Sebagai langkah antisipasi, pihak hotel biasanya akan menerapkan tips menghindari overbook saat extend room hotel demi kenyamanan tamu.

Sayangnya, terkadang situasi overbooking masih sangat mungkin terjadi kapan pun, terlebih jika ada koordinasi yang minim antar departemen dalam mengelola operasional hotel.

Oleh karena itu, artikel kali ini akan membahas tentang tips efektif menghindari overbook saat extend room hotel yang bisa diterapkan manajemen.

Apa Itu Overbooking?

Sebelum membahas langkah antisipasi, tidak ada salahnya untuk mengetahui apa itu overbooking terlebih dahulu demi memudahkan pemahaman.

Overbooking adalah situasi di mana sebuah kamar hotel dipesan oleh dua tamu yang berbeda pada waktu  yang sama hingga terjadi tumpang tindih.

Umumnya, kejadian semacam ini tidak disengaja akibat beberapa faktor penyebab, seperti total reservasi yang lebih besar dibanding jumlah ketersediaan kamar.

Bahkan situasi overbooking juga bisa terjadi saat ada tamu menambah durasi waktu menginap secara mendadak sedangkan di lain sisi sudah ada tamu lain yang memesan kamar tersebut.

Dampak Overbooking

Dampak dari overbooking, termasuk dalam situasi extend room, umumnya memang cukup berpengaruh negatif pada tamu karena tidak mendapat kamar. tetapi juga bagi hotel sendiri.

Namun, ternyata ada beberapa dampak overbooking yang juga akan dirasakan tamu dan pihak hotel, berikut di antaranya.

• Tamu mendapat pengalaman buruk akibat tidak ada ketersediaan kamar meski sudah melakukan reservasi.
• Pengalaman tamu tersebut juga berpotensi memberikan ulasan negatif bagi hotel, baik di website resmi maupun situs-situs OTA.
• Hotel akan kehilangan pendapatan operasional dan bahkan masih harus menanggung pengeluaran ekstra sebagai ganti rugi untuk tamu.
• Ada kemungkinan hotel akan kehilangan tamu dan loyalitas pelanggan pasca mengalami situasi overbooking.
• Risiko kemitraan dengan agen juga berpotensi terputus jika situasi overbooking masih terus terjadi di masa mendatang tanpa ada upaya antisipasi.

Tips Menghindari Overbook Saat Extend Room Hotel

Ada beberapa tips menghindari overbook saat extend room hotel yang bisa diterapkan oleh pihak hotel demi meminimalkan dampak negatif yang mungkin muncul.

1. Gunakan Software Hotel

Salah satu tips menghindari overbook saat extend room hotel yaitu dengan memanfaatkan penggunaan software hotel.

Dengan teknologi software management system yang canggih, setiap pencatatan data antar departemen akan otomatis terintegrasi, termasuk Front Office dan Housekeeping.

Mulai dari data reservasi, tamu walk-in dan reservasi online, serta ketersediaan kamar sudah tercatat dengan akurat.

2. Cek Ketersediaan Kamar

Saat terjadi extend room hotel, hotel bisa menerapkan langkah efisien selanjutnya dengan melakukan pengecekan ketersediaan kamar.

Biasanya, langkah inventori kamar akan diambil dalam periode tertentu untuk mendapatkan data jumlah kamar yang tersedia dengan cepat melalui PMS dan channel manager.

3. Konfirmasi Extend Room Lebih Cepat Kepada Tamu

Pemberlakuan kebijakan terkait konfirmasi extend room yang lebih cepat dari tamu juga bisa menjadi langkah antisipasi menghindari overbook.

Saat mendekati tanggal check-out dalam data reservasi awal, pihak hotel harus aktif melakukan konfirmasi kepada tamu andai ada kemungkinan memperpanjang masa menginap.

Jika diperpanjang, petugas front desk bisa segera melakukan pembaruan data agar ketersediaan kamar yang bisa dijual sudah sesuai dengan kondisi real time.

Namun, jika tamu memutuskan untuk check-out sesuai jadwal, pihak hotel bisa segera mempersiapkan kamar untuk dijual pada tamu lain.

Kebijakan Hotel atas Situasi Overbooking

Dalam praktiknya, ada kebijakan hotel atas situasi overbooking yang mungkin terjadi sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada tamu yang dirugikan.

Jika hotel memiliki kamar dengan standar yang sama, berikan akomodasi tersebut tanpa ada biaya tambahan yang dibebankan.

Namun, jika tidak ada kamar lain, pihak hotel harus mencarikan akomodasi pengganti dengan standar yang sama atau lebih baik dan menanggung semua biayanya.

Beberapa hotel mungkin juga akan menawarkan pengembalian dana beserta kompensasi atas kerugian yang dialami jika tamu tidak berkenan mendapat penggantian kamar.

Hanya saja, setiap solusi tersebut kembali lagi pada kebijakan dari masing-masing hotel untuk mengatasi situasi overbook, baik karena extend room maupun human error.

Itulah tadi pembahasan tentang tips efektif menghindari overbook saat extend room hotel yang sudah kami rangkum untuk memudahkan pemahaman.

Dengan adanya informasi tips menghindari overbook saat extend room hotel tersebut, pelaku bisnis hospitality bisa melakukan langkah antisipasi yang terbaik.