Penggunaan nota menjadi bagian penting dalam aktivitas transaksi jual beli hingga saat ini. Nota ini berfungsi sebagai bukti transaksi yang valid terhadap suatu pembelian. Jenis nota yang paling umum digunakan antara lain nota debit, nota kredit, dan nota kontan. Perbedaan nota ini bergantung pada jenis transaksi yang terjadi.
Bukti transaksi ini biasanya dicetak rangkap dua, di mana satu lembar untuk pembeli dan satu lembar lainnya untuk pemilik usaha. Secara umum, nota ini berfungsi sebagai bukti barangkali terdapat kesalahpahaman antara penjual dan pembeli. Anda bisa mengetahui lebih rinci tentang fungsi jenis debit dan cara membuatnya dalam artikel ini.
Daftar ISI
Pengertian Nota Debit
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), nota adalah surat peringatan atau penunjukan atau catatan. Serta dapat merupakan surat keterangan resmi (dari duta besar kepada pemerintah suatu negara atau sebaliknya), surat penjelasan dari jawatan (pemerintah dan pemerintahan daerah), dan tanda jual beli secara kontan.
Sementara debit adalah uang yang harus ditagih dari orang lain dan piutang. Atau catatan pembukuan yang menambah nilai aktiva atau mengurangi jumlah kewajiban, jumlah yang mengurangi deposito pemegang rekening pada bank.
Secara keseluruhan, nota atau memo debit merupakan jenis dokumen yang berfungsi sebagai bukti transaksi atas pengurangan utang dalam aktivitas jual beli. Nota ini dicetak dengan dua lembar oleh pelaku usaha. Nota asli ini diberikan kepada penjual ketika pembelian barang lunas. Sedangkan salinannya disimpan pembeli sebagai bukti.
Komponen Nota Debit
Pembuatan nota pembelian atau penjualan ini pada dasarnya tidak mempunyai aturan yang baku atau template tertentu. Namun, Anda juga tidak bisa menyusun nota secara sembarangan. Setidaknya, ada beberapa komponen yang harus ada di dalam sebuah memo debit. Berikut ini komponennya:
- Nama PKP pelanggan atau pembeli.
- Nama PKP pemilik usaha atau penjual.
- Nomor nota kredit.
- Keterangan mengenai jumlah produk yang didebit.
- Keterangan jenis produk yang didebit.
- Nilai harga produk per item.
- Keterangan total harga produk yang didebit.
- Tanggal pembuatan memo debit.
- Nama dan tanda tangan pelanggan atau pembeli.
Fungsi Nota Debit
Tidak hanya sebagai bukti transaksi yang sah, ada pula beberapa fungsi memo debit yang perlu Anda pahami seperti adanya pengurangan utang hingga koreksi harga produk. Dokumen ini cukup penting dan dibutuhkan apabila terjadi kesalahan dalam proses transaksi. Beberapa fungsi memo debit antara lain sebagai berikut:
1. Pengurangan Utang
Pengurangan utang bisa terjadi ketika produk yang telah dibeli oleh pembeli dalam bentuk piutang dan dikembalikan oleh penjual. Ketika terdapat produk yang dikembalikan oleh pembeli, maka hal ini bisa mengurangi utang dari penjual.
Kondisi ini bisa membuat jumlah tagihan yang harus pembeli bayarkan semakin kecil dari nilai disepakati sebelumnya. Tidak heran jika sering terjadi perubahan utang piutang di antara pembeli dan penjual selama transaksi terjadi.
2. Bukti Stock Opname
Salah satu proses yang harus dilakukan oleh pelaku usaha adalah pemeriksaan produk secara rutin sebelum memasarkannya. Anda sebagai pelaku usaha perlu memeriksa kesesuaian persediaan stok sebelum penjualan.
Sementara peran nota debit adalah sebagai bukti bagi para pemilik usaha untuk melacak produk yang bermasalah. Pelacakan ini bisa berguna untuk pencatatan rutin ataupun peningkatan kualitas produksi selanjutnya.
3. Koreksi Jumlah Pesanan
Penggunaan nota ini juga berfungsi untuk mengoreksi jumlah produk pesanan dari penjual. Jumlah barang pada setiap pemesanan produk yang telah disepakati bisa mengalami perubahan. Jadi, penggunaan nota ini bisa mempermudah proses koreksinya.
Apabila terjadi kesalahan jumlah pengiriman produk oleh penjual, Anda bisa menyatakannya pada memo debit. Kemudian pembeli bisa menunjukkan nota tersebut saat penagihan untuk menyesuaikan jumlah barang yang seharusnya diterima.
4. Koreksi Harga Produk
Perubahan harga produk bisa saja terjadi pada pesanan yang dilakukan pembeli. Biasanya hal ini dipengaruhi oleh adanya perubahan nilai atau value dari produk tersebut. Misalnya, barang tidak laku atau terdapat penurunan tren barang.
Pembeli bisa menyatakan permasalahan tersebut di dalam nota sebagai bukti kesepakatan bersama penjual. Koreksi harga di sini bertujuan untuk memperbaiki harga yang sebelumnya telah disetujui bersama agar lebih transparan dan menguntungkan kedua pihak yang bersangkutan.
Cara Membuat Nota Debit
Anda sudah mengetahui apa saja komponen dan fungsi dari memo debit sebagai bukti pencatatan dalam suatu bisnis. Anda juga bisa memanfaatkan nota ini sesuai dengan kebutuhan pembeli maupun penjual. Selanjutnya, Anda perlu memahami cara pembuatan nota yang baik dan benar:
1. Menyiapkan Produk yang Akan Dikembalikan
Dalam aktivitas bisnis, penerbitan nota ini menyebabkan adanya pengurangan nilai transaksi yang terjadi di antara penjual dan pembeli. Pastikan produk yang akan dikembalikan memang mengalami kerusakan atau tidak sesuai dengan pesanan ketika barang telah diterima.
Anda juga bisa menyusun daftar produk yang tidak sesuai secara jelas dan rinci untuk mempermudah pengembalian barang. Selain itu, hal ini juga bisa digunakan untuk memastikan kualitas produk selanjutnya lebih baik. Sementara bagi penjual, alasan pengembalian ini sangat penting untuk pengurangan utang yang dilunasi pembeli.
2. Membuat Nota dengan Isi yang Detail dan Benar
Tahap selanjutnya adalah membuat isi nota debit yang detail dengan mencantumkan berbagai komponen yang telah disebutkan sebelumnya. Anda bisa membuat nota ini secara manual maupun mengetiknya dengan bantuan Microsoft Excel. Biasanya, setiap perusahaan memiliki ketentuannya sendiri. Berikut ini cara penulisan notanya:
- Tujuan (Kepada Yth)
Anda harus menuliskan alamat lengkap pemilik usaha atau penjual produk pada bagian ini.
- Nomor Nota
Pada bagian ini, Anda perlu mencantumkan nomor urut nota yang biasa dikeluarkan oleh pemilik usaha.
- Tanggal Nota
Bagian ini berisi tanggal, bulan, dan tahun pembuatan nota.
- Detail Dokumen
Bagian ini mencantumkan nomor dokumen terkait produk apa yang akan Anda kembalikan. Selain itu, juga berisi tanggal transaksi pembelian produk.
- Nomor
Ada pula bagian nomor yang berisi nomor urut untuk pengembalian produk.
- Keterangan
Bagian keterangan bisa diisi dengan nama produk maupun informasi lain mengenai produk yang akan dikembalikan.
- Jumlah
Bagian jumlah berisi keterangan nominal atau jumlah harga dari produk yang dikembalikan.
- Total
Bagian total ini berisi nominal total harga dari produk yang akan dikembalikan.
3. Serah Terima Nota dan Pengembalian Produk
Apabila telah melakukan pencatatan secara lengkap, Anda bisa memberikan nota bersamaan dengan produk yang tidak sesuai melalui prosedur pengembalian. Pastikan Anda memberikan nota tersebut kepada pihak yang bertanggung jawab sebagai bukti yang jelas dan transparan antara pihak pemilik usaha dan pembeli.
Lembar nota yang asli harus dimiliki oleh pemilik usaha sementara lembar salinannya bisa disimpan pembeli sebagai dokumentasi transaksi. Transaksi bisnis memang membutuhkan memo debit, terutama pada situasi tertentu. Jadi, dokumen ini tidak bisa dibuat secara sembarangan.
Contoh Nota Debit
Apabila Anda masih belum mempunyai gambaran mengenai nota sebagai bukti transaksi yang valid, berikut ini contoh nota yang bisa Anda jadikan sebagai acuan:
1. Contoh 1
Nota Debit
No. BA/119/12
Kepada Yth.
PT Bintang Jaya
Jl. Jakarta No.1A
081234567892
Tanggal : 15 Januari 2023
Mata Uang : Rp500.000,00
No.Dokumen : 48
Tanggal Dokumen : 2 Januari 2023
Keterangan Jumlah
1. Kopi Luwak 40 Bungkus Rp300.000,00
2. Kopi Hitam 30 Bungkus Rp200.000,00
Total Rp500.000,00
Hormat Kami,
(Nama Terang dan Tanda Tangan)
2. Contoh 2
NOTA DEBIT
No: CM-1001-18
Kepada Yth
PT Makmur Abadi
Jl. Raya Bekasi
Mata Uang : IDR
Atas No.Dokumen : BTB/101/12/2016/KP
Jumlah : LIMA RATUS LIMA PULUH RIBU RUPIAH
Tanggal Dokumen : 27 Agustus 2022
Keterangan Jumlah
Kain rusak atau reject 5 pcs Rp200.000,00
Total Rp200.000,00
Hormat Kami,
Vonny Kusuma
Manajer Akuntan
Sudah Bisa Membuat Nota Debit?
Demikian informasi tentang penggunaan memo debit dalam proses transaksi bisnis. Ada pula komponen yang harus Anda cantumkan dalam membuat nota yang benar. Intinya, dokumen tertulis ini bisa menjadi alat bukti yang sah apabila terjadi kesalahan dalam pembelian suatu produk dan ingin melakukan pengembalian barang.
