Hotelier

Category: Front Office

  • Night Audit Hotel: Pengertian, Fungsi, Tugas, dan Gaji

    Night Audit Hotel: Pengertian, Fungsi, Tugas, dan Gaji

    Night audit hotel ialah aktivitas yang dijalankan oleh staf front office ketika malam hari. Ada banyak alasan mengapa proses tersebut dilaksanakan pada waktu petang. kamu pasti tahu bukan apa tugas staf Front Office?

    Mereka akan sangat sibuk ketika pagi hingga sore hari. Sementara ketika dini hari lebih sedikit tugas yang perlu dijalankan. Sehingga, dapat dipastikan bahwa tugas utamanya ketika itu ialah mengurus night audit.

    Namun, sudahkah kamu apa itu night audit? Apabila belum mengetahui mengenai hal ini, mari ikut kami untuk menyimak informasi lengkapnya dalam artikel berikut. Akan kami ulas mengenai definisi hingga gajinya.

    Mengenal Apa Itu Night Audit Hotel

    Mengingat namanya, aktivitas ini tentu dijalankan tatkala malam hari. Saat proses ini dilakukan, biasanya hampir tidak ada aktivitas tamu check-in maupun check-out. Sehingga, proses tersebut dapat dijalankan saat sistem sudah freeze, juga minim gangguan.

    Pada waktu itu, kebanyakan outlet juga sudah tutup. Sehingga, memang tidak banyak pekerjaan yang perlu dilakukan oleh staf terkait. Maka tidak heran jika nama aktivitasnya tersemat kata night atau malam.

    Night audit hotel adalah proses peninjauan atau pembukuan transaksi semua outlet dan departemen di hotel yang dilakukan pada malam hari oleh staf Front office. Termasuk proses menghitung kelompok pendapatan dan pembayaran dari semua transaksi yang terjadi pada hari itu.

    Secara sederhana Kamu dapat menyebutnya sebagai tutup buku harian.

    Tujuannya supaya bisa mengeluarkan laporan revenue, perhitungan occupancy, dan laporan lain di mana sifatnya berupa analisis.

    Aktivitas ini biasanya dijalankan secara manual oleh staf. Akan tetapi, banyak pula software hotel atau aplikasi yang dapat dimanfaatkan untuk membantu proses tersebut. Umumnya aplikasi membuat prosesnya menjadi lebih mudah dan tidak rumit.

    Proses night audit hotel akan meneliti hasil posting revenue seluruh shift pada hari itu. Seluruhnya harus balance antara sistem dan bukti fisiknya.

    Orang yang melakukan pekerjaan ini sebenarnya boleh berasal dari departemen Front Office maupun accounting.

    Terkait penempatan karyawan ini disesuaikan dengan kebijakan perusahaan perhotelan terkait. Secara detail, aktivitas ini memuat close cashier, pergantian hari pada system atau running system, hingga menyusun laporan revenue harian untuk diserahkan ke management.

    Fungsi Night Audit di Hotel

    Fungsi Night Audit di Hotel

    Industri hospitality seperti hotel yang mempunyai banyak sumber pendapatan akan sangat memerlukan night audit hotel. Kamu pasti juga tahu sendiri betapa kompleksnya bisnis hotel. Tidak heran jika perlu aktivitas khusus untuk mengendalikannya.

    Audit ketika malam hari ini juga mempunyai banyak fungsi.

    Mengingat aktivitas tersebut tergolong alat manajemen yang mampu memeriksa dan mereview pendapatan maupun active bill dalam satu hari. Mari menyimak beragam fungsinya di bawah ini.

    1. Cek Posting

    Salah satu fungsinya ialah mengecek benar tidaknya seluruh posting yang masuk. Baik itu berupa account tamu maupun bukan tamu. Seluruhnya perlu dicek secara teliti untuk mencegah hal-hal merugikan yang tidak diinginkan.

    2. Balancing All Outlets

    Fungsi lainnya ialah balancing atau menjadikan debet dan kredit nol. Balancing ini dijalankan untuk seluruh outlet yang ada di hotel.

    Antara debet dan kredit tidak boleh ada kesenjangan atau harus seimbang, karena menentukan kelangsungan bisnis.

    3. Mengurus Masalah Perbedaan Status Kamar

    Ada kemungkinan yang terjadi ketika berhubungan dengan status kamar. Staf yang bekerja dalam night audit hotel perlu mengurus masalah tersebut hingga sesuai antara kondisi real dan sistem.

    4. Memantau Batas Kredit Tamu

    Staf juga perlu memantau batas kredit tamu. Jika terjadi over, maka perlu mengomunikasikannya dengan Credit Department. Pada bagian ini tidak boleh terlewat ketika audit.

    5. Menyusun Laporan

    Tidak lupa staf juga menyusun laporan untuk manajemen dan departemen lain. Tentu, hasil auditnya tidak akan tampak apabila tidak membuat laporan. Maka tidak heran jika perlu menyusun laporan.

    6. Shift Commencement

    Audit di malam hari ini juga berkaitan dengan shift. Misalnya saja berkaitan dengan pergantian atau perpindahan shift. Bisa pula berupa serah terima dari shift malam ke shift pagi.

    Tugas Night Audit Hotel

    Posisi Night Auditor pada hotel sepertinya masih belum familiar di tanah air. Akan tetapi, posisi ini sudah banyak diterapkan oleh banyak perusahaan perhotelan. Karena tugasnya yang cukup penting dalam menunjang bisnis perhotelan.

    Posisi ini banyak diisi oleh mereka yang mempunyai latar belakang pendidikan akuntansi. Karena aktivitasnya juga perhubungan dengan accounting. Supaya lebih jelas, simak beragam tugasnya di bawah ini.

    1. Pelayanan Tamu

    Salah satu tugas dalam posisi ini berkaitan dengan pelayanan tamu. Seperti melakukan pemeriksaan tamu hingga memenuhi permintaan semalam tamu. Tugasnya bukan sekedar berkaitan dengan akuntansi.

    2. Pembukuan

    Tugas paling penting dalam night audit hotel ialah mengurusi pembukuan akhir hari, audit, dan rekonsiliasi akun. Seluruhnya perlu dilakukan secara tepat dan teliti supaya terhindar dari kesalahan.

    4. Pre EOD Final Check

    ALL Cash register CLOSED (buka kembali dan tutup semua register untuk memastikan ditutup). Tidak ada tamu yang masih dalam proses keberangkatan.

    Pastikan tidak ada kedatangan tamu tanpa jaminan yang masih akan tiba pada saat audit sistem. Periksa apakah printer yang akan anda gunakan untuk print dokumen dengan jumlah kertas yang cukup dimuat dalam menjalankan EOD.

    Logout semua komputer kecuali komputer yang akan digunakan untuk EOD. Menginformasikan semua outlet untuk tidak membuat/mengeprint cek/Bill/Pesanan apapun di sistem komputernya sampai waktu EOD selesai.

    Mulai Proses Audit Akhir Hari atau pada Malam hari dengan perangkat lunak Front office. Setelah Proses EOD Selesai.

    Print Newspapers Report dan buat daily newspaper order form. Serahkan Newspaper report kepada tim Bell Desk.

    Laporan diatur untuk dicetak dan di berikan pada General Manager dan semua HOD. Re check-in semua kamar PM untuk posting POS (Cash, Credit Card, City Ledger, Lost posting)

    5. Membantu Klien

    Tugas lainnya ialah membantu para klien. Mulai dari melayani permintaan tamu, hingga menyelesaikan proses departure. Penting untuk menjalankan tugas ini secara optimal untuk menjaga citra baik hotel.

    6. Rekonsiliasi Akun

    Staf yang bertugas mengurus night audit hotel juga perlu merekonsiliasi seluruh akun. Termasuk juga menangani faktur hingga menyiapkan cek gaji. Jadi, dapat dikatakan cukup banyak tugas staf di posisi ini.

    7. Perikas Bill yang Tertunda

    Periksa semua Bill tertunda yang tersisa. Periksa kamar hotel yang telah dibayar di muka , atau gambar yang memiliki jaminan perusahaan.

    Semua tamu yang baru datang dan belum membayar jangan dahulu diproses sebagai EOD. Periksa Pending Keberangkatan. Tinjau keberangkatan yang tertunda.

    Jika ada keberangkatan tamu yang masih tersisa ,cross check dengan bell boy Errand Card untuk mencari informasi keberangkatan tamu, gunamemastikan bahwa status kamar adalah vancant. Dan cek check out untuk hal yang sama di sistem.

    Gaji Staf Night Audit Hotel

    Sebagai gedung untuk menginap, tentunya hotel memerlukan banyak staf berdasarkan keperluan setiap departemen. Salah satu staf yang diperlukan untuk bekerja di hotel ialah di bagian Front Office.

    Biasanya, staf FO juga mengurus night audit hotel. Night audit berkaitan dengan upaya memperbaiki dan melengkapi seluruh posting serta transaksi yang masuk sebelum tutup buku pada hari itu.

    Staf yang bekerja perlu mengecek secara teliti seluruh transaksi dan menemukan jika ada kesalahan. Jika bekerja dalam bidang ini, maka perlu terbiasa dengan seluruh sumber transaksi dan sistem pembayaran yang berlaku di kantor depan hotel.

    Selain itu juga perlu menghitung total keuntungan dari perolehan kamar, menemukan rata-rata tingkat hunian kamar dan lain sebagainya. Bahkan juga menyiapkan ringkasan uang kas harian, cek, hingga pemakaian kartu kredit.

    Tugas paling akhir ialah menyatakan tutup buku pada hari itu. Hal tersebut dilaksanakan usai seluruh pemeriksaan posting, transaksi, memperbaiki kesalahan dan meraih balance. Biasanya night audit dilaksanakan pada jam 11 malam sampai 7 pagi.

    Lantas, berapa gaji untuk tugas ini? Sebenarnya, gaji untuk setiap hotel sangat berbeda. Selain itu juga menyesuaikan lokasi hotelnya. Kamu juga tahu sendiri jika setiap kota mempunyai stkamur gaji minimum berbeda.

    Secara umum, gaji staf Front Office ialah 2 juta rupiah hingga 4,5 juta rupiah. Akan tetapi, nominal ini tidak dapat dijadikan patokan paten mengenai gaji staf FO yang mengurus Night Audit di hotel.

    Apabila tertarik dengan bidang ini sebaiknya cari tahu dahulu nama hotel hingga lokasi gedungnya. Tentu gaji di hotel bintang 3 dengan bintang 5 akan berbeda.

    Gaji untuk daerah Surabaya dan Jakarta tentu juga berbeda. Perusahaan mempekerjakan banyak staf pada hotel.

    Salah satunya ialah staf Front Office yang umumnya mengurus night audit. Night audit hotel sendiri merupakan penutupan seluruh transaksi pada satu hari.

  • Arti FOH dan BOH dalam Perhotelan

    Arti FOH dan BOH dalam Perhotelan

    Bagi orang-orang yang berkecimpung di industri hospitality pasti sudah tidak asing lagi dengan arti FOH dan BOH.

    Dalam sebuah hotel, istilah FOH dan BOH ini digunakan untuk menyebut Front of House dan Back of House.

    Kedua istilah ini diterapkan sebagai bentuk pelayanan terbaik dari karyawan hotel kepada tamu melalui pemahaman menyeluruh tentang bagian-bagian hotel.

    Nah, berikut ini pembahasan detail mengenai arti FOH dan BOH dalam perhotelan beserta lokasi area masing-masing.

    Arti FOH dan BOH dalam Perhotelan

    Memiliki pengetahuan tentang bagian-bagian dari hotel yang meliputi rincian bagian depan dan belakang yang spesifik tentu menjadi kewajiban seluruh karyawan hotel.

    Oleh karena itu, penting bagi pekerja di industri hospitality untuk mengetahui apa arti FOH dan BOH dalam perhotelan berikut ini.

    Front of House (FOH)

    Arti dari FOH atau Front of House mengacu pada semua fasilitas dalam kegiatan hospitality yang langsung berhubungan dengan tamu sekaligus mewakili citra hotel.

    Lokasi FOH sendiri meliputi bagian depan hotel yang umumnya merupakan public area, di antaranya sebagai berikut.

    1. Entry

    Entry merupakan bagian krusial dari FOH yang akan menjadi first impression tamu terkait kesan yang ditangkap saat masuk pertama kali.

    Pintu masuk ini akan menggambarkan tema dan nuansa yang ingin disampaikan hotel sebagai gambaran umum fasilitas lainnya.

    2. Waiting Area

    Waiting area atau ruang tunggu menjadi area khusus yang disediakan untuk tamu saat terpaksa menunggu mendapat pelayanan.

    Umumnya, waiting area dibuat dengan suasanya yang membuat tamu nyaman dengan sambil menyediakan kursi dan bangku untuk beristirahat.

    3. Hostess Station

    Agar tamu tidak merasa jenuh atau bosan saat menunggu, biasanya hotel menyediakan hostess station dengan petugas bagian FOH yang responsif dan cekatan.

    Para petugas ini akan menyapa tamu dengan segera dan selalu berjaga untuk memastikan waktu menunggu tidak berlangsung terlalu lama.

    4. Restroom

    Fasilitas restroom di area FOH menjadi cukup krusial mengingat kemungkinan besar tamu membutuhkan toilet dan ruang cuci tangan yang bersih.

    Kondisi toilet akan menjadi bagian dari pengalaman tamu hingga kebutuhan mendasar di ruangan kecil ini harus terpenuhi, seperti sabun dan tisu toilet.

    Biasanya, pengelola hotel akan memastikan pembersihan menyeluruh agar tamu merasa nyaman saat menggunakan toilet.

    5. Bar

    Hotel yang menyediakan area penjualan minuman, baik cocktail maupun mocktail, umumnya memiliki fasilitas bar.

    Area FOH yang satu ini difungsikan sebagai lokasi alternatif untuk tamu yang ingin menikmati aneka minuman dan makanan ringan.

    Bukan hanya areanya harus nyaman dan bersih, bartender dan staf yang bertugas juga wajib memberikan pelayanan terbaik kepada semua tamu yang berkunjung.

    6. Dinning Room

    Dinning room merupakan area utama restoran hotel dimana tamu bisa menghabiskan waktu untuk menikmati makanan.

    Ruang makan yang ditata dan diatur sesuai konsep yang diinginkan hotel harus dipastikan memenuhi semua kebutuhan tamu, termasuk akses tempat duduk yang nyaman.

    7. Outdoor Seating

    Lokasi FOH juga mencakup outdoor seating yang menjadi tempat duduk di luar ruangan sebagai area duduk tambahan.

    Beberapa hotel memanfaatkan outdoor seating ruang makan luar dengan pelayanan yang sama dengan restoran utama.

    Biasanya, area ini dihiasi dengan furnitur dan pencahayaan outdoor serta disediakan payung atau kanopi agar tamu terlindung dari terik matahari.

    Back Of House (BOH)

    Pengertian Back Of House mengarah pada area di belakang ‘layar’ tempat berlangsungnya seluruh aktivitas hotel dan tidak terlihat langsung oleh tamu hotel.

    Area BOH di hotel sendiri mlilputi beberapa tempat, antara lain sebagai berikut.

    1. Dapur/Kitchen

    Area dari BOH yang pertama adalah dapur yang umumnya dibagi lagi menjadi beberapa bagian, seperti area penyimpanan makanan, persiapan makanan, jalur memasak, area penahan, area cuci piring dan sanitasi.

    2. Area Pegawai

    Selanjutnya, area BOH juga meliputi area pegawai berupa ruang istirahat dan kamar mandi karyawan.

    Ruangan ini menjadi tempat untuk menyimpan barang-barang, beristirahat sejenak, dan melihat jadwal kerja serta catatan dari para manajer.

    3. Kantor

    Dalam BOH, ada area kantor yang menjadi pusat pekerjaan administratif hotel dan umumnya jauh dari keramaian dapur atau ruang makan.

    Di dalamnya tersedia peralatan kantor lengkap seperti alat tulis, komputer, printer dan lain sebagainya untuk menunjang pekerjaan tim manajemen.

    4. Gudang dan MEP

    Hampir setiap hotel memiliki area BOH berupa gudang yang berfungsi untuk menyimpan cadangan kursi, meja, perabotan, hiasan dan sejenisnya.

    Ada juga area MEP yang meliputi kelistrikan, pipa-pipa, CCTV dan lainnya yang meski tidak ada hubungannya dengan tamu tetapi berpengaruh pada kenyamanan selama berada di hotel.

    Demikianlah penjelasan mengenai arti FOH dan BOH dalam perhotelan beserta lokasi area masing-masing yang sudah kami rangkum untuk memudahkan pemahaman.

    Melalui informasi arti FOH dan BOH di atas, kamu akan lebih mengenal area hotel secara menyeluruh, terlebih jika ingin bekerja di industri perhotelan.

  • 3 Tipe Front Office Ledger di Hotel

    3 Tipe Front Office Ledger di Hotel

    Setiap bisnis pasti memiliki buku besar dan di hotel lebih familiar dengan sebutan front office ledger. Namun, ada beberapa tipe front office ledger di hotel yang wajib diketahui.

    Masing-masing tipe dari buku besar yang ada di hotel ini memuat pencatatan transaksi keuangan antara tamu dan staf hotel di front desk terkait penjualan layanan atau produk.

    Dibuat dengan sistem otomatis terkomputerisasi, buku besar digunakan untuk memastikan pengelolaan dari pendapatan dan pengeluaran hotel sudah tepat.

    Lalu, apa saja tipe front office ledger di hotel? Simak pembahasan dalam artikel berikut ini untuk memudahkan pemahaman.

    Apa Itu Front Office Ledger di Hotel?

    Front office ledger adalah bentuk ringkasan informasi yang dikumpulkan dari biaya dan pembayaran di front office.

    Informasi ini digunakan untuk mengelola pendapatan dan pengeluaran hotel mana pun berdasarkan salinan dari semua folio yang disimpan di front office hotel.

    Awalnya dibuat secara manual dalam ‘T’ account, format front office ledger kemudian diubah menjadi jurnal otomatis dalam sistem komputerisasi yang cepat, tepat, dan akurat.

    Tipe Front Office Ledger di Hotel

    Ada 3 tipe front office ledger di hotel yang penting untuk dikenali dan dipelajari jika berada dalam industri perhotelan, yaitu sebagai berikut.

    1. Guest Ledger

    Tipe front office ledger hotel yang pertama adalah guest ledger atau dikenal juga dengan istilah front office ledger sementara.

    Disimpan di front desk, buku besar ini mencatat semua transaksi keuangan dan jumlah bersih yang dibayar oleh tamu selama menggunakan layanan di hotel.

    Layanan hotel yang dimaksud meliputi biaya akomodasi berupa pembayaran sewa kamar hingga layanan binatu, makanan, kolam renang, spa, dan fasilitas berbayar lainnya.

    2. Deposit Ledger

    Deposit ledger adalah tipe kedua dari front office ledger hotel yang menyimpan rincian simpanan pelanggan yang telah membayar akomodasinya terlebih dahulu tetapi belum tiba.

    Begitu tamu tersebut tiba dan menyelesaikan proses check in, detail catatannya akan dialihkan guest ledger.

    3. City Ledger

    City ledger menjadi tipe front office ledger hotel berikutnya yang sering disebut juga sebagai non-guest ledger dan berisi ringkasan transaksi keuangan pelanggan non-tamu hotel.

    Pelanggan non-tamu yang dimaksud adalah mereka yang belum memilih akomodasi di hotel tetapi menggunakan layanan lain dari hotel.

    Biaya-biaya pembayaran layanan tersebut diarsipkan berdasarkan nomor kamar yang meliputi tagihan di kafe, bar, dan restoran hotel hingga toko suvenir.

    Namun, kasir harus memverifikasi penghitungan biaya dan memastikan bahwa tagihan tersebut telah ditandatangani oleh tamu.

    Manfaat Front Office Ledger Di Hotel

    Sistem front office ledger di hotel dapat memberikan sejumlah manfaat, seperti peningkatan pendapatan melalui pencatatan yang akurat dan menghindari penipuan atau pencurian.

    Akurasi ini penting mengingat tamu hotel membayar atas layanan yang diterima hingga jumlah pembayaran yang ditagih harus akurat.

    Berikut ini beberapa manfaat front office ledger di hotel.

    • Mencatat, menyortir, merangkum, memverifikasi, dan menghitung semua transaksi keuangan dengan tamu hotel secara akurat demi menghemat waktu pada saat penyelesaian pembayaran.
    • Menunjukkan posisi keuangan pada waktu tertentu.
    • Memungkinkan staf yang menangani cek tamu dan mengetahui besaran piutang.
    • Membantu buku besar menghindari masalah kelalaian akibat pencatatan manual yang berpotensi mendatangkan kerugian.
    • Membantu dalam membuat tagihan terperinci dengan mudah.
    • Memudahkan staf dalam mengelola daftar tamu dan lamanya tamu menginap di hotel.
    • Memungkinkan staf untuk menghitung tarif kamar berdasarkan waktu yang dipesan.
    • Sebagai rujukan di masa mendatang jika membutuhkan riwayat pencatatan transaksi di front desk.
    • Menjaga hubungan yang sehat dengan tamu atas dasar kepercayaan dibangun dalam pencatatan transaksi yang bersih.
    • Membantu dalam membuat laporan laba rugi hotel dengan mudah.
    • Meminimalisir upaya penipuan staf karena detail setiap transaksi dicatat.
    • Memungkinkan pemeriksaan barang habis pakai dan stok dapat diperiksa silang berdasarkan catatan dalam buku besar.
    • Membantu pihak hotel dalam pengendalian persediaan.
    • Menghubungkan transaksi dengan dampak keuangan terhadap operasional hotel.
    • Memberikan gambaran yang jelas tentang jumlah pendapatan yang dihasilkan hotel dan besaran pendapatan yang dibelanjakan.

    Demikianlah informasi tentang tipe front office ledger di hotel lengkap dengan manfaat yang didapat saat menggunakan sistem ini.

    Pemahaman terkait informasi di atas memungkinkan pelaku bisnis perhotelan menerpakan pembukuan yang tepat, cepat, dan akurat.

  • Berapa Jumlah Ideal Resepsionis di Hotel?

    Berapa Jumlah Ideal Resepsionis di Hotel?

    Setiap hotel tentunya mempunyai bagian Resepsionis yang ditugaskan di bagian front office hotel dengan tanggung jawab utama untuk menerima tamu. Jumlahnya sendiri tidak selalu sama di setiap hotel. Lalu, sebenarnya berapa jumlah ideal resepsionis di hotel? Simak pembahasan berikut ini.

    Resepsionis hotel adalah staf hotel di bagian front office yang biasanya menjadi petugas yang bersinggungan langsung dengan tamu hotel. Tugas kerja sebagai penerima tamu sendiri tidak bisa dianggap sepele mengingat kesan baik dari tamu berawal dari kinerja Reseptionis dalam melayani kebutuhan tamu.

    Peran seorang Reseptionis bahkan terbilang sangat penting dalam menjaga kelancaran pelayanan di lobby utama hotel. Oleh karena itu, memaksimalkan pelayanan terbaik dari Reseptionis hotel akan mampu meningkatkan kepuasan tamu hotel.

    Tugas Utama Reseptionis Hotel

    Sebelum membahas tentang jumlah ideal petugas front office hotel, penting untuk mengetahui tugas-tugas apa saja yang sebenarnya menjadi tanggung jawab Reseptionis hotel pada umumnya.

    Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, Reseptionis hotel bertugas untuk menyambut dan menerima tamu yang datang untuk melakukan reservasi. Layanan yang terbaik dengan penyambutan yang sesuai SOP wajib dijalankan dengan tepat.

    Namun, ternyata staf Reseptionis hotel juga memiliki tanggung jawab penting lain diluar tugas penyambutan tamu. Berikut beberapa tugas utama Reseptionis hotel yang penting untuk diketahui.

    • Menyambut dan menerima tamu.
    • Membantu proses check in dan check out tamu.
    • Memastikan semua kebutuhan tamu terpenuhi.
    • Mengarahkan dan memberikan informasi kepada tamu yang membutuhkan.
    • Menerima panggilan telepon.
    • Mengelola kearsipan di lobi utama, termasuk menjaga data-data pribadi tamu.

    Persyaratan Umum Menjadi Reseptionis Hotel

    Jika ingin bekerja sebagai Reseptionis hotel, penting untuk mengetahui apa saja persyaratan dasar yang dibutuhkan atau harus dikuasai. Berikut ini beberapa persyaratan umum menjadi Reseptionis hotel.

    • Lulusan SMK Perhotelan, S1 Manajemen, S1 Administrasi Perkantoran, atau bidang linier lainnya.
    • Menguasai ilmu administrasi perkantoran ataupun manajemen perhotelan.
    • Menguasai bahasa asing menjadi nilai tambah agar tidak canggung menghadapi tamu mancanegara.
    • Memiliki keterampilan komunikasi yang baik.
    • Umumnya, memiliki pengalaman kerja di industri perhotelan akan lebih diutamakan.
    • Mampu bekerja dengan profesional dan menjunjung loyalitas untuk pelayanan terbaik bagi tamu.

    Lalu, Berapa Jumlah Ideal Resepsionis di Hotel?

    Meski jumlah Reseptionis hotel bisa berbeda-beda, tetapi sebenarnya ada panduan khusus terkait batas minimal yang distandarkan. Umumnya, ada 2 sampai 4 staf Reseptionis yang bertugas di front desk hotel. Lalu, apakah jumlah ini sudah sesuai standar dan tergolong ideal?

    Jumlah ideal Resepsionis di bagian front office hotel sebenarnya harus ada minimal 4 orang mengingat jam kerja hotel menggunakan 3 shift. Namun, jumlah ini disesuaikan dengan tingkat hunian atau okupansi hotel.

    Sekelas hotel budget yang memiliki jumlah kamar relatif lebih sedikit dengan okupansi yang belum terlalu tinggi, minimal akan membutuhkan 4 orang resepsionis. Hotel harus beroperasi 24 jam dengan 3 shift per hari kemungkinan akan menempatkan 3 orang per hari dan 1 staf Resepsionis lainnya libur.

    Berbeda jika kelas hotel lebih tinggi dengan kapasitas di atas 50 kamar dan okupansi lebih dari 80%, maka jumlah ideal Reseptionis hotel setidaknya ada 7 staf. Pembagiannya meliputi 6 Resepsionis per hari dan 1 orang lainnya libur. Jadi, ada 2 staf Resepsionis per shift dengan masing-masing diberikan fasilitas 1 komputer untuk menangani kebutuhan tamu hotel.

    Kesimpulan

    Melalui pembahasan di atas, dapat disimpulkan jika jumlah ideal Resepsionis hotel setidaknya ada 4 orang staf. Nantinya, staf-staf Reseptionis hotel tersebut akan dibagi dalam 3 shift kerja dengan pengaturan sistem off, yaitu 6 hari kerja dan 1 hari libur.

    Jadi, akan ada minimal 3 orang staf Resepsionis hotel per harinya dan 1 orang lainnya yang libur. Namun, jumlah tersebut tetap harus menyesuaikan jumlah kamar yang dimiliki hotel dan tingkat okupansinya.

    Jika jumlah kamar dan okupansi hotel meningkat, maka jumlah ideal Resepsionis di hotel juga harus disesuaikan demi memaksimalkan pelayanan di bagian front office.

    Semoga informasi tadi bermanfaat dan memudahkan pemahaman tentang berapa jumlah ideal Resepsionis di hotel.

  • Guest Cycle di Hotel: Pengertian, Tahapan, dan Diagram

    Guest Cycle di Hotel: Pengertian, Tahapan, dan Diagram

    Dalam dunia perhotelan, tentu saja seorang hotelier wajib mengetahui Guest Cycle yang ada pada sebuah hotel.

    Hal ini diperlukan untuk memberikan pengalaman dan layanan hospitality yang baik bagi para pelanggan atau tamu.

    Lantas, sudahkah kamu tahu apa itu Guest Cycle di Hotel? Dan apa saja tahapan yang ada pada istilah ini? Jika belum, mari simak uraian lengkapnya di bawah ini.

    Apa Itu Guest Cycle Hotel

    Pengertian Guest Cycle adalah pengalaman lengkap yang dialami tamu di sebuah hotel.

    Dimulai dengan penyelidikan dan diakhiri dengan kepuasan pelanggan.

    Siklus Tamu dapat dibagi menjadi empat tahap utama

    1. Pre-Arrival /Sebelum Datang,
    2. Arrival / Kedatangan,
    3. Occupancy / Selama Penghunian,
    4. Departure / Keberangkatan.

    Dalam keempat tahapan tersebut, terdapat tugas penting yang berkaitan dengan layanan tamu dan akuntansi tamu.

    Karyawan front office harus mengetahui layanan tamu dan kegiatan akuntansi tamu di semua tahap masa inap tamu.

    Staf front office dapat secara efektif melayani tamu jika mereka memiliki pemahaman yang jelas tentang alur bisnis di hotel.

    Guest Cycle juga merupakan pendekatan sistematis untuk operasi front office.

    Tahapan Guest CycleAktivitas
    1. Pre-ArrivalReservation, Reconfirmation, Pickup request, Pre-Arrival Letter
    2. ArrivalDoormen, Bell Desk, Travel Desk, Registration, Room Assignment, Issuing of Key, Baggage Handling, Welcome Letter
    3. OccupancySafe Deposit, Telephone Calls, Concierge, Travel Desk, Currency Exchange, Mails
    4. DepartureBill Settlement, Key Return, Bell Desk, Travel Desk, Concierge, Check-out, Thank-you Letter

    1. Stage Pre-Arrival

    Stage Pre-Arrival dalm guest Cycle Hotel

    Tamu memilih hotel selama tahap pre-arrival dari siklus tamu atau Guest Cycle.

    Pilihan tamu dapat dipengaruhi oleh banyak faktor, termasuk pengalaman sebelumnya dengan hotel, iklan, rujukan dari mulut ke mulut oleh teman dan kolega, lokasi, perusahaan, pemesanan agen perjalanan, nama hotel, anggota program loyalitas hotel, dll.

    Keputusan tamu untuk membuat reservasi juga dapat dipengaruhi oleh kemudahan membuat reservasi dan cara agen reservasi berinteraksi dan menggambarkan fasilitas hotel seperti tipe kamar, tarif kamar, amenities, fasilitas rekreasi dan atraksi lain di dekat hotel dll.

    Jika reservasi dapat diterima, agen reservasi membuat reservasi pada perangkat lunak manajemen hotel.

    Pembuatan catatan reservasi ini memulai Guest Cycle di hotel. Reservasi ini berisi rincian permintaan khusus tamu yang akan membantu hotel menyediakan layanan pribadi selama masa inapnya.

    Rincian yang dikumpulkan selama reservasi juga membantu hotel untuk menyelesaikan kegiatan pra-pendaftaran seperti menetapkan kamar sesuai permintaan tamu, tarif kamar yang akan dibebankan ke folio tamu selama masa inap, dll.

    Meskipun rincian reservasi membantu dalam menyediakan layanan antisipatif bagi para tamu, tujuan utama dari membuat reservasi adalah untuk memastikan bahwa kamar akan tersedia ketika dia tiba di hotel.

    2. Arrival

    Tahap kedatangan tamu siklus meliputi pendaftaran dan proses pengurusan kamar.

    Setelah tamu tiba, dia menjalin hubungan bisnis dengan hotel melalui front office. Dan merupakan tanggung jawab staf fornt office untuk mengklarifikasi setiap pertanyaan tamu terutama rincian tarif kamar dari paket yang dipesannya.

    Staf front office harus menentukan status reservasi tamu sebelum memulai proses check-in/registrasi. Tamu dengan reservasi dan tamu tanpa reservasi yang biasa dikenal dengan walk-in juga memberikan peluang bisnis bagi staf meja depan.

    Kartu Pendaftaran atau Reg. kartu dicetak dan dilengkapi pada saat check-in, yang akan membantu meja depan untuk mengumpulkan informasi penting.

    Reg. kartu harus berisi rincian seperti instruksi penagihan, rincian reservasi, jumlah orang dewasa dan anak-anak yang menempati, alamat, paspor dan visa untuk warga negara asing, alamat lengkap, rincian pribadi dan rincian kartu kredit.

    Karena tamu dan hotel akan mendapatkan keuntungan hukum tertentu, maka wajib untuk mendapatkan tanda tangan tamu pada kartu pendaftaran.

    Proses pendaftaran selesai setelah metode pembayaran dan tanggal departure tamu telah dikonfirmasi dan ditandatangani oleh tamu.

    Tamu dapat diberikan kunci kamar dan petunjuk arah ke kamar atau dikawal oleh Guest Service ataupun Butler.

    Saat tamu check-in ke kamar, tahap Occupancy dari Guest Cycle dimulai.

    3. Occupancy

    Cara dan etika dari staf front office mewakili hotel penting selama tahap hunian.

    Sebagai contact center utama untuk aktivitas hotel, front office bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan permintaan tamu.

    Diantaranya memberikan informasi dan supplies kepada para tamu.

    Front desk harus ekstra hati-hati untuk menanggapi tamu secara tepat waktu dan akurat. Fokus utama staf front desk adalah memberikan layanan antisipatif dan memenuhi atau melebihi harapan tamu. Hal ini akan mendorong tamu untuk mengulang kembali ke hotel.

    Keamanan juga menjadi perhatian penting utama selama tahap Occupancy tamu. Masalah seperti perlindungan dana dan barang berharga termasuk di antaranya.

    Resepsionis juga harus mengikuti prosedur operasi standar hotel untuk penanganan hotel dan kunci tamu, pengawasan properti, brankas, properti pribadi tamu, dan keadaan darurat juga penting.

    Berbagai biaya restoran, telepon, internet, meja perjalanan dll selama tahap hunian mempengaruhi rekening tamu dan hotel.

    Sebagian besar biaya ini akan diposkan ke akun tamu sesuai dengan prosedur posting kantor depan. Dan juga dalam kebanyakan kasus, room chargem adalah biaya tunggal terbesar di folio tamu.

    Tugas keuangan kantor depan lainnya selama tahap hunian adalah untuk memverifikasi biaya yang diposting ke akun tamu dan memeriksa akun tamu terhadap batas kredit.

    4. Departure

    Layanan tamu dan aspek akuntansi tamu dari Guest Cycle diselesaikan selama fase keempat dan terakhir siklus yaitu Departure.

    Pada stage Departure, tamu mengosongkan kamar, menerima laporan akurat dari rekening yang diselesaikan, mengembalikan kunci kamar dan meninggalkan hotel.

    Setelah tamu check out, front office memperbarui status ketersediaan kamar dan memberi tahu departemen housekeeping. (Untuk hotel yang menggunakan perangkat lunak Manajemen properti, status kamar diperbarui secara otomatis).

  • 6 Cara Menyambut Tamu Hotel Untuk Kesan Pertama Yang Baik

    6 Cara Menyambut Tamu Hotel Untuk Kesan Pertama Yang Baik

    Dalam prosedur standar penerimaan tamu, ada cara menyambut tamu hotel yang seringkali diterapkan oleh pihak hotel demi menciptakan kesan pertama yang positif.

    Jadi, tidak heran jika setiap hotel akan mengupayakan prosedur terbaik agar tamu merasa disambut dengan hangat dan mendapatkan pelayanan yang ramah.

    Umumnya, staf hotel terkait seperti staf penerima tamu hingga Bell Boy, sudah dibekali pengetahuan tentang SOP penyambutan tamu agar terhindar dari komplain atau kesan buruk.

    Nah, untuk penjelasan lebih lanjut, simak pembahasan tentang beberapa cara menyambut tamu hotel untuk kesan pertama yang baik.

    Cara Menyambut Tamu Hotel

    Dalam praktiknya, penyambutan tamu yang diterapkan di semua hotel menerapkan cara-cara yang secara umum hampir sama.

    Berikut ini beberapa cara menyambut tamu hotel yang sering diterapkan pegawai hotel sejak tamu tiba hingga menuju kamar yang sudah disiapkan.

    1. Memberi Salam / Greeting

    Cara untuk menyambut tamu hotel yang wajib dijalankan pertama kali adalah memberi salam, atau dikenal juga dengan istilah greeting.

    Prosedur ini menjadi langkah pertama dalam runtutan proses penyambutan tamu saat sudah tiba di hotel, bahkan sejak masuk gerbang hotel.

    Salam yang disertai dengan senyum akan memberikan kesan sambutan hangat seolah kedatangan tamu memang sudah ditunggu-tunggu oleh pihak hotel.

    Cara penyambutan dengan salam dan senyum sekaligus akan membuat tamu merasa dihargai dan diterima dengan baik.

    2. Memperkenalkan Diri Kepada Tamu

    Cara berikutnya untuk menyambut tamu hotel dilanjutkan dengan perkenalan diri dari petugas penerima tamu.

    Langkah setelah salam ini menjadi penting mengingat staf hotel diajarkan untuk menunjukkan rasa hormat dan menjaga etika di hadapan tamu.

    Perkenalan dengan penuh rasa hormat, beretika, perkataan sopan, dan nada suara yang lembut akan menjadi langkah antisipasi atas kejadian yang tidak diharapkan.

    Perlakuan semacam ini juga akan membuat tamu hotel merasa diterima berkat rasa hormat dan sopan santun yang ditunjukkan staf hotel.

    3. Membantu Membawa Barang Bawaan Tamu

    Setelah memperkenalkan diri, langkah menyambut tamu hotel selanjutnya yaitu membantu barang bawaan tamu seperti tas dan koper.

    Biasanya, tugas semacam ini menjadi tanggung jawab Porter untuk melayani dan membawa barang bawaan tamu menuju ke lobby hotel.

    Namun, sebelum membantu membawa tas, koper, atau barang bawaan lainnya, biasanya petugas hotel akan meminta izin kepada tamu terlebih dahulu.

    Lalu, pastikan juga tamu sudah memberi izin untuk dibawakan barang bawaannya agar memudahkan mobilitas dan meringankan beban.

    4. Mengantar Tamu ke Lobby

    Setelah proses penyambutan awal, cara untuk menyambut tamu hotel berikutnya akan dilanjutkan dengan mengantar ke lobby hotel yang umumnya dekat dari pintu masuk hotel.

    Bagi yang belum mengetahui, lobby hotel merupakan tempat khusus yang difungsikan sebagai tempat menunggu selama registrasi tamu sedang diproses.

    5. Melanjutkan Proses Registrasi Tamu ke Front Office

    Melanjutkan proses registrasi tamu ke bagian Front Office menjadi cara untuk menyambut tamu hotel saat check in.

    Pada tahapan ini, biasanya Reseptionist akan mengajukan pertanyaan apakah tamu sudah melakukan reservasi kamar atau belum.

    Jika sudah, akan ada pemeriksaan pembayaran pemesanan kamar untuk memastikan tamu sudah membayar melalui travel agent atau baru akan membayar di tempat.

    Saat konfirmasi dan pembayaran selesai, tamu hotel akan diminta untuk mengisi formulir yang sudah disediakan.

    Umumnya, tamu diwajibkan untuk menuliskan nomor pemesanan, nama, dan informasi lain yang dibutuhkan oleh pihak hotel.

    Staff penerima di bagian Front Office harus memastikan formulir tersebut sudah terisi dengan lengkap dan meminjam paspor atau kartu identitas dari tamu sebagai syarat registrasi sudah terpenuhi.

    Di luar pengisian formulir, tamu hotel juga akan diberikan penjelasan tentang fasilitas-fasilitas yang ada di hotel, seperti restoran, bar, kolam renang, dan lain sebagainya.

    Tamu juga diperkenankan untuk mengajukan pertanyaan tentang layanan hotel kepada staff hotel dan berhak mendapatkan penjelasan secara terperinci.

    6. Bell Boy Mengantar Tamu ke Kamar

    Jika tidak ada pertanyaan dan proses registrasi telah selesai, biasanya tamu akan diberikan guest card, breakfast coupon atau kupon sarapan pagi, welcome drink coupon, dan kunci kamar.

    Setelah itu, Receptionist akan memanggil Bell Boy untuk melanjutkan proses berikutnya dengan mengantar tamu ke kamar yang akan ditempati .

    Saat mengantar tamu, Bell Boy juga akan membantu membawakan barang-barang milik tamu untuk diantarkan ke kamar.

    Dalam memberikan pelayanan, Bell Boy dituntut untuk menunjukkan sikap ramah dan professional kepada tamu sebagai bagian dari prosedur standar pelayanan.

    Tujuan Penerapan SOP dalam Cara Menyambut Tamu Hotel

    Tata cara untuk menyambut tamu hotel yang dijelaskan tadi merupakan bentuk penerapan SOP yang wajib ditaati oleh semua staf hotel terkait.

    Tujuan penerapan SOP terkait cara menyambut tamu hotel tersebut adalah untuk dijadikan pedoman bagi staf hotel dalam menjalankan tugasnya.

    Sebab, setiap pegawai yang terlibat di bisnis perhotelan dituntut untuk memiliki andil dalam meningkatkan kepuasan pelanggan, salah satunya dalam hal cara penyambutan tamu.

    Demikianlah informasi tentang beberapa cara menyambut tamu hotel untuk kesan pertama yang baik sejak tiba di pintu hotel, saat check in hingga menuju kamar yang sudah disiapkan.

    Melalui pemahaman tersebut, baik pihak staf hotel maupun tamu hotel yang akan menginap akan memahami prosedur penyambutan tamu yang baik.

    Pengetahuan tersebut akan menciptakan hubungan timbal balik yang positif dalam hal memberi dan menerima pelayanan demi meningkatkan kepuasan tamu hotel.

  • Apa itu Bellboy? Pengertian dan Tanggung Jawab di Hotel

    Apa itu Bellboy? Pengertian dan Tanggung Jawab di Hotel

    Bellboy adalah pekerjaan yang ada di departemen Front Office yang menemani tamu. Baik itu dari pintu masuk Hotel hingga masuk ke kamar tamu. Seorang Bellboy membantu tamu yang datang membawakan barang-barang sekaligus memastikan bahwa tamu memperoleh pelayanan hangat.

    Bellboy juga disebut sebagai Porter. Walaupun demikian, posisi dari pekerjaan sebagai Bellboy ini tentunya tidak dapat dianggap remeh. Mengingat bahwa tugasnya yang sangat kompleks. Terutama ketika menemui tamu check in, room change, dan check out.

    Jika Kamu belum terlalu memahami perihal bellboy, maka tidak perlu khawatir, karena berikut ini ada informasi lengkap seputar pengertian, tugas, standar penampilan bellboy dan juga tanggung jawab.

    Pengertian Bellboy Adalah

    Porter atau bellboy adalah salah satu istilah untuk posisi pekerjaan yang berada di bagian section Concierge yang ada di departemen front office pada sebuah hotel.

    Bellboy ini memiliki peran sebagai face yang ada di sebuah hotel. Untuk itu bellboy menjadi orang pertama yang akan menyambut tamu pada saat tiba.

    Selain itu juga menjadi orang terakhir yang melepas tamu (last impression) sebelum tamu tersebut meninggalkan Hotel. Sehingga seorang tamu dapat melihat pelayanan yang bagus atau tidaknya pada sebuah hotel cukup dengan melihat bagaimana servis yang diberikan oleh bellboy.

    Tidak hanya itu saja, seorang bellboy pada biasanya juga akan melakukan airport pick up maupun menjemput tamu yang ada di bandara apabila jasa tersebut dibutuhkan.

    Tanggung Jawab dan Tugas Bellboy di Hotel

    Tanggung Jawab dan Tugas Bellboy di Hotel

    Dalam dunia perhotelan, sebagian besar dari orang yang menjadi bellboy ini memiliki kebanggaan tersendiri, karena dapat bertemu secara langsung dengan banyak orang. Selain itu juga dapat mengasah kemampuan bahasa. Mengingat bahwa tamu hotel tidak hanya berasal dari Indonesia bisa saja.

    Namun juga berasal dari negara lain yang menggunakan bahasa Inggris atau bahasa yang lainnya. Berikut ini tugas, peran dan tanggung jawab dari seorang bellboy yang ada di hotel, di antaranya:

    • Menjalankan seluruh tugas yang dibutuhkan.
    • Memberikan informasi kepada setiap tamu mengenai fasilitas yang ada di hotel ketika melakukan check in.
    • Memastikan bahwa area lobby tidak terdapat sampah yang berserekan atau hal lain yang mengganggu pandangan.
    • Berdiri stand by menjaga pintu lobby dan bersiap menyambut tamu yang datang.
    • Menerima tugas sesuai yang diberikan oleh Bell Captain.
    • Mengantarkan fax atau surat ke kamar tamu apabila dibutuhkan.
    • Menghantarkan Kamu melakukan check in di hotel serta menghantarkan ke kamar tamu.
    • Memberikan tanda pada setiap barang bawaan tamu supaya tidak tertukar.
    • Mengambil dan mengantar barang bawaan tamu ketika check in atau check out.
    • Membantu tamu memarkirkan mobil di area parkir sesuai yang sudah disediakan.
    • Memastikan bahwa tidak ada barang tamu yang ketinggalan di kendaraan.
    • Memastikan jika tidak ada kendaraan yang terparkir pada area lobby Hotel.
    • Membukakan pintu mobil tamu yang pergi atau datang menyediakan pelayanan transportasi bagi tamu

    Syarat Menjadi Bellboy

    Untuk bisa menjadi seorang bellboy, pastinya tidaklah mudah dilakukan. Sehingga pekerjaan ini tidak sembarang orang bisa melakukannya. Tuntutan menjadi seorang Bellboy adalah harus memberikan pelayanan yang terbaik bagi setiap tamu selama berada di hotel tersebut.

    Alasan inilah yang membuat pihak dari hotel telah menetapkan beberapa persyaratan bagi seorang bellboy. Pekerjaan ini tidak hanya harus memenuhi standar penampilan diri atau grooming saja. Namun ada persyaratan lain yang bisa Kamu ketahui, di antaranya:

    1. Menjaga Kebersihan Diri

    • Kuku tidak boleh panjang.
    • Bellboy yang menggunakan jilbab harus selalu tampil rapi.
    • Bagi wanita yang memiliki rambut panjang harus dikuncir ke belakang atau bisa juga dengan menggunakan harnet.
    • Tidak boleh berjambang.
    • Bagi pria tidak diperbolehkan memanjangkan rambut melebihi leher. Sehingga rambut harus tetap terlihat rapi dan selalu diberi minyak atau gel rambut supaya tetap sehat dan terlihat segar.

    2. Menjaga Penampilan Diri

    • Menggunakan sepatu fantofel.
    • Mengenakan seragam dengan rapi.
    • Memelihara tubuh supaya tetap bugar.
    • Harus menggunakan parfum setiap hari untuk menghilangkan bau mulut dan bau badan.
    • Harus mandi secara teratur.

    3. Persyaratan Standar

    • Memiliki pendidikan perhotelan minimal SMA.
    • Usia 18 sampai 35 tahun.
    • Mampu dan kuat berdiri dalam jangka waktu yang lama.
    • Sehat jasmani.
    • Mempunyai postur tubuh ideal.
    • Dapat berkomunikasi secara aktif

    Berapa Gaji Bellboy?

    Jika membicarakan mengenai gaji bellboy memang hal ini tidak selalu sama, karena tergantung dari kota dan hotel mana tempat dirinya bekerja. Tuntutan menjadi Bellboy adalah harus menghadiri pertemuan setiap pergantian shift, selalu tersenyum ramah kepada setiap tamu yang masuk ke hotel.

    Tuntutan tersebutlah yang membuat seorang Bellboy memiliki tantangan tersendiri bagi sebagian orang. Terlebih lagi gaji yang ditawarkan tergolong lebih besar dibandingkan dengan pekerjaan yang lainnya. Gaji Bellboy yang ada di kota besar maupun di kota kecil tentu saja berbeda.

    Untuk beberapa contoh, Gaji seorang Bellboy di hotel bintang 3 biasanya berkisar di Rp2.500.000 per bulan.

    Namun beda cerita Gaji Bellboy di Hotel bintang 5 seperti Fairmont Hotels Jakarta, gaji pokoknya dimulai dari Rp3.500.000 per bulan tergantung dengan pengalaman.

    Apabila bintang hotel tersebut semakin tinggi, otomatis upah yang diterima pun juga semakin tinggi pula. Selain itu masing-masing dari kota juga menetapkan gaji bellboy yang sesuai dengan standar kota tersebut.

    Belum lagi nanti bisa memperoleh tips atau uang tambahan yang diberikan tamu kepada bellboy tersebut. Tentu saja pekerjaan bellboy ini tidak hanya bisa memperoleh gaji dari hotel. Namun juga bisa mendapatkan uang tambahan dari tamu yang diberikan pelayanan.

    Baca juga: Ini Dia Bocoran Gaji Kerja di Hotel, Lengkap Semua Posisi

    Jenis Barang Bawaan Tamu yang Harus diperhatikan Bellboy

    Setiap tamu yang datang pastinya membawa barang bawaan yang tidak sama. Namun menjadi seorang bellboy harus paham dan mengetahui perihal jenis barang apa saja yang dibawanya, seperti ulasan berikut ini:

    • Travelling bag atau shoulder bag (luggage): traveling bag merupakan tas kecil yang seringkali disebut sebagai tas pundak. Pada biasanya hal ini digunakan para pendaki gunung maupun anak sekolah. Untuk cara membawanya pun juga tidak sembarangan, karena menjadi seorang bellboy harus paham bagaimana cara membawa barang bawaan tersebut. Jika memperoleh tamu yang menggunakan travelling bag, maka cara membawanya yaitu dengan menggantungkannya di pundak.
    • Garment bag: Garment bag ini pada biasanya terbuat dari bahan kain, kulit, maupun plastik .Tas ini digunakan untuk membawa jaket, baju, jas, celana, dan hal sebagainya yang dapat digantung.
    • Kamera case: Tas yang digunakan untuk membawa perlengkapan foto seperti lensa, kamera body, flashes dan yang lainnya.
    • Suit case: Suit case pada biasanya digunakan ketika perjalanan membawa pakaian. Tas jenis ini seringkali dikenal sebagai koper pakaian yang memiliki dua bentuk yaitu head suit case yang terbuat dari plastik dan metal soft suit cases terbuat dari bahan kain, kulit dan kain kanvas.

    Seperti yang diketahui bahwa Bellboy adalah posisi maupun bagian yang sangat penting dalam sebuah hotel untuk membantu tamu dalam segala urusan barang bawaan maupun transportasi.

    Bellboy memiliki banyak tanggung jawab dan peran penting seperti yang sudah dijelaskan di atas.

  • 4 Cara Check In Hotel Lebih Awal, Dijamin Boleh

    4 Cara Check In Hotel Lebih Awal, Dijamin Boleh

    Jika kamu bertanya apakah bisa check in hotel lebih awal, maka jawabannya boleh saja. Artikel kali ini akan membahas tentang cara check in hotel lebih awal.

    Tidak perlu merasa khawatir jika sampai di hotel sebelum waktu check in sebab hotel menyediakan fasilitas early check in untuk para tamunya.

    Hal ini dikarenakan beberapa kondisi tertentu dalam perjalanan mungkin dialami tamu hingga tiba ke hotel tidak sesuai jadwal.

    Dengan adanya fasilitas early check in ini kamu tidak perlu ragu untuk menerapkan beberapa cara mudah check in hotel lebih awal berikut ini.

    Apa Itu Early Check In?

    Sebelum membahas cara melakukan early check in, tidak ada salahnya untuk memahami pengertiannya lebih dulu.

    Early check in adalah situasi ketika tamu yang akan menginap masuk ke kamar hotel sebelum waktu check in yang sudah ditetapkan oleh pihak hotel.

    Umumnya, waktu check in hotel dimulai pada jam 14.00 mengingat waktu check out jam 12.00 dan Housekeeping membutuhkan jeda untuk membersihkan kamar.

    Namun, ada kalanya estimasi perjalanan tidak selalu sesuai jadwal yang ditentukan hingga bisa saja kamu mengalami keterlambatan atau malah tiba lebih awal di hotel.

    Oleh karena itu, pihak hotel menyediakan fasilitas early check in agar tamu bisa beristirahat dan menikmati kenyamanan di hotel setelah menempuh perjalanan jauh.

    Tarif Early Check In

    Mengingat ada jadwal check in dan check out yang sudah ditentukan pengelola hotel, rasanya wajar saja jika ada tarif early check in yang akan ditagihkan kepada tamu.

    Jika menggunakan fasilitas early check in pada pukul 6 pagi sampai 11 siang, maka tamu akan dikenakan tarif 50 persen dari harga kamar.

    Sedangkan proses check in yang dilakukan kurang dari pukul 6 pagi, akan ada biaya tambahan 100 persen dari harga kamar dalam tagihan pembayaran hotel.  

    Meski hampir sebagian besar hotel menetapkan tarif berbayar, tetapi ada juga hotel yang menawarkan fasilitas check in lebih awal secara gratis.

    Oleh karena itu, penting untuk menanyakan terlebih dahulu kepada pihak hotel terkait fasilitas early check in tersebut.

    Cara Check In Hotel Lebih Awal

    Setelah mengetahui apa itu early check in dan tarif yang mungkin dibebankan pada tamu hotel, selanjutnya adalah cara memanfaatkan fasilitas ini.

    Berikut beberapa cara check in hotel lebih awal yang bisa kamu terapkan demi kenyamanan pasca sampai di hotel setelah menempuh perjalanan yang melelahkan.

    1. Beri Tahu Pihak Hotel

    Cara check in hotel lebih awal yang pertama adalah dengan memberi tahu pihak hotel lebih dulu saat ingin melakukan early check in.

    Bahkan tidak ada salahnya untuk memberi tahu pihak hotel jauh-jauh hari sebelum kedatangan dan memastikan bisa atau tidaknya.

    Pasalnya, meski early check in memang disediakan untuk tamu, tetapi fasilitas ini juga bergantung pada okupansi hotel atau jumlah kamar yang terpakai.

    Tidak menutup kemungkinan jika kamu tidak bisa mendapatkan early check in di hari H saat okupansi hotel mencapai angka 100 persen.

    Jika kamu sudah menginformasikan permintaan early check in sebelum hari kedatangan, pihak hotel akan mencatatnya dan mengupayakan untuk menyediakan kamar.

    Biasanya, hotel akan memberitahukan persetujuan permintaan early check in dari tamu jika sudah disetujui dengan rata-rata masuk pukul 10 hingga 11 siang.

    2. Anggarkan Biaya Tambahan

    Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, tamu hotel yang meminta early check in akan dikenakan biaya sesuai tarif yang ditentukan pengelola hotel.

    Jadi, sebaiknya kamu menganggarkan biaya tambahan di luar tarif kamar untuk menginap dengan ketentuan minimal 50 persen dari harga kamar.

    Nominal ini berlaku untuk early check in pada jam 6 pagi sampai 11 siang. Sedangkan early check in sebelum jm 6 pagi akan dikenakan tarif 100 persen.

    3. Tunggu di Lobby Lounge

    Saat sudah meminta early check in tetapi tingkat okupansi hotel mencapai 100 persen, maka kamu tetap tidak bisa mendapatkan kamar lebih awal.

    Hanya saja, pihak hotel akan mengizinkan tamu untuk menunggu di lobby lounge sampai waktu check in atau setidaknya sudah ada kamar yang tersedia.

    Menariknya, beberapa hotel bintang 5 akan menyediakan lobby lounge dengan fasilitas kamar mandi lengkap dengan shower untuk tamu yang sedang menunggu waktu check in.

    Fasilitas semacam ini biasanya diperuntukkan bagi tamu yang membutuhkan kamar mandi untuk membersihkan diri saat ada jadwal meeting di hotel.

    4. Titipkan Barang dan Keluar untuk Jalan-Jalan

    Jika takut merasa bosan saat menunggu di lobby longe hotel, kamu bisa menggunakan cara lain untuk check in hotel lebih awal.

    Kamu boleh menitipkan barang dan keluar jalan-jalan ke tempat wisata di sekitar hotel untuk menghabiskan waktu sebelum check in.

    Tips ini berlaku jika pihak hotel menyediakan fasilitas penitipan barang yang umumnya gratis bagi para tamu saat ingin berjalan-jalan.

    Namun, penting bagi tamu untuk memastikan bagasi yang dititipkan sudah diberi label atau luggage’s tag dari pihak resepsionis.

    Luggage’s tag merupakan data yang berisi nama tamu dan nomor kamar untuk keamanan barang yang dititipkan.

    Label ini juga diberikan dengan tujuan untuk memudahkan Bellboy yang bertugas mengantar barang ke kamar saat kamar sudah siap.

    Demikianlah informasi yang kami rangkum tentang cara check in hotel lebih awal jika waktu kedatanganmu lebih cepat dari jadwal seharusnya.

    Jangan ragu untuk menggunakan fasilitas early check in dengan menanyakan kepada pihak hotel dan memastikan tarif yang mungkin dibebankan kepada tamu.

  • 6 Strategi dan Cara Meningkatkan Pelayanan Hotel dan Buat Pelanggan Kembali

    6 Strategi dan Cara Meningkatkan Pelayanan Hotel dan Buat Pelanggan Kembali

    Pelayanan hotel menjadi faktor utama kepuasan pelanggan. Lalu, bagaimana cara meningkatkan pelayanan hotel? Berikut pembahasannya.

    Secara umum, hotel hadir untuk memberikan sarana akomodasi berupa jasa pelayanan penginapan yang dilengkapi dengan pelayanan makan dan minum hingga jasa lainnya.

    Tidak heran jika kemudian pelayanan jasa tersebut menjadi indikasi kepuasan tamu yang menginap hingga penting untuk terus dievaluasi dan ditingkatkan.

    Tingkat kepuasan ini akan berpengaruh pada loyalitas pelanggan, mulai dari kembali menginap di lain waktu, memberi ulasan positif, hingga merekomendasikan hotel kepada orang lain.

    Nah, artikel berikut ini akan membahas tentang beberapa strategi dan cara meningkatkan pelayanan hotel dan buat pelanggan kembali. 

    Apa Saja Pelayanan Hotel Itu?

    Sebelum mengetahui bagaimana cara meningkatkan pelayanan di hotel, penting untuk memahami jenis layanan apa saja yang harus diupayakan.

    Dalam hal ini, pelayanan dari hotel yang sesuai standar dan mengarah pada semua bentuk pelayanan yang dilakukan pihak hotel demi memenuhi kebutuhan serta memuaskan tamu.

    Standar pelayanan tersebut bisa menjadi tolak ukur dalam melakukan pelayanan dan acuan untuk menilai kualitas suatu pelayanan.

    Mulai dari layanan booking, proses check in, pelayanan kebutuhan selama menginap, respons terhadap keluhan tamu, hingga purna layanan saat check out.

    Semua bentuk pelayanan hotel harus terjamin dan dilakukan dengan prima demi menjamin tingkat hospitality atau kepuasan pelanggan.

    Cara Meningkatkan Pelayanan Hotel

    Untuk mengetahui apa dan bagaimana cara meningkatkan pelayanan hotel, penting untuk memperhatikan beberapa unsur berikut ini demi memberikan pelayanan terbaik bagi tamu.

    1. Melayani dengan Sikap yang Ramah

    Dalam industri yang bergerak di bidang layanan jasa, termasuk perhotelan, sikap yang ditunjukkan saat menghadapi dan melayani konsumen menjadi faktor penting.

    Pasalnya, wajah hotel diawali dari kesan awal karyawan saat memberikan pelayanan prima melaui sikap yang ramah, simpatik dan profesional.

    Indikasi ini jelas terlihat di bagian Frontliner yang langsung berhadapan dengan pelanggan sejak check in sampai check out.

    Oleh karena itu, menjaga attitude di hadapan tamu akan menjadi cara efektif meningkatkan pelayanan hotel sekaligus menjaga citra hotel.

    2. Kemampuan SDM

    Kemampuan SDM yang bekerja di hotel, baik yang berhubungan langsung dengan pelanggan maupun tim manajemen, juga menjadi penentu dalam meningkatkan pelayanan hotel.

    Kemampuan kerja yang baik saat menangani tamu hotel menjadi dasar dalam memaksimalkan prinsip pelayanan prima kepada pelanggan.

    Peningkatan kemampuan SDM hotel bisa dievaluasi melalui beberapa indikasi, diantaranya sebagai berikut:

    • Kemampuan berkomunikasi efektif dalam menangani tamu.
    • Pengetahuan untuk memahami pekerjaan dengan baik.
    • Pemahaman tentang SOP dasar untuk menangani keluhan pelanggan.
    • Mengetahui apa saja yang boleh dan tidak untuk diinformasikan keluar.
    • Level motivasi karyawan hotel dalam memberikan pelayanan prima tanpa mencampuradukan dengan masalah pribadi.

    3. Kepedulian Terhadap Pelanggan

    Unsur attention merupakan bentuk kepedulian terhadap pelanggan mengenai kebutuhan, pertanyaan, hingga keluhan yang mampu menjadi cara terbaik meningkatkan pelayanan hotel.

    Peningkatan unsur attention sebagai prinsip pelayanan prima wajib dimiliki semua karyawan, terutama divisi yang bersentuhan langsung dengan pelanggan.

    Kepedulian ini juga berkaitan dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan serta pemahaman atas saran dan kritik yang diberikan.

    Oleh karena itu, penting bagi pengelola hotel untuk selalu memperhatikan dan mendahulukan kebutuhan tamu hotel, terlebih saat membutuhkan bantuan atau pelayanan tertentu.

    Atensi ini akan membuat karyawan hotel menunjukkan sikap untuk segera melayani tami dengan cepat dan sebaik-baiknya demi meminimalisir keluhan.

    4. Perhatikan Penampilan

    Penampilan atau appearance akan mencerminkan kualitas dan kredibilitas pelayanan hotel kepada tamu atau pelanggan.

    Penampilan karyawan di hadapan tamu hotel, baik secara fisik mau non fisik akan menjadi refleksi kredibilitas perusahaan.

    Oleh karena itu, memperhatikan penampilan karyawan hotel juga akan menjadi cara yang efektif dalam meningkatkan pelayanan hotel.

    Standar penampilan ini memang harus dibuat oleh hotel dan setiap karyawana harus menerapkannya sebagai bagian dari SOP.

    5. Terapkan Accountability

    Langkah meningkatkan pelayanan hotel berikutnya yaitu dengan menerapkan accountability, bentuk tanggung jawab kepada tamu dalam mengatasi keluhan, ketidakpuasan, atau masalah lain yang timbul.

    Konsep pelayanan prima ini merupakan sikap keberpihakan hotel kepada pelanggan sebagai bentuk empati dan kepedulian.

    Dengan menunjukkan tanggung jawab yang dilakukan secara tepat dan sepenuh hati, maka ketidakpuasan pelanggan atau tamu akan mampu dimininalisir.

    Sikap bertanggung jawab atas semua bentuk komplain dari pelanggan ini juga menjadi langkah antisipasi dalam menjaga image serta kredibilitas hotel.

    6. Tindakan Nyata

    Cara yang tidak kalah ampuh dalam meningkatkan pelayanan hotel berkaitan dengan tindakan nyata saat melayani tamu.

    Unsur action ini merupakan tindakan lanjutan dari attention yang sebelumnya sudah diterapkan untuk memberikan perhatian pada kebutuhan pelanggan.

    Pasalnya, atensi tanpa aksi hanya akan memicu ketidakpuasan lainnya sebab pelanggan merasa tidak ada tindakan nyata pasca menyampaikan keluhan.

    Tindakan nyata yang ditunjukkan bertujuan untuk memastikan semua kebutuhan atau keinginan tamu sudah benar-benar terenuhi.

    Bahkan, pasca melakukan tindakan nyata perlu adanya konfirmasi apakah unsur action yang coba diterapkan pihak pengelola hotel sudah sesuai dengan harapan tamu.

    Sebagai penutup, sampaikan juga ucapan terima kasih kepada pelanggan dengan ramah dan sikap penuh sopan santun.

    Sikap ini juga wajib didukung dengan attitude yang sesuai prosedur, misalnya mengatupkan tangan sebagai tanda menghormati dan menghargai pelanggan.

    Selain mengetahui bagaimana cara meningkatkan pelayanan hotel dan menerapkan langkah-langkah di atas, penting juga bagi pengelola hotel untuk terus melakukan upgrade dalam menjalankan bisnisnya.

    Misalnya, dengan melakukan pembaruan dan mengikuti perkembangan zaman demi memudahkan pelanggan untuk mendapatkan informasi serta penawaran terbaik.

    Manfaatkan peran situs online dengan melakukan kerja sama untuk menjangkau pelanggan yang lebih luas dan  meningkatkan image hotel melalui ulasan dari tamu terkait pelayanan yang diberikan selama menginap.