Setiap orang kemungkinan harus membuat pernyataan tertulis untuk berbagai keperluan. Pernyataan yang tertulis sifatnya tentu lebih formal dibandingkan yang lisan, terutama karena ada dokumentasi mengenai pernyataan yang dibuat.
Mari simak beberapa contoh surat pernyataan yang umum dijumpai dalam kehidupan sehari-hari.
Apa Itu Surat Pernyataan?
Surat pernyataan adalah jenis surat yang bertujuan untuk menyatakan sebuah fakta, baik mengenai individu maupun organisasi. Surat ini biasanya dibuat sebagai persyaratan untuk sebuah kegiatan atau proses, misalnya mencari kerja.
Karena surat pernyataan perlu menyatakan hal yang sesungguhnya, surat tersebut tidak bisa mengandung opini dari penulis.
Sifat surat pernyataan adalah objektif sehingga penulis perlu memberikan deskripsi menyeluruh mengenai hal-hal terkait dengan fakta yang dinyatakan dalam surat. Detail tersebut biasanya menyangkut waktu, lokasi, dan sebagainya.
Fungsi Surat Pernyataan
Pernyataan memang bisa diutarakan secara lisan, tetapi dalam situasi formal dibutuhkan bukti tertulis dari pernyataan tersebut. Surat pernyataan memiliki beberapa fungsi, di antaranya adalah:
1. Menjadi dokumen pendukung
Surat pernyataan biasanya dijadikan dokumen pendukung dalam berbagai kegiatan, misalnya melamar kerja hingga pengerjaan proyek. Penerima surat pernyataan akan menggunakan informasi yang tercantum pada surat pernyataan.
Sebagai contoh, surat pernyataan kesepakatan dalam proyek bisa dijadikan rujukan pengerjaan proyek di kemudian hari.
2. Meningkatkan kredibilitas penulis surat
Penulis surat juga akan meningkat kredibilitasnya ketika bersedia menuliskan surat pernyataan. Contoh surat pernyataan yang meningkatkan kredibilitas adalah surat pernyataan kesanggupan. Dengan menuliskan surat ini, seseorang atau sebuah organisasi terlihat memiliki kapasitas untuk memenuhi aturan-aturan tertentu.
3. Menjadi bukti sah di mata hukum
Berbeda dengan pernyataan yang diajukan secara lisan dan tidak terekam, pernyataan tertulis merupakan sebuah dokumen yang bisa dilihat oleh orang-orang di kemudian hari. Dokumen ini bisa menjadi barang bukti kuat ketika muncul permasalahan hukum yang terkait dengan pernyataan tersebut.
10 Contoh Surat Pernyataan
Berikut merupakan beberapa jenis surat pernyataan yang umum di kalangan masyarakat:
1. Surat Pernyataan Akademik
Seseorang biasanya membuat surat pernyataan akademik untuk melanjutkan jenjang pendidikan ke tingkat yang lebih tinggi.
Misalnya, kamu ingin menempuh kuliah magister dan pendaftarannya perlu mencantumkan surat pernyataan akademik. Surat ini juga sering kali menjadi persyaratan seseorang untuk mendaftar beasiswa pendidikan.
Pada umumnya, surat pernyataan akademik memiliki struktur layaknya esai kecuali terdapat format tertentu yang harus kamu ikuti.
Karena surat ini digunakan untuk tujuan akademik, biasanya penulis perlu menggunakan terminogi spesifik dengan bidang keilmuan yang disasar. Hal tersebut akan menunjukkan kecakapan penulis dalam bidang keilmuannya.
Isi surat pernyataan akademik perlu menggarisbawahi pencapaian apa saja yang kamu peroleh selama menempuh jenjang pendidikanmu yang dulu. Kamu perlu menunjukkan keterampilan maupun pengetahuan yang diperoleh selama masa pendidikan dulu.
Surat pernyataan tersebut juga perlu menyebutkan proyek-proyek akademik penting selama pendidikanmu, misalnya skripsi.
Selain itu, jika memang surat pernyataan ini dibuat untuk melanjutkan jenjang pendidikan atau mendaftar beasiswa, maka penulis surat perlu mendeskripsikan rencana akademiknya secara terperinci.
- Penerima surat: Institusi pendidikan
- Hal yang harus diikutsertakan: Tanggal pembuatan surat, nama penerima, tanda tangan penulis, nama terang penulis
2. Surat Pernyataan Belum Menikah
Contoh surat pernyataan berikutnya adalah surat pernyataan belum menikah. Surat ini dibuat untuk menjelaskan bahwa penulisnya masih lajang di saat menulis pernyataan tersebut. Umumnya, orang membuat pernyataan tertulis ini untuk melamar pekerjaan, mendaftar sebagai aparat negara, hingga mengurus beasiswa di kampus.
Pada surat pernyataan belum menikah, penulis harus menjelaskan identitasnya dengan sangat mendetail. Biasanya, informasi yang dicantumkan adalah nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, informasi kontak, dan kemungkinan juga nomor kartu identitas.
Kemudian, penulis harus dengan jelas menuliskan bahwa dirinya masih berstatus lajang. Contoh penulisannya adalah “Melalui surat ini, saya menyatakan bahwa saat ini saya masih berstatus lajang” dan sebagainya.
Ada beberapa organisasi yang akan meminta kamu untuk memberikan pernyataan tambahan. Ini berisi kesediaan kamu menerima konsekuensi apabila pernyataan yang telah dikatakan terbukti tidak benar.
- Penerima surat: Perusahaan, instansi pemerintahan, maupun institusi lainnya
- Hal yang harus diikutsertakan: Tanggal pembuatan surat, nama penerima, identitas penulis, tanda tangan penulis, nama terang penulis
3. Surat Perjanjian Kerja Sama
Surat ini merupakan pernyataan tertulis yang dibuat untuk menandai kerja sama antara dua pihak atau lebih. Kerja sama tersebut terjadi ketika pihak-pihak yang terkait ingin mencapai tujuan sama. Dengan begitu, sinergi harus terjalin agar proyek yang dijalankan berhasil.
Perjanjian kerja sama dibuat agar aturan kerja sama tersebut jelas dan disepakati oleh pihak-pihak terkait. Menuangkan perjanjian ini dalam bentuk tulisan akan membuat pernyataan kerja sama ini sifatnya lebih mengikat bagi semua pihak. Hal ini akan mencegah timbulnya hal-hal yang tidak diinginkan di masa depan.
Karena perjanjian kerja sama memiliki tujuan seperti itu, maka pernyataan harus dibuat dengan sangat jelas. Bahkan, kalau kamu melihat surat pernyataan kerja sama, akan ada klausul-klausul mengenai ketentuan kerja sama tersebut.
Selain itu, surat pernyataan kerja sama bisa dibuat lebih mengikat dengan menggunakan materai. Surat pernyataan bermaterai merupakan alat bukti yang lebih sahih di mata hukum apabila terjadi sengketa.
- Penerima surat: Partner kerja sama
- Hal yang harus diikutsertakan: Tanggal pembuatan surat, identitas pihak yang bekerja sama, klausul kerja sama, durasi waktu kerja sama, tanda tangan pihak-pihak terkait, nama terang pihak yang bekerja sama
4. Surat Pernyataan Kepemilikan Harta
Ini merupakan contoh surat pernyataan yang sangat penting kamu pahami jika sebagai wajib pajak kamu mengalami kendala.
Surat ini dibuat jika kamu memiliki aset tetapi tidak ada dokumen pendukung apa pun yang menyatakan bahwa aset tersebut adalah milikmu. Contoh aset tanpa dokumen pendukung adalah uang tunai, baik dalam bentuk rupiah maupun kurs lain.
Terkadang, seorang pembayar pajak perlu mencantumkan surat ini ketika sudah waktunya untuk membayar pajak tahunan. Surat ini pun cukup penting jika kamu ingin mendapatkan amnesti atau pengampunan pajak karena alasan-alasan tertentu.
Isi surat biasanya menjelaskan identitas di pembuat surat, dalam hal ini sebagai seorang wajib pajak. Karena itu, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) merupakan data yang harus dicantumkan.
Selain itu, karena surat ini bertujuan untuk menginformasikan mengenai kepemilikan aset, kamu harus menuliskan aset apa yang dimaksud dan juga nilai aset tersebut.
Karena surat ini merupakan surat yang digunakan untuk kepentingan resmi berkaitan dengan urusan negara, kamu wajib membubuhkan materai untuk memberikan kekuatan hukum atas surat pernyataan yang dibuat.
- Penerima surat: Instansi pajak
- Hal yang harus diikutsertakan: Tanggal pembuatan surat, nama penerima, identitas penulis, daftar aset dan besaran nilainya, tanda tangan penulis, nama terang penulis
5. Surat Pernyataan Kesanggupan
Surat ini menandakan bahwa individu maupun organisasi yang menulis surat bersedia memenuhi ketentuan tertentu. Kategori surat ini sangatlah luas karena tujuan penggunaannya sangat beragam.
Contohnya adalah pernyataan kesanggupan menjadi CPNS, pernyataan kesanggupan membayar utang, hingga pernyataan kesanggupan menaati peraturan.
Identitas individu atau organisasi yang menyanggupi ketentuan harus dituliskan sejelas mungkin. Tidak hanya nama, individu maupun organisasi perlu menuliskan informasi lain seperti alamat hingga nomor identitas maupun nomor badan usaha (untuk perusahaan).
Bagian terpenting dalam surat selain nama adalah ketentuan-ketentuan yang diharapkan diikuti oleh pihak yang membuat surat tersebut. Semua peraturan harus disebutkan dengan jelas. Setelah itu, biasanya penulis surat akan menyatakan bahwa dirinya bersedia menerima konsekuensi apabila melanggar ketentuan yang sudah tertulis.
Pernyataan tertulis ini mengikat penulisnya untuk benar-benar memenuhi janjinya dalam menyanggupi ketentuan yang disebutkan di dalam surat. Karena itu, pada umumnya surat ini membutuhkan materai juga.
- Penerima surat: Individu atau institusi yang bekerja sama
- Hal yang harus diikutsertakan: Tanggal pembuatan surat, nama penerima, identitas penulis, klausul-klausul ketentuan yang harus diikuti tanda tangan penulis, nama terang penulis
6. Surat Permohonan Maaf
Pernahkah kamu mengalami konflik di mana kamu harus meminta maaf? Surat semacam ini dapat dibuat dengan berbagai jenis tujuan.
Misalnya, seseorang menulis surat permohonan maaf pihak lain ingin memastikan bahwa kamu tidak akan mengulangi lagi tuduhan lain yang sudah dibebankan oleh pihak tertentu kepada kamu.
Hal yang harus dicantumkan dalam isi surat adalah keterangan jelas mengenai pihak yang mengajukan permintaan maaf di dalam pernyataan tertulis tersebut. Kamu tidak hanya perlu menyebutkan nama, data lain seperti alamat juga perlu dimasukkan ke dalam surat.
Surat pun harus menjelaskan permintaan maaf yang disebutkan, mengenai apa dan melibatkan siapa saja. Pihak yang meminta maaf perlu dengan jelas menuliskan bahwa dirinya berjanji tidak akan mengulagi kesalahan yang diminta.
Surat permohonan maaf seperti jelas memiliki kemampuan untuk mengingat pihak yang berjanji melakukan hal tertentu untuk mematuhi janji yang sudah ditulisnya. Oleh sebab itu, surat tersebut bisa jadi bermaterai meskipun tidak wajib.
- Penerima surat: Institusi atau perseorangan
- Hal yang harus diikutsertakan: Tanggal pembuatan surat, nama penerima, identitas penulis, tanda tangan penulis, nama terang penulis
7. Surat Pernyataan Penelitian
Surat ini merupakan salah satu surat yang penting bagi seorang akademisi. Ada beberapa tujuan yang mendasari pembuatan surat ini, seperti perlunya membuktikan bahwa penulis memang melaksanakan penelitian sehingga untuk mengurus perizinan terkait dengan penelitian yang dijalankan.
Identitas dari peneliti yang menjalankan proyek penelitian perlu dijelaskan secara mendetail di dalam surat. Peneliti tidak hanya berupa individu perseorangan tetapi bisa juga organisasi. Setelah itu, penelitian sendiri harus dijelaskan sehingga orang memahami tujuan penelitian tersebut, beserta dengan durasi waktunya.
Setelah menjelaskan dua hal tersebut, peneliti juga menjelaskan tujuan yang ingin dicapai ketika membuat surat pernyataan penelitian tersebut. Biasanya akan ada klaim bahwa peneliti bersedia menanggung konsekuensi jika data yang diberikan terbukti tidak benar di kemudian hari.
Ada orang yang membubuhkan materai ke dalam surat pernyataan penelitian, tetapi hal tersebut bukan merupakan kewajiban. Kamu bisa memilih untuk membubuhkan materai atau tidak tergantung dari seberapa besar kasus yang dihadapi tersebut.
- Penerima surat: Institusi maupun perseorangan
- Hal yang harus diikutsertakan: Tanggal pembuatan surat, nama penerima, identitas peneliti, detail penelitian, tanda tangan penulis, nama terang penulis
8. Surat Pernyataan Keberatan
Kamu juga bisa menulis surat pernyataan untuk menyatakan keberatan terhadap sesuatu hal. Pada umumnya, kamu perlu menuliskan keberatan terhadap suatu putusan resmi. Surat semacam ini tidak lazim dibuat untuk kondisi yang informal karena kamu bisa mengajukan keberatan kemudian bernegosiasi secara verbal saja.
Ada beberapa bentuk surat pernyataan keberatan, misalnya surat keberatan atas putusan pengadilan hingga surat keberatan untuk membayar pajak. Terdapat instansi-instansi yang sudah memiliki template khusus sehingga kamu hanya perlu mengikuti format yang disediakan saja untuk menuliskan surat pernyataan keberatan.
Kamu perlu menuliskan secara jelas mengenai apa hal yang membuat kamu merasakan keberatan di dalam surat tersebut. Selain itu, kamu bisa memberikan argumen mengenai alasan kamu tidak bisa mengikuti ketentuan yang sudah diputuskan sebelumnya.
Surat tersebut juga bisa memberikan alternatif akan putusan yang dibebankan kepada penulis.
Mengingat sifat surat yang resmi, kamu perlu membubuhkan materai ketika menulis surat ini. Hal tersebut akan meningkatkan keabsahan surat sebagai alat hukum.
- Penerima surat: Instansi pemerintahan, institusi swasta, maupun pengadilan
- Hal yang harus diikutsertakan: Tanggal pembuatan surat, nama penerima, identitas penulis, tanda tangan penulis, nama terang penulis
9. Surat Pernyataan Utang
Contoh surat pernyataan selanjutnya adalah surat pernyataan utang. Surat ini merupakan jenis pernyataan tertulis yang menjelaskan mengenai beban utang yang dimiliki seseorang. Biasanya, seseorang membuat surat semacam ini untuk memastikan bahwa dirinya akan bisa membayar utang tersebut di kemudian hari.
Surat ini jelas mencantumkan identitas lengkap dari pihak yang memiliki utang terhadap penerima surat tersebut. Selain identitas, data mengenai besaran utang dan bentuknya pun akan tertuang di dalam pernyataan utang tertulis tersebut. Semuanya harus dituliskan dengan jelas agar tidak muncul kesalahpahaman.
Berikutnya, orang yang memiliki utang harus menuliskan kapan dirinya berencana untuk membayar utang tersebut. Selain itu, biasanya surat juga menjelaskan mengenai cara yang akan digunakan untuk membayar utang.
Mengingat dokumen ini sangat penting dan melibatkan uang, pada umumnya, kamu harus menyiapkan materai sebelum menandatangani sebuah surat pernyataan utang.
- Penerima surat: Pihak yang memberikan utang
- Hal yang harus diikutsertakan: Tanggal pembuatan surat, nama penerima, identitas orang yang berutang, besar utang yang diajukan, metode pembayaran utang, tanda tangan penulis, nama terang penulis
10. Surat Keterangan Waris
Pastinya kamu tahu bahwa setiap individu yang memiliki aset disarankan untuk mengatur warisannya. Dengan begitu, ketika dirinya meninggal nantinya, tidak akan ada sengketa mengenai aset tersebut yang bisa menimbulkan masalah hukum maupun sosial.
Surat keterangan waris merupakan surat yang harus dibuat langsung oleh pemilik aset asli tanpa paksaan pihak manapun. Bisa juga terdapat saksi yang mengawasi pembuatan surat ini, seperti notaris, terutama jika aset yang diwariskan memiliki nilai yang cukup besar.
Biasanya surat dimulai dengan identitas orang yang memberi warisan. Setelah itu, surat akan menjabarkan mengenai aset-aset apa saja yang diwariskan beserta nilai aset-aset tersebut. Surat tersebut juga perlu mencantumkan siapa yang akan diberikan hak atas aset yang disebutkan dan bagaimana transfer kepemilikan aset akan dilakukan.
Tentunya surat semacam ini membutuhkan materai untuk meningkatkan kekuatan hukumnya. Selain itu, apabila bekerja sama dengan notaris dalam penyusunannya, surat juga akan mendapatkan cap dari notaris tersebut.
- Penerima surat: Pewaris
- Hal yang harus diikutsertakan: Tanggal pembuatan surat, nama penerima warisan, nama pemilik aset, aset-aset yang akan diwariskan, syarat-syarat ketentuan terkait warisan, tanda tangan penulis, nama terang penulis
Banyak bukan contoh surat pernyataan di luar sana? Ada lebih banyak lagi jenis surat pernyataan sesuai dengan tujuan pembuatannya. Perlu diingat bahwa kamu tidak bisa sembarangan membuat sebuah surat pernyataan. Surat ini bisa membantu kamu, tetapi bisa juga mempersulitmu di kemudian hari jika kamu melanggarnya.
