Mengenal arti dari city ledger hotel menjadi penting bagi pelaku bisnis perhotelan karena perannya yang cukup pengaruh dalam manajemen keuangan hotel.

Dalam praktiknya, city ledger akan memberikan kemudahan bagi tamu hotel untuk menyelesaikan pembayaran dengan metode yang aman.

Jika ingin mengetahui lebih lanjut, simak pembahasan untuk mengenal arti city ledger hotel beserta manfaat dan cara penggunaannya.

Arti City Ledger Hotel

City ledger hotel adalah kumpulan rekening buku tamu sekaligus menjadi metode pembayaran untuk reservasi hotel yang bisa dipilih oleh tamu.

Umumnya, metode pembayaran city ledger yang cukup memudahkan ini dilakukan saat tamu melakukan pemesanan kamar melalui mitra hotel, seperti via Online Travel Agent (OTA).

Selain itu, biasanya pembayaran via metode city ledger akan dilakukan di akhir atau saat check-out hingga pihak hotel bisa menyelesaikan kebutuhan lainnya terlebih dahulu.

Dibandingkan pembayaran langsung dengan metode Pay at Hotel, cara pembayaran via city ledger lebih terjamin keamanannya.

Hal ini dikarenakan tamu yang memesan kamar sudah lebih dulu melakukan pembayaran penuh kepada mitra.

Artinya, hotel memiliki piutang dari mitra dan pembayaran tamu tadi akan diselesaikan pada akhir masa menginap setelah tamu check-out.

Dengan sistem ini, hotel akan diuntungkan karena ada jaminan tamu akan datang dan terhindar dari risiko tidak membayar biaya reservasi.

Bahkan metode city ledger ini juga memungkinkan hotel mengalami kecurangan internal karena pembayaran dari pelanggan akan langsung masuk ke rekening resmi hotel.

Manfaat City Ledger Hotel

Ada beberapa manfaat city ledger hotel yang perlu kamu ketahui sebagai pelaku bisnis hpspitality, antara lain sebagai berikut.

1. Fleksibilitas Pembayaran yang Mudah

Manfaat utama city ledger hotel yaitu adanya fleksibilitas pembayaran yang lebih mudah untuk pelanggan, baik dari aspek metode maupun jangka waktu.

Terlebih karena pembayaran reservasi dilakukan oleh mitra kepada hotel, jangka waktu pembayaran menjadi keuntungan tersendiri.

Mitra bisa membayar hutang reservasi sambil melakukan pengelolaan keuangan secara lebih baik dan menjadi pelanggan tetap.

2. Membangun Hubungan Erat dengan Pelanggan

Penerapan metode city ledger di hotel juga memiliki manfaat dalam perannya membangun hubungan yang erat antara hotel dan pelanggan setianya.

Fasilitas metode pembayaran secara kredit bisa diartikan jika hotel tidak ragu menunjukkan komitmen dan kepercayaan dalam menjalin hubungan yang saling menguntungkan.

Di damping itu, loyalitas pelanggan juga akan meningkat dan berpotensi memperkuat ikatan bisnis jangka panjang.

3. Akurasi Pencatatan dan Pelacakan Transaksi

Akurasi pencatatan dan pelacakan semua transaksi kredit juga menjadi manfaat lainnya dari metode city ledger di hotel.

Bahkan, transaksi yang sudah tercatat dengan baik juga bisa memberikan kejelasan terkait proses penagihan piutang hotel nantinya.

Hotel juga dimudahkan dalam hal informasi tagihan yang harus diselesaikan dan kebutuhan melacak pembayaran yang sudah dilakukan oleh pelanggan.

4. Manajemen Keuangan yang Efisien

Dengan city ledger dalam bisnis perhotelan, ada manfaat berupa pengelolaan manajemen keuangan hotel yang lebih efisien.

Mulai dari perencanaan jadwal penagihan, pengiriman faktur kepada pelanggan, hingga pelacakan atas tunggakan pembayaran yang proaktif.

Dampaknya, pihak manajemen hotel akan lebih mudah melakukan optimalisasi aliran kas keluar masuk demi menghindari masalah finansial.

5. Laporan Keuangan Lebih Akurat

City ledger juga menyediakan informasi dan data yang diperlukan untuk menyusun laporan keuangan yang lebih akurat.

Dalam praktiknya, hotel bisa menganalisis aliran kas, melakukan evaluasi kinerja keuangan, dan membuat keputusan bisnis yang strategis.

Berdasar data yang terdokumentasi dengan baik dalam city ledger hotel, tim manajemen bisnis terkait juga bisa mendapatkan cara pengelolaan keuangan yang terbaik.

Cara Penggunaan City Ledger untuk Hotel

Cara penggunaan city ledger untuk hotel bisa diterapkan melalui panduan langkah-langkah umum berikut ini.

1. Identifikasi Pelanggan

Cara penggunaan city ledger yang pertama yaitu dengan melakukan identifikasi pelanggan dan memastikan sudah memenuhi persyaratan untuk menggunakan metode ini.

Biasanya, tahapan ini akan melibatkan verifikasi identitas, pengecekan status kredit, hingga kepastian perjanjian kredit sebelumnya.

2. Proses Check-in

Melakukan proses check-in seperti biasa menjadi langkah penting selanjurnya untuk menggunakan bisa metode city ledger.

Hanya saja, perbedaannya terletak pada catatan pembayaran di mana pelanggan bisa memilih opsi metode pembayaran “City Ledger” atau “Pembayaran Kredit”.

3. Mencatat Transaksi

Langkah selanjutnya dalam penggunaan city ledger hotel dengan melakukan pencatatan transaksi selama tamu menginap.

Bukan hanya tarif kamar, tetapi juga penggunaan fasilitas hotel, konsumsi di restoran, hingga layanan berbayar lainnya.

Untuk memudahkan informasi data, pastikan semua perincian transaksi, tanggal, hingga jumlahnya tercantum dengan jelas dan detail.

4. Penagihan dan Pembayaran

Saat tamu menjalani tahapan check-out, langkah berikutnya yang harus diambil adalah membuat laporan akhir terkait semua transaksi dalam city ledger.

Kemudian, kirimkan faktur kepada tamu atau mitra terkait lengkap dengan perincian jumlah tagihan yang harus dibayarkan dan batas waktu pembayaran.

5. Pelacakan Pembayaran

Cara penggunaan city ledger selanjutnya berkaitan dengan pelacakan pembayaran yang sudah diterima oleh pelanggan.

Pastikan untuk mencatat tanggal pembayaran, jumlah yang diterima, dan metode pembayaran yang digunakan demi meminimalkan potensi masalah di masa mendatang.

6. Manajemen Tagihan Tertunggak

Jika masih ada pembayaran yang tertunggak melebihi batas waktu yang disepakati, tim manajemen bisa mengambil tindakan sesuai prosedur dalam kebijakan hotel.

Prosedur tindakan yang dimaksud bisa dengan mengirim reminder pembayaran, memulai proses penagihan lanjutan, hingga melibatkan perusahaan asuransi kredit.

7. Rekonsiliasi dan Pelaporan Keuangan

Pihak hotel juga bisa melakukan rekonsiliasi dan memeriksa kembali laporan keuangan untuk semua transaksi pelanggan di city ledger secara berkala.

Oleh karena itu, penting untuk membuat laporan yang lengkap dan akurat agar bisa memantau arus kas, melacak piutang, serta membuat analisis keuangan.

Demikianlah pembahasan untuk mengenal arti city ledger hotel beserta manfaat dan cara penggunaannya yang sudah kami rangkum.

Berdasar informasi tersebut, kamu bisa lebih mudah mengenal arti city ledger saat berkecimpung di bisnis perhotelan.