Resepsionis hotel sering kali dianggap sebagai ‘wajah’ dalam bisnis hospitality mengingat posisi ini berada di meja depan sebuah hotel.
Tugasnya pun cukup banyak yang berkaitan dalam hubungan langsung dengan tamu, mulai dari penyambutan, proses reservasi, hingga pelayanan informasi maupun bantuan lainnya.
Jika ingin mengetahui lebih lanjut, simak pembahasan untuk mengenal apa itu Resepsionis hotel beserta tugas dan skill yang dibutuhkan berikut ini.
Apa Itu Resepsionis Hotel?
Resepsionis hotel adalah petugas hotel di Departemen Front Office yang bertanggung jawab untuk menyambut tamu melalui front desk.
Peran seorang Resepsionis yang berhubungan langsung dengan tamu hotel pun dianggap cukup krusial sebagai perwakilan pertama untuk memberikan pelayanan profesional.
Jadi, tidak heran jika skill yang harus dimiliki Resepsionis cukup banyak, baik dalam hal kompetensi pendidikan perhotelan hingga kemampuan komunikasi yang baik.
Dalam praktiknya, Resepsionis memulai pelayanan sejak tamu baru saja tiba di hotel dengan memberikan penyambutan yang ramah.
Selain itu, ada juga tanggung jawab dalam melayani proses reservasi, check-in dan check-out, hingga memberikan informasi serta bantuan tertentu jika tamu membutuhkan.
Saat Resepsionis mampu menjalankan perannya secara maksimal, bukan hanya tugas kerjanya terpenuhi tetapi juga menciptakan kesan pertama yang baik bagi tamu.
Tugas dan Tanggung Jawab Resepsionis Hotel
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, ada beberapa tugas Resepsionis hotel yang penting, antara lain sebagai berikut.
1. Menyambut Tamu Hotel
Tugas dari Resepsionis yang pertama yaitu melakukan penyambutan tamu hotel dengan penuh keramahan dan profesionalitas sebagai perwakilan pertama yang terdepan.
Dalam menyambut tamu hotel, seorang Resepsionis harus menjalankan prosedur salam dan sopan kepada setiap tamu yang datang.
Tamu hotel yang dimaksud bukan hanya tamu yang akan menginap tetap juga semua tamu yang datang dan langsung menuju ke front desk.
Dengan keramahan dan sikap profesional, Resepsionis diharapkan bisa menciptakan kesan yang positif bagi semua tamu hotel.
2. Menangani Reservasi Kamar
Resepsionis juga bertugas dalam menangani reservasi kamar, baik pemesanan melalui telepon, email, booking online maupun walk-in guest untuk dikonfirmasi.
Selain itu, Resepsionis juga harus memastikan ketersediaan kamar yang siap dijual dan memberikan semua informasi terkait tipe, fasilitas, dan tarif.
Bahkan, tugas dalam penanganan reservasi ini juga termasuk mengelola permintaan khusus tamu, seperti extra bed, kamar non-smoking, atau layanan tambahan lainnya.
3. Melayani Proses Check-in dan Check-out Tamu
Lebih lanjut, Resepsionis juga memiliki tugas inti untuk melayani proses check-in dan check-out tamu setelah melakukan reservasi sebelumnya.
Tugas ini meliputi penanganan dokumen tamu yang dibutuhkan saat akan menginap hingga memberikan kunci kamar.
4. Menjawab Panggilan Telepon
Mengingat ruang kerjanya ada di front desk, tidak heran jika Resepsionis juga mengelola tugas untuk menjawab panggilan telepon yang masuk.
Bukan hanya panggilan telepon dari pelanggan yang akan memesan kamar tetapi juga telepon dari tamu yang menginap di hotel untuk bertanya atau meminta bantuan tertentu.
5. Memberikan Informasi Kepada Tamu
Resepsionis bertanggung jawab atas tugas untuk memberikan informasi kepada tamu tentang fasilitas yang ada di hotel, seperti restoran, gym, kolam renang, spa, dan lain sebagainya.
Selain itu, Resepsionis juga menangani pertanyaan dan permintaan informasi lainnya serta petunjuk hingga saran dari tamu yang membutuhkan.
Misalnya, informasi tentang atraksi lokal, transportasi, hingga destinasi wisata menarik di sekitar hotel yang ingin diketahui oleh tamu..
6. Menangani Keluhan Tamu
Mengingat Resepsionis merupakan garda terdepan yang berhubungan langsung dengan tamu, tidak heran jika penanganan keluhan juga kerap dikelola.
Melalui komunikasi yang baik, Resepsionis akan menampung keluhan tamu sekaligus mencarikan solusi terbaik atas permasalahan tersebut.
Namun, jika tamu masih belum merasa puas, maka penanganan masalah yang dialami tamu akan dieskalasi ke pihak manajemen.
7. Mengelola Kas Sederhana
Beberapa tugas spesifik yang berkaitan keuangan juga sering diserahkan kepada Resepsionis terkait arus kas sederhana di Front Office.
Di antaranya tanggung jawab untuk menagani pembayaran reservasi kamar, baik secara tunai, kredit, maupun metode tertentu lainnya yang digunakan tamu.
Lebih lanjut, seorang Resepsionis juga mengelola tugas untuk membuat laporan harian tentang transaksi keuangan dan pengeluaran yang berlangsung di front desk.
Skill yang Dibutuhkan Resepsionis Hotel
Ada skill yang dibutuhkan Resepsionis hotel sebagai kriteria profesi agar bisa menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik, berikut beberapa di antaranya.
1. Keterampilan Komunikasi
Skill utama yang harus dimiliki Resepsionis di hotel berkaitan dengan keterampilan komunikasi, baik secara lisan maupun tulisan.
Hal ini penting mengingat Resepsionis akan melakukan interaksi langsung dengan tamu hotel yang datang dari latar belakang berbeda.
Jadi, kemampuan berkomunikasi yang profesional akan membantu membangun kenyamanan dan kesan positif tamu kepada hotel.
2. Manajemen Waktu
Kemampuan manajemen waktu yang efisien menjadi skill yang tidak kalah penting dimiliki seorang Resepsionis.
Terlebih saat hotel sedang menghadapi situasi sibuk yang memicu antrian tamu, skill ini akan sangat membantu dalam memaksimalkan penanganan pelayanan yang efektif.
3. Kemampuan Multitasking
Tidak menutup kemungkinan jika Resepsionis dituntut untuk menjadi pekerja yang dinamis dan mampu melakukan beberapa tugas sekaligus.
Oleh karena itu, kemampuan multitasking juga wajib dimiliki agar semua pekerjaan bisa dikelola dan selesai dengan baik.
Sebagai contoh, Resepsionis harus bisa menjawab panggilan telepon sambil mengecek ketersediaan kamar di sistem sambil mencatat permintaan tambahan dari tamu.
4. Penggunaan Teknologi
Penggunaan teknologi juga menjadi skill wajib bagi seorang Resepsionis mengingat ada modernisasi dalam hal penggunaan software.
Software ini berkaitan dengan sistem reservasi hotel hingga Resepsionis dituntut melek teknologi agar mampu mengoperasikan aplikasi hotel dengan baik.
Demikianlah pembahasan untuk mengenal apa itu Resepsionis hotel beserta tugas dan skill yang dibutuhkan yang sudah kami rangkum untuk memudahkan pemahaman.
Melalui informasi di atas, kamu akan memiliki gambaran umum terkait Resepsionis hotel, terlebih jika tertarik untuk menjajal profesi ini.
Selain itu, kamu juga bisa mencari tahu apa saja jabatan di hotel lainnya untuk lebih mengetahui berbagai profesi dalam bisnis hospitality.
