Dalam pengelompokan status kamar hotel, ada istilah Expected Departure hotel yang digunakan untuk mengidentifikasikan kondisi kamar yang memudahkan tindakan lanjutan.

Istilah ini berkaitan dengan kondisi kamar yang akan ditinggalkan oleh tamu hotel dan segera membutuhkan penanganan pembersihan hingga wajib dihitung jumlah pastinya.

Nah, jika ingin mengetahui lebih lanjut, berikut ini pembahasan tentang pengertian Expected Departure hotel dan manfaat penghitungannya.

Pengertian Expected Departure Hotel

Expected Departure hotel adalah status kamar untuk kondisi kamar dimana tamu yang menginap akan check-out dan segera dijadwalkan penanganan lanjutan.

Status kamar ini biasanya akan diberi kode ED dan tim Housekeeping akan segera menjadwalkan pembersihan agar bisa dihuni kembali oleh tamu lain.

Beberapa orang juga sering menyebut kamar ED dengan status Due Out (DO) karena merupakan kamar yang diharapkan check-out sesuai tanggal saat melakukan reservasi.

Mengingat okupansi hotel yang terkadang naik di periode musim tertentu, penghitungan data dari jumlah kamar dengan status ED/DO menjadi cukup krusial.

Pasalnya, data ini akan mempengaruhi pengelolaan inventori kamar agar manajemen hotel dapat merencanakan pemasaran untuk meningkatkan pendapatan.

Oleh karena itu, akurasi data kamar ED/DO harus dipastikan oleh petugas hotel terkait, dalam hal ini staf Front Office yang bersinggungan langsung dengan pengelolaan reservasi tamu.

Namun, kemudahan penghitungan kamar Expected Departure/Due Out bisa dilakukan melalui sistem yang terintegrasi secara online.

Biasanya, hotel-hotel besar memanfaatkan penggunaan software Property Management System (PMS) yang mendukung kinerja operasional hotel.

Manfaat Penghitungan Data Expected Departure

Ada beberapa manfaat penghitungan data Expected Departure yang penting untuk diketahui, yaitu sebagai berikut.

1. Manajemen Inventori Kamar

Manfaat utama penghitungan data Expected Departure yaitu untuk memaksimalkan manajemen inventori kamar.

Informasi akurat tentang jumlah kamar Expected Departure akan memberikan kemudahan bagi hotel dalam pengelolaan persediaan kamar yang layak dijual.

Selain itu, data ED ini juga membantu petugas hotel dari departemen terkait untuk mempersiapkan fasilitas dan pelayanan terbaik bagi tamu.

Di antaranya petugas dari Departemen Front Office yang akan menggunakan data ini untuk memastikan status kamar check-out sudah sesuai jadwal.

Dalam praktiknya, petugas FO bisa meminta konfirmasi kepada tamu di kamar tersebut akan meninggalkan hotel pada tanggal saat reservasi.

Melalui kepastian data ini, staf FO akan melakukan koordinasi dengan tim Housekeeping agar segera melakukan pembersihan sekaligus mengelola persediaan linen untuk kamar.

Nantinya, kesesuaian data ED yang bisa diakses departemen hotel terkait akan membantu pengelolaan kamar yang siap dihuni kembali dan masuk daftar inventori.

2. Perencanaan Operasional

Perencanaan operasional yang efektif juga menjadi manfaat lain dari penghitungan data Expected Departure room.

Jumlah Expected Departure room yang akurat akan membantu tim manajemen hotel untuk merencanakan tindakan lanjutan yang tepat.

Tindakan lanjutan yang dimaksud berupa jadwal pembersihan kamar oleh staf Housekeeping agar bisa segera mempersiapkan kamar untuk tamu berikutnya.

Jika kerja tim Housekeeping sudah dijadwalkan sesuai status kamar ED dan terselesaikan tepat waktu, artinya pihak hotel bisa merencanakan penjualan kembali.

3. Konfirmasi Permintaan Stay Over

Data Expected Departure room yang dihitung juga bisa menjadi cara untuk mengetahui permintaan tamu yang ingin melakukan stay over.

Permintaan stay over atau memperpanjang waktu menginap di hotel ini bisa dikonfirmasi langsung oleh Resepsionis sesuai jadwal ED yang diperoleh sebelumnya.

4. Optimasi Pendapatan

Secara tidak langsung, penghitungan data kamar Expected Departure juga akan mendatangkan manfaat peningkatan pendapatan bagi hotel.

Penghitungan data yang valid dan akurat memungkinkan hotel melakukan optimasi pendapatan saat sudah mengetahui kamar mana saja yang berencana check-out.

Data ini bisa diperkuat setelah staf FO melakukan konfirmasi dengan tamu terkait apakah akan memperpanjang waktu menginap atau tidak.

Jika tidak ada permintaan stay over, artinya hotel bisa menjual kembali kamar yang tersedia, baik melalui OTA, website resmi hotel, maupun walk-in.

Itulah tadi pembahasan tentang pengertian Expected Departure hotel dan manfaat penghitungannya yang kami rangkum sebagai gambaran umum.

Dengan informasi tersebut, kamu akan semakin mudah memahami istilah Expected Departure, terlebih jika berkecimpung dalam bisnis perhotelan.

Selain itu, kamu juga bisa menemukan berbagai istilah status kamar hotel lainnya untuk menambah wawasan di bidang hospitality.