Dalam prosedur standar penerimaan tamu, ada cara menyambut tamu hotel yang seringkali diterapkan oleh pihak hotel demi menciptakan kesan pertama yang positif.
Jadi, tidak heran jika setiap hotel akan mengupayakan prosedur terbaik agar tamu merasa disambut dengan hangat dan mendapatkan pelayanan yang ramah.
Umumnya, staf hotel terkait seperti staf penerima tamu hingga Bell Boy, sudah dibekali pengetahuan tentang SOP penyambutan tamu agar terhindar dari komplain atau kesan buruk.
Nah, untuk penjelasan lebih lanjut, simak pembahasan tentang beberapa cara menyambut tamu hotel untuk kesan pertama yang baik.
Daftar ISI
Cara Menyambut Tamu Hotel
Dalam praktiknya, penyambutan tamu yang diterapkan di semua hotel menerapkan cara-cara yang secara umum hampir sama.
Berikut ini beberapa cara menyambut tamu hotel yang sering diterapkan pegawai hotel sejak tamu tiba hingga menuju kamar yang sudah disiapkan.
1. Memberi Salam / Greeting
Cara untuk menyambut tamu hotel yang wajib dijalankan pertama kali adalah memberi salam, atau dikenal juga dengan istilah greeting.
Prosedur ini menjadi langkah pertama dalam runtutan proses penyambutan tamu saat sudah tiba di hotel, bahkan sejak masuk gerbang hotel.
Salam yang disertai dengan senyum akan memberikan kesan sambutan hangat seolah kedatangan tamu memang sudah ditunggu-tunggu oleh pihak hotel.
Cara penyambutan dengan salam dan senyum sekaligus akan membuat tamu merasa dihargai dan diterima dengan baik.
2. Memperkenalkan Diri Kepada Tamu
Cara berikutnya untuk menyambut tamu hotel dilanjutkan dengan perkenalan diri dari petugas penerima tamu.
Langkah setelah salam ini menjadi penting mengingat staf hotel diajarkan untuk menunjukkan rasa hormat dan menjaga etika di hadapan tamu.
Perkenalan dengan penuh rasa hormat, beretika, perkataan sopan, dan nada suara yang lembut akan menjadi langkah antisipasi atas kejadian yang tidak diharapkan.
Perlakuan semacam ini juga akan membuat tamu hotel merasa diterima berkat rasa hormat dan sopan santun yang ditunjukkan staf hotel.
3. Membantu Membawa Barang Bawaan Tamu
Setelah memperkenalkan diri, langkah menyambut tamu hotel selanjutnya yaitu membantu barang bawaan tamu seperti tas dan koper.
Biasanya, tugas semacam ini menjadi tanggung jawab Porter untuk melayani dan membawa barang bawaan tamu menuju ke lobby hotel.
Namun, sebelum membantu membawa tas, koper, atau barang bawaan lainnya, biasanya petugas hotel akan meminta izin kepada tamu terlebih dahulu.
Lalu, pastikan juga tamu sudah memberi izin untuk dibawakan barang bawaannya agar memudahkan mobilitas dan meringankan beban.
4. Mengantar Tamu ke Lobby
Setelah proses penyambutan awal, cara untuk menyambut tamu hotel berikutnya akan dilanjutkan dengan mengantar ke lobby hotel yang umumnya dekat dari pintu masuk hotel.
Bagi yang belum mengetahui, lobby hotel merupakan tempat khusus yang difungsikan sebagai tempat menunggu selama registrasi tamu sedang diproses.
5. Melanjutkan Proses Registrasi Tamu ke Front Office
Melanjutkan proses registrasi tamu ke bagian Front Office menjadi cara untuk menyambut tamu hotel saat check in.
Pada tahapan ini, biasanya Reseptionist akan mengajukan pertanyaan apakah tamu sudah melakukan reservasi kamar atau belum.
Jika sudah, akan ada pemeriksaan pembayaran pemesanan kamar untuk memastikan tamu sudah membayar melalui travel agent atau baru akan membayar di tempat.
Saat konfirmasi dan pembayaran selesai, tamu hotel akan diminta untuk mengisi formulir yang sudah disediakan.
Umumnya, tamu diwajibkan untuk menuliskan nomor pemesanan, nama, dan informasi lain yang dibutuhkan oleh pihak hotel.
Staff penerima di bagian Front Office harus memastikan formulir tersebut sudah terisi dengan lengkap dan meminjam paspor atau kartu identitas dari tamu sebagai syarat registrasi sudah terpenuhi.
Di luar pengisian formulir, tamu hotel juga akan diberikan penjelasan tentang fasilitas-fasilitas yang ada di hotel, seperti restoran, bar, kolam renang, dan lain sebagainya.
Tamu juga diperkenankan untuk mengajukan pertanyaan tentang layanan hotel kepada staff hotel dan berhak mendapatkan penjelasan secara terperinci.
6. Bell Boy Mengantar Tamu ke Kamar
Jika tidak ada pertanyaan dan proses registrasi telah selesai, biasanya tamu akan diberikan guest card, breakfast coupon atau kupon sarapan pagi, welcome drink coupon, dan kunci kamar.
Setelah itu, Receptionist akan memanggil Bell Boy untuk melanjutkan proses berikutnya dengan mengantar tamu ke kamar yang akan ditempati .
Saat mengantar tamu, Bell Boy juga akan membantu membawakan barang-barang milik tamu untuk diantarkan ke kamar.
Dalam memberikan pelayanan, Bell Boy dituntut untuk menunjukkan sikap ramah dan professional kepada tamu sebagai bagian dari prosedur standar pelayanan.
Tujuan Penerapan SOP dalam Cara Menyambut Tamu Hotel
Tata cara untuk menyambut tamu hotel yang dijelaskan tadi merupakan bentuk penerapan SOP yang wajib ditaati oleh semua staf hotel terkait.
Tujuan penerapan SOP terkait cara menyambut tamu hotel tersebut adalah untuk dijadikan pedoman bagi staf hotel dalam menjalankan tugasnya.
Sebab, setiap pegawai yang terlibat di bisnis perhotelan dituntut untuk memiliki andil dalam meningkatkan kepuasan pelanggan, salah satunya dalam hal cara penyambutan tamu.
Demikianlah informasi tentang beberapa cara menyambut tamu hotel untuk kesan pertama yang baik sejak tiba di pintu hotel, saat check in hingga menuju kamar yang sudah disiapkan.
Melalui pemahaman tersebut, baik pihak staf hotel maupun tamu hotel yang akan menginap akan memahami prosedur penyambutan tamu yang baik.
Pengetahuan tersebut akan menciptakan hubungan timbal balik yang positif dalam hal memberi dan menerima pelayanan demi meningkatkan kepuasan tamu hotel.
