Surat merupakan sebuah media komunikasi yang bertujuan untuk menyampaikan maksud maupun tujuan tertentu lewat tulisan, termasuk contoh surat pemberitahuan kegiatan ke kepolisian.
Di dalam surat tersebut pastinya ada beberapa bagian penting seperti pengirim, penerima, isi surat, dan sebagainya. Khusus untuk surat pemberitahuan yang akan dibahas kali ini merupakan surat yang dikirimkan kepada pihak kepolisian terkait kegiatan yang akan dilaksanakan.
Lalu seperti apa bentuk atau contoh dari surat tersebut? Berikut informasi selengkapnya.
Daftar ISI
Pengertian Surat Pemberitahuan Kegiatan
Surat pemberitahuan kegiatan merupakan jenis surat resmi yang digunakan untuk menginformasikan pada pihak-pihak tertentu terkait kegiatan yang akan diselenggarakan. Surat tersebut harus memuat informasi secara jelas mengenai kegiatan atau aktivitas apa, tanggal berapa, serta waktunya.
Semua harus disampaikan secara jelas sehingga orang yang membacanya pun paham informasi yang kamu sampaikan melalui surat tersebut. Selain untuk media pemberitahuan, surat yang kamu buat ini juga bermanfaat sebagai media atau cara untuk meminta izin.
Misalnya kamu mengirimkan surat tersebut ke pihak kepolisian. Kamu bermaksud meminta izin agar pihak Polsek membantu agar acara tersebut dapat terselenggara dengan aman dan lancar.
Mengapa Harus Ada Surat Pemberitahuan Kegiatan?
Mungkin kamu masih bertanya mengapa perlu menulis contoh surat pemberitahuan kegiatan ke kepolisian? Apa yang akan terjadi jika kamu tidak menulis dan mengirimkan surat tersebut?
Perlu diperhatikan bahwa kegiatan yang akan kamu selenggarakan ini merupakan kegiatan resmi. Untuk itu, kamu juga perlu membuat pemberitahuan sekaligus izin yang sifatnya resmi juga. Tanpa adanya surat tersebut, kemungkinan acara yang akan kamu selenggarakan tidak mendapatkan izin dan terpaksa harus dibubarkan.
Tak jarang terdapat acara yang sudah disusun sedemikian rupa dan bahkan sedang berlangsung tapi harus dibubarkan. Alasannya karena dianggap mengganggu masyarakat atau menghambat kepentingan umum seperti membuat jalan macet.
Maka dari itu, sangat penting agar membuat surat pemberitahuan tersebut sekaligus meminta izin ke pihak berwenang. Jika sudah memperoleh izin, acara yang diselenggarakan pun dapat berlangsung lancar dan bahkan mendapatkan perlindungan dari aparat setempat.
Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan ke Kepolisian
Dalam melaksanakan acara atau kegiatan tertentu, izin merupakan salah satu elemen penting. Kamu harus mengajukan izin terlebih dahulu kepada kepolisian lengkap dengan tanggal serta tujuanmu melaksanakan acara tersebut.
Melalui surat yang kamu kirimkan tersebut, pihak kepolisian akan melakukan pertimbangan terlebih dahulu kemudian memberikan keputusan apakah kamu memang boleh melangsungkan kegiatan sesuai tanggal yang tertera di dalam surat tersebut atau tidak. Adapun beberapa contoh surat pemberitahuan antara lain:
1. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan ke Kepolisian tentang Porseni
Porseni atau Pekan Olahraga dan Seni adalah ajang pencarian atlet maupun olahragawan berprestasi. Nantinya para atlet maupun olahragawan tersebut akan dikompetisikan kembali sehingga benar-benar memperoleh juara terbaik.
Kegiatan tersebut biasanya diselenggarakan selama beberapa hari. Sebagai panitia, kamu perlu menginformasikan kegiatan tersebut kepada Polsek setempat melalui surat. Berikut contoh suratnya.
PANITIA PORSENI 2022/2023
SMK HARAPAN KITA SEMUA
Jl. Lebak Bulus Nomor 25, Kecamatan Jati Mulyo
KOTA SURABAYA
Nomor: 012.4/OSIS/PPS/V/2023
Lampiran: 1 (satu)
Hal: Pemberitahuan Porseni
Kepada
Yth. Bapak Kepala Polsek
KOTA SURABAYA
Dengan hormat,
Dalam rangka memperingati HUT SMK HARAPAN KITA SEMUA yang ke-15, maka SMK HARAPAN KITA SEMUA KOTA SURABAYA bermaksud untuk menyelenggarakan Pekan Olahraga dan Seni (PORSENI). Melalui surat ini, kami ingin memberitahukan kepada Bapak Kepala Polsek Kota Surabaya bahwa kegiatan tersebut akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Selasa sampai Kamis, 2 sampai 5 Mei 2023
Pukul: 07.30 WIB-11.30 WIB
Tempat: SMK HARAPAN KITA SEMUA KOTA SURABAYA
Demikian surat pemberitahuan kami sampaikan. Atas waktu serta perhatian Bapak/Ibu Kapolsek, kami menyampaikan banyak terima kasih.
Mengetahui, Hormat kami
Kepala SMK HARAPAN KITA SEMUA Ketua Panitia,
Jonathan Fizi, S.Pd, M.Pd Sigit Joyo, S.Pd
2. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan HUT Sekolah
Salah satu kegiatan besar di sekolah adalah memperingati Hari Ulang Tahun atau HUT Sekolah. Panitia HUT tersebut pastinya akan mengedarkan surat pemberitahuan yang disebarkan kepada beberapa pihak, termasuk Kapolsek.
Adapun contoh surat pemberitahuan kegiatan ke kepolisian yang perlu kamu kirimkan atau sampaikan ke Kapolsek adalah sebagai berikut.
SMA JAYA ABADI 15
Jl. Semilir Semilir No. 21, Kec. Legowo
Kota Kediri
Kediri, 5 Mei 2023
Nomor: 15/SPK/V/2023
Lampiran: –
Hal: Surat pemberitahuan kegiatan
Yth, Kepala Polisi Sektor
Kota Kediri
di tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka memperingati Hari Ulang Tahun SMA JAYA ABADI yang ke-7, maka SMA JAYA ABADI Kota Kediri bermaksud untuk meminta izin kepada Bapak Kapolsek Kota Kediri. Kegiatan tersebut Insya Allah diselenggarakan pada:
Hari, tanggal: Rabu, 10 Mei 2023
Pukul: 07.00 WIB-selesai
Tempat: SMA JAYA ABADI Kota Kediri
Demikian surat pemberitahuan kegiatan dari kami. Atas waktu dan perhatian Bapak Kapolsek Kota Kediri, kami menyampaikan terima kasih.
Mengetahui, Hormat kami
Kepala SMK HARAPAN KITA SEMUA Ketua Panitia,
Anton Bagas, S.Pd, M.Pd Mahendra Sigit, S.Pd
3. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan 17 Agustus
Dalam menyelenggarakan acara peringatan HUT 17 Agustus harus mempunyai izin dari pihak tertentu. Alasannya karena kegiatan tersebut umumnya diselenggarakan di lapangan yang berada di wilayah tersebut. Artinya, masyarakat sekitar pun akan turut hadir dan bahkan dilibatkan juga.
Untuk itu, sebagai panitia sangat perlu membuat contoh surat pemberitahuan kegiatan ke kepolisian sekaligus sebagai permohonan izin. Berikut contoh suratnya.
PANITIA PELAKSANA
PERINGATAN HARI ULANG TAHUN RI KE-72
“THE PRECIOUS IS SIMPLE”
Jl. Raden Ageng Kerto Kusumo No. 22, Boyolali
Boyolali, 5 Agustus 2023
Nomor: 17/SPK/V/2023
Lampiran: 1 (satu) lembar
Perihal: Pemberitahuan kegiatan
Yth, Kepala Polisi Sektor
Kota Boyolali
di tempat
Dengan hormat
Kami, panitia pelaksana Hari Ulang Tahun RI yang ke-72 dengan tema “The Precious is Simple” ingin memberitahukan bahwa kegiatan tersebut Insya Allah diselenggarakan pada:
Hari: Sabtu, 19 Agustus 2023
Waktu: 07.30 WIB-selesai
Tempat: Halaman SMA Negeri 01 Boyolali
Dengan penjelasan terlampir.
Demikian pemberitahuan yang dapat kami sampaikan. Atas waktu serta perhatiannya, kami menyampaikan terima kasih.
Boyolali, 5 Agustus 2023
Mengetahui,
Kepala SMA Negeri 01 Boyolali Ketua Panitia,
Perwira Atma, S.Pd, M.Pd Sigit Rusli, S.Pd
4. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan ke Kepolisian tentang Lomba
Perayaan HUT RI memang membuat banyak pihak ikut merayakan dan memeriahkannya salah satu caranya adalah dengan mengadakan lomba. Bahkan di desa pun banyak kegiatan yang bertujuan untuk memperingati independence day tersebut.
Perangkat atau aparatur desa yang ingin menyelenggarakan kegiatan tertentu untuk memperingati HUT RI juga perlu membuat surat pemberitahuan. Surat tersebut diedarkan ke beberapa pihak, salah satunya Polsek setempat.
DESA MAJU MUNDUR
Jl. Bunga Mawar Merah No. 25, Kec. Jati Waringin
Kota Jombang
Jombang, 8 Agustus 2023
Nomor: 17/SPKD/V/2023
Lampiran: 1 (satu) lembar
Hal: Pemberitahuan
Kepada Yth,
Bapak Kepala Polisi Sektor Jombang
di tempat
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Dalam rangka memperingati HUT RI yang ke-78, maka kami selaku panitia penyelenggara dari Desa Maju Mundur, Kecamatan Jati Waringin bermaksud mengadakan acara lomba pada:
Hari: Selasa
Tanggal: 22 Agustus 2023
Waktu: 08.00 WIB-selesai
Kegiatan: Berbagai lomba kegiatan HUT RI
Tempat: Lapangan Desa Maju Mundur
Untuk itu, kami ingin memberitahukan pada Bapak Kapolsek Jombang sehingga acara tersebut dapat kami selenggarakan dengan lancar dan aman.
Demikian surat pemberitahuan kami sampaikan. Atas waktu dan perhatian Bapak Kapolsek, kami menyampaikan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Mengetahui,
Kepala Desa Maju Mundur Ketua Panitia,
Adi Firmansyah, S.Ag Adit Prasetyo, ST
Sudah Paham Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan ke Kepolisian?
Sekian informasi ini disampaikan. Jadi, membuat surat pemberitahuan ini sebenarnya tidak sulit. Sudah banyak format atau contoh yang tersedia untuk kamu manfaatkan. Semoga bermanfaat.
