Selain Expected Departure, dalam dunia hospitality juga mengenal istilah Expected Arrival di hotel untuk pengelompokan status kamar.

Penggunaan istilah ini dipahami untuk menjelaskan harapan hotel atas kedatangan tamu yang sudah melakukan reservasi untuk check-in tepat waktu.

Sebagai gambaran umum, simak pembahasan tentang pengertian dan manfaat menghitung Expected Arrival di hotel berikut ini.

Pengertian Expected Arrival di Hotel

Expected Arrival di hotel adalah istilah untuk status kamar yang sudah dipesan dan tamu diharapkan tiba sesuai jadwal check-in.

Sederhananya, daftar kamar dengan kode EA yang dibuat oleh reservation clerk berisi data tamu yang diharapkan datang.

Mengingat saat reservasi tamu membuat jadwal booking sendiri, tentunya hotel membutuhkan konfirmasi kedatangan yang akurat.

Terlebih ada situasi di mana tamu memilih menunda atau bahkan membatalkan reservasi, tentunya kesesuaian data EA dengan situasi di lapangan akan mempengaruhi okupansi hotel.

Dalam praktiknya, penghitungan data Expected Arrival room ini juga memungkinkan pihak hotel untuk segera mempersiapkan kamar yang siap huni sesuai data booking.

Oleh karena itu, tidak jarang staf Front Office akan meminta konfirmasi kedatangan tamu menjelang tanggal reservasi yang dibuat untuk melakukan tindakan lanjutan.

Jika reservasi diikuti jadwal kedatangan untuk check-in tepat waktu, pihak hotel akan segera mempersiapkan kamar sesuai permintaan.

Namun, jika ada pembatalan atau malah terjadi situasi no show, maka hotel bisa menjual kembali kamar tersebut untuk tamu lain.

Manfaat Menghitung Expected Arrival

Ada beberapa manfaat menghitung Expected Arrival hotel agar bisa menjalankan operasional yang baik, di antaranya sebagai berikut.

1. Perencanaan Sumber Daya

Melakukan perencanaan sumber daya menjadi manfaat utama penghitungan data Expected Arrival di hotel.

Dengan mengetahui jumlah tamu yang tepat, pihak manajemen hotel akan bisa merencanakan sumber daya yang dibutuhkan, mulai dari staf Front Office hingga Housekeeping.

Sesuai data Expected Arrival list, nantinya manajer hotel akan bisa mengatur jadwal kerja staf dari departemen terkait secara lebih efisien.

Bukan hanya jadwal kerja, pihak hotel juga bisa memastikan staf yang bertugas mampu menangani kedatangan dan kebutuhan tamu dengan pelayanan terbaik.

2. Optimalisasi Pendapatan Operasional Hotel

Manfaat lain dari menghitung data Expected Arrival di hotel tidak lepas dari keperluan utnuk optimalisasi pendapatan operasional.

Data Expected Arrival list yang didapat akan digunakan tim manajemen hotel untuk dianalisis demi memaksimalkan pendapatan.

Nantinya, hotel akan memperkirakan total pendapatan berdasar data Expected Arrival Guest dan In House Guest yang menempati kamar.

Selain itu, penghitungan Expected Arrival juga memungkinkan tim manajemen hotel membuat penyesuaian harga berdasar tingkat permintaan.

Jika okupansi naik, hotel bisa membuat kebijakan kenaikan room rate agar bisa meningkatkan pendapatan yang semakin optimal.

3. Memberikan Pengalaman Terbaik untuk Tamu

Dengan melakukan penghitungan data Expected Arrival, manajemen hotel juga bisa mempersiapkan penanganan terbaik untuk memberikan pengalaman berkesan pada tamu.

Jika data EA sesuai dengan real-time kedatangan untuk check-in, maka pihak hotel bisa mempersiapkan pelayanan yang maksimal untuk tamu melalui staf dari departemen terkait.

Mulai dari kesiapan staf Front Office yang sigap melayani tahapan check-in hingga persiapan kamar yang maksimal dan bersih yang sudah ditangani oleh tim Housekeeping.

Terlebih jika tamu yang melakukan reservasi memiliki permintaan khusus, tentunya data EA yang akurat akan sangat membantu dalam memaksimalkan persiapan personalisasi kamar.

4. Meminimalkan Kerugian dari Potensi Pembatalan

Tidak menutup kemungkinan jika potensi pembatalan hingga situasi no show bisa saja terjadi meski tamu sudah melakukan reservasi kamar jauh-jauh hari.

Tamu yang melakukan pembatalan mendadak atau tidak memberikan konfirmasi kedatangan akan membuat hotel kehilangan pendapatan dari kamar yang seharusnya terjual.

Namun, dengan adanya data Expected Arrival yang terkonfirmasi, pihak hotel bisa meminimalkan kerugian andai sampai pembatalan reservasi ini terjadi.

Kamar yang sempat di-booking bisa segera dijual kembali untuk walk-in guest atau memberikan penawaran promo harga tertentu agar tetap ada pemasukan.

Demikianlah pembahasan tentang pengertian dan manfaat menghitung Expected Arrival di hotel yang sudah kami rangkum untuk memudahkan pemahaman.

Melalui informasi tersebut, kamu bisa mengetahui gambaran umum terkait Expected Arrival yang cukup familier dalam bisnis hospitality.

Selain itu, kamu juga bisa menemukan istilah status kamar hotel lainnya untuk dipelajari sebagai wawasan tambahan di dunia perhotelan.