Conference Room hotel biasanya disediakan sebagai fasilitas yang dapat digunakan oleh suatu komunitas atau kelompok tertentu ketika ingin menyampaikan informasi kepada publik.
Selama ini, mungkin kita sering mendengar kata konferensi pers atau jumpa pers, dimana ini merupakan suatu aktivitas penyampaian informasi kepada public yang dilakukan oleh sekelompok orang.
Sebut saja contohnya seperti ketika sebelum mengadakan pertandingan sepak bola yang dilakukan oleh dua tim. Sebelumnya, mereka akan melakukan konferensi pers yang di wakili oleh pelatih dan salah satu anggota dari masing-masing tim.
Nah, ketika para tim ini ingin mengadakan konferensi pers dilakukan di ruangan khusus yang disebut dengan istilah Conference Room.
Daftar ISI
Apa itu Conference Room
Conference Room adalah ruangan khusus yang dirancang sebagai tempat pertemuan sekelompok orang untuk mendiskusikan ide atau menyampaikan informasi kepada publik.
Biasanya, ruang konferensi digunakan untuk beberapa kegiatan seperti rapat, workshop, dan pertemuan penting lainnya.
Ruang konferensi memiliki luas dan kapasitas yang bervariasi. Secara umum, luas ruangan konferensi berkisar 100 s.d 200 meter persegi. Untuk kapasitasnya biasanya berkisar 60 s.d 300 orang.
Namun, ada juga ruangan konferensi yang lebih luas daripada itu yang biasa digunakan untuk kegiatan konferensi internasional atau acara besar lainnya.
Selain meja dan kursi, ruangan konferensi juga dilengkapi berbagai fasilitas yang dapat menunjang kelancaran kegiatan.
Fasilitas Conference Room
Untuk menunjang aktivitas sekelompok orang ketika melakukan kegiatan conference pers di ruangan konferensi, maka disediakan beberapa fasilitas pendukung.
Fasilitas yang ada di Conference Room, antara lain:
- Meja dan kursi
- Proyektor atau layar
- Papan tulis atau whiteboard
- Podium
- Papan nama
- Interpreter
- Sound system
- Koneksi internet
- Peralatan persentasi
- Alat tulis dan kertas
- Akses listrik yang memadai
- Pencahayaan yang baik
- AC atau sistem pendingin
- Konsumsi
- Dokumentasi
Fungsi Conference Room
Conference Room hotel memiliki beberapa fungsi, antara lain:
1. Mengadakan Rapat
Salah satu fungsi utama conference room atau ruangan konferensi yaitu dapat digunakan untuk mengadakan rapat, baik untuk rapat formal maupun informal.
Penggunaan ruangan konferensi memiliki tujuan agar para peserta rapat bisa fokus terhadap hal-hal yang dibahas dalam pertemuan.
Ruangan konferensi ini bisa digunakan untuk acara pertemuan seperti membahas keperluan bisnis, berkoordinasi dengan tim atau klien, atau hal-hal lain yang berkaitan dengan masalah perusahaan.
2. Melakukan Konferensi Pers
Conference Room juga berfungsi untuk kegiatan wawancara atau yang lebih dikenal dengan istilah konferensi pers.
Melakukan konferensi pers di ruangan konferensi dapat memberikan kelancaran pada jalannya kegiatan. Karena, segala fasilitas yang dibutuhkan untuk acara konferensi pers sudah disediakan oleh pihak hotel.
Termasuk fasilitas seperti sound system, meja, kursi, podium, papan nama, proyektor, hingga konsumsi.
3. Workshop dan Seminar
Fungsi lain dari Conference Room yaitu dapat digunakan untuk acara workshop ataupun seminar. Kedua kegiatan tersebut biasanya melibatkan beberapa orang peserta dan membutuhkan fasilitas yang memadai untuk memaksimalkan interksi antara narasumber dan audiens.
Melakukan kegiatan workshop atau seminar di ruangan konferensi merupakan pilihan yang ideal. Sebab, di ruangan konferensi biasanya sudah disediakan fasilitas yang lengkap.
Termasuk fasilitas ATK, proyektor, sound sistem, dan berbagai fasilitas lainnya yang dapat menunjang kenyamanan dan kelancaran selama kegiatan berlangsung.
4. Melakukan Negosiasi atau Persentasi
Ruangan konferensi juga bisa digunakan untuk acara persentasi atau melakukan negosiasi kepada klien ataupun mitra bisnis.
Seperti yang diketahui bahwa biasanya untuk melakukan negosiasi dengan klien atau mitra bisnis, perlu adanya ruangan khusus yang lebih kondusif.
Hal ini digunakan agar diskusi dapat dilakukan dengan aman dan nyaman tanpa gangguan. Karena ruangan konferensi dirancang dimana dapat diatur menjadi ruangan privat yang dapat menyesuaikan dengan kebutuhan.
Manfaat Penggunaan Conference Room
Selain memiliki beberapa fungsi, ruangan konferensi juga memiliki beberapa manfaat untuk berbagai kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, antara lain:
- Meningkatkan produktivitas dan efisiensi pekerjaan
- Membangung kepercayaan dan kemitraan
- Hemat biaya
- Mendukung pertumbuhan dan inovasi bisnis
Jadi, itulah pembahasan singkat tentang apa itu Conference Room serta apa fungsi, manfaat, dan fasilitas yang ada didalamnya.
Semoga dengan pembahasan dan pemaparan diatas dapat memudahkan dalam memahami pengertian dari ruangan konferensi atau Conference Room.
