terlibat di berbagai posisi untuk memenuhi tugas dan tanggung jawabnya.
Laporan ekonomi yang diperoleh dari SIA nantinya secara tidak langsung akan mendukung, bahkan meningkatkan efisiensi perusahaan. Hasilnya, semua proses pekerjaan dari segala bagian bisa berjalan secara efektif dan efisien.
4. Menyimpan Data Konsumen
Adanya Sistem Informasi Akuntansi dapat membuat sebuah bisnis menyimpan catatan pelanggan dengan detail. Hal tersebut bisa digunakan dalam beberapa situasi. Misalnya, ketika kamu memiliki toko baju yang menjual produk secara online.
Pada suatu hari, ada lebih dari 1 pelanggan yang membeli baju di toko online kamu dengan sistem pembayaran COD. Namun, ada satu yang belum membayar. Karena itu, dengan catatan yang ada di SIA, kamu bisa membandingkan uang pelanggan mana yang telah diperoleh.
Jadi, dengan kata lain, ada saldo yang harus kamu dapatkan dari pelanggan. Selain itu, kamu bisa membandingkannya berdasarkan waktu. Kamu, kamu juga bisa menangkap kecurangan ketika data akuntansi diperbaharui. Misalnya, kamu memperkirakan bahwa uang pelanggan akan didapatkan setelah 5 hari.
Tapi, uang tersebut tidak kunjung didapatkan setelah 15 hari dan mengetahui bahwa tidak ada barang yang diretur. Artinya, mungkin ada orang di bagian kurir yang curang.
5. Membantu Mengumpulkan Informasi
Sistem informasi akuntansi dapat mengumpulkan informasi untuk berbagai tujuan dalam sebuah bisnis. Perusahaan-perusahaan besar biasanya menggunakan sistem ini untuk menggali, mengumpulkan, dan mengatur keuangan serta informasinya dari tiap-tiap departemen di dalamnya.
Sistem ini juga dinilai cukup menguntungkan perusahaan. Sebab, sistem ini memungkinkan pemindahan informasi secara digital dari berbagai sumber ke pusatnya, yang mana adalah tempat akuntan mengumpulkan dan memproses informasi menjadi data. Bahkan, sistem ini bisa mengumpulkan informasi secara langsung (real-time).
6. Checks and Balances
Manajer dan supervisor bisa menggunakan Sistem Informasi Akuntansi untuk memisahkan tugas dan memastikan kontrol tersedia untuk fungsi akuntansi yang berbeda. Artinya, piutang dagang, penggajian, aset tetap, hingga catatan pembelian diproses dalam modul terpisah dalam SIA.
Hal tersebut menuntut proses dan prosedur penanganan secara individu. Jadi, masing-masing modul individu memasukkan data yang dirangkum ke dalam general ledger. Setelah itu, laporan bisa diperoleh dari modul individual untuk memastikan keakuratan data sebelum dipindahkan ke buku besar perusahaan.
7. Membantu Audit
SIA bisa membantu dalam merampingkan pekerjaan. Dalam sebuah perusahaan, terdapat beberapa departemen. Ada penjualan, pituang, pembelian, dan sebagainya. Semua ini dikerjakan oleh divisi terpisah. Maka dari itu, SIA dapat membantu menarik laporan individu secara terpisah.
Jadi, divisi penjualan hanya akan menarik laporan penjualan dan memeriksa apakah saldo yang diperiksa sesuai dengan catatan. Jadi, tujuan SIA dalam hal ini membantu dalam audit.
Contoh Sistem Informasi Akuntansi
Di bawah ini adalah contoh software SIA yang paling sering digunakan, antara lain:
1. Zahir Accounting
zahiraccounting.com
Aplikasi ini telah ada sejak 1996 dan masih digunakan sampai sekarang. Alasan bisa bisa sampai sekarang, karena Zahir memiliki banyak kelebihan. Pertama, Zahir memiliki tampilan sederhana dengan tata letak dan detail rapi serta terstruktur, sehingga ramah bagi pengguna.
Selain itu, Zahir mengklaim bahwa SIA nya 99.99% bebas dari bug. Kamu juga tidak usah repot menginstall Zahir dan tinggal menggunakannya saja.
2. MYOB Accounting
leveragecloudtech.com.au
MYOB (Mind Your Own Business) adalah Sistem Informasi Akuntansi yang memiliki tampilan simpel. Bagian menunya pun dilengkapi gambar, sehingga dapat mudah dipahami oleh para pemula.
Aplikasi ini juga dapat mengekspor data ke Microsoft Excel, sehingga sangat mudah untuk mencetak laporan dalam format excel. Selain itu, analisa yang ditampilkan akan berbentuk grafik, sehingga mudah dimengerti.
3. Accurate
acisindonesia.com
Accurate menyediakan berbagai fitur yang luas dan terintegrasi, mulai dari pencatatan transaksi, pengelolaan inventaris hingga penghasilan laporan keuangan. Dengan SIA ini, perusahaan dapat melacak cash flow, mencatat pengeluaran dan pemasukan, serta menghasilkan laporan keuangan dengan akurat dan efisien.
Sudah Tahu Apa Itu Sistem Informasi Akuntansi?
Demikian penjelasan mengenai Accounting Information System mulai dari pengertian, tujuan, hingga contohnya. SIA memainkan peran penting dalam mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data keuangan yang dapat membantu perusahaan. Informasi tersebut juga digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan bagi manajer.
