Meminimalisir double booking di hotel bisa dilakukan dengan berbagai upaya antisipasi agar tidak menimbulkan dampak buruk bagi bisnis hotel.
Double booking adalah kondisi yang muncul saat sebuah kamar hotel dipesan oleh dua tamu berbeda dalam waktu yang bersamaan.
Umumnya, double booking bisa terjadi karena kesalahan sistem reservasi, penambahan atau penghapusan reservasi tanpa pemberitahuan hingga kurangnya integrasi sistem.
Lalu, bagaimana langkah untuk meminimalisir double booking di hotel? Simak penjelasan dalam artikel berikut ini.
Daftar ISI
Langkah untuk Meminimalisir Double Booking di Hotel
Demi kenyamanan tamu dan mencegah dampak buruk bagi hotel, sangat penting menerapkan langkah untuk meminimalisir double booking di hotel yang tepat, yaitu sebagai berikut.
1. Menggunakan Sistem Aplikasi
Salah satu langkah terbaik untuk meminimalisir double booking di hotel adalah dengan menggunakan sistem aplikasi yang terintegrasi.
Umumnya, beberapa hotel berbintang banyak menggunakan Property Management System (PMS) atau Hotel Management System (HMS) untuk membantu operasional hotel.
Penggunaan PMS atau HMS dapat mencegah double book serta membantu operasional hotel untuk pencatatan transaksi di Front Office, Restoran, sampai laporan keuangan hotel.
Hal ini dikarenakan dalam PMS atau HMS terdapat sistem untuk melaporkan ketersediaan kamar yang tersinkronisasi dengan daftar reservasi dan daftar tamu menginap.
2. Menggunakan Channel Manager
Hanya mengandalkan aplikasi PMS atau HMS saja ternyata masih ada cukup celah terjadi kemungkinan double book jika hotel bekerja sama dengan Online Travel Agent (OTA).
Pasalnya, reservasi melalui OTA akan menimbulkan kesulitan dalam pengaturan inventori kamar, terlebih jika hotel terdaftar di beberapa OTA.
Namun, penggunaan aplikasi PMS atau HMS yang terintegrasi dengan Channel Manager bisa menjadi solusi meminimalisir double booking kamar hotel.
Aplikasi Channel Manager dapat mengelola banyak OTA dalam satu akses atau dashboard secara efektif dan efisien.
Melalui aplikasi PMS atau HMS, Channel Manager, dan Website and booking engine yang sudah terintegrasi, reservasi dari banyak OTA akan ter-update secara otomatis.
3. Mengecek Email Reservasi Secara Berkala
Perkembangan teknologi yang memenuhi kebutuhan industri hotel untuk meminimalisir double booking memang cukup membantu.
Meski begitu, kemungkinan double book tetap masih bisa terjadi hingga penting untuk mengecek email reservasi secara berkala sebagai langkah antisipasi lanjutan.
Pengecekan email reservasi ini tetap diperlukan mengingat integrasi satu aplikasi ke aplikasi lainnya tidak selalu mulus akibat sistem mengalami gangguan atau down.
Ingat, PMS, Channel Manager, dan OTA adalah aplikasi yang berbeda hingga sangat mungkin terjadi masalah jika salah satunya mengalami gangguan.
Gangguan yang timbul akan berdampak pada tidak ada sinkronisasi inventori antara aplikasi PMS dan Channel Manager dengan OTA.
Dampak lain dari gangguan sistem tersebut juga dapat membuat reservasi yang dikirim OTA tidak sampai ke Front Office hotel karena tidak dapat masuk di Channel Manager.
Dampak Double Booking di Hotel
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, double book masih mungkin terjadi hingga cara untuk meminimalisir melalui ketiga langkah tadi harus diupayakan dengan maksimal.
Jika tidak, akan muncul berbagai dampak negatif yang akan merugikan kedua belah pihak, baik hotel sebagai penyedia jasa maupun tamu yang merupakan pengguna jasa.
Berikut ini dampak double booking di hotel yang mungkin akan terjadi jika tidak ada langkah atau upaya untuk memininalisir situasi.
1. Ketidakpuasan Tamu
Dampak yang muncul dari situasi double booking di hotel yaitu ketidakpuasan tamu yang merasa kecewa karena tidak mendapat kamar sesuai yang dipesan.
Ketidakpuasan ini akan berdampak buruk bagi reputasi hotel dan berpotensi memunculkan ulasan negatif dari tamu.
2. Kehilangan Loyalitas dari Tamu
Dampak negatif lain dari double booking adalah loyalitas tamu kepada hotel akah menurun atau bahkan hilang karena dianggap tidak profesional.
Akibat dari tamu yang merasakan pengalaman tersebut menjadi kecewa dan memutuskan beralih ke hotel lain.
3. Tamu Merasa Tidak Nyaman
Satu hal yang pasti, tamu akan merasa tidak nyaman saat berada dalam situasi double booking hingga harus dipindahkan ke kamar berbeda.
Bahkan jika okupansi hotel tinggi, kemungkinan memindahkan tamu ke akomodasi alternatif juga bisa diambil dan menambah ketidaknyamanan dari pihak tamu.
Hal ini dikarenakan proses pindah kamar atau pencarian akomodasi alternatif dapat mengganggu rencana liburan atau perjalanan bisnis dari tamu tersebut.
4. Kerugian Finansial
Tidak menutup kemungkinan jika rangkaian dampak double booking di hotel akan menimbulkan kerugian finansial bagi hotel.
Dalam situasi menghadapi kekecewaan tamu, mungkin saja hotel akan mengeluarkan biaya kompensasi atas dampak double booking yang dialami tamu.
Umumnya, jenis kompensasi yang ditawarkan berupa pemberian diskon, penggantian kamar di kelas yang lebih tinggi, atau pengembalian uang.
Keputusan untuk memberikan kompensasi menjadi langkah hotel meminimalisir kemungkinan kehilangan loyalitas tamu meski akhirnya berdampak pada kerugian finansial.
Terlebih jika kompensasi berupa pengembalian uang, hotel akan kehilangan pendapatan potensial dari kamar-kamar lain yang sebenarnya masih bisa dijual.
Itulah tadi pembahasan tentang langkah untuk meminimalisir double booking di hotel yang dapat dijadikan solusi demi mengurangi dampak negatif yang akan timbul.
Dengan meminimalisir double booking di hotel, kemungkinan kerugian materil dan nonmateril bisa teratasi dengan lebih baik.
