Prosedur Check In
Guest Check In – freepik.com

Prosedur check in yang baik sangat mempunyai peran vital di sebuah hotel. Karena proses check in adalah waktu untuk tamu mendapat first impression yang baik juga dan ini biasanya akan sangat berpengaruh selama mereka stay.

Front office team khususnya , Staf Concierge dan tim Bell Desk yang mempunyai tanggung jawab lebih untuk ini. Itulah kenapa seorang staff concierge atau bell desk ini harus orang yang luwes dan menyenangkan untuk membangun suasana happy ke tamu.

Lalu gimana sebenarnya prosedur check in guest di hotel?

Prosedur Check in
source : freepik.com

Secara umum beginilah prosedur check in pada kebanyakan hotel :

  • Sapalah setiap tamu yang datang ke hotel dengan senyuman dan kontak mata
  • Tawarkan untuk membantu tamu dengan bagasi dan mengkonfirmasikan jumlah barang yang ada.
  • Konfirmasi nama tamu dan untuk pencatatan a dengan label bagasi.
  • Sebelum di pindah ke trolly, cek semua kondisi koper dan jika ada sesuatu contohnya kondisi yg kurang bagus, informasikan ketamu.
  • Koper ditempatkan di troli dan dimasukkan ke resepsionis sambil menunggu tamu mendaftar.
  • Ketika di lift izinkannya tamu masuk lebih dulu

Sambil menuju kamar, jelaskan hal-hal ini ke tamu :

  • Jam buka outlet.
  • Dia berada di lantai berapa dan nomor kamar.
  • Promosi spesial di outlet F&B (jika ada).
  • Peragakan kepada tamu bagaimana cara membuka pintu kamar.
  • Buka pintu, pegang dan tunjukkan tamu ke kamar terlebih dahulu.
  • Tunjukkan kepada tamu cara mengaktifkan pencahayaan di kamar dengan menggunakan kartu kunci.

Sampai kamar, jelaskan mengenai room facilities seperti :

  • Coffe / Tea machine
  • Mini-bar
  • saluran TV
  • Panel kontrol (sakelar kondisi udara / pemanas, kontrol lampu, lampu pesan, jam alarm)
  • Brankas Pribadi
  • Tempat hair dryer
  • Pintu Keluar Kebakaran
  • Beri tahu tamu bahwa mereka dapat menghubungi Front Office di ekstensi 0 jika mereka memerlukan bantuan.
  • Ingatkan tamu untuk mencabut kartu kunci dari slot kalau memang akan keluar kamar.

Sebelum meninggalkan kamar, jangan lupa lakukan ini :

  • Ucapkan “have a pleasant stay with us”
  • Pastikan melakukan pencatatan yang tepat di ‘buku kontrol check-in’
  • Bellman mengambil label bagasi dari bagasi tamu dan menurunkannya untuk tujuan pencatatan.

Baca Juga : Tips Upselling Buat Anak FO