Hotelier

Category: Front Office

  • Mengenal Tugas Cost Control di Hotel Beserta Tanggung Jawabnya

    Mengenal Tugas Cost Control di Hotel Beserta Tanggung Jawabnya

    Apakah kamu pernah mendengar istilah Cost Control dalam sistem manajemen perhotelan? Posisi ini sebenarnya masih bersinggungan dengan urusan keuangan dimana tugas Cost Control di hotel berkaitan dengan pengendalian pembelanjaan operasional dan aset di hotel.

    Singkatnya, Cost Control ditugasi untuk melakukan pengawasan atas pembelian atau permintaan barang dari divisi lain agar tidak over budget. Dalam menjalankan perannya, penting bagi Cost Control untuk menganalisis, menyusun, dan mengawasi anggaran hotel.

    Kewenangan ini kemudian menjadikan seorang Cost Controller bertanggung jawab langsung kepada Chief Account. Nantinya, controlling yang dilaporkan kepada akuntan akan dijadikan dasar dalam pembuatan laporan keuangan demi kelancaran operasional hotel.

    Untuk memahami lebih lanjut, artikel kali ini akan memberikan penjelasan agar memudahkan dalam mengenal Cost Control di hotel beserta tugas dan tanggung jawabnya. Berikut penjelasan lengkapnya.

    Pengertian Cost Control Hotel

    Dalam terjemahan harafiah, Cost Control berarti pengendalian biaya. Jadi, dapat disimpulkan bahwa cost control hotel adalah bagian dalam manajemen hotel yang betugas untuk mengendalikan biaya operasional, mulai dari penyusunan, pelaksanaan, dan pengawasan budget agar sesuai dengan rencana anggaran awal.

    Dalam praktiknya di lapangan, seseorang yang diberi kewenagan sebagai Cost Controller akan bertanggung jawab dalam keseluruhan proses verifikasi permintaan dan pengeluaran barang yang di ajukan oleh Store Keeper.

    Sebagai landasan teori, beberapa ahli juga mengemukakan pendapat tentang pengertian Cost Control. Berikut beberapa di antaranya.

    1. Pengertian Cost Control Menurut Bambang Hatadi

    Bambang Hatadi menjelaskan bahwa Cost control adalah cara pengendalian struktur organisasi, metode, dan peraturan yang terkait perlindungan aset perusahaan. Dalam hal ini, seorang yang bekerja sebagai Cost Control akan memastikan bahwa setiap rencana anggaran yang telah disepakati sebelumnya dapat diimplementasikan dengan benar.

    2. Pengertian Cost Control Menurut Sondang Jagian

    Sedangkan menurut Sondang Jagian, pengertian Cost control yaitu upaya sistematis yang dilakukan untuk menetapkan standar pelaksanaan dalam penyusunan rencana, penyediaan sistem informasi berupa feedback, evaluasi pelaksanaan dan perencanaan, serta pemeriksaan rencana anggaran andai membutuhkan langkah evaluasi demi mencapai tujuan perusahaan.

    Strategi Cost Controlling

    Divisi Cost Control dalam bisnis perhotelan tentunya menerapkan strategi tertentu demi menjaga operasional hotel sekaligus keuntungan bisnis yang dijalankan.

    Berikut ini strategi cost controlling yang biasa dilakukan dalam bisnis perhotelan.

    1. Penerapan Sistem Inventarisasi

    Strategi dari cost controlling yang pertama adalah penerapan sistem inventarisasi yang dilakukan sebagai kontrol atas penggunaan bahan baku, peralatan, hingga persediaan hotel. Langkah ini bertujuan untuk menghindari pemborosan atau kerugian yang mungkin dialami hotel akibat barang yang rusak atau hilang.

    2. Pengelolaan Energi

    Pengelolaan energi menjadi strategi cost controlling kedua yang dilakukan dengan  cara mengurangi konsumsi listrik, air, dan gas untuk beralih pada konsep hemat energi. Contohnya, penerapan sistem off otomatis pada lampu dan AC ketika kamar kosong atau memanfaatkan shower dengan teknologi hemat air.

    3. Pembaruan Teknologi

    Dalam strategi cost control, ada langkah untuk melakukan pembaruan teknologi dengan menggunakan perangkat lunak terbaru dan sistem manajemen yang efisien. Teknologi yang baik ini bertujuan agar hotel mampu melakukan pengelolan kamar yang lebih baik, meminimalisir kehilangan data, dan meningkatkan efisiensi operasional.

    4. Peningkatan Keterampilan Karyawan

    Meningkatkan keterampilan karyawan adalah startegi cost controlling berikutnya melalui pelatihan kerja tentang pengelolaan inventaris dan energi serta pemahaman pada teknologi terbaru. Langkah ini dilakukan agar karyawan menjadi terampil dan efisiensi kerja semakin meningkat.

    5. Pemaksimalan Efisiensi Operasional

    Strategi berikutnya dari cost controlling berkaitan dengan pemaksimalan efisiensi operasional dengan cara mengelola stok, mengurangi biaya pengiriman, dan mengoptimalkan penggunaan bahan baku. Cara ini akan membuat hotel mampu menghindari pemborosan dan mengurangi biaya produksi.

    6. Menjalin Hubungan Baik dengan Vendor

    Menjalin hubungan dengan vendor merupakan penerapan startegi cost controlling demi membantu hotel dalam upaya memperoleh harga terbaik atau penawaran diskon menarik. Strategi ini akan membantu penghematan biaya operasional hotel dalam pembelian bahan baku dan peralatan.

    7. Menjaga Kondisi Fisik Bangunan

    Menjaga kondisi fisik bangunan melalui pemeliharaan preventif juga menjadi strategi terbaik cost controlling. Di antaranya melalui perawatan rutin untuk AC, pipa, dan saluran air demi menghindari kerusakan fatal dan berpotensi memunculkan biaya perbaikan yang mahal.

    Tugas dan Tanggung Jawab Cost Control Hotel

    Peran Cost Control dalam sistem manajemen hotel sendiri terbilang cukup penting mengingat tugas Cost Control di Hotel dan tanggung jawab yang dibebankan berkaitan dengan pengawasan dan pengendalian aset hotel.

    Dituntut memiliki ketelitian dan kemampuan kontrol yang kuat, berikut beberapa tugas Cost Control di hotel dan tanggung jawabnya yang penting untuk diketahui.

    Tugas Cost Control di Hotel

    • Membuat, menyusun, dan mengatur serta melaksanakan rencana anggaran operasional hotel setiap bulan.
    • Memastikan setiap kebijakan dan prosedur yang dibuat bisa diterapkan dengan baik oleh seluruh divisi atau departemen.
    • Menganalisa keperluan yang dibutuhkan setiap divisi untuk mendukung opersional hotel berjalan lancar.
    • Memantau dan memeriksa seluruh hasil perhitungan persediaan dan mengawasi arus keluar masuk barang lengkap dengan dukungan bukti dan dokumen.
    • Memeriksa setiap transaksi pembelian dan memastikan semua transaksi tersebut berjalan dengan benar.
    • Melakukan survey harga pasar untuk menentukan harga dasar barang tidak over cost.
    • Membandingkan setiap data dan memastikan semua barang yang diterima sesuai dengan daftar harga.
    • Melakukan pemeriksaan dan evaluasi berulang demi meningkatkan kinerja perusahaan.
    • Melakukan monitoring dan audit internal terhadap pelaksanaan SOP.

    Tanggung Jawab Cost Control

    • Bertanggung jawab atas pengawasan arus masuk dan keluar barang, menyimpan, dan juga menerima barang.
    • Bekerja sama dengan bagian purchasing terkait informasi aktivitas pembelian, harga barang, hingga penerimaan barang serta memberikan persetujuan atas pembelian barang.
    • Melakukan pengecekan dan pemeriksaan order pembelian dan market list.
    • Membuat laporan biaya rutin harian.
    • Membuat laporan bulanan dan inventory barang yang ada setiap bulan.

    SOP Cost Control Hotel

    Setiap divisi dalam manajemen perhotelan pasti memiliki SOP atau Standard Operating Procedure untuk membantu pelaksanaan pekerjaan rutin, termasuk bagi Cost Control.

    Berkaitan dengan pengawasan dan pengendalian operasional, berikut ini SOP Cost Control hotel yang perlu diperhatikan.

    1. Standart Control Pengawasan

    SOP untuk Cost Control hotel yang pertama yaitu standar control pengawasan yang umumnya meliputi tiga hal utama untuk dijalankan.

    Pertama, pengawasan penerimaan barang dari bagian receiving untuk dicek kualitas dan kuantitasnya berdasarkan form order pembelian.

    Kedua, pengawasan terhadap semua barang yang keluar dari store agar sesuai dengan kelengkapan dokumen store request, mulai dari quantity requestion item, stock onhand, tanggal, nama, dan tanda tangan.

    Terakhir, pengecekan dokumen pendukung untuk semua jenis pembelian yang dilakukan, yaitu purchase order, purchase requestion, market list, cash purchase, dan lain sebagainya.

    2. Siklus Control Pengendalian

    Siklus control pengendalian menjadi SOP Cost Control hotel berikutnya yang memiliki empat prinsip tahapan, yaitu sebagai berikut:

    • Menetapkan standar pengendalian yang akan digunakan, seperti waktu, jumlah, biaya, kualifikasi, dan lainnya.
    • Memberikan informasi kepada karyawan tentang standar yang sudah ditetapkan, termasuk untuk sosialisasi dan pelatihan.
    • Melakukan dan memastikan evaluasi rutin atas prosedur yang harus dilakukan bisa terlaksana sesuai standar.
    • Memberikan tanggapan dan tindakan perbaikan pada hasil kerja.

    Dengan mengenal tugas Cost Control di hotel beserta tanggung jawabnya, pemahaman terkait salah satu divisi dalam departemen Accounting tadi menjadi semakin mendalam.

    Bukan hanya tugas Cost Control di hotel, tetapi juga pengetahuan tentang strateti cost controlling dan SOP yang diterapkan dalam menjalankan operasional hotel.

  • Bookkeeper Hotel: Tugas, Tanggung Jawab, dan Syaratnya

    Bookkeeper Hotel: Tugas, Tanggung Jawab, dan Syaratnya

    Dalam sistem manajemen perhotelan, ada profesi Bookkeeper yang menjadi bagian dari departemen Accounting hotel. Secara umum, tugas Bookkeeper di hotel hampir mirip dengan Accounting karena masih berkaitan dengan aktivitas pembukuan. Hanya saja sifatnya lebih administratif dan tidak berurusan langsung dengan laporan keuangan hotel.

    Bookkeeper hotel bertanggung jawab pada catatan usaha yang dijalankan hotel, termasuk sebagian pencatatan aktivitas penjualan. Namun, sebagian besar pekerjaannya memang berkutat pada bookkeeping atau pembukuan keuangan yang sifatnya klerikal. Jadi, tidak heran jika seorang Bookkeeper sering menghabiskan waktu bekerja di depan komputer.

    Nah, untuk memperjelas pemahaman lebih lanjut, artikel kali ini akan membahas tentang tugas, tanggung jawab, dan syarat menjadi Bookkeeper di hotel.

    Pengertian Bookkeeper Hotel

    Bookkeeper Hotel adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mencatat kegiatan transaksi keuangan hotel, mulai dari pendapatan, pengeluaran, pembelian, penjualan, hingga faktir dan pembayaran. Dengan kata lain, bookkeeper merupakan pemegang pembukuan yang akan membantu pekerjaan akuntan.

    Pembukuan yang dilakukan Bookkeeper akan dimanfaatkan sebagai informasi keuangan yang akurat dan terkini kepada pihak manajemen untuk membantu membuat keputusan. Namun, ada kalanya seorang Bookkeeper akan dilibatkan dalam pembuatan strategi keuangan atau operasional hotel.

    Jadi, dapat disimpulkan jika Bookkeeper hotel adalah pegawai manajemen hotel yang menyiapkan fondasi dasar untuk akuntan dalam menganalisis dan menyiapkan laporan keuangan hotel.

    Perbedaan Bookkeeper dan Akuntan

    Tugas Bookkeeper yang berkaitan dengan keuangan seringkali disalahartikan dengan posisi sebagai akuntan.

    Meski sama-sama menggunakan data keuangan, tetapi ada perbedaan Bookkeeper dan Akuntan yang cukup krusial.

    Bookkeeper bertugas untuk mencatat laporan keuangan, sedangkan akuntan lebih pada membuat laporan keuangan rutin dan melakukan pemeriksaan pajak saat tutup buku.

    Dalam hal hasil pekerjaan, catatan pembukuan dari Bookkeeper akan digunakan oleh akuntan untuk membuat laporan keuangan. Sedangkan catatan akuntan akan dijadikan rujuka pihak manajerial untuk mengambil keputusan yang penting.

    Perbedaan tadi juga menunjukkan jangkauan kerja, dimana pembukuan Bookkeeper tidak akan bisa mengungkap posisi keuangan perusahaan, sedangkan akuntan mampu menampilkan kondisi keuangan secara menyeluruh.

    Tugas dan Tanggung Jawab Bookkeeper

    Seperti yang sudah sempat disinggung sebelumnya, Bookkeeper hotel memegang pembukuan dan menjadi pusat informasi keuangan. Dalam praktikknya, Bookkeeper juga melakukan pembayaran tagihan, menjalankan sistem penggajian, menagih hutang, dan menyerahkan semua formulir pemerintah serta pembayaran pajak.

    Bookkeeper juga bertanggung jawab dalam pencatatan seluruh transaksi keuangan di buku besar dengan menggunakan pembukuan double-entry. Bahkan ada beberapa laporan keuangan utama yang harus disiapkan Bookkeeper, di antaranya laporan laba rugi, laporan arus kas, neraca, dan laporan laba ditahan atau pernyataan perubahan ekuitas.

    Namun, rincian tugas dan tanggung jawab Bookkeeper hotel sebenarnya terbagi menjadi dua, yaitu tugas inti dan tugas tambahan.

    Tugas Inti Bookkeeper

    Tugas inti dari seorang Bookkeeper adalah mengentri data untuk mencatat transaksi keuangan dan menyeimbangkan pembukuan.

    Selain itu, tugas untuk rekonsiliasi bank juga dilakukan Bookkeeper untuk memeriksa referensi silang buku dan memastikan keakuratan laporan bank atau dokumen lain.

    Bahkan sebagai pemegang pembukuan, Bookkeeper juga bertugas untuk meringkas posisi keuangan dalam laporan keuangan demi menjaga kestabilan keuangan hotel.

    Tugas Tambahan Bookkeeper

    Selain tugas inti yang disebutkan di atas, Bookkeeper juga menjalankan tugas tambahan, yaitu sebagai berikut:

    1. Mengelola Akun Utang

    Tidak menutup kemungkinan jika hotel memiliki utang untuk menjaga operasional agar bisa dikelola dengan baik. Jika hal ini terjadi, maka sudah menjadi tugas seorang Bookkeeper untuk memastikan akurasi faktur dan pembayaran utang tepat waktu.

    2. Menghitung Gaji Karyawan

    Sebagai bagian dari departemen Accounting, Bookkeeper juga diberikan tugas internal yang berkaitan dengan gaji karyawan. Gaji yang masuk daftar arus keluar kas membuat Bookkeeper juga bertanggung jawab untuk menghitung gaji karyawan lengkap dengan potongan-potongan di dalamnya.

    3. Kontrol Piutang dan Kredit

    Jika bisnis perhotelan menerapkan sistem kredit yang membuat hotel memiliki piutang, maka sudah menjadi tugas Bookkeeper hotel untuk memastikan kelancaran pengelolaannya. Dalam hal ini, Bookkeeper bertugas untuk membuat, mengirim, dan menindaklanjuti faktur agar dibayar tepat waktu.

    Syarat Bookkeeper Hotel

    Untuk menempati posisi sebagai Bookkeeper di hotel, perlu ada kualifikasi tertentu yang wajib dipenuhi sebagai persyaratan yang umumnya dibuat oleh pihak manajemen. Berikut ini beberapa syarat Bookkeeper hotel yang harus dipenuhi.

    1. Harus Memiliki Kualifikasi Pendidikan dan Sertifikat

    Syarat umum Bookkeeper hotel yang pertama berkaitan dengan kualifikasi pendidikan, yaitu lulusan akuntansi, baik itu akuntansi keuangan, manajemen, anggaran, atau biaya.

    Setidaknya ada gelar Associate di bidang akuntansi atau administrasi bisnis dengan ijazah dari perguruan tinggi ata sekolah tinggi akuntansi.

    Hal ini menjadi penting karena pendidikan merupakan menjadi bekal untuk pemahaman dasar atas prinsip akuntansi terkait pengetahuan tentang pembukuan.

    Selain itu, penting juga untuk memenuhi persyaratan berupa kepemilikan sertifikat atau pelatiahan dan keterampilan dalam pembukuan keuangan.

    Banyaknya sertifikat atau pelatihan yang diikuti menjadi indikasi kemampuan atau kemungkinan skill yang dimiliki calon Bookkeeper hotel.

    2. Memiliki Keterampilan yang Dibutuhkan Sebagai Pemegang Pembukuan

    Selain latar belakang pendidikan dan sertifikasi yang dimiliki, keterempilan dakam memegang pembukuan juga menjadi syarat Bookkeeper hotel yang harus dipenuhi.

    Beberapa hal mendasar seperti rekonsiliasi rekening bank, proses penggajian, penanganan utang piutang, dan pelacakan informasi keuangan menjadi keterampilan wajib.

    Di samping itu, keterampilan yang dijadika syarat juga harus didukung oleh pemahaman tugas pencatatan keuangan yang detail dan akurat.

    Seorang Bookkeepper juga diharapkan berpengalaman dengan perangkat lunak akuntansi untuk memudahkan tugas dalam menyiapkan, meninjau, dan memahami laporan keuangan.

    3. Berpengalaman di Bidang yang Sama

    Syarat sebagai Bookkeeper juga meliputi pengalaman kerja di bidang yang sama karena akan memudahkan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab pekerjaan.

    Seorang Bookkeeper berpengalaman akan terbiasa dengan lingkungan kerja yang dihadapi, termasuk mengoperasikan perangkat lunak pembukuan.

    Meski tidak menutup kemungkinan seorang fresh graduate menepati posisi ini, tetapi faktor pengalaman kerja akan menjadi nilai tambah.

    4. Mampu Membangun Interaksi dan Komunikasi yang Baik

    Bookkeeper merupakan bagian dari tim manajemen dari departemen Accounting hingga tidak menutup kemungkinan akan terlibat interaksi dengan banyak pihak.

    Oleh karena itu, persyaratan Bookkeeper juga kerap menyantumkan kemampuan dalam membangun interaksi dan komunikasi yang baik.

    Keahlian komunikasi tersebut juga meliputi komunikasi lisan maupun tulisan. Di antaranya, kemampuan dalam berdiskusi dengan pihak terkait seperti General Cashier hingga akuntan.

    Selain itu, kecepatan dalam merespons email atau pesan terkait delegasi tugas juga menambah nilai plus seorang Bookkeeper.

    5. Memiliki Referensi Terpercaya

    Bookkeeper hotel memiliki akses terhadap pembukuan keuangan di hotel hingga penting untuk memiliki referensi terpercaya sebagai syarat penting.

    Mereka harus bisa mengatasi masalah intern dalam bisnis perhotelan berkaitan dengan sistem pembukuan keuangan yang sifatnya privasi dan rahasia.

    Bukan hanya pembukuan keuangan, kerahasiaan dalam perjanjian kerja dengan pengacara sebagai antisipasi langkah hukum apabila terjadi kebocoran informasi keuangan.

    Jadi, penting untuk menyaring calon Bookkeeper berdasar kualitas, akuntabilitas, etika, dan komitmen menjadi orang terpercaya sebagai pemegang pembukuan.

    Itulah tadi pembahasan tentang tugas, tanggung jawab, dan syarat menjadi Bookkeeper di hotel yang penting untuk diketahui.

    Melalui informasi tadi, kamu yang tertarik untuk bekerja sebagai Bookkeeper akan memiliki persiapan yang detail dan mampu menjalankan tugas Bookkeeper di hotel dengan baik.

  • General Cashier Hotel: Pengertian, Tugas dan Tanggung Jawabnya

    General Cashier Hotel: Pengertian, Tugas dan Tanggung Jawabnya

    Bisnis perhotelan dijalankan oleh tim manajemen yang terdiri dari berbagai departemen dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Salah satu bagian yang berperan penting adalah General Cashier Hotel atau kasir umum. Berada di bawah departemen Accounting, tugas General Cashier di hotel tidak jauh dari penanganan uang keluar dan masuk setiap harinya.

    Ibarat bendahara hotel, secara umum tugas utama General Cashier berkaitan dengan penerimaan pendapatan hotel, baik dari dalam maupun luar, dan penyimpanan hasil pendapatan tersebut sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam hotel.

    General Cashier juga bertanggung jawab atas laporan pengeluaran dana hotel untuk keperluan operasional dengan melampirkan bukti resmi yang akurat.

    Untuk mengetahui penjelasan yang lebih detail, artikel kali ini akan membahas tentang pengertian, tugas dan tanggung jawab General Cashier hotel.

    Pengertian General Cashier Hotel

    General cashier hotel adalah staf departemen Accounting dan Finance di hotel yang memiliki tugas pokok untuk mengelola dan mengawasi seluruh aktivitas keuangan yang terjadi dalam hotel, baik penerimaan maupun pengeluaran kas.

    Bisa dibilang General Cashier di hotel berperan dalam sejumlah tanggung jawab keuangan yang meliputi pengelolaan uang tunai, pencatatan transaksi, dan pemeliharaan catatan keuangan yang akurat selama periode waktu transaksi tertentu.

    Tugas General Cashier Hotel

    Setelah mengetahui siapa itu General Cashier, pembahasan selanjutnya adalah tentang tugas General Cashier di hotel dan tanggung jawab pekerjaannya yang melibatkan peran krusial berkaitan dengan keuangan dan administrasi untuk kelancaran operasional hotel.

    Berikut beberapa tugas dan tanggung jawab General Cashier yang umum dijalankan sebagai bagian dalam peran pentingnya di departemen Accounting hotel.

    1. Mengelola Uang Tunai

    Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, tugas utama General Cashier hotel berkaitan dengan tanggung jawab pengelolaan seluruh keuangan hotel, baik penerimaan maupun pengeluaran tunai dan non tunai.

    Tugas ini meliputi tanggung jawab untuk menerima pembayaran dari tamu hotel, memproses pengembalian uang, dan menjaga ketersediaan uang tunai yang cukup untuk operasional hotel.

    Lebih detail lagi, General Cashier juga bertugas untuk menyimpan uang tunai, buku-buku kas, cek, dan giro bilyet untuk memudahkan pelaporan keuangan sebagai bentuk tanggung jawabnya kepada departemen Accounting.

    General Cashier juga bertugas untuk menyetor dan mengambil uang di bank atas perintah atasan demi kelancaran operasional hotel.

    2. Pencatatan Transaksi Keuangan

    Tugas General Cashier hotel selanjutnya yaitu mencatat semua transaksi keuangan hotel, baik berupa pendapatan dan pengeluaran hotel.

    Pendapatan hotel yang dimaksud meliputi berbagai layanan seperti akomodasi, restoran, pertemuan, dan fasilitas lainnya. Terkait tugas ini, General Cashier kemudian juga wajib menerbitkan bukti penerimaan kas.

    Sedangkan untuk pengeluaran, pencatatan yang dilakukan General Cashier berkaitan dengan transaksi operasional hotel, seperti rekapitulasi hutang dan pembayaran tagihan atau kewajiban hotel, seperti pajak, air, listrik, hingga telepon.

    Tugas ini juga meliputi penyimpanan bukti-bukti transaksi, baik pemasukan maupun pengeluaran untuk kemudian diserahkan kepada Book Keeper.

    3. Pengawasan Keuangan Harian

    Pengawasan keuangan harian juga menjadi tugas dari General Cashier hotel dengan cara memastikan bahwa setiap transaksi harian dihitung dan dicocokkan dengan akurat. Penyusunan laporan keuangan harian wajib dibuat dengan teliti untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang kinerja keuangan hotel.

    Sebagai tindak lanjutnya, General Cashier hotel juga bertugas menerima seluruh hasil penagihan utang dan menerbitkan bukti penerimaan kas dari bagian Bill Collector.

    Nantinya, penerimaan dan bukti yang diterbitkan tadi akan dibuat sebagai laporan harian untuk memudahkan rekapitulasi keuangan hotel.

    4. Pelaporan Keuangan

    Selain laporan keuangan harian, General Cashier juga bertanggung jawab atas penyusunan laporan keuangan bulanan dan tahunan.

    Laporan ini nantinya akan menjadi gambaran yang menyeluruh tentang kondisi keuangan hotel dan dapat digunakan oleh manajemen untuk pengambilan keputusan strategis dalam pengembangan bisnis hotel.

    Laporan keuangan yang dibuat ini nantinya juga akan membuat General Cashier mengambil peran penting dalam audit manajemen hotel.

    General Cashier berkontribusi banyak dalam proses audit internal dan eksternal mengingat rekapitulasi pencatatan transaksi keuangan hotel dibuat oleh mereka.

    5. Kepatuhan dan Kontrol Internal

    Tugas dan tanggung jawab dari General Cashier hotel juga memastikan semua prosedur keuangan dan kontrol internal diikuti dengan baik.

    Hal ini mencakup verifikasi transaksi, penerapan kebijakan keuangan hotel, dan pemisahan tugas di tiap bagian di bawahnya seperti Casir Outlet atau Bill Collector,

    6. Interaksi dengan Departemen Lain

    Tugas dan tanggung jawab dari General Cashier juga menuntut interaksi dengan departemen lain, seperti front office, restoran, dan departemen penjualan.

    Hal ini dilakukan untuk memastikan kelancaran semua alur transaksi agar dicatat dengan benar dan ada koordinasi yang baik antar departemen.

    Kualifikasi dan Kompetensi General Cashier

    Demi memenuhi tugas General Cashier di hotel dengan baik, pihak hotel seringkali menuntut kualifikasi dan kompetensi tertentu. Pasalnya, General Cashier bertanggung jawab langsung kepada manajemen hotel hingga penting untuk memenuhi persyaratan penting yang dibutuhkan.

    Berikut ini beberapa kualifikasi dan kompetensi General Cashier hotel yang utama dan wajib dipenuhi untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab pengelolaan keuangan hotel.

    1. Pendidikan dan Pengalaman Kerja

    Kualifikasi dan kompetensi utama dari General Cashier umumnya membutuhkan gelar kependidikan yang resmi, misalnya sarjana di bidang akuntansi atau managemen keuangan.

    Hal ini penting mengingat pengetahuan dasar dalam mengelola keuangan perusahaan adalah modal utama.

    Sebagai kualifikasi lanjutan, gelar pendidikan juga akan semakin menjanjikan dengan dukungan pengalaman kerja di bidang yang sama.

    Kompetensi berupa pengalaman kerja akan memungkinkan General Cashier sudah akrab dengan penggunaan perangkat lunak akuntansi dan manajemen keuangan demi kelancaran menjalankan tugas sebagai General Cashier di hotel.

    2. Kemampuan Komunikasi dan Kepemimpinan

    Selain pendidikan dan pengalaman, biasanya ada tuntutan bagi General Cashier untuk memiliki kompetensi dalam hal kemampuan komunikasi yang baik.

    Kulaifikasi semacam ini bertujuan untuk memungkinkan General Cashier membangun interaksi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi keuangan perusahaan.

    Selain itu, kemampuan kepemimpinan juga menjadi faktor penting untuk dimiliki General Cashier hotel. Pemimpin yang kompeten dalam mengarahkan dan mengontrol tim keuangan akan memudahkan tugas-tugas General Cashier dapat terlaksana dengan baik dan efektif.

    3. Kemampuan Manajemen Keuangan

    Seorang General Cashier yang memiliki pemahaman baik tentang manajemen keuangan dan pemrosesan transaksi keuangan akan menjadi nilai tambah karena memenuhi standar kulifikasi dan kompetensi yang ditetapkan.

    Kemampuan ini umumnya berkaitan dengan analisis laporan keuangan, pengelolaan anggaran, dan pengawasan transaksi baik pemasukan maupun pengeluaran kas dalam hotel.

    Itulah tadi pembahasan tentang pengertian, tugas dan tanggung jawab General Cashier hotel hingga kualifikasi dan kompetensi yang sudah kami rangkum untuk memudahkan pemahaman peran seorang kasir umum dalam manajemen operasional hotel.

    Dengan mengetahui informasi di atas, kamu akan semakin mengenal bahwa tugas General Cashier di hotel sangat penting dalam pusat kegiatan keuangan, dan memainkan peran kunci untuk memastikan integritas keuangan dan kepatuhan terhadap kebijakan serta prosedur yang berlaku.

  • Prosedur dan Cara Check In di Hotel yang Benar

    Prosedur dan Cara Check In di Hotel yang Benar

    Prosedur check in yang baik sangat mempunyai peran vital di sebuah hotel. Karena proses check in adalah waktu untuk tamu mendapat first impression yang baik juga dan ini biasanya akan sangat berpengaruh selama mereka stay.

    Front office team khususnya, Staf Concierge dan tim Bell Desk yang mempunyai tanggung jawab lebih untuk ini.

    Itulah kenapa seorang staff concierge atau bell desk ini harus orang yang luwes dan menyenangkan untuk membangun suasana happy ke tamu.

    Lalu Bagaimana prosedur check in guest di hotel?

    Prosedur Check in

    Cara dan Prosedur check in di Hotel

    • Sapalah setiap tamu yang datang ke hotel dengan senyuman dan kontak mata
    • Tawarkan untuk membantu tamu dengan bagasi dan mengkonfirmasikan jumlah barang yang ada.
    • Konfirmasi nama tamu dan untuk pencatatan a dengan label bagasi.
    • Sebelum di pindah ke trolly, cek semua kondisi koper dan jika ada sesuatu contohnya kondisi yg kurang bagus, informasikan ketamu.
    • Koper ditempatkan di troli dan dimasukkan ke resepsionis sambil menunggu tamu mendaftar.
    • Ketika di lift izinkannya tamu masuk lebih dulu

    Sambil menuju kamar, jelaskan hal-hal ini ke tamu :

    • Jam buka outlet.
    • Dia berada di lantai berapa dan nomor kamar.
    • Promosi spesial di outlet F&B (jika ada).
    • Peragakan kepada tamu bagaimana cara membuka pintu kamar.
    • Buka pintu, pegang dan tunjukkan tamu ke kamar terlebih dahulu.
    • Tunjukkan kepada tamu cara mengaktifkan pencahayaan di kamar dengan menggunakan kartu kunci.

    Sampai kamar, jelaskan mengenai room facilities seperti :

    • Coffe / Tea machine
    • Mini-bar
    • saluran TV
    • Panel kontrol (sakelar kondisi udara / pemanas, kontrol lampu, lampu pesan, jam alarm)
    • Brankas Pribadi
    • Tempat hair dryer
    • Pintu Keluar Kebakaran
    • Beri tahu tamu bahwa mereka dapat menghubungi Front Office di ekstensi 0 jika mereka memerlukan bantuan.
    • Ingatkan tamu untuk mencabut kartu kunci dari slot kalau memang akan keluar kamar.

    Sebelum meninggalkan kamar, jangan lupa lakukan ini :

    • Ucapkan “have a pleasant stay with us”
    • Pastikan melakukan pencatatan yang tepat di ‘buku kontrol check-in’
    • Bellman mengambil label bagasi dari bagasi tamu dan menurunkannya untuk tujuan pencatatan.

    Baca Juga: 19 Tips Up Selling di Hotel Untuk Front Office Section

  • Fixed Cost dan Variable Cost di Dunia Hotel

    Fixed Cost dan Variable Cost di Dunia Hotel

    Istilah Fixed cost dan Variable Cost (Biaya variabel dan biaya tetap) dalam operasi hotel digunakan untuk membedakan antara biaya yang memiliki hubungan langsung dengan hunian Hotel dan yang tidak terkait dengan hunian dan bisnis.

    Fixed Cost Adalah

    Biaya tetap biasanya tidak terpengaruh oleh perubahan hunian atau volume penjualan. Mereka dikatakan memiliki sedikit hubungan langsung dengan volume bisnis karena mereka tidak berubah secara signifikan ketika jumlah penjualan meningkat atau menurun.

    Istilah tetap tidak boleh diartikan statis atau tidak berubah, tetapi hanya untuk menunjukkan bahwa setiap perubahan yang mungkin terjadi dalam biaya tersebut hanya terkait secara tidak langsung atau jauh dengan perubahan volume.

    Contoh Fixed Cost:

    • Pajak Bumi, Bangunan kepada pemerintah.
    • Gaji kepada karyawan.
    • Premi kesehatan karyawan hotel.
    • Layanan yang bersumber dari luar dikontrak untuk jumlah tetap dalam satu bulan, misalnya: – layanan keamanan.
    • Biaya kontrak pemeliharaan tahunan ( AMC ) untuk semua peralatan, mesin dan perangkat lunak Manajemen Hotel.
    • Internet tetap, paket telepon.
    • Biaya iklan.
    • Biaya audit eksternal tahunan.
    • Daftar gaji.
    • Persediaan.
    • Di rumah bergerak / TV satelit.
    • Hiburan musik.
    • Biaya reservasi.
    • Berlangganan – Koran, majalah, dll.
    • Sumber daya manusia.
    • Penjualan & Pemasaran.
    • Bunga pinjaman.
    • Biaya tetap lainnya dll.

    Variable Cost adalah

    Variable Cost jelas terkait dengan hunian hotel dan volume bisnis. Ketika volume bisnis atau hunian meningkat, biaya variabel akan meningkat karena hunian hotel menurun, biaya variabel juga harus turun.

    Contoh Variable Cost:

    • Makanan, minuman, perlengkapan kebersihan rumah tangga.
    • Rangkaian bunga.
    • Fasilitas kamar tamu.
    • Ruang tamu, restoran, dan linen perjamuan.
    • Biaya HVAC perjamuan.
    • Alat tulis yang digunakan di meja depan dan restoran.
    • Bahan kimia untuk laundry dan instalasi pengolahan air.
    • Komisi T/A.
    • Bunga & dekorasi.
    • Perlengkapan tamu – fasilitas.
    • Relasi tamu.
    • Operasi binatu.
    • Seragam Binatu.
    • Percetakan persediaan.
    • Hiburan.
    • Telepon & Faks.
    • Angkutan.
    • Perlengkapan operasi lainnya.
    • Administrasi & Umum.
    • Sumber daya manusia.
    • Penjualan & Pemasaran.
    • Biaya Manajemen dll.

    Nah kira-kira demikianlah pengertian fixed cost and variable cost dalam dunia perhotelan. Ada banyak hal yang perlu diperhitungkan agar dapat mengalokasikan anggaran dengan sangat baik.

  • Walk in Guest, Pengertian dan Cara Mengatasi Tamu Tanpa Reservasi di Hotel

    Walk in Guest, Pengertian dan Cara Mengatasi Tamu Tanpa Reservasi di Hotel

    Pada umumnya, sebuah Hotel berkewajiban untuk menampung tamu. Alasan yang sah untuk menolak mengakomodasi tamu dapat mencakup kurangnya ketersediaan kamar, perilaku tidak tertib calon tamu, atau keengganan untuk membayar akomodasi atau layanan.

    Siapa Walk In Guest ini?

    Walk in Guest adalah tamu atau pelanggan yang tiba di hotel tanpa melakukan reservasi terlebih dahulu.

    Sebuah mimpi buruk klasik bagi setiap wisatawan yang melakukan perjalanan jauh yang kemudian masuk ke hotel dan menemukan bahwa hotel sudah terisi penuh.

    Pada dasarnya hotel tidak memiliki kewajiban untuk mengakomodasi tamu yang datang tanpa reservasi ketika tidak ada kamar yang tersedia untuk malam itu.

    Ketika hotel tidak dapat mengakomodasi tamu yang datang, front desk agent dapat membuat situasi sedikit mudah bagi tamu dengan menyarankan dan memberikan petunjuk arah ke hotel alternatif terdekat.

    Baca juga: Tips Up Selling di Hotel yang Baik dan Benar Bagi Departemn FO

    Staf kantor depan bahkan dapat menelepon hotel lain yang sejenis dan membantu tamu untuk membuat reservasi.

    Jika tampaknya tidak ada alternatif untuk menolak tamu, manajer front desk agent harus menjelaskan masalah tersebut di kantor pribadi.

    Mendaftarkan satu tamu untuk melihat tamu lain yang tidak dapat diakomodasi bisa sangat canggung dan memalukan.

    6 Langkah yang harus dilakukan sebelum menerima Walk in Guest

    1. Jika tamu Menyajikan surat konfirmasi, verifikasi tanggal dan nama hotel; tamu mungkin tiba pada tanggal yang berbeda atau di hotel yang salah.
    2. Tanyakan kepada tamu apakah reservasi dilakukan oleh orang lain, kemungkinan agen reservasi telah memasukkan reservasi dengan nama pemesan/penelepon!
    3. Verifikasi ulang reservasi dengan mencari perangkat lunak hotel dengan nama belakang, nama depan, nomor reservasi, pencarian nama sebagian, nomor ponsel, nama pemesan, perusahaan, agen perjalanan, dll. Jika tamu telah memesan dari agen perjalanan, minta tamu untuk hubungi agen perjalanan dan dapatkan detail pemesanan lebih lanjut.
    4. Minta tamu untuk mengkonfirmasi kembali tanggal kedatangan dan tanggal keberangkatan, tamu mungkin datang pada tanggal yang berbeda atau mungkin saja tamu ini tidak hadir pada malam sebelumnya.
    5. Jika semua pemeriksaan di atas dan memberikan hasil negatif maka setelah memeriksa ketersediaan kamar di hotel agen meja depan dapat membuat reservasi baru. Saat reservasi dibuat untuk tamu yang datang langsung, segmen sumber reservasi harus ditandai sebagai ‘Masuk’.
    6. Ini juga merupakan praktik yang baik untuk mengumpulkan uang muka untuk sewa kamar lengkap dan perkiraan biaya tak terduga dari tamu Walk-in.
  • 10 Peran Guest Relation Officer di Hotel

    10 Peran Guest Relation Officer di Hotel

    Guest Relation Officer adalah bagian dari team front office yang langsung berhubungan dengan tamu. Keberadaan seorang guest relation ini sangat berpengaruh atas kualitas pelayanan di sebuah hotel.

    Jadi biasanya secara spesifik seorang GRO ini bertugas membangun hubungan kerja sesuai standard perusahaan.

    Dalam hal ini khususnya antara hotel dengan tamu. Contohnya, bertemu dan menyapa tamu, memenuhi permintaan tamu, dan mengatasi permasalahan tamu sesuai dengan standard prosedur hotel yang sudah ditetapkan.

    Baca juga: Apa itu Front Desk Agent? Pengertian Tugasnya di Dunia Perhotelan

    Guest Relation Officer bertanggung jawab untuk membantu dan memberikan pelayanan yang terbaik kepada tamu dan  bekerja sama dengan semua divisi di sebuah hotel.

    Penampilan

    Menjadi seorang GRO, penampilan adalah hal wajib yang harus di perhatikan. Uniform yang lengkap dengan nametag ini menjadi satu kesatuan pokok yang tidak bisa ditolerir.

    Untuk GRO wanita, gunakanlah perhiasan yang simple dan tidak berlebihan, Tetap simple, elegan dan professional. Begitupun juga untuk GRO pria, pastikan semuanya rapi dan merepresentasikan dari kualitas hotel tersebut.

    Satu lagi hal yang paling penting adalah karena seorang GRO ini sering berbicara dengan tamu, pastikan selalu menjaga nafas agar tetap fresh.

    Jobdesk Guest Relation Officer

    • Guest Relation Officer harus selalu berada di lobby dalam keadaan siap untuk menyapa, membantu dan mengantar tamu.
    • Memastikan semua tamu dilayani dengan cara yang sama tanpa terkecuali
    • Memiliki pengetahuan yang luas tentang informasi hotel, informasi kota dan menjaga hubungan baik dengan pihak luar yang dapat membantu  serta mendukung kegiatan hotel. Menata database relasi untuk memudahkan pelayanan terhadap tamu. 
    • Mengantar tamu untuk melihat kamar dan melakukan penjualan kamar serta fasilitas lainnya.
    • Membantu front desk bell attendants dalam menangani kedatangan dan keberangkatan tamu group
    • Menyambut, meyapa dan mengantar tamu juga mencatat semua komentar dan langsung menyerahkannya kepada General Manager.
    • Menata, mengatur dan memastikan semua persiapan sebelum tamu VIP datang
    • Mengatur database histori tamu dalam system untuk keterangan masa datang.
    • Menyapa dan menemui tamu yang menginap jangka panjang (long stay guest), mengumpulkan semua komentar lisan atau tulisan dan menindaklanjutinya. Memastikan semua pelayanan diberikan dengan baik.
    • Memberikan perhatian khusus untuk tamu yang berulang tahun dengan mengirimkan kartu ucapan selamat, kue atau perhatian khusus dari manajemen

    Guest Relation Officer adalah orang yang akan menjadi perantara tamu untuk menangkap sebuah kesan pertama di sebuah hotel. Jadi untuk menjadi seorang guest relation, ini catatan penting harus kamu ingat.

    Baca Juga: Berbagai Macam Status Kamar Hotel yang Perlu Kamu Ketahui

  • Incognito Hotel Adalah: Simak Pengertian dan Panduannya

    Incognito Hotel Adalah: Simak Pengertian dan Panduannya

    Mungkin sekali kamu yang sudah sering menginap di Hotel ada yang belum mengetahui istilah yang satu ini. Sebab, memang banyak istilah perhotelan yang tidak diketahui oleh banyak orang. Salah satunya adalah Incognito Hotel.

    Lantas apa itu Incognito hotel? Perlukah kita kita mengetahuinya? Kapan kita sebaiknya menerapkan request sebagai Incognito guest di Hotel? Mari kita ulas di bawah ini.

    Jika kita merujuk dalam bahasa Inggris, Incognito artinya samaran, atau sinonim kata dengan unknown atau tidak diketahui.

    Apabila digabung, Incognito hotel adalah istilah bagi tamu hotel yang tidak ingin diketahui keberadaannya bahwa dia menginap di hotel tersebut.

    Istilah ini menggunakan bahasa asing, karena sistem perhotelan di Indonesia mengadopsi barat, maka istilah-istilah yang digunakan menjadi standar dan sama dengan hotel yang ada di seluruh dunia.

    Incognito guest di hotel adalah solusi untuk siapapun yang menginginkan lebih banyak privasi ketika menginap di sebuah hotel.

    Ketika seorang tamu check in di hotel dengan meminta Incognito guest di front office, maka privasi menjadi hal yang sudah mutlak bagi seorang hotelier.

    Pihak hotel tidak akan membagikan informasi tamu tersebut kesiapapun yang memintanya, ketika status tamu hotel adalah incognito guest.

    Meski kamu merengek kepada Staff hingga General Manager hotel sekalipun, permintaan untuk membuka identitas dan membagikan informasi mengenai tamu yang menggunakan incognito guest adalah hal yang sia-sia.

    Siapa yang Dapat Menggunakan Incognito Guest di Hotel?

    Incognito Hotel adalah

    Pertanyaan ini tentu muncul bukan, ditambah dengan  pertanyaan, siapa yang bisa meminta request ini?

    Hotel adalah salah satu bagian dari Industri hospitality. Semua staff sudah ditraining dan dibekali dengan pengetahuan yang mumpuni tentang bagaimana mengikuti prosedur dan menjaga privasi tamunya tak terkecuali siapapun.

    Jadi, jika pertanyaannya siapa yang bisa menggunakan Incognito guest, maka siapapun dapat menggunakannya.

    Ada banyak alasan mengapa seseorang menggunakan request ini, beberapa diantaranya hanya ingin tidak ada yang menggangu atau meningkatkan privasi. Rata-rata hotel berbintang sangat menjunjung tinggi dan menerapkan prosedur yang demikian. Kenyamanan dan keamanan tamu adalah yang utama. Itu saja tak lebih dan tak kurang.

    Namun jangan salah, pihak hotel juga tetap koperatif kok untuk tamu yang sudah menjadi target operasi. Pihak kepolisian yang sudah berkordinasi dengan pihak hotel tentu dapat mengakses incognito guest.

    Artinya pihak hotel juga bertindak koperatif dan tidak menyembunyikan criminal karena alasan privasi pelanggan.

    Kapan Sebaiknya Incognito Hotel Digunakan?

    Seperti yang sudah dijelaskan, incognito hotel adalah fasilitas yang disediakan oleh pihak hotel bagi tamu yang menginginkan privasinya sangat terjamin.

    Biasanya, mode ini digunakan para artis untuk menjaga privasi dan ingin memisahkan kehidupan pribadi agar tidak dikonsumsi publik.

    Untuk kamu yang bukan artis, waktu yang tepat untuk menggunakan Incognito hotel adalah ketika solo travelling.

    Berada di kota atau daerah yang baru tentu membuatmu waspada. Menginap di hotel jauh menjadi lebih tenang, karena taka da yang dapat menemukanmu selama kamu tidak bertindak kriminal.

    Apakah Layanan Incognito Guest Hotel Berbayar?

    Kabar baiknya siapapun berhak mendapatkan fasilitas ini tanpa tambahan biaya apapun. Kerahasiaan data tamu hotel akan benar-benar dijaga secara professional, baik saat menginap maupun setelah check out.

    Itulah pengertian Incognito guest di hotel. Meski jarang menginap di hotel, setidaknya kamu jadi tau apa itu incognito hotel dan betapa beruntungnya ada fasilitas ini.

  • 8 Tugas Front Office Hotel yang Wajib Kamu Ketahui

    8 Tugas Front Office Hotel yang Wajib Kamu Ketahui

    Sistem operasi perusahaan dibagi menjadi tiga, yakni front office, back office, dan middle office. Front office merupakan departemen yang menangani pelanggan secara langsung dan berkaitan dengan pemasaran serta pelayanan. Lalu, apa tugas front office hotel?

    Secara umum, tugas dari front office berkaitan dengan pelayanan kepada tamu. Contohnya seperti melayani tamu yang memesan kamar, memberikan informasi kepada calon tamu, melayani check-in, dan lain-lain.

    Front office adalah departemen yang bekerja sebagai jantung dari berbagai aktivitas tamu di hotel. Prinsipnya adalah menangani di depan, sehingga pekerja front office dituntut memberikan pelayanan yang prima kepada para tamu.

    Struktur Organisasi Front Office

    Struktur organisasi front office terdiri dari beberapa jenis, di antaranya sebagai berikut:

    1. Manajer Front Office

    Front office dipimpin oleh Manajer front office yang mengepalai langsung divisi komunikasi, reservasi, guest services, resepsionis, dan accounts.

    2. Divisi Reservasi

    Struktur front office yang berikutnya adalah divisi reservasi. Divisi ini mempunyai staf reservasi yang tugasnya menangani permintaan tamu dalam memesan akomodasi.

    3. Divisi Resepsionis

    Divisi resepsionis mempunyai staf resepsionis yang memiliki tugas memberikan sapaan kepada tamu, menerima tamu yang datang, dan mendaftarkan tamu sesuai booking yang mereka lakukan.

    4. Divisi Guest Services

    Divisi guest services mempunyai guest staff, bell staff, dan concierge yang bertugas untuk membawa barang-barang tamu, menangani pengiriman koran, surat tamu, menghubungi tamu ketika berada di hotel, membantu tamu melakukan parkir mobil, dan lain-lain.

    5. Divisi Accounts

    divisi accounts memimpin staf kasir dan auditor malam. Tugas kasir adalah menangani pembayaran tamu dan membuat laporan kepada manajer akun.

    Sedangkan auditor malam memiliki tugas sebagai resepsionis di front desk selama berjaga di malam hari.

    6. Divisi Komunikasi

    Divisi komunikasi mengepalai staf switchboard operator. Tugasnya yaitu menangani komunikasi dengan berbagai departemen lain yang ada di hotel. Selain itu, divisi ini juga bertugas untuk melakukan komunikasi jika ada kepentingan tertentu dengan tamu hotel.

    Tugas Front Office Hotel

    Front office adalah garda terdepan sekaligus wajah bagi hotel tempatnya bekerja. Jika pelayanan yang diberikan oleh front office memuaskan, tentu hal ini dapat meningkatkan branding hotel tersebut. Beberapa tugas front office hotel yang perlu diketahui di antaranya sebagai berikut:

    1. Check-in dan Reservation

    Tugas front office yang pertama yaitu melayani tamu yang check in dan reservasi. Salah satu aktivitas yang tidak boleh terlewatkan adalah memberikan salam yang ramah saat menyapa tamu.

    Memberikan sapaan adalah salah satu standar greeting yang harus dilaksanakan oleh front office hotel. Kemudian, front office akan menawarkan bantuan dan up selling produk-produk maupun event yang disediakan di hotel.

    Dalam hal ini, front office harus berinteraksi dengan ramah kepada tamu tanpa adanya unsur paksaan dalam memesan atau membeli produk hotel.

    2. Registrasi Tamu

    Tugas yang kedua adalah melayani tamu untuk registrasi. Kegiatan ini dilakukan dengan cara meminta tamu untuk menunjukkan bukti identitas, misalnya seperti KTP, SIM, atau paspor.

    Data tersebut nantinya akan berguna untuk validasi data. Oleh karena itu, front office akan melakukan fotokopi dengan identitas diri tersebut yang selanjutnya disimpan sebagai bahan jaminan.

    Selain itu, registrasi juga dilakukan dengan cara mengisi registration card yang dibubuhkan dengan paraf dari tamu.

    3. Meminta Tamu Melakukan Deposit

    Setelah tamu memilih kamar dan produk-produk yang ditawarkan oleh front office, langkah berikutnya yang perlu dilakukan adalah meminta tamu untuk melakukan deposit dari kamar yang sudah dipesan oleh tamu.

    Deposit merupakan jaminan bahwa tamu akan datang ke hotel dan tidak kabur tanpa melakukan pembayaran. Deposit bisa mencakup biaya selama satu malam kamar atau bisa bahkan full charge.

    Deposit tidak hanya untuk berjaga-jaga apabila tamu kabur, namun hal ini juga untuk mewaspadai apabila ada barang dari hotel yang mengalami kerusakan. Deposit tidak harus berupa uang, tetapi juga bisa berupa kartu identitas yang sesuai standar hukum.

    Hal ini tergantung dengan masing-masing kebijakan hotel yang umumnya berbeda-beda dalam menetapkan syarat dan ketentuan.

    4. Mengurus Tagihan Pembayaran

    Front office bertugas untuk mengurus tagihan kepada tamu. Tagihan ini umumnya berkaitan dengan biaya sewa kamar, restoran, dan produk-produk hotel lainnya.

    Tugas front office ini sangat penting karena jika terjadi kesalahan, maka pihak hotel bisa mengalami kerugian. Oleh karena itu, bagian yang mengurus pembayaran harus memiliki sikap yang teliti dan analitis.

    5. Mengkoordinasi Pelayanan Tamu

    Agar bisa memberikan pelayanan yang lebih maksimal kepada tamu, umumnya front office akan bersinergi dengan divisi lainnya. Cara ini sangat efektif untuk memberikan pelayanan yang cepat dan memuaskan bagi tamu yang memesan kamar.

    6. Mengarahkan Tamu Menuju Kamarnya

    Tugas front office yang berikutnya adalah mengarahkan tamu menuju kamar yang disewanya. Front office juga bertugas mempersilakan tamu untuk segera masuk ke kamarnya agar tidak terlalu lama terlunta-lunta di lobby.

    Selain itu, front office juga bertugas untuk membawa barang bawaan tamu menuju ke kamarnya. Bagian ini harus memastikan bahwa tidak ada barang tamu yang tertinggal dan seluruhnya harus dibawa dengan hati-hati.

    7. Memberikan Informasi

    Front office juga bertugas untuk memberikan informasi kepada tamu terkait fasilitas hotel, event yang ada di hotel, atau bahkan wisata di sekitar hotel. Tugas ini umumnya dilakukan oleh bagian information dan reception.

    6. Menangani Guest Complaint

    Tidak jarang, tamu melakukan complain atau keluhan terhadap layanan atau fasilitas yang diberikan oleh pihak hotel. Dalam hal ini, front office akan bertugas untuk menangani masalah tersebut dan memberikan solusi yang terbaik bagi tamu.

    Front office akan mengikuti prosedur penanganan tamu yang komplain sesuai dengan standar, sehingga nama baik hotel tetap terjaga dan tamu bisa merasa puas dengan pelayanan yang diberikan.

    7. Membuat Laporan Kondisi Kamar

    Tugas front office hotel yang berikutnya yaitu membuat laporan terkait kondisi dan staus kamar hotel, terutama bagi divisi yang bertugas di shift malam.

    Tujuannya yakni agar petugas yang bekerja di shift pagi dapat mengatur kamar dengan lebih maksimal.

    Perlu diingat bahwa front office harus menyusun laporan terkait status kamar hotel secara rinci dan memperbaruinya secara berkala agar tidak mengalami kendala dalam menawarkannya kepada tamu.

    Dalam hal ini, pihak front office perlu berkoordinasi dengan housekeeping untuk memperoleh status dari kondisi kamar.

    Beberapa informasi yang perlu disusun di antaranya yaitu, kamar yang siap untuk dihuni, kamar yang sedang diperbaiki, kamar yang sedang dibersihkan, perpindahan kamar, dan lain-lain.

    8. Menjaga Catatan Sejarah Tamu

    Tugas front office yang tidak kalah penting lainnya adalah menjaga catatan reservasi dari tamu. Dalam hal ini, front office memiliki kewajiban untuk menjaga data identitas diri tamu agar tidak bocor kepada pihak lain.

    Namun, jika berkaitan dengan kebutuhan penyidikan oleh polisi, maka hal tersebut bisa dibicarakan.

    Sebab, jika sampai tidak memberikan informasi yang dibutuhkan oleh polisi, artinya front office sudah menghalangi proses penyidikan. Oleh karena itu, catatan sejarah tamu hanya boleh diberikan kepada pihak yang berwenang.

    Front office merupakan wajah bagi hotel tempatnya bekerja, sehingga dituntut untuk memberikan pelayanan maksimal bagi para tamu. Tugas front office hotel cukup banyak dan dibagi sesuai dengan job desk masing-masing divisi.