Author: Aris Susanto

Istilah room status sering kali muncul dan memang sudah cukup familier bagi pelaku maupun pekerja dalam bisnis perhotelan.

Biasanya, ada penggunaan kode-kode tertentu untuk menjelaskan status kamar yang ada di hotel untuk memudahkan identifikasi.

Nah, jika kamu ingin mengetahui lebih lanjut, berikut pembahasan tentang room status, pengertian dan kode beserta penjelasannya masing-masing.

Pengertian Room Status

Room status adalah status kamar hotel yang dibuat dengan kode-kode huruf tertentu untuk mengidentifikasi kondisi di dalamnya.

Biasanya, status kode ini akan menunjukkan kamar terisi, kosong, hingga keadaan-keadaan khusus lainnya yang perlu mendapat perhatian pihak hotel.

Dengan adanya room status hotel ini, staf yang bekerja akan semakin mudah berkoordinasi dan mengetahui kondisi kamar untuk mempermudah layanan kepada tamu.

Kode Room Status dan Penjelasan

Untuk memudahkan pemahaman, kamu bisa menyimak beberapa kode status dan penjelasannya berikut ini.

1. O (Occupied)

Kode room status hotel “O” atau Occupied menunjukkan jika kamar tersebut sedang atau masih digunakan tamu hingga semua fasilitas harus dipastikan berfungsi dengan baik.

2. OC (Occupied Clean)

“OC” (Occupied Clean) digunakan sebagai kode status kamar yang masih ditempati dan teregister secara sah pada tamu hotel di kamar yang bersih.

3. OD (Occupied Dirty)

Kode “OD” untuk Occupied Dirty merupakan status kamar yang sah ditempati oleh seseorang dan teregister sebagai tamu hotel pada kamar yang kotor.

Biasanya, kondisi ini terjadi karena adanya perubahan status dari “OC” ke “OD” setelah melewati satu malam stay.

4. ONL (Occupied No Luggage)

Jika kamar dengan status “ONL”, maka dapat diartikan tamu yang menginap tidak membawa bagasi atau hanya membawa tas kecil tanpa koper.

5. V (Vacant)

Kamar dengan kode “V” atau Vacant menunjukkan room status kosong dan siap untuk ditempati calon tamu lain sebab sudah dibersihkan oleh staf housekeeping.

6. VD (Vacant Dirty)

Status “VD” (Vacant Dirty) mengidentifikasi keadaan kamar hotel yang kosong tetapi masih kotor dan belum siap disewa.

7. VA (Vacant Clean)

Kode “VA” yang berarti Vacant Clean mengarah pada kamar berstatus kosong tanpa tamu yang sudah dibersihkan dan siap ditempati kapan saja.

8. VR (Vacant Ready)

Jika keadaan kamar kosong, bersih, siap disewakan, dan semua fasilitas sudah lengkap, maka kode room status menjadi “VR” atau Vacant Ready .

9. VCI (Vacant Clean Inspected)

Kamar kosong berkode “VCI” menjelaskan kondisi Vacant Clean Inspected di mana kamar sudah dibersihkan dan diperiksa floor supervisor hingga siap disewa tamu.

10. DD (Don’t Disturb)

Ada juga status kamar “DD”  atau Don’t Disturb yang diartikan jika tamu yang menghuni kamar tersebut membutuhkan privasi dan tidak ingin diganggu kecuali keadaan darurat.

11. DL (Double Locked)

Status kamar dengan kode “DD” menunjukkan kondisi sedang dikunci double dengan akses terbatas karena sedang digunakan tamu VIP atau dalam situasi keamanan tertentu.

Pintu kamar tidak akan bisa dibuka dengan Master Key dan hanya bisa dibuka menggunakan Emergency Master Key (EMK) milik Front Office Manager.

12. CI (Check In)

Kode status “CI” menunjukkan kondisi kamar di mana tamu yang reservasi sudah tiba dan siap untuk menempati kamar tersebut.

13. CO (Check Out)

Untuk kamar dengan status room “CO” diartikan sebagai kondisi sudah ditinggalkan oleh tamu yang check out.

14. SO (Sleep Out)

Status kamar “SO” atau Sleep Out artinya ada tamu menyewa kamar tersebut tetapi tidur di luar hotel dan kembali di pagi harinya.

15. HU (House Used)

Status room “HU” untuk kondisi House Used diartikan jika kamar sedang digunakan oleh manajemen hotel untuk keperluan internal staf dan biasanya free of charge.

16. OO (Out of Order)

Status “OO” untuk Out of Order menunjukkan kondisi kamar yang tidak bisa digunakan atau tidak boleh disewakan untuk tamu karena perlu renovasi akibat ada kerusakan.

Selain itu, kode status kamar ini juga bisa mengarah pada kondisi general cleaning atau pembersihan secara menyeluruh oleh Room Boy.

17. EA (Expected Arrival)

Kode “EA” atau Expected Arrival diartikan sebagai kondisi kamar yang sudah dipesan dan tamu diharapkan akan tiba.

18. ED (Expected Departure)

Sedangkan kode “ED” untuk room status hotel Expected Departure mengarah pada kamar di mana tamu akan check-out dan tim housekeeping sudah menjadwalkan pembersihan.

19. Comp (Complimentary)

“Comp” (Complimentary) merupakan kode staus kamar yang direservasi tamu tetapi tidak dikenakan charge sebagai bentuk penggantian pelayanan atau hadiah dari hotel.

20. SR (Service Refused)

Kode “SR” diidentifikasi sebagai kondisi Service Refused untuk kamar yang seharusnya dibersihkan Room Attendant tetapi ditolak oleh tamu.

Itulah tadi pembahasan tentang room status, pengertian dan kode beserta penjelasannya masing-masing yang sudah kami rangkum.

Melalui informasi di atas, diharapkan kamu akan semakin memahami apa itu room status, terlebih jika terlibat langsung dalam bisnis hospitality.

Untuk menginap di sebuah hotel, tamu akan dikenakan biaya kamar yang dalam istilah bisnis perhotelan disebut dengan room rate.

Biasanya, tarif kamar tersebut akan dihitung per malam sejak tamu melakukan tahapan check in hingga check out nantinya.

Sebagai gambaran umum, kamu bisa memahami lebih lanjut melalui penjelasan tentang room rate yang meliputi pengertian dan macamnya berikut ini.

Pengertian Room Rate

Room rate adalah tarif kamar yang dikenakan per malam untuk setiap kategori kamar di sebuah hotel, mulai dari kamar standar, deluxe, hingga suite.

Umumnya, penetapan tarif kamar yang ada di hotel bisa bervariasi sesuai kebijakan masing-masing manajemen berdasar hasil riset kondisi pasar.

Beberapa faktor yang mempengaruhi di antaranya biaya operasional properti, pesaing, pasar lokal, dan musim yang perubahannya relatif dinamis.

Fluktuasi room rate hotel biasanya berkisar antara base rate atau harga terendah yang ditetapkan dan rack rate  yang merupakan harga tertinggi sebelum diskon.

Macam Room Rate

Ada berbagai macam room rate yang penting untuk diketahui, baik secara umum, khusus, hingga berdasar sistem penetapan tarif tertentu.

1. Room Rate Umum

Macam room rate umum terbagi menjadi beberapa jenis, di antaranya Person Rate, Publish Rate, hingga Confidential Rate.

Person Rate merupakan jenis room rate di mana tarif yang dikenakan untuk tamu didasarkan pada jumlah orang yang menginap di dalam satu kamar.

Untuk istilah Publish Rate sendiri mengacu pada tarif kamar per malam yang sesuai dengan harga yang sudah dipublikasi secara resmi.

Sedangkan Confidential Rate yaitu tarif kamar hotel per malam yang diberikan pada tamu-tamu tertentu sesuai kesepakatan yang disetujui oleh kedua pihak.

2. Room Rate Khusus

Room rate khusus terbagi menjadi beberapa kategori sesuai tipe tamu yang cukup banyak mengingat target pasar hotel juga beragam.

• Walk-in Guest Rate: Tarif kamar bagi tamu yang datang langsung ke hotel untuk melakukan check in tanpa melalui proses reservasi dan harganya bisa ditawar.
• Group Rate: Tarif kamar per malam untuk tamu grup atau rombongan yang memesan beberapa kamar hingga mendapat harga khusus.
• Travel Agent Rate: Tarif menginap di hotel untuk agen perjalanan yang bekerja sama dengan pihak manajemen hotel.
• Corporate Rate: Tarif menginap khusus yang ditawarkan pada pelanggan perusahaan yang umumnya untuk tujuan bisnis.
• Embassy Rate: Tarif kamar hotel per malam yang ditawarkan untuk perwakilan pemerintah atau duta besar dari negara tertentu.
• Airline Rate: Tarif khusus untuk menginap di kamar hotel yang diberikan pada maskapai penerbangan dan kru pesawat.
• Weekend Rate: Tarif kamar hotel yang diberlakukan khusus pada akhir pekan di mana umumnya relatif lebih mahal dibanding hari biasa.
• Membership Card Rate: Tarif khusus untuk menginap di hotel yang diberikan bagi tamu elite yang memiliki kartu keanggotaan.
• Hoteliers Rate: Tarif kamar hotel yang khusus diberikan pada staf atau karyawan yang bekerja di hotel tersebut dengan potongan harga tertentu sesuai kebijakan hotel.
• Press Rate: Tarif khusus bagi para wartawan saat menginap di kamar hotel yang umumnya ditujukan untuk keperluan promosi.
• Government Rate: Tarif menginap di kamar hotel yang diberikan untuk para pejabat negara, mulai dari presiden, menteri, dan pejabat pemerintah terkait lainnya.
• Long Staying Guest Rate: Tarif kamar hotel yang ditawarkan pada tamu jika menginap dalam kurun waktu lama ,seperti satu minggu atau bahkan satu bulan.
• Certain Package: Tarif menginap di hotel yang merupakan paket khusus pada musim tertentu, seperti paket liburan, paket tahun baru, dan sejenisnya.

3. Room Rate Berdasar Sistem Penetapan Tarif

Untuk room rate berdasar sistem penetapan tarif biasanya berkaitan dengan fasilitas makan dengan kategori sebagai berikut.

• Full American Plan (FAP): Harga kamar menyeluruh untuk fasilitas makan sebanyak 3 kali, yaitu: breakfast. lunch dan dinner.
• Modified American Plan (MAP): Harga kamar termasuk layanan 2 kali makan, yaitu breakfast dan lunch atau breakfast dan dinner.
• Continental Plan (CP): Harga untuk kamar yang hanya menawarkan layanan breakfast tanpa lunch dan dinner.
• Bermuda Plan: Harga untuk kamar hotel yang sudah termasuk layanan breakfast ala amerika (America Plan)
• European Plan (EP): Harga kamar per malam yang tidak termasuk biaya makan di mana nantinya tamu masih harus membayar biaya ekstra jika makan di hotel.

Alasan Hotel Menetapkan Room Rate Berbeda

Ada beberapa alasan hotel menetapkan room rate berbeda dengan variasi yang beragam mengingat bisnis perhotelan cukup dinamis.

Perbedaan jenis room rate ini akan membantu pihak hotel dalam mengelola tingkat okupansi selama high maupun peak season agar aliran tamu dan pendapatan hotel tetap stabil.

Selain itu, variasi room rate hotel juga memberikan kesempatan dan keleluasaan untuk tamu memilih tipe kamar sesuai kebutuhan maupun anggaran yang dipersiapkan.

Cara ini juga menjadi salah satu strategi hotel yang cukup baik dalam menghadapi persaingan bisnis hingga banyak dipilih oleh wisatawan.

Demikianlah penjelasan tentang room rate yang meliputi pengertian dan macamnya yang sudah kami rangkum untuk memudahkan pemahaman.

Setelah menyimak penjelasan diatas, kamu bisa semakin mengenal istilah-istilah familiar dalam bisnis perhotelan.

Dalam bisnis perhotelan, tidak hanya ada istilah early check in untuk kedatangan lebih awal tetapi juga late check out.

Layanan ini biasanya sering diajukan oleh tamu jika merasa tidak memiliki waktu yang cukup untuk mempersiapkan diri saat akan meninggalkan kamar hotel.

Nah, jika ingin memahami lebih jauh, berikut penjelasan tentang late check out yang meliputi pengertian, dampak, solusi, dan biaya sebagai gambaran umum.

Pengertian Late Check Out

Late check out adalah kondisi di mana tamu meninggalkan kamar hotel melebihi batas waktu yang sudah ditentukan di awal reservasi.

Pihak hotel sendiri memang memiliki layanan ini jika ada tamu yang menginap membutuhkan permintaan waktu lebih banyak untuk check out di luar jadwal normal.

Pada umumnya, tamu harus sudah check out sebelum pukul 12.00 sesuai kebijakan hotel mengingat staf houskeeping harus melakukan pembersihan kamar.

Hanya saja, dalam kondisi tertentu memang terkadang ada tamu yang meminta tambahan waktu untuk berkemas dengan melakukan pemberitahuan ke staf front desk.

Meski menjadi fasilitas yang ditawarkan pada tamu, tetapi pihak hotel akan memberikan batasan waktu untuk keterlambatan check out ini sesuai kebijakan yang berlaku.

Selain durasi late check out hotel, nantinya tamu juga harus mengikuti aturan hotel terkait tagihan extra charge yang akan dibebankan atas keterlambatan tersebut.

Namun, dengan adanya layanan ini tamu hotel akan mendapat kesempatan mengemas barang bawaan lebih panjang dan tidak perlu terburu-buru.

Dampak Late Check Out

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, dampak late check out di hotel yang cukup kentara berkaitan dengan biaya tambahan yang harus dibayar oleh tamu.

Bisa dibilang biaya ini merupakan denda karena ketidakmampuan tamu untuk check out sesuai waktu yang sudah ditentukan oleh hotel.

Selain itu, ada juga dampak bagi tamu berikutnya yang sudah melakukan reservasi kamar karena harus mengalami penundaan proses check in.

Saat ada tamu yang terlambat check out, artinya ada tamu lain juga yang menunggu untuk menempati kamar tersebut.

Bahkan penundaan ini juga akan semakin lama karena tamu berikutnya harus menunggu kamar dibersihkan agar siap ditempati.

Oleh karena itu, permintaan late check out harus atas sepengetahuan bagian front desk hotel agar staf yang bertugas bisa melakukan pengaturan lebih lanjut.

Terlebih jika tingkat okupansi tinggi, kemungkinan besar waktu late check out yang diberikan tidak bisa terlalu panjang.

Walhasil, tamu harus segera meninggalkan kamar sesuai kesepakatan waktu yang diberikan dan memastikan semua bawaan tidak ada yang tertinggal.

Solusi Late Check Out

Solusi late check out di hotel bukan hanya tamu harus memastikan waktu yang tersedia cukup untuk berkemas dan meninggalkan kamar sesuai jadwal.

Namun, jika kondisi memaksa hingga tamu tidak bisa check out tepat waktu dan harus meminta layanan late check out, solusi berupa denda atau extra charge akan diberlakukan.

Bisanya, biaya tambahan ini akan dibebankan pada tamu sesuai durasi waktu keterlambatan check out yang dibutuhkan.

Biaya Late Check Out

Biaya late chek out yang akan ditagihkan pada tamu hotel bisa bervariasi di mana tagihan extra charge yang diproses nantinya akan disesuaikan jam check out.

Jika kamu check out dari hotel di atas pukul 12.00, maka extra charge yang berlaku sekitar 50 persen dari harga kamar pada saat itu.

Biasanya, batas maksimal keterlambatan waktu check out dengan nominal denda tersebut hanya sampai pukul 17.00.

Saat kamu meminta late check out hotel melebihi pukul 17.00, maka denda yang harus dibayarkan sebesar 100 persen atau tarif kamar untuk satu malam.

Meski begitu, kebijakan biaya late checkout hotel bisa saja berbeda-beda sesuai kebijakan yang diberlakukan hingga penting untuk memastikan pada staf front desk terlebih dahulu.

Itulah tadi penjelasan tentang late chek out yang meliputi pengertian, dampak, solusi, dan biaya yang mungkin ditagihkan yang sudah kami rangkum untuk memudahkan pemahaman.

Dengan adanya informasi dan gambaran umum di atas, kamu bisa mempertimbangkan permintaan layanan late check out jika memang membutuhkan.

Bukan hanya itu, pastikan juga untuk mengetahui durasi maksimal dan extra charge yang dibebankan terlebih dahulu dari bagian front desk.

Pada umumnya, hotel memberlakukan aturan waktu untuk check in meski beberapa tamu bisa meminta layanan early check in.

Saat kamu datang terlalu cepat dari jam reservasi awal, layanan ini bisa saja diminta meski kemungkinan besar akan ada biaya tambahan yang dikenakan.

Nah, jika belum paham atau masih asing dengan istilah ini, berikut ini ulasan tentang early check in, pengertian, kapan, dan tips yang bisa kamu terapkan.

Pengertian Early Check In

Early Check In adalah kondisi di mana tamu meminta layanan untuk check in lebih awal dari waktu normal yang diberlakukan pihak hotel.

Umumnya, hotel menetapkan waktu check in pukul 14.00 dan tamu baru bisa mendapatkan kamar pada jam tersebut.

Namun, ada beberapa hotel yang memang memberikan layanan dan membuatkan pengaturan early check in saat tamu menginformasikan pihak hotel terlebih dahulu.

Kapan Waktu Early Check In?

Lalu, sebenarnya kapan waktu early check in? Yaitu saat tamu datang lebih awal dan melakukan tahapan check in di luar kebijakan waktu hotel.

Meski begitu, tidak ada aturan baku terkait standar waktu sebab selama dilakukan sebelum pukul 14.00 bisa masuk kategori check in lebih awal.

Sebagian besar hotel mungkin akan mengizinkan permintaan early check-in dengan menelepon staf front desk hotel.

Namun, tidak jarang juga pihak hoyel tidak dapat menjamin sepenuhnya bahwa kamar akan siap, termasuk di hotel bintang lima sekalipun.

Pasalnya, tingkat okupansi yang tinggi dan kekurangan tenaga housekeeping untuk mempersiapkan kamar bisa menjadi faktor penghalang

Tips Early Check In di Hotel

Ada beberapa tips early check in di hotel yang bisa kamu lakukan untuk meminimalisir kemungkinan mendapat penolakan, yaitu sebagai berikut.

1. Periksa Kebijakan Hotel

Tips early check in yang pertama dilakukan dengan memeriksa kebijakan hotel apakah layanan ini memungkinkan untuk diminta.

Pasalnya, beberapa hotel mungkin memberlakukan aturan membership, layanan khusus untuk tamu elite, hingga membayar biaya tambahan jika ingin check in lebih awal.

Pastikan juga untuk mengecek extra charge yang akan dibebankan jika meminta early check in mengingat setiap hotel memiliki kebijakan yang berbeda-beda.

Selain itu, pihak hotel mungkin juga akan meminta pengajuan awal untuk early check in saat reservasi, baik via panggilan telepon ke front desk maupun secara online.

2. Menunggu di Lobby Lounge

Hotel dengan okupansi tinggi mungkin akan menolak permintaan check in di awal tetapi memberikan kesempatan tamu untuk menunggu di lobby lounge.

Biasanya, beberapa hotel bintang kelas atas juga menyediakan fasilitas kamar mandi atau shower area bagi tamu yang terlanjur datang lebih awal untuk menunggu waktu check-in.

3. Upgrade atau Downgrade Kamar

Tips selanjutnya untuk early check in di hotel bisa dilakukan dengan upgrade atau downgrade kamar jika belum mendapat tipe kamar yang diinginkan.

Kemungkinan kamar masih dalam proses pembersihan oleh tim housekeeping memang bisa menghambat kebutuhan check in lebih awal dari tamu.

Jadi, kamu bisa memilih untuk meningkatkan atau malah menurunkan tipe kamar agar bisa lebih cepat mendapatkan kunci.

4. Titipkan Barang Bawaan di Front Desk

Kamu juga bisa menitipkan barang bawaan di front desk sebagai tips lain untuk mendapat kesempatan early check in di hotel.

Biasanya, staf front desk akan dengan senang hati menyimpan barang-barang milikmu sampai kamar yang direservasi sudah siap.

Sambil menunggu, kamu bisa oergi ke luar dan menjelajah tempat wisata di sekitar hotel untuk menghabiskan waktu.

Layanan penitipan baran ini memang disediakan oleh pihak hotel sebagai fasilitas gratis, terutama untuk tamu yang ingin berjalan-jalan ke lokasi wisata.

Kamu juga tidak perlu khawatir barang bawaan hilang atau tertukar dengan memastikan pemberian luggage’s tag dari resepsionis.

Pada luggage’s tag ini terdapat data tamu berupa nama dan nomor kamar untuk memudahkan bellboy mengantarkan barang ke kamar saat sudah siap.

Demikianlah ulasan tentang early check in, pengertian, kapan, dan tips yang bisa kamu terapkan yang sudah kami rangkum untuk memudahkan pemahaman.

Melalui informasi di atas, kamu bisa mempertimbangkan permintaan early check in saat dalam kondisi yang membutuhkan.

Selain itu, pastikan juga untuk mempertimbangkan biaya tambahan yang mungkin dibebankan dan masuk billing saat check out sebagai extra charge.