Purchasing adalah salah satu bagian dari departement Finance dan Accounting yang ada di setiap perusahaan termasuk bisnis perhotelan.
Sebuah company dalam menjalankan usaha dan bisnisnya pasti akan membutuhkan pihak ketiga dalam hal ini supplier untuk kelancaran usahanya.
Nah inilah tugas dari seorang purchasing team yang paling krusial, menjadi representatif dari pihak hotel untuk membangun relasi dengan pihak ketiga dalam hal pengadaan barang atau amenities di hotel.
Pengertian Purchasing
Purchasing adalah kata yang berasal dari bahasa Inggris. Kata ini kerap dipakai dalam Industri-industri luar negeri. Bila diterjemahkan langsung, Purchasing dalam bahasa Indonesia berarti pembelian.
Jadi, purchasing adalah kegiatan yang berhubungan dengan pembelian atau pengadaan barang di sebuah company atau perusahaan.
Di hotel sendiri, purchasing masuk ke dalam departement Finance dan Accounting dalam struktur organisasinya.
Purchasing di hotel bertugas dalam mencari supplier-supplier yang mendukung operational kerja hotel setiap harinya.
Baca juga: Bocoran Gaji Kerja di Hotel Terbaru, Lengkap Semua Posisi
Tak hanya itu, diharapkan nantinya supplier tersebut dapat bekerja sama untuk memasok kebutuhan logistik untuk setiap departement yang ada di hotel.
Sebelum melakukan pembelian, purchasing staff harus sudah menerima Purchase Request atau Market List dari department – department yang lain sudah ditandatangani oleh manajer masing-masing department yang bersangkutan dan di check oleh Cost Control.
Setelah Purchase Request atau Market List datang, purchasing harus memilih yang mana harus di order dan yang mana tidak, di karenakan supaya tidak ada pemborosan pembelian atau Double Order. Purchase Order akan dicetak jika barang telah dikirimkan dan diterima oleh pihak Receiving.
Vendor akan mengantarkan barang pesanan itu pada pihak hotel dan barang itu diterima langsung Receiving di bawah naungan Purchasing Deparment sebagai bukti jika barang itu telah diterima oleh pihak hotel.
Setelah receiving menerima, maka segera di posting untuk diserahkan ke Purchasing Department. Receiving memberi semua invoice dari beberapa vendor sebagai bukti pesan barang yang di order.
Skill Menjadi Seorang Purchasing
Untuk menjalankan tugas sebagai seorang purchasing, ada beberapa skill yang wajib kamu miliki seperti :
1. Komunikasi
Tidak hanya purchasing, sepertinya semua profesi wajib memiliki skill komunikasi yang bagus. Staf purchasing harus berbicara dengan departemen-departemen lain dalam perusahaan entah itu internal departement ataupun eksternal.
Tidak hanya itu saja, bagian purchasing harus juga mengetahui keperluan semua departemen, dan menjaga hubungan baik dengan supplier dan vendor. Maka ketrampilan dalam berbicara penting untuk staf purchasing.
2. Negosiasi
Karena purchasing adalah berhubungan dengan pembelian otomatis kemampuan bernegosiasi harus dikuasai. Saat menerima penawaran dari supplier dan vendor, tentu saja angka-angka yang ada dalam list tersebut harus direview dan dicari juga perbandingan denga supplier lain.
Di momen seperti inilah skill negosisasi dari staff purchasing sangat diperlukan. Mampu menekan biaya dari sisi pembelian barang tentu akan membantu perusahaan dari sisi costing bukan?
3. Networking yang Luas
Kita tahu bersama dihotel sendiri ada beberapa divisi didalamnya. Tentunya setiap divisi mempunyai kebutuhan akan barang – barang yang berbeda. Misalnya, departemen food and beverage akan lebih sering membutuhkan bahan-bahan makanan dan minuman.
Back office seperti sales dan marketing akan lebih sering membutuhkan alat-alat tulis. Sebagai seorang purchasing staff kamu harus punya banyak kenalan supplier dan vendor untuk memenuhi semua kebutuhan divisi yang ada.
4. Document Filling
Skill administrasi ini wajib dimiliki oleh purchasing staff karena akan banyak sekali dokumen-dokumen penting yang harus diarsipkan. Filling dan administrasi yang tidak rapi tentu akan mempengaruhi produktvitas pekerjaan dari team purchasing ini.
Contoh Jobdesk Purchasing Manager Hotel
Berikut ini adalah contoh jobdesk purchasing manager di hotel :
- Bertanggung jawab atas pembelian dan pembelian ulang atas persediaan, makanan dan minuman serta permintaan secara umum untuk hotel
- Menemukan vendor atau supplier yang tepat dan paling ekonomis, serta tepat waktu
- Mengumpulkan data untuk system permintaan pembelian yang paling effisien, meyakinkan total pembelian dan waktu pengiriman barang
- Bertanggung jawab terhadap system pelaksanaan penerimaan dan penyimpanan barang sesuai dengan standard mangemen yang berlaku
- Mengumpulkan penawaran untuk semua barang yang ada di persediaan maupun tidak seperti yang diminta, setelah menyeleksi pemasok (minimal tiga pemasok untuk perbandingan)
- Mengkoordinasikan dan menyelesaikan semua permintaan pembelian, mendapatkan harga dan syarat-syarat pembelian, menyerahkannya kepada financial controller atau accounting manager dan general manager untuk persetujuan
- Mendistribusikan surat perintah pembelian barang, menghubungi pemasok dan diberikan surat perintah pembelian, dengan tanggal pengiriman yang akan dibicarakan lebih rinci dan setujui
- Mengarsip semua surat perintah pembelian barang dan korespondensi lainnya
- Menjawab dan memberikan dokumen pendukung kepada bagian accounting yang sehubungan dengan surat tagihan, pembelian dan urusan lainnya secara umum
- Menetapkan harga berdasarkan penawaran, catalog, daftar harga penjualan, permintaan pelelangan etc
- Mengembangkan dan mengimplementasikan anggaran pembelian tahunan
- Mendukung dalam mencapai GOP yang diinginkan melalui pembatasan biaya yang telah ditetapkan oleh manajemen
- Memformulasikan dan mengarahkan penerapan kebijakan dan strategi pembelian
- Bertanggung jawab secara sistematis atas penggunaan formulir yang berhubungan dengan pembelian yaitu: Purchase Request, Purchase Order, Store Requisition, Bin Card dll dalam pelaksanaannya sesuai dengan standard peraturan dan prosedur sesuai dengan yang telah ditetapkan.
Contoh Jobdesk Purchasing Staff Hotel
- Membantu Purchasing Manager dalam tugas-tugas pembelian dan pembelian ulang atas persediaan, makanan dan minuman dan permintaan secara umum untuk hotel
- Membantu dalam mengumpulkan data untuk system permintaan pembelian yang paling effisien, meyakinkan total pembelian dan waktu pengiriman barang.
- Membantu dalam mengumpulkan penawaran untuk semua barang yang ada di persediaan maupun tidak seperti yang diminta, setelah menyeleksi pemasok (minimal tiga pemasok untuk perbandingan)
- Menjalankan kegiatan sehari-hari yang berhubungan dengan tugas-tugas administrasi / kesekretariatan seperti : pengetikan, pengarsipan, melengkapi formulir dan meminta tanda tangan autorisasi dari manajemen.
- Membatu Manager Pembelian untuk mengarsip semua surat perintah pembelian barang dan korespondensi lainnya berdasarkan perintah dari Manager Pembelian
- Menjaga kebersihan lokasi kantor dan seluruh area hotel sesuai dengan standard kebersihan dan kesehatan.
- Berhubungan dengan pemasok dan memastikan agar tetap menjadi nama baik hotel dalam setiap perbuatan
Berapa Gaji Purchasing Manager Hotel?
Mungkin inilah yang sering ditanyakan oleh banyak orang. Berapa sih rata-rata gaji seorang Purchasing Manager di sebuah perusahaan?
Berdasarkan indeed.com gaji pokok seorang purchasing manager adalah sekitar Rp 6 jutaan untuk wilayah Jakarta dan sekitarnya. Sementara di Surabaya mulai dari Rp 5 jutaan.
Tentu saja angka di atas bukan angka pasti, kembali lagi ke aturan perusahaan, pengalaman kerja dan kemampuan negosiasi gaji ketika proses interview. Jadi gimana siap berkarir di purchasing?
