Sebagai panitia penyelenggara suatu perlombaan, menyusun sebuah surat keputusan panitia lomba merupakan tugas yang tidak boleh diabaikan begitu saja. Tentu saja, Anda akan bingung menyusunnya jika tidak memiliki referensinya. Untuk itu, pembahasan berikut akan menghadirkan contoh surat keputusan panitia lomba.
Contoh surat ini bisa menjadi acuan utama untuk membantu Anda dalam menyusun surat keputusan yang tepat dan efektif. Jangan lewatkan pembahasannya di bawah ini.
Daftar ISI
Apa itu Surat Keputusan Panitia Lomba?
Surat keputusan panitia lomba merupakan dokumen resmi untuk memberikan suatu ketetapan tertulis yang dibuat oleh panitia lomba atau lembaga yang mengadakan perlombaan berdasarkan perundang-undangan yang berlaku.
Surat ini biasanya berisi tentang keputusan penting yang harus diambil oleh panitia lomba, seperti aturan-aturan penting yang harus diikuti oleh peserta lomba atau pengumuman tentang juara dari suatu perlombaan.
Surat keputusan lomba tidak diperkenankan hanya dalam bentuk lisan. Hal ini karena bentuk lisan memiliki kekuatan yang rendah untuk dijadikan sebagai bukti. Oleh sebab itu, dibutuhkan contoh surat keputusan panitia lomba yang memiliki pengaruh hukum agar meminimalisir ketidakpastian dan konflik.
Jenis Surat Keputusan Panitia Lomba
Surat keputusan panitia lomba memiliki fungsi penting dalam suatu perlombaan sebagai pedoman dalam mengatur jalannya perlombaan. Berikut adalah beberapa jenis surat keputusan panitia lomba.
1. Penetapan Susunan Kepanitiaan
Surat keputusan sebagai penetapan anggota panitia diperlukan untuk menetapkan siapa saja anggota panitia lomba yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas-tugas yang diberikan. Surat keputusan ini menetapkan secara resmi siapa saja yang berhak bertanggung jawab atas tugas yang diberikan oleh penyelenggara.
Informasi penetapan anggota panitia ini penting untuk menghindari kesalahan atau kebingungan dalam pelaksanaan lomba dan membantu meningkatkan koordinasi tim. Selain itu, surat keputusan ini dapat dijadikan rujukan untuk keperluan administrasi maupun publikasi.
2. Penetapan Aturan Perlombaan
Contoh surat keputusan panitia lomba bisa berisi aturan-aturan yang harus ditaati oleh semua pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan lomba. Selain aturan, surat ini juga dapat memuat sanksi atau hukuman yang diberikan kepada peserta lomba yang melanggar aturan perlombaan.
Adanya surat keputusan ini bermaksud untuk menjaga kedisiplinan dan sportivitas selama perlombaan berlangsung. Aturan-aturan tersebut juga membantu panitia lomba dalam mengatur jalannya lomba secara lebih sistematis dan efisien.
3. Keputusan Pemenang Lomba
Dalam menetapkan pemenang lomba, panitia perlu membuat ketetapan secara resmi dengan mempublikasikan surat keputusan pemenang lomba. Surat keputusan ini menetapkan secara resmi siapa yang berhak atas hadiah atau penghargaan dari penyelenggara lomba.
Selain itu, surat ini juga memberikan ketegasan dalam memutuskan pemenang lomba dengan penilaian secara adil dan transparan. Hal ini menghindari sengketa atau protes dari peserta lomba yang merasa tidak puas dengan hasil penilaian dari panitia.
Struktur Surat Keputusan Panitia Lomba
Sebelum mengetahui contoh surat keputusan panitia lomba, alangkah baiknya Anda mengetahui komponen dari surat keputusan tersebut. Dengan struktur yang tepat, Anda dapat membuat surat yang baik dan benar. Berikut ini adalah struktur dari surat keputusan panitia lomba.
1. Kepala Surat
Kepala surat pada surat keputusan panitia lomba adalah bagian penting yang berisi informasi tentang nama dan logo instansi atau organisasi yang menerbitkan surat keputusan disertai dengan alamat, nomor telepon, dan informasi lainnya yang diperlukan untuk mengidentifikasi sumber surat.
Dengan adanya kepala surat atau kop surat memberikan citra profesionalisme dan kepercayaan publik terhadap panitia pelaksana lomba.
Kop surat yang terlihat rapi dan terstruktur juga dapat memudahkan pembaca dalam mengenali informasi terkait dengan surat keputusan tersebut.
2. Konsideran
Konsideran merupakan dasar atau landasan mengapa surat keputusan dibuat dan apa tujuan dari surat keputusan tersebut. Letaknya yang berada di bagian pengantar, konsideran biasanya berisi penjelasan mengenai dasar hukum atau aturan pelaksanaan lomba, serta faktor-faktor yang menjadi penetapan keputusan.
Dalam penulisannya, konsideran banyak menggunakan kata-kata menimbang, mengingat, memperhatikan, atau sejenisnya karena kata-kata menimbang menjadi alasan ditetapkannya suatu keputusan.
3. Desideratum
Desideratum merupakan salah satu bagian dari struktur surat keputusan panitia lomba yang berisi tujuan dibuatnya surat keputusan. Biasanya, desideratum berada di dalam konsideran ataupun diktum secara implisit.
4. Diktum
Diktum merupakan bagian dari struktur surat keputusan panitia lomba yang berisi keputusan atau penetapan resmi dari pihak yang bersangkutan. Pada bagian ini terdiri dari beberapa poin yang dijabarkan secara terperinci dan jelas sehingga pembaca dapat memahami apa yang harus dilakukan dengan keputusan tersebut.
Diktum biasanya diawali dengan kata memutuskan dan diikuti dengan nomor urut dan rincian keputusan. Isi dari diktum juga harus mencakup semua hal yang diperlukan untuk pelaksanaan lomba, seperti kriteria penilaian, hadiah yang diberikan, dan lain-lain.
5. Lampiran
Lampiran pada contoh surat keputusan panitia lomba bisa berisi dokumen atau informasi tambahan yang disertakan pada surat keputusan tersebut. Informasi dari lampiran ini biasanya berisi daftar nama-nama pemenang lomba beserta kategori lomba yang dimenangkan oleh peserta lomba.
Lampiran juga memberikan informasi yang jelas dan lengkap mengenai hasil lomba kepada semua pihak yang terlibat, termasuk peserta, sponsor, dan pihak-pihak yang terkait. Selain itu, lampiran juga dapat berfungsi sebagai bukti atau referensi yang dapat dipergunakan untuk keperluan lain.
Contoh Surat Keputusan Panitia Lomba
Berikut ini adalah beberapa contoh surat keputusan panitia lomba yang bisa Anda jadikan referensi dalam membuat surat keputusan tersebut.
1. Penetapan Susunan Kepanitiaan
Berikut ini adalah contoh surat keputusan panitia lomba tentang penetapan susunan kepanitiaan dalam suatu perlombaan.
SURAT KEPUTUSAN KAMPUNG TEGALSARI
Nomor: (Nomor dapat disesuaikan)
TENTANG
PEMBENTUKAN PANITIA LOMBA AGUSTUSAN 2022 DI KAMPUNG TEGALSARI
Menimbang: Bahwa untuk menjamin sukses dan kelancaran pelaksanaan kegiatan Lomba Perayaan Agustus 2022 di RW III Kampung Tegalsari, maka perlu membentuk suatu kepanitian.
Mengingat: (cantumkan undang-undang yang mendukung surat keputusan)
Memperhatikan: Hasil rapat panitia perlombaan pada tanggal 9 Juli 2022 di Masjid Baitul Jannah Kampung Tegalsari
MEMUTUSKAN
Menetapkan: Keputusan Kepala Kampung Tegalsari tentang susunan kepanitiaan Lomba Agustusan 2022 di Kampung Tegalsari,
Pertama: Membentuk susunan kepanitian lomba agustusan 2022 di Kampung Tegalsari dengan daftar anggota kepanitian sesuai dengan lampiran surat keputusan ini.
Kedua: Tugas panitia dalam surat keputusan ini adalah sebagai berikut.
(tulis secara rinci tugas-tugas dari kepanitiaan)
Ketiga: (lanjutkan diktum di nomor berikutnya jika dirasa keputusan masih kurang. Nomor diktum bisa menyesuaikan ketetapan yang ada)
Keempat: Demikian surat keputusan ini dibuat, dan keputusan ini mulai berlaku pada tanggal penetapan. (diktum terakhir merupakan penutupan dan penetapan berlakunya surat keputusan)
Ditetapkan, di Kampung Tegalsari
Tanggal 9 Juli 2022
Kepala Kampung Tegalsari
Nama Kepala Kampung
Lampiran Panitia
Lampiran: SK Kepala Kampung Tegalsari
Nomor: (Nomor dapat disesuaikan)
Tanggal 9 Juli 2022
SUSUNAN KEPANITIAAN LOMBA AGUSTUSAN TAHUN 2022
KAMPUNG TEGALSARI
Penanggung Jawab:
Penasehat:
Ketua Panitia:
Sekretaris:
Bendahara:
Divisi Dana dan Usaha (Danus):
Divisi Perlengkapan (Perkap):
Divisi Konsumsi:
Divisi Lomba:
Divisi Dokumentasi:
Kampung Tegalsari
Nama Kepala Kampung
2. Surat Keputusan Pemenang Lomba
Berikut ini adalah contoh surat keputusan panitia lomba tentang penetapan pemenang lomba dengan lampiran peserta yang mendapatkan juara.
SURAT KEPUTUSAN DEWAN JURI
LOMBA PERINGATAN ISRA MI’RAJ 1444 H
MASJID JAMI HIDAYATULLAH KAMPUNG MELAYU
No. (Nomor dapat disesuaikan)
Tentang Penetapan Juara Lomba Hafalan Surat Juz 30
Menimbang: Untuk memeriahkan peringatan Isra Mi’raj 1444 H di Masjid Jami Hidayatullah Kampung Melayu, perlu diadakan Lomba Hafalan Surat Juz 30 pada tanggal 23 April 2022.
Mengingat: Pentingnya memberikan dorongan semangat kepada anak-anak untuk belajar agama Islam di zaman yang penuh tantangan.
Memperhatikan: Pada Lomba Hafalan Surat Juz 30 perlu ditetapkan juara 1,2,3 sebagai pemenang lomba.
Memutuskan:
Dan Menetapkan:
- Juara lomba hafalan surat Juz 30 yang disebutkan pada lampiran surat keputusan ini.
- Kepada pemenang akan mendapatkan hadiah berupa piagam dan sejumlah hadiah lain yang disediakan panitia.
- Keputusan ini sudah dipertimbangkan secara matang oleh juri dan tidak dapat diganggu gugat dan mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Kampung Melayu (Masjid Jami Hidayatullah)
Pada Tanggal 24 April 2022
Dewan Juri
| Nama Juri | Tanda Tangan |
Lampiran
| Juara | Nama Peserta |
| 1 | |
| 2 | |
| 3 |
Tips dalam Membuat Surat Keputusan Panitia Lomba
Dalam membuat contoh surat keputusan panitia lomba, terdapat beberapa tips yang bisa Anda perhatikan. Salah satu tipsnya adalah terkait dengan peraturan atau pedoman yang berlaku seperti undang-undang. Dengan adanya undang-undang yang berlaku, surat keputusan yang dibuat akan lebih sah.
Selain itu, surat keputusan harus jelas, tegas, dan mudah dipahami oleh semua pihak yang terkait. Oleh karena itu, sebaiknya menggunakan bahasa yang sederhana dan tidak membingungkan.
Kesimpulan
Anda sudah mempelajari struktur dari surat keputusan yang bisa menjadi referensi dalam membuat surat keputusan panitia lomba. Anda juga bisa memperhatikan contoh surat keputusan panitia lomba agar setiap detail dari surat dapat tersusun dengan rapi.
