butler-adalah
source : freepik.com

Butler adalah salah satu pekerjaan di hotel atau resort yang cukup berperan penting dalam hal kepuasan tamu. Pernah mendengar posisi butler ? Atau mungkin kamu ketika menginap di sebuah hotel atau resort mewah dilayani khusus oleh seorang staff mulai dari kebersihan kamar hingga membantu segala keperluan kamu selama menginap disana. Iya, merekalah yang disebut butler. Lalu apa bedanya dengan posisi-posisi lain di hotel?

Pengertian Butler

Butler adalah merupakan tipe pelayanan individu ( personal service) yang diberikan kepada tamu hotel yang meliputi tugas 3 department dalam didalamnya yaitu front office, housekeeping dan food & beverage. Biasanya butler hanya ada ada di resort mewah ataupun di hotel dengan kategori kamar tertentu yang memang mendapat pelayanan khusus butler. 

Kenapa butler dikatakan sebagai gabungan dari 3 departement? Karena butler inilah yang memang bertugas dari welcoming tamu sampai memberikan service harian ke tamu. Contoh :

Front Office

  • Welcoming tamu
  • Mengantarkan tamu ke kamar

Food & Beverage

  • Menyiapkan breakfast, lunch serta dinner
  • Menyediakan wine
  • Mengatur ketersediaan minibar

Housekeeping

  • Memastikan kebersihan kamar tamu
  • Mengecek amenities

Jadi bisa dikatakan butler ini seperti halnya seorang personal asisten untuk tamu yang menginap di resort / hotel tersebut dan keberadaan butler adalah biasanya hanya tamu-tamu VIP yang bisa mendapat butler service ini.

Sejarah Butler

Di Inggris, butler awal mulanya merupakan profesi tingkatan menengah dari lingkungan asisten rumah tangga di rumah- rumah yang besar. Pada abad 17 serta 18, butler umumnya terdiri dari beberapa pria. Mereka umumnya staf senior rumah tangga di rumah yang sangat megah. Tidak cuma mengurusi kebutuhan rumah tangga, terdapat kalanya meraka pula mengurusi urusan keuangan keluarga sang owner rumah.

Para butler ini umumnya menggunakan baju seragam spesial, berbeda dari pekerja rumah tangga junior. Butler lebih cenderung mengenakan setelan bisnis lengkap, ataupun terkadang lebih nampak kasual di acara- acara spesial.

Mulai di awal tahun 1920- an ataupun sehabis Perang Dunia I, pekerjaan di zona pekerja rumah tangga hadapi penyusutan tajam secara totalitas di negara-negara Eropa Barat, serta pula di Amerika Serikat. Walaupun begitu, masih terdapat sekitar 30.000 butler yang dipekerjakan di masa Perang Dunia II. Sedikitnya seratus butler masih dipekerjakan sampai pertengahan 1980- an. 

Tugas Butler

Secara general tugas seorang butler adalah sebagai berikut :

Pre-Arrival ( Sebelum Kedatangan ) :

  • Me – review guest history tamu yang sudah melakukan booking melalui Property Management System dan atau berdasarkan historical data yang sudah tercatat di hotel, dilanjutkan dengan menghubungi  langsung si tamu untuk mendapatkan semua info mengenai detail kedatangannya.
  • Koordinasi dengan department lain untuk berbagi  informasi mengenai profile tamu.
  • Memastikan  pre arrival (sebelum kedatangan tamu) mengenai kesiapan kamar dan persiapan welcoming VIP sesuai Standar Operation Procedure dan juga mempersiapkan apabila ada permintaan khusus dari tamu.
  • Berkoordinasi dengan semua departement  yang bertanggung jawab terhadap transportasi untuk bisa memberikan penjemputan, penanganan barang, dan penyambutan di bandara dengan pelayanan yang maksimal
  • Mempersiapkan welcoming amenities yang mungkin harus disiapkan dan disesuaikan  dengan profile dan permintaan tamu.

Proses Check in 

  • Memberikan sambutan  hangat ketika mereka datang
  • Bekerjasama dengan FO untuk memastikan proses check in bisa berjalan dengan cepat dan lancar dari  proses “registration card’ sampai dengan “payment process”. 
  • Bekerjasama dengan Bell Service / Concierge untuk memastikan bahwa Luggage tamu ditangani dengan baik.

Selama Tamu Tinggal ( In House )

  • Selalu berusaha memaksimalkan service untuk memberikan efek “wow” kepada tamu.
  • Berusaha memenuhi semua keinginan tamu dan menghindari hal – hal yang mengganggu atau tidak disukai oleh tamu.
  • Tetap menginformasikan kepada tamu perihal acara atau hiburan terbaru yang ada di hotel dan lingkungan sekitar hotel / kota.
  • Meminta feedback dan input dari tamu demi perbaikan dan peningkatan pelayanan, bertindak sebagai jembatan penghubung antara tamu dan management apabila ada complain dari tamu.
  • Melakukan pembersihan kamar dan penggantian amenities, towel, linen, buah, dan bunga.
  •  Melakukan proses  “Turn Down Service”.
  • Bertanggung jawab terhadap event atau kegiatan perayaan acara spesial untuk tamu, seperti; ulang tahun, ulang tahun pernikahan, hari ibu, dll. Bekerjasama dengan semua department lain agar pelaksanaan perayaan tersebut memberikan kesan yang baik pada tamu
  •  Melakukan pemesanan tiket pesawat untuk tamu.
  • Update guest history.
  • Melayani sarapan, makan siang dan makan malam
  • Jika diperlukan, bekerjasama dengan department lain untuk pelaksanaan pesta atau acara di luar kamar, misal; beach side party, pool side party, dll.
  • Membuat list dan melakukan seleksi terhadap panggilan telepon dari luar apabila tamu adalah selebritis atau public figure.
  • Menangani dan memperbaiki jika ada kerusakan – kerusakan kecil alat – alat elektronik yang merupakan fasilitas dalam kamar, misal; laptop, multimedia, sound system, home theater, dll.
  • Melakukan kontrol dan memeriksa kelengkapan mini bar beserta expired date nya.

Proses Check Out

  • Butler akan menyiapkan bill dan bekerjasama dengan Front Office dalam proses pembayaran (payment) agar proses check out bisa berlangsung dengan cepat dan praktis. Seorang Butler melakukan proses reservasi kembali apabila tamu sudah mempunyai rencana menginap dikemudian hari
  • Mempersilahkan dan menyarankan tamu untuk mengisi guest comment.
  • Mempersiapkan cinderamata hotel bekerjasama dengan sales, public relation, ataupun guest relation officer (jika ada)
  • Mengatur pelaksanaan bell service, valet, dan concierge.
  • Mengucapkan selamat jalan  dan farewell kepada tamu.
  •  Mengupdate guest history. 

Baca Juga : Tour Guide : Pengertian dan Perkiraan Gajinya