Setiap hotel tentunya mempunyai bagian Resepsionis yang ditugaskan di bagian front office hotel dengan tanggung jawab utama untuk menerima tamu. Jumlahnya sendiri tidak selalu sama di setiap hotel. Lalu, sebenarnya berapa jumlah ideal resepsionis di hotel? Simak pembahasan berikut ini.
Resepsionis hotel adalah staf hotel di bagian front office yang biasanya menjadi petugas yang bersinggungan langsung dengan tamu hotel. Tugas kerja sebagai penerima tamu sendiri tidak bisa dianggap sepele mengingat kesan baik dari tamu berawal dari kinerja Reseptionis dalam melayani kebutuhan tamu.
Peran seorang Reseptionis bahkan terbilang sangat penting dalam menjaga kelancaran pelayanan di lobby utama hotel. Oleh karena itu, memaksimalkan pelayanan terbaik dari Reseptionis hotel akan mampu meningkatkan kepuasan tamu hotel.
Daftar ISI
Tugas Utama Reseptionis Hotel
Sebelum membahas tentang jumlah ideal petugas front office hotel, penting untuk mengetahui tugas-tugas apa saja yang sebenarnya menjadi tanggung jawab Reseptionis hotel pada umumnya.
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, Reseptionis hotel bertugas untuk menyambut dan menerima tamu yang datang untuk melakukan reservasi. Layanan yang terbaik dengan penyambutan yang sesuai SOP wajib dijalankan dengan tepat.
Namun, ternyata staf Reseptionis hotel juga memiliki tanggung jawab penting lain diluar tugas penyambutan tamu. Berikut beberapa tugas utama Reseptionis hotel yang penting untuk diketahui.
- Menyambut dan menerima tamu.
- Membantu proses check in dan check out tamu.
- Memastikan semua kebutuhan tamu terpenuhi.
- Mengarahkan dan memberikan informasi kepada tamu yang membutuhkan.
- Menerima panggilan telepon.
- Mengelola kearsipan di lobi utama, termasuk menjaga data-data pribadi tamu.
Persyaratan Umum Menjadi Reseptionis Hotel
Jika ingin bekerja sebagai Reseptionis hotel, penting untuk mengetahui apa saja persyaratan dasar yang dibutuhkan atau harus dikuasai. Berikut ini beberapa persyaratan umum menjadi Reseptionis hotel.
- Lulusan SMK Perhotelan, S1 Manajemen, S1 Administrasi Perkantoran, atau bidang linier lainnya.
- Menguasai ilmu administrasi perkantoran ataupun manajemen perhotelan.
- Menguasai bahasa asing menjadi nilai tambah agar tidak canggung menghadapi tamu mancanegara.
- Memiliki keterampilan komunikasi yang baik.
- Umumnya, memiliki pengalaman kerja di industri perhotelan akan lebih diutamakan.
- Mampu bekerja dengan profesional dan menjunjung loyalitas untuk pelayanan terbaik bagi tamu.
Lalu, Berapa Jumlah Ideal Resepsionis di Hotel?
Meski jumlah Reseptionis hotel bisa berbeda-beda, tetapi sebenarnya ada panduan khusus terkait batas minimal yang distandarkan. Umumnya, ada 2 sampai 4 staf Reseptionis yang bertugas di front desk hotel. Lalu, apakah jumlah ini sudah sesuai standar dan tergolong ideal?
Jumlah ideal Resepsionis di bagian front office hotel sebenarnya harus ada minimal 4 orang mengingat jam kerja hotel menggunakan 3 shift. Namun, jumlah ini disesuaikan dengan tingkat hunian atau okupansi hotel.
Sekelas hotel budget yang memiliki jumlah kamar relatif lebih sedikit dengan okupansi yang belum terlalu tinggi, minimal akan membutuhkan 4 orang resepsionis. Hotel harus beroperasi 24 jam dengan 3 shift per hari kemungkinan akan menempatkan 3 orang per hari dan 1 staf Resepsionis lainnya libur.
Berbeda jika kelas hotel lebih tinggi dengan kapasitas di atas 50 kamar dan okupansi lebih dari 80%, maka jumlah ideal Reseptionis hotel setidaknya ada 7 staf. Pembagiannya meliputi 6 Resepsionis per hari dan 1 orang lainnya libur. Jadi, ada 2 staf Resepsionis per shift dengan masing-masing diberikan fasilitas 1 komputer untuk menangani kebutuhan tamu hotel.
Kesimpulan
Melalui pembahasan di atas, dapat disimpulkan jika jumlah ideal Resepsionis hotel setidaknya ada 4 orang staf. Nantinya, staf-staf Reseptionis hotel tersebut akan dibagi dalam 3 shift kerja dengan pengaturan sistem off, yaitu 6 hari kerja dan 1 hari libur.
Jadi, akan ada minimal 3 orang staf Resepsionis hotel per harinya dan 1 orang lainnya yang libur. Namun, jumlah tersebut tetap harus menyesuaikan jumlah kamar yang dimiliki hotel dan tingkat okupansinya.
Jika jumlah kamar dan okupansi hotel meningkat, maka jumlah ideal Resepsionis di hotel juga harus disesuaikan demi memaksimalkan pelayanan di bagian front office.
Semoga informasi tadi bermanfaat dan memudahkan pemahaman tentang berapa jumlah ideal Resepsionis di hotel.
