Dalam bidang hospitality, para pelaku bisnis perhotelan pasti sudah cukup memahami pengertian Butler hotel.

Namun, bagi orang awam, istilah buttler sering kali identik dengan image pelayan yang berpakaian rapi dan bertanggung jawab atas pelayanan terbaik untuk pelanggan.

Padahal konsep pelayan dan pekerjaan sebagai buttler hotel justru memiliki perbedaan yang cukup signifikan mengenai tugas-tugasnya.

Nah, jika ingin mengetahui lebih lanjut, berikut penjelasan tentang pengertian Butler hotel beserta tugas dan SOP yang dijalankan.

Pengertian Butler Hotel

Butler hotel adalah karyawan hotel yang terlatih dalam memberikan pelayanan pribadi kepada tamu agar merasakan pengalaman terbaik selama menginap.

Layanan yang dimaksud meliputi bagian Front Office, Housekeeping, dan Food & Beverage yang terbilang cukup krusial dalam menjamin kepuasan tamu hotel.

Umumnya, cakupan kerja Butler di hotel juga meliputi penyambutan dan pemeriksaan tamu, membuat pengaturan makan dan hiburan, serta menjaga kamar sesuai dengan standar.

Dalam praktik bisnis perhotelan, seorang Butler bisa menempati posisi sebagai Senior Manager Hotel yang mengepalai seluruh staf dan petugas hotel.

Tugas Butler Hotel

Untuk pembahasan lebih lanjut, ada beberapa tugas Butler hotel di masing-masing bidang yang penting untuk diketahui, antara lain sebagai berikut.

1. Front Office Departement

Berikut ini beberapa tugas Butler di hotel dalam bidang Front Office Departement yang umum dilakukan demi pelayanan maksimal kepada tamu.

• Membantu tamu saat memesan kamar hotel.
• Memberikan informasi terkait layanan dan fasilitas hotel
• Membantu mengantarkan pesan, baik dalam bentuk surat maupun fax ke kamar tamu dan mencatatnya di log book.
• Menyampaikan informasi kepada Concierge jika ada tamu yang memasukkan orang lain tanpa izin atau mendaftar terlebih dahulu.

2. Housekeeping Departement

Sedangkan di bidang Housekeeping Departement, tugas Buttler di hotel berkaitan dengan beberapa hal berikut ini.

• Memberitahukan informasi terkait kamar atau ruangan di hotel yang kotor kepada room boy.
• Menyampaikan laporan ke Housekeeping office saat ada tamu yang check-out agar pembersihan kamar bisa segera ditangani.
• Membuat laporan work order jika ada kamar yang perlu perbaikan.
• Membantu melakukan open bed jika dibutuhkan.

3. Food & Beverage Departement

Sedangkan tanggung jawab Buttler hotel di bidang Food & Beverage Departement biasanya berkaitan dengan tugas-tugas berikut ini.

• Mengatur peralatan makan yang dibutuhkan agar terlihat rapi.
• Membantu tugas staf Room Service untuk menawarkan makanan dan minuman pada tamu yang menginap.
• Memantau pelayanan untuk tamu VIP agar mendapatkan kebutuhan yang memuaskan di area minibar.

 SOP Butler Hotel

SOP Butler hotel yang harus dijalankan meliputi Guest Pre-arrival Preparation, Guest Arrival Procedure, dan Evening Service.

1. Guest Pre-arrival Preparation

Guest Pre-arrival Preparation merupakan persiapan sebelum kedatangan tamu dengan prosedur tertentu berikut ini yang harus dijalankan Buttler hotel.

• Melakukan pengecekan awal terkait daftar reservasi tamu melalui PMS dan mengkonfirmasi kedatangan.
• Menyampaikan profil dan kebutuhan tamu sesuai preferensi yang akan menginap kepada departemen terkait.
• Memastikan persiapan kamar dilakukan dengan baik sesuai permintaan tamu yang memesan, terlebih jika ada permintaan tambahan atau khusus.
• Menyiapkan formulir pendaftaran tamu dan mengatur transfer bandara jika dibutuhkan.
• Membuat persiapan welcome amenities, seperti welcome drink untuk menyambut kedatangan tamu.

2. Guest Arrival Procedure

SOP selanjutnya yaitu tahapan Guest Arrival Procedure yang meliputi beberapa langkah persiapan berikut ini.

• Penyambutan tamu yang ramah dan profesional.
• Menyajikan welcome drink.
• Memastikan proses check-in tamu di Front Office tidak mengalami kendala atau jika diperlukan bisa menawarkan check-in pribadi.
• Memastikan kamar sudah siap dan bekerja sama dengan concierge terkait barang bawaan tamu.
• Memperkenalkan semua fasilitas akomodasi di hotel kepada tamu informasi penting lainnya agar tamu merasa nyaman selama menginap.
• Menanyakan tentang waktu makan malam dan preferensi lainnya dari tamu.

3. Evening Service

Prosedur standar dari Butler hotel untuk tahapan evening service selama tamu menginap meliputi hal-hal berikut ini.

• Memastikan perlengkapan tamu sudah dibawa sebelum makan malam.
• Mengantar tamu ke restoran sesuai meja yang dipesan.
• Melayani tamu saat ada acara khusus yang diminta dan bekerja sama dengan semua departemen terkait demi kepuasan tamu.
• Memastikan kamar tamu sudah dirapikan dan melayani permintaan fasilitas khusus, termasuk jika membutuhkan penggantian amenities baru sesuai preferensi.
• Membuat pemesanan tiket transportasi untuk tamu jika membutuhkan bantuan.
• Memeriksa stok mini bar dan melakukan update guest history.
• Sigap melayani tamu saat dibutuhkan.

Demikianlah penjelasan tentang pengertian Butler hotel beserta tugas dan SOP yang dijalankan yang sudah kami rangkum agar memudahkan pemahaman.

Melalui informasi tersebut, kamu bisa mendapat gambaran umum pengertian Butler hotel hingga lebih mudah dalam menjalankan atau mendelegasikan tugas.

Selain itu, kamu juga bisa menemukan istilah di bidang perhotelan lainnya untuk menambah wawasan dan memperluas pengetahuan sebagai pelaku bisnis hospitality.