Dalam sebuah organisasi atau instansi tentunya terdapat bagian penting untuk mengurus berkas atau dokumen yang ada, yaitu administrasi umum. Kemudian dari bagian administrasi umum ini banyak hal yang bisa dicari tahu lebih dalam. Agar lebih paham mengenai bagian tersebut, simak penjelasan berikut ini.
Daftar ISI
Pengertian
Sebelum ke penjelasan lebih lanjut, perlu diketahui terlebih dahulu pengertian dari administrasi umum ini. Administrasi dalam artian secara luas adalah sebuah rangkaian kerja yang dilakukan sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Kemudian administrasi secara sempit memiliki artian yaitu sebuah pekerjaan yang mengatur dan melakukan kegiatan tulis menulis, mencatat, dan pembukuan yang dilakukan dalam organisasi atau instansi.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa administrasi umum merupakan pekerjaan yang dilakukan untuk mengorganisir, mengendalikan, mencatat, dan mengawasi sebuah organisasi atau instansi. Tentunya dalam melakukannya memanfaatkan sumber daya manusia secara maksimal agar tujuan bisa tercapai.
Unsur-Unsur di Dalamnya
Lalu di dalam administrasi umum terdapat beberapa unsur agar terbentuk hal positif dan berkaitan dengan fungsinya demi kepentingan organisasi atau instansi. Unsur-unsur tersebut, antara lain:
1. Organisasi
Dalam melakukan administrasi ini tentunya harus ada sebuah organisasi. Perlu diketahui bahwa organisasi bisa disebut tempat untuk melakukan pekerjaan administrasi. Dengan kata lain, organisasi tersebut bisa menjadi sebuah wadah untuk menghimpun para pekerjanya.
2. Manajemen
Unsur selanjutnya adalah manajemen. Dalam hal administrasi, manajemen merupakan sebuah alat untuk melaksanakannya. Lalu dalam pelaksanaannya meliputi pengatur, penggerak, tenaga operasional, dan manajer. Selain itu, manajemen juga dibagi 2 bagian, yaitu lower manajemen dan top manajemen.
3. Kepegawaian
Berikutnya yaitu unsur kepegawaian. Unsur ini berhubungan dengan pemanfaatan sumber daya manusia. Lalu dalam administrasi sendiri terdapat proses yang berkesinambungan antara penerimaan, penempatan, pendayagunaan, dan pengakhiran kerja.
4. Komunikasi
Ada juga unsur komunikasi dalam administrasi umum. Unsur ini ada karena administrasi mengatur hubungan komunikasi divisi satu dengan lainnya dalam satu organisasi agar tidak terjadi miss komunikasi dan berita yang kurang benar.
Nantinya untuk mengkomunikasikannya, administrasi bisa membuat surat atau warta. Dengan begitu informasi atau isu yang tersebar bisa jelas dan terjalin komunikasi yang baik dari manajemen, administrasi, dan klien.
5. Perbekalan
Unsur yang ada dalam administrasi umum lainnya adalah perbekalan. Nantinya administrasi ini akan mendata semua ketersediaan barang yang ada di dalam organisasi atau perusahaan. Sehingga akan berkaitan dengan pengadaan barang, penyimpanan, dan pemusnahan barang.
6. Keuangan
Terdapat juga unsur keuangan yang dalam administrasi sendiri berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerja sama untuk memperoleh pendanaannya hingga pertanggungjawabannya. Misalnya saja dengan melakukan proses administrasi pembelian, penjualan, sumber dana, kontrak, dan sewa.
7. Hubungan Masyarakat
Salah satu unsur dalam administrasi umum adalah hubungan masyarakat. Hubungan masyarakat ini bisa juga dibilang public relation yang nantinya akan menjalin hubungan baik kepada klien, lalu membuat peraturan-peraturan yang berkaitan dengan bagaimana menjalin hubungan kepada mereka.
8. Tata Usaha
Kemudian ada juga unsur tata usaha. Biasanya akan ada bagian tata usaha di sekolah, perkantoran, organisasi, dan lainnya. Nantinya dalam hal ini akan melakukan pencatatan, penyimpanan, dan pengiriman data atau informasi. Sehingga unsur ini penting karena menjadi sumber informasi organisasi atau perusahaan.
Ciri-Ciri
Adapun ciri-ciri dari administrasi umum yang perlu dipahami, yaitu:
- Dalam administrasi terdapat sekelompok orang yang terdiri dari dua orang atau lebih.
- Dalam administrasi ini memiliki tujuan yang jelas.
- Adanya proses atau usaha kerja di dalam administrasi.
- Kegiatan administrasi selalu dilaksanakan dengan kerja sama.
- Untuk melakukan kegiatan administrasi terdapat pemimpin, pembimbing, dan pengawas.
Tujuan Administrasi Umum
Dari adanya administrasi ini, tentunya dalam pelaksanaannya terdapat tujuan yang akan dicapai, yaitu:
1. Menyusun Program Usaha
Tujuan pertama dalam administrasi adalah menyusun program usaha. Nantinya dalam menyusun program usaha ini akan diperlukan informasi dan data yang didapatkan dari aktivitas-aktivitas administrasi. Dengan begitu, administrasi harus dilakukan secara terukur agar data dan informasi mudah didapatkan.
2. Pemantauan Aktivitas AdministrasI
Kegiatan atau aktivitas administrasi ini biasanya jumlahnya cukup banyak dan harus dilakukan secara sistematis serta teratur. Dengan begitu, pelaku administrasi yang baik harus bisa mengetahui apa, kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana aktivitas tersebut dilaksanakan.
3. Evaluasi Kegiatan Organisasi
Selanjutnya, tujuan dari administrasi adalah mengevaluasi kegiatan organisasi. Nantinya dengan adanya sistem organisasi yang baik akan mudah untuk melihat informasi dan data di dalamnya. Dengan begitu, ketika mendapati informasi dan data yang dirasa kurang, maka bisa melakukan evaluasi agar menjadi lebih baik.
4. Memastikan Keamanan Kegiatan
Adapun tujuan dari administrasi adalah memastikan keamanan kegiatan di dalamnya. Dalam melaksanakan kegiatan, perusahaan atau organisasi harus memperoleh keamanan yang pasti. Sehingga perlu adanya sistem administrasi yang baik agar bisa mengecek keamanan perusahaan dari internal dan eksternal.
Fungsi
Perlu diketahui juga bahwa terdapat beberapa fungsi dari administrasi umum ini, antara lain:
1. Perencanaan (Planning)
Fungsi administrasi umum yang pertama adalah perencanaan yang akan menjadi menjadi langkah awal dalam melaksanakan kegiatan. Nantinya pada bagian administrasi akan melakukan pengumpulan data, mengolah datanya, dan menyusun perencanaannya.
2. Penyusunan (Organizing)
Dalam administrasi ini memiliki fungsi untuk mengorganisir agar membentuk komunikasi dan hubungan baik antar anggota. Dengan begitu dapat mencapai tujuan perusahaan atau organisasi secara lebih mudah.
3. Mengoordinasi (Coordinating)
Fungsi berikutnya adalah untuk mengoordinasi. Mengoordinasi ini bertujuan untuk membuat kegiatan organisasi atau perusahaan menjadi lancar dan terhindar dari hambatan serta masalah.
4. Laporan (Reporting)
Fungsi selanjutnya dari administrasi umum adalah melaporkan yang nantinya akan menyampaikan seperti apa perkembangannya dan hasil kegiatan yang dilakukan di organisasi atau perusahaan. Selain itu, fungsi lainnya juga untuk melihat kinerja anggota dalam bagiannya masing-masing.
5. Penempatan Posisi (Staffing)
Untuk fungsi lainnya adalah penempatan posisi sumber daya manusia dalam organisasi atau perusahaan. Nantinya hal tersebut termasuk penerimaan tenaga ahli, perlengkapan, dan pengembangan.
6. Bimbingan (Directing)
Dalam administrasi ini juga memiliki fungsi bimbingan. Maksud dari hal tersebut yaitu dengan memberikan arahan, saran, atau perintah kepada anggota atau karyawan agar kegiatan berjalan lancar.
7. Pembuatan Anggaran (Budgeting)
Demi meningkatkan kinerja dan pengembangan organisasi atau perusahaan, perlu adanya anggaran. Dengan begitu, posisi administrasi ini memiliki fungsi untuk membuat anggaran yang akan digunakan kedepannya.
Contoh Kegiatan
Agar lebih paham lagi, ada beberapa contoh kegiatan yang tergolong sebagai administrasi umum, yaitu:
- Administrasi pendidikan: membuat jadwal pelajaran, mengatur kegiatan sekolah, dan mengurus surat.
- Administrasi kependudukan: membuat KTP, akta, kartu keluarga, dan lainnya.
- Administrasi keuangan: membuat faktur, laporan keuangan, dan lainnya.
- Administrasi perkantoran: membuat surat masuk keluar barang, daftar hadir anggota atau pegawai, dan lainnya.
- Administrasi negara: membuat tata cara pelayanan publik, aturan, dan lainnya.
Kesimpulan
Itulah beberapa penjelasan mengenai administrasi umum yang bisa dipahami. Harapannya, kamu jadi tahu bahwa kegiatan yang berhubungan dengan administrasi memiliki banyak sekali hal yang harus dilakukan.
