Dalam sistem manajemen perhotelan, ada profesi Bookkeeper yang menjadi bagian dari departemen Accounting hotel. Secara umum, tugas Bookkeeper di hotel hampir mirip dengan Accounting karena masih berkaitan dengan aktivitas pembukuan. Hanya saja sifatnya lebih administratif dan tidak berurusan langsung dengan laporan keuangan hotel.
Bookkeeper hotel bertanggung jawab pada catatan usaha yang dijalankan hotel, termasuk sebagian pencatatan aktivitas penjualan. Namun, sebagian besar pekerjaannya memang berkutat pada bookkeeping atau pembukuan keuangan yang sifatnya klerikal. Jadi, tidak heran jika seorang Bookkeeper sering menghabiskan waktu bekerja di depan komputer.
Nah, untuk memperjelas pemahaman lebih lanjut, artikel kali ini akan membahas tentang tugas, tanggung jawab, dan syarat menjadi Bookkeeper di hotel.
Daftar ISI
Pengertian Bookkeeper Hotel
Bookkeeper Hotel adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mencatat kegiatan transaksi keuangan hotel, mulai dari pendapatan, pengeluaran, pembelian, penjualan, hingga faktir dan pembayaran. Dengan kata lain, bookkeeper merupakan pemegang pembukuan yang akan membantu pekerjaan akuntan.
Pembukuan yang dilakukan Bookkeeper akan dimanfaatkan sebagai informasi keuangan yang akurat dan terkini kepada pihak manajemen untuk membantu membuat keputusan. Namun, ada kalanya seorang Bookkeeper akan dilibatkan dalam pembuatan strategi keuangan atau operasional hotel.
Jadi, dapat disimpulkan jika Bookkeeper hotel adalah pegawai manajemen hotel yang menyiapkan fondasi dasar untuk akuntan dalam menganalisis dan menyiapkan laporan keuangan hotel.
Perbedaan Bookkeeper dan Akuntan
Tugas Bookkeeper yang berkaitan dengan keuangan seringkali disalahartikan dengan posisi sebagai akuntan.
Meski sama-sama menggunakan data keuangan, tetapi ada perbedaan Bookkeeper dan Akuntan yang cukup krusial.
Bookkeeper bertugas untuk mencatat laporan keuangan, sedangkan akuntan lebih pada membuat laporan keuangan rutin dan melakukan pemeriksaan pajak saat tutup buku.
Dalam hal hasil pekerjaan, catatan pembukuan dari Bookkeeper akan digunakan oleh akuntan untuk membuat laporan keuangan. Sedangkan catatan akuntan akan dijadikan rujuka pihak manajerial untuk mengambil keputusan yang penting.
Perbedaan tadi juga menunjukkan jangkauan kerja, dimana pembukuan Bookkeeper tidak akan bisa mengungkap posisi keuangan perusahaan, sedangkan akuntan mampu menampilkan kondisi keuangan secara menyeluruh.
Tugas dan Tanggung Jawab Bookkeeper
Seperti yang sudah sempat disinggung sebelumnya, Bookkeeper hotel memegang pembukuan dan menjadi pusat informasi keuangan. Dalam praktikknya, Bookkeeper juga melakukan pembayaran tagihan, menjalankan sistem penggajian, menagih hutang, dan menyerahkan semua formulir pemerintah serta pembayaran pajak.
Bookkeeper juga bertanggung jawab dalam pencatatan seluruh transaksi keuangan di buku besar dengan menggunakan pembukuan double-entry. Bahkan ada beberapa laporan keuangan utama yang harus disiapkan Bookkeeper, di antaranya laporan laba rugi, laporan arus kas, neraca, dan laporan laba ditahan atau pernyataan perubahan ekuitas.
Namun, rincian tugas dan tanggung jawab Bookkeeper hotel sebenarnya terbagi menjadi dua, yaitu tugas inti dan tugas tambahan.
Tugas Inti Bookkeeper
Tugas inti dari seorang Bookkeeper adalah mengentri data untuk mencatat transaksi keuangan dan menyeimbangkan pembukuan.
Selain itu, tugas untuk rekonsiliasi bank juga dilakukan Bookkeeper untuk memeriksa referensi silang buku dan memastikan keakuratan laporan bank atau dokumen lain.
Bahkan sebagai pemegang pembukuan, Bookkeeper juga bertugas untuk meringkas posisi keuangan dalam laporan keuangan demi menjaga kestabilan keuangan hotel.
Tugas Tambahan Bookkeeper
Selain tugas inti yang disebutkan di atas, Bookkeeper juga menjalankan tugas tambahan, yaitu sebagai berikut:
1. Mengelola Akun Utang
Tidak menutup kemungkinan jika hotel memiliki utang untuk menjaga operasional agar bisa dikelola dengan baik. Jika hal ini terjadi, maka sudah menjadi tugas seorang Bookkeeper untuk memastikan akurasi faktur dan pembayaran utang tepat waktu.
2. Menghitung Gaji Karyawan
Sebagai bagian dari departemen Accounting, Bookkeeper juga diberikan tugas internal yang berkaitan dengan gaji karyawan. Gaji yang masuk daftar arus keluar kas membuat Bookkeeper juga bertanggung jawab untuk menghitung gaji karyawan lengkap dengan potongan-potongan di dalamnya.
3. Kontrol Piutang dan Kredit
Jika bisnis perhotelan menerapkan sistem kredit yang membuat hotel memiliki piutang, maka sudah menjadi tugas Bookkeeper hotel untuk memastikan kelancaran pengelolaannya. Dalam hal ini, Bookkeeper bertugas untuk membuat, mengirim, dan menindaklanjuti faktur agar dibayar tepat waktu.
Syarat Bookkeeper Hotel
Untuk menempati posisi sebagai Bookkeeper di hotel, perlu ada kualifikasi tertentu yang wajib dipenuhi sebagai persyaratan yang umumnya dibuat oleh pihak manajemen. Berikut ini beberapa syarat Bookkeeper hotel yang harus dipenuhi.
1. Harus Memiliki Kualifikasi Pendidikan dan Sertifikat
Syarat umum Bookkeeper hotel yang pertama berkaitan dengan kualifikasi pendidikan, yaitu lulusan akuntansi, baik itu akuntansi keuangan, manajemen, anggaran, atau biaya.
Setidaknya ada gelar Associate di bidang akuntansi atau administrasi bisnis dengan ijazah dari perguruan tinggi ata sekolah tinggi akuntansi.
Hal ini menjadi penting karena pendidikan merupakan menjadi bekal untuk pemahaman dasar atas prinsip akuntansi terkait pengetahuan tentang pembukuan.
Selain itu, penting juga untuk memenuhi persyaratan berupa kepemilikan sertifikat atau pelatiahan dan keterampilan dalam pembukuan keuangan.
Banyaknya sertifikat atau pelatihan yang diikuti menjadi indikasi kemampuan atau kemungkinan skill yang dimiliki calon Bookkeeper hotel.
2. Memiliki Keterampilan yang Dibutuhkan Sebagai Pemegang Pembukuan
Selain latar belakang pendidikan dan sertifikasi yang dimiliki, keterempilan dakam memegang pembukuan juga menjadi syarat Bookkeeper hotel yang harus dipenuhi.
Beberapa hal mendasar seperti rekonsiliasi rekening bank, proses penggajian, penanganan utang piutang, dan pelacakan informasi keuangan menjadi keterampilan wajib.
Di samping itu, keterampilan yang dijadika syarat juga harus didukung oleh pemahaman tugas pencatatan keuangan yang detail dan akurat.
Seorang Bookkeepper juga diharapkan berpengalaman dengan perangkat lunak akuntansi untuk memudahkan tugas dalam menyiapkan, meninjau, dan memahami laporan keuangan.
3. Berpengalaman di Bidang yang Sama
Syarat sebagai Bookkeeper juga meliputi pengalaman kerja di bidang yang sama karena akan memudahkan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab pekerjaan.
Seorang Bookkeeper berpengalaman akan terbiasa dengan lingkungan kerja yang dihadapi, termasuk mengoperasikan perangkat lunak pembukuan.
Meski tidak menutup kemungkinan seorang fresh graduate menepati posisi ini, tetapi faktor pengalaman kerja akan menjadi nilai tambah.
4. Mampu Membangun Interaksi dan Komunikasi yang Baik
Bookkeeper merupakan bagian dari tim manajemen dari departemen Accounting hingga tidak menutup kemungkinan akan terlibat interaksi dengan banyak pihak.
Oleh karena itu, persyaratan Bookkeeper juga kerap menyantumkan kemampuan dalam membangun interaksi dan komunikasi yang baik.
Keahlian komunikasi tersebut juga meliputi komunikasi lisan maupun tulisan. Di antaranya, kemampuan dalam berdiskusi dengan pihak terkait seperti General Cashier hingga akuntan.
Selain itu, kecepatan dalam merespons email atau pesan terkait delegasi tugas juga menambah nilai plus seorang Bookkeeper.
5. Memiliki Referensi Terpercaya
Bookkeeper hotel memiliki akses terhadap pembukuan keuangan di hotel hingga penting untuk memiliki referensi terpercaya sebagai syarat penting.
Mereka harus bisa mengatasi masalah intern dalam bisnis perhotelan berkaitan dengan sistem pembukuan keuangan yang sifatnya privasi dan rahasia.
Bukan hanya pembukuan keuangan, kerahasiaan dalam perjanjian kerja dengan pengacara sebagai antisipasi langkah hukum apabila terjadi kebocoran informasi keuangan.
Jadi, penting untuk menyaring calon Bookkeeper berdasar kualitas, akuntabilitas, etika, dan komitmen menjadi orang terpercaya sebagai pemegang pembukuan.
Itulah tadi pembahasan tentang tugas, tanggung jawab, dan syarat menjadi Bookkeeper di hotel yang penting untuk diketahui.
Melalui informasi tadi, kamu yang tertarik untuk bekerja sebagai Bookkeeper akan memiliki persiapan yang detail dan mampu menjalankan tugas Bookkeeper di hotel dengan baik.
