Dalam memberikan pelayanan terbaik bagi semua tamu hotel, ada prosedur penanganan kamar Don’t Disturb yang dikhususkan dan wajib diketahui staf terkait.

Kamar dengan tanda Don’t Disturb atau DND ini, biasanya membutuhkan privasi yang lebih tinggi meski tetap harus mendapat pelayanan dari petugas hotel.

Oleh karena itu, berikut ini pembahasan tentang pengertian dan prosedur penanganan kamar Don’t Disturb yang tepat sebagai gambaran umum.

Pengertian Tanda Don’t Disturb

Tanda Don’t Disturb adalah tanda yang umumnya digantungkan di luar pintu kamar tamu hotel sebagai bentuk permintaan agar tidak diganggu.

Dikenal juga dengan sebutan DND sign, dalam Bahasa Indonesia tanda ini diartikan sebagai “Jangan Diganggu”.

Kamar dengan DND sign juga menjadi pemberitahuan bagi petugas Houskeeping tentang informasi penundaan layanan kebersihan di kamar tersebut.

Beberapa tamu juga kerap meminta penempatan tanda “Do Not Disturb” saat membutuhkan privasi, baik untuk kebutuhan bekerja maupun beristirahat tanpa gangguan.

Tujuan pemberian layanan ini sendiri tidak lepas dari keinginan hotel untuk menyediakan pengalaman menginap terbaik sesuai preferensi agar tamu merasa nyaman.

Saat waktu privat yang dibutuhkan dirasa cukup, tamu bisa melepaskan tanda DND dan menghubungi Resepsionis untuk layanan kebersihan atau kebutuhan lainnya.

Prosedur Penanganan Kamar Don’t Disturb

Berikut ini beberapa prosedur penanganan kamar Don’t Disturb yang tepat dan umum diterapkan di berbagai hotel maupun tipe akomodasi lainnya.

1. Langkah Pelayanan Kamar Tamu dengan DND Sign

Untuk prosedur umum penanganan kamar tamu dengan DND sign, berikut langkah-langkah yang harus dipatuhi petugas hotel.

• Saat akan membersihkan kamar dan sudah cukup dekat dengan pintu masuk, segera periksa terlebih dahulu apakah tamu yang menginap memasang tanda DND atau tidak.
• Biasanya, ada hotel yang menggunakan Lampu Jangan Ganggu di samping bel pintu dan ada juga yang meletakkan kartu kenop pintu bertanda DND.
• Jika melihat tanda “Don’t Distrub”, pastikan untuk tidak mengganggu tamu sementara waktu.
• Staf hotel dan petugas Housekeeping juga bisa melakukan penjadwalan ulang demi menghindari mengganggu tamu.

2. Prosedur Penanganan DND Untuk Tamu yang Akan Check-out

Selain prosedur umum, ada juga langkah penanganan untuk pelayanan tamu di kamar DNDn yang akan check-out yaitu sebagai berikut.

• Jika tamu sudah menjadwalkan waktu check-out, jangan mengganggu kamar DND hingga tamu berkemas untuk segera keluar.
• Andai melewati batas waktu check-out, pastikan untuk memberitahukan kepada Spv Housekeeping jika kamar tamu tersebut masih dalam status DND.
• Lalu, lakukan panggilan telepon ke kamar tamu untuk menanyakan apakah ada layanan yang masih diperlukan.
• Jika tidak ada respon, maka Supervisor harus segera menghubungi Resepsionis untuk memastikan tamu sudah check-out atau belum.
• Setelah terkonfirmasi tamu sudah keluar dari kamar, petugas Housekeeping baru diperbolehkan memasuki kamar untuk melakukan pembersihan.
• Pastikan untuk mencatat secara terperinci semua tindakan yang diambil di kamar berstatus DND.

3. Prosedur Penanganan DND Untuk Tamu yang Menginap

Sementara prosedur penanganan DND untuk tamu yang masih menginap, berikut beberapa langkah yang harus diterapkan.

• Tanda “Do Not Distrub” di kamar yang menunjukkan bahwa petugas harus menunda pemeriksaan dan pelayanan dilakukan dalam batas waktu tertentu atau sesuai permintaan tamu.
• Bila sampai sore hari masih belum ada jawaban dari tamu,  pengawas Housekeeping harus menelepon tamu untuk menanyakan kebutuhan membersihkan kamar.
• Tanyakan juga kepada tamu apakah menginginkan membutuhkan perlengkapan baru atau tidak, seperti  handuk dan fasilitas lainnya.
• Jika penawaran layanan ditolak, petugas shift malam harus menjadwalkan ulang untuk membersihkan kamar selama pelayanan malam.
• Jika tidak ada layanan malam hari, pastikan untuk menyelipkan catatan di bawah pintu kamar tamu.

4. Respons Petugas Terkait untuk Prosedur Penanganan DND di Situasi Khusus

Dalam praktiknya, perlu ada respons dari petugas terkait untuk prosedur penanganan DND dalam situasi khusus, antara lain sebagai berikut.

• Bila tamu terus menolak pelayanan, maka Manajer harus menelepon tamu untuk pengaturan ulang jadwal pembersihan kamar.
• Jika merasa ragu dan curiga tentang status kamar atau potensi insiden lainnya, maka Manajer bersama petugas keamanan diperbolehkan mengetuk dan memasuki kamar dengan master key.
• Dalam beberapa kasus, ada kemungkinan tamu tidak dalam keadaan sehat atau malah terjadi kecelakaan yang memerlukan intervensi dengan segera.
• Sebagai catatan tambahan, kamar hotel tidak boleh tidak dilayani selama lebih dari dua hari kecuali ada permintaan khusus dari tamu dan disetujui Manajer Umum.

Itulah tadi pembahasan tentang pengertian dan prosedur penanganan kamar Don’t Disturb yang tepat sebagai gambaran umum yang sudah kami rangkum.

Dengan informasi tersebut, kamu bisa lebih memahami prosedur penanganan kamar Don’t Disturb dengan lebih baik, terlebih jika bekerja di bidang hospitality.

Selain itu, kamu juga bisa menemukan istilah dan prosedur dalam bisnis perhotelan lainnya untuk menambah wawasan.