Dalam struktur manajemen perhotelan, tanggung jawab atas seluruh urusan pembelanjaan dan pembelian barang atau amenities di hotel menjadi tugas Purchasing Manager hotel. Dalam pelaksanaannya, seorang Purchasing Manager dari tim pembelian yang masih menjadi bagian dari Departemen Accounting & Finance ini akan dibantu oleh staff Purchasing.
Bukan sekadar membeli barang untuk operasional hotel, Purchasing Manager juga memegang kendali sejak pengajuan rencana pembelian, nego dengan pihak supplier, pencatatan order, sampai memastikan pesanan barang diterima dengan baik oleh setiap divisi.
Dalam artikel berikut ini, pembahasan lengkap mengenai apa saja tugas Purchasing Manager hotel akan dijabarkan dengan lebih mendetail.
Pengertian Purchasing Manager Hotel
Secara harafiah, purchasing diartikan sebagai aktivitas pembelian barang untuk kelancaran operasional perusahaan, termasuk dalam bisnis perhotelan. Jadi, Purchasing Manager hotel adalah seorang manager atau kepala bagian dari Departemen Pembelian yang bertanggung jawab atas semua urusan pembelian amenities untuk keperluan operasional hotel sejak perencanaan sampai penerimaan barang.
Dalam menjalankan tugasnya, penting bagi seorang Purchasing Manager hotel untuk memiliki keahlian dalam melakukan riset pasar dan kemampuan analisis penawaran demi memenuhi kebutuhan pembelian bahan baku, negosiasi kontrak dengan pihak ketiga, evaluasi vendor, serta membuat laporan terkait order barang.
Tugas Purchasing Manager Hotel
Terkait tugas Purchasing Manager Hotel sebenarnya tidak jauh berbeda dengan tanggung jawab keseluruhan tim dari Departemen Pembelian. Bedanya, status manager yang diemban menambah tugas dan tanggung jawab dalam hal perencanaan, pengawasan, evaluasi, dan laporan secara menyeluruh atas semua aktivitas pembelian barang.
Berikut ini beberapa tugas dan tanggung jawab Purchasing Manager hotel yang sangat penting dalam menunjang kelancaran operasional hotel terkait ketersediaan kebutuhan barang.
- Mengawasi seluruh arus pembelian barang, baik bahan baku maupun jasa agar operasional hotel berjalan dengan lancar.
- Membuat rencana pembelian barang yang terperinci sesuai kebutuhan tiap divisi di hotel.
- Membuat formulasi dan arah penerapan kebijakan serta strategi pembelian.
- Membuat pengajuan untuk pembiayaan pembelian barang kepada bagian keuangan
- Mencari vendor atau supplier yang memiliki penawaran terbaik dengan riset melalui beberapa pembanding.
- Melakukan negosiasi demi mendapatkan harga terbaik sesuai anggaran pembelian yang telah dibuat.
- Memastikan setiap barang yang dipesan oleh masing-masing divisi sudah diterima sesuai dalam kondisi yang baik.
- Memastikan laporan pencatatan purchasing order sudah sesuai dengan SOP yang berlaku dan bertanggung jawab penuh pada semua berkas pembelian.
- Bertanggung jawab atas penerimaan dan penyimpanan barang pasca order.
- Berkoordinasi dengan bagian Accounting terkait surat pembelian, tagihan dan urusan lainnya yang berhubungan dengan keuangan.
Skill yang Wajib Dimiliki Purchasing Manager Hotel
Demi memenuhi tugas dan menjalankan perannya sebagai Purchasing Manager hotel, penting untuk memastikan jika pemegang jabatan tersebut memiliki kemampuan sesuai job desc-nya. Berikut ini beberapa skill yang wajib dimiliki Purchasing Manager hotel.
1. Komunikasi
Skill utama yang wajib dimiliki Purchasing Manager hotel adalah kemampuan dalam hal komunikasi sebab ada interaksi yang harus dilakukan demi kelancaran operasional hotel, baik secara internal maupun eksternal.
Secara internal, skill berkomunikasi yang baik akan membantu tugas dari Purchasing Manager hotel saat berinteraksi dengan divisi atau departemen lain dalam hotel. Hal ini terutama berkaitan dengan pengadaan barang sejak perencanaan sampai pembuatan laporan pembelian.
Sedangkan secara eksternal, Purchasing Manager hotel menjadi perwakilan hotel untuk melakukan proses pembelian dan berhubungan langsung dengan vendor atau supplier barang. Dengan memiliki kemampuan komunikasi yang baik, hubungan dengan pihak ketiga akan terjaga dan memudahkan proses negosiasi.
2. Networking
Saat skill komunikasi sudah dimiliki, hal ini akan memudahkan Purchasing Manager hotel dalam membangun networking. Kemampuan menjalin relasi sebanyak-banyaknya ini akan memudahkan dalam mencari supplier atau vendor saat membutuhkan pembelian barang atau jasa demi operasional hotel yang lancar.
Terlebih kebutuhan setiap divisi tidak selalu sama hingga penting untuk mengenal relasi dari berbagai bidang dan mendapatkan penawaran terbaik atas supply kebutuhan hotel. Di sinilah peran skill networking menjadi sangat penting karena hotel membutuhkan pihak ketiga yang akan diajak bekerja sama untuk memenuhi kebutuhan operasional harian.
3. Negosiasi
Sebagai bagian yang bertanggung jawab penuh pelaksanaa pembelian barang untuk kebutuhan di hotel, kemampuan negosiasi menjadi skill wajib bagi Purchasing Manager hotel. Kemampuan untuk bernegosiasi dijalankan saat menghadapi supplier atau vendor dalam upaya lobi penawaran terbaik bagi hotel.
Penawaran ini berkaitan dengan harga dari supplier atau vendor mana yang sesuai dengan anggaran dan kebutuhan tanpa mengabaikan kualitas barang. Proses negosiasi juga berlanjut dengan langkah review untuk membandingkan penawaran terbaik dari supllier yang mana yang bisa diambil.
4. Document Filling
Skill dalam hal document filling juga tidak kalah penting dimiliki oleh Purchasing Manager hotel karena setiap berkas pembelian merupakan dokumen penting yang harus disimpan sebagai bukti dalam laporan pembelian.
Salah satunya adalah purchase request atau invoice order yang harus tertata rapi secara administratif agar dokumen penting tersebut terarsipkan dan tidak hilang, tercecer, atau rusak.
5. Pengoperasian Komputer dan Ms. Office
Bisa dibilang pengoperasian komputer dan Ms. Office merupakan basic skill yang harus dikuasai oleh semua tim manajemen di hotel, termasuk Purchasing Manager hotel. Kemampuan ini berguna untuk merekap data pembelian barang agar terendri dengan baik dalam sistem.
Demikianlah pembahasan lengkap mengenai apa saja tugas Purchasing Manager hotel yang meliputi pengertian hingga skill yang harus dimiliki untuk menjalankan pekerjaan sesuai SOP yang berlaku dalam hotel.
Dengan mengetahui tugas Purchasing Manager hotel, mengemban atau beringgungan dengan jabatan tersebut akan memudahkan pekerjaan dalam bisnis perhotelan.
