Category: Front Office

Ketika Anda memesan kamar hotel, tentunya ada banyak pilihan metode pembayaran yang bisa dipilih. Akan tetapi, masih banyak orang yang belum mengetahui macam-macam metode pembayaran. Salah satu metode yang cukup terkenal di dunia perhotelan yakni City Ledger.

Metode yang satu ini cukup banyak digunakan ketika memesan kamar hotel. hal tersebut dikarenakan metode pembayaran tersebut sangat aman dan praktis. Jadi, tidak heran jika metode ini sudah mulai banyak dikenal masyarakat luas, baik luar negeri atau dalam negeri.

Jika Anda tertarik untuk mengetahui lebih rinci mengenai metode pembayaran City Ledger. Penjelasan ini sangat penting untuk diketahui banyak orang. Meskipun metode pembayaran ini sudah banyak diketahui banyak orang. Akan tetapi masih bingung maksud dari City Ledger.

Apa Itu City Ledger?

Seperti yang diketahui bahwa metode kumpulan rekening tamu merupakan salah satu metode dalam pemesanan kamar hotel.

Jika Anda memilih metode yang satu ini, tentu ada banyak keuntungan yang bisa didapatkan. Maka dari itu, penting bagi semua orang mengetahuinya.

Lebih lanjut berikut ini merupakan penjelasan metode kumpulan rekening tamu beserta dengan fungsinya. Mau tahu penjelasan lebih lengkapnya? Yuk, simak ulasan secara rinci berikut ini!

1. Definisi

Secara bahasa metode yang satu ini memiliki arti kumpulan rekening buku tamu. Akan tetapi, dalam arti luas menjelaskan tata cara membayar hotel ketika tamu sudah check out. Hal tersebut karena tamu tersebut sudah menjadi pelanggan di hotel yang ditempatinya.

Selain penjelasan tersebut, pengertian City Ledger juga dapat didefinisikan sebagai pembayaran yang dilakukan oleh setiap tamu melalui mitra. Jadi dapat disimpulkan metode yang satu ini merupakan sebuah cara pembayaran hotel dengan membayarnya di akhir.

Dengan menerapkan metode tersebut tentunya ada banyak keuntungan yang didapatkan. Salah satu keuntungan tersebut yakni Anda bisa menyelesaikan segala kebutuhan penting dahulu.

Maka dari itu, tidak heran jika metide kumpulan rekening buku tamu banyak dipilih ketika menginap di hotel.

Baca juga: OTA (Online Travel Agent) Kenali Pengertian dan Perbedaannya dengan VHO

2. Contoh Mitra yang Bisa Anda Pakai

Seperti yang diketahui bahwa metode ini merupakan pembayaran yang dilakukan oleh setiap tamu melalui mitra. Dengan kata lain tamu hotel biasanya sudah membayar kepada mitra dahulu saat memesan kamar hotel. Sehingga akan memudahkan ketika proses check out hotel.

Mitra dalam metode ini merupakan aplikasi pemesanan kamar hotel. Mungkin Anda sudah banyak mengetahui beberapa mitra tersebut. Dengan adanya mitra ini akan memudahkan Anda dalam memesan kamar hotel.

Namun, perlu diketahui dalam memilih mitra tersebut, sebaiknya pilih yang aman dan terkenal. Beberapa mitra yang sangat direkomendasikan seperti Agoda, Tiket.com, maupun Traveloka.

3. Apa Saja Tugas Harus Dikerjakan?

Tidak kalah penting dari penjelasan lain, Anda juga diharuskan untuk mengetahui tugas dari metode yang satu ini. Pada dasarnya, ada banyak tugas yang dimilikinya.

Beberapa tugas dari City Ledger bisa berupa memeriksa seluruh mendapatkan kredit berguna membuat faktur tamu ke mitra tertentu. Selain itu, tugas yang sangat penting yakni menagih pembayaran kepada tamu yang belum melakukan pembayaran.

Membuat daftar piutang kepada accountant juga menjadi salah satu tugas utama. Jadi, memang tugas yang sudah dijelaskan sangat bervariatif. Kendati demikian, metode ini masih banyak digunakan oleh semua masyarakat luas.

4. Bagaimana Cara Transaksi Menggunakan Metode Ini?

Cara transaksi menggunakan metode ini terbilang sangat mudah. perlu diingat metode ini dapat dibilang sebagai rekening piutang hotel yang pembayaran tamunya berupa kredit card ataupun perusahaan yang bermitra.

Adapun contoh dalam transaksi menggunakan metode ini. Biasanya ada kondisi-kondisi khusus ketika menggunakan metode ini, seperti tamu hotel tidak menyelesaikan pembayaran secara tunai, melainkan dibebankan kepada perusahaan atau bisa juga berupa kartu kredit.

Transaksi yang satu ini menjadi salah satu transaksi paling populer di dunia perhotelan. Menariknya, Anda bisa mendapatkan banyak manfaat serta keuntungan dengan menggunakan metode yang satu ini. Jadi, tidak heran jika metode ini sudah digunakan banyak kalangan.

5. Fungsi City Ledger

Sama halnya dengan metode lainnya, City Ledger ini memiliki fungsinya tersendiri. Salah satu fungsi tersebut yakni memudahkan para tamu dalam hal pembayaran. Seperti pada prinsipnya, tamu hotel akan menyelesaikan pembayaran ketika sudah check out.

Dengan adanya metode ini, tentunya akan memudahkan para tamu. Metode ini juga sangat cocok digunakan semua kalangan. Maka dari itu, Anda tidak perlu ragu lagi untuk menggunakan metode kumpulan rekening buku tamu.

6. Prosedur Pembayaran

Prosedur pembayaran City Ledger pada dasarnya melibatkan beberapa pihak. Namun, Anda tidak perlu khawatir, melalui metode ini prosedur pembayaran terbilang sangat aman dan cepat. Berikut ini merupakan prosedur pembayaran secara rinci yang harus Anda ketahui.

1. Biasanya master bill akan ditandatangani beserta stempel “charge to”.
2. Setelah itu, buatlah format dan kirimkan master bill ke Accounting Receivable. Hal itu bertujuan agar tersedia penarikan pihak ketiga.
3. Unggah Paid di dalam kolom kredit.
4. Berikutnya, catat salin Cash Receipt ke bagian FO Cashier Report.
5. Jika sudah, Anda bisa catat Folio Balance ke bagian Summary di bagian kolom kredit.

Prosedur pembayaran metode ini terbukti sangat mudah untuk digunakan. Tidak hanya itu, saja, selain mudah digunakan, tentunya metode ini terbilang sangat cepat dan aman.

7. Apakah Metode Ini Sama dengan Guest Ledger?

Guest Ledger dan City Ledger adalah dua metode pembayaran hotel yang sangat berbeda. Keduanya sering kali disamakan pengertiannya. Sebetulnya kedua istilah hotel ini cukup memiliki perbedaan yang jauh.

Seperti yang dijelaskan metode kumpulan rekening buku tamu merupakan salah satu cara pembayaran pemesanan hotel yang akan diselesaikan saat tamu sudah check out. pembayaran itu bisa berupa kartu kredit maupun perusahaannya.

Berbeda halnya dengan Guest Ledger yang memiliki penjelasan cara pembayaran khusu ditunjukkan kepada tamu yang akan menginap dalam waktu cukup lama. dalam artian tamu tersebut tidak menginap dalam waktu dua hari saja.

Jadi, saat ini Anda tidak perlu bingung lagi untuk membedakan antara metode pembayaran kumpulan rekening buku tamu dengan Guest Ledger. Kedua metode ini menerapkan mesin pembayaran non tunai.

Penutup

Nah, itulah beberapa penjelasan mengenai metode kumpulan rekening buku tamu dalam perhotelan yang harus Anda ketahui. Tentunya beberapa metode ini memiliki fungsi dan manfaat yang berbeda dengan metode lainnya.

Tidak hanya itu saja, metode ini kerap disamakan dengan Guest Ledger. Padahal keduanya memiliki pengertian yang cukup jauh. Perbedaan tersebut terlihat pada tata cara prosedur pembayarannya.

Pada Guest Ledger menerapkan cara pembayaran khusus ditujukan untuk tamu yang menginap dalam waktu cukup lama. Jadi, Anda tidak perlu bingung lagi untuk membedakan kedua metode ini. Yuk pakai metode City Ledger sekarang juga dan dapatkan manfaatnya!

Front Office Hotel adalah salah satu pekerjaan yang sering ditemukan di brosur lowongan kerja karena prospeknya yang bagus. Pada dasarnya front office adalah orang yang bekerja untuk menyambut pelanggannya dengan baik.

Jadi, bisa dikatakan front office di hotel adalah orang yang melayani pelanggan hotel untuk mempersiapkan pemesanan kamar yang diinginkan oleh pelanggannya.

Namun, jika ditelusuri secara lebih mendalam, ada beberapa tugas yang dimiliki oleh front office sampai dengan gajinya.

Apa itu Front Office Hotel?

Pekerjaan front office memiliki peran penting dalam suatu perusahaan. Front office disebut dapat mencerminkan wajah hotel yang dikelola. Front office hotel adalah representasi dari divisi hotel yang langsung menangani pelanggan.

Contohnya adalah memberikan pelayanan pelanggan, penjualan, sampai melakukan transaksi antara pengunjung hotel dan front office. Adanya front office ini penting untuk menghasilkan pendapatan bagi hotel.

Tidak hanya ada istilah front office, ada juga back office yang berguna untuk mendukung SDM, teknologi, akuntansi, sampai fungsi administrasi.

Anda bisa dengan mudah mengenali pekerja front office karena biasanya ada di bagian depan atau di lobi setelah pintu masuk hotel. Front office ini adalah bagian pertama dari interaksi yang terjadi antara pelanggan dan organisasi.

Contohnya adalah bagian resepsionis yang ada di pintu masuk utama hotel. Di dalam industri perhotelan, tugas dari front office sendiri terletak di bagian paling depan guna memberikan jasa dan melayani tamu dengan baik.

Jadi, untuk menjadi front office di hotel diperlukan adanya skill komunikatif, ramah, serta solutif untuk menjawab pertanyaan pelanggannya dengan baik.

Tugas Front Office Hotel

Peran front office ini sangat penting dalam bisnis perhotelan. Hal ini karena pekerjaannya dapat mempengaruhi penghasilan dari hotel tersebut. Departemen ini juga yang nantinya akan memberikan pelayanan selama tamu hotel menginap.

Kepuasan pelanggan ini yang nantinya dapat meningkatkan pemasukan hotel dan promosi secara tidak langsung sehingga dapat meningkatkan pendapatan. Adapun untuk lebih detailnya tentang tugas front office di bidang perhotelan, yaitu sebagai berikut:

1. Melayani Check in dan Reservasi

Tugas dari staff FO hotel yaitu memberikan pelayanan terkait dengan pelanggan yang ingin melakukan check in dan reservasi.

Untuk melakukannya, perlu dilakukan dengan great the guest (menyapa tamu) dengan baik.

Hal ini merupakan standar yang dilakukan oleh industri perhotelan. Nantinya, FO akan menawarkan bantuan dan marketingnya untuk mempromosikan produk yang ada di hotel.

Tidak hanya itu, staf fornt office harus paham dengan baik apa itu guest cycle di hotel, agar tamu mendapatkan haknya mulai dari check in hingga departure.

2. Register The Guest

Selanjutnya, seorang FO juga memiliki tugas untuk meminta bukti identitas pelanggannya untuk validasi pendaftaran produk hotel. Identitas ini bisa dengan menggunakan KTP atau paspor untuk dijadikan jaminan.

Front office harus memastikan identitas tersebut benar agar memudahkan pendataan dan tidak adanya unsur penipuan. Setelah dicek, barulah dilakukan pendaftaran sebagai tamu hotel. Terakhir, yaitu isi registration card dan tamu hotel harus memberikan tanda tangan.

3. Assign a Room

Tugas berikutnya yaitu memberikan kamar pada tamu sesuai dengan kesepakatan sebelumnya baik itu dari nomor kamar yang diinginkan, fasilitas, sampai kelas kamar tersebut. Pemberian izin menginap tersebut ditandai dengan penyerahan kunci kamar.

4. Room The Guest

Tugas front office hotel lainnya yaitu mengarahkan tamu untuk menuju ke kamarnya. Mereka biasanya meminta karena hotel identik dengan tempat yang luas. Bagi pengunjung yang pertama kali pastinya bingung untuk mencari kamar mereka.

Front office harus memberitahukan tempat kamarnya dengan jelas.

5. Pemberian Informasi

Semua informasi yang ingin diketahui oleh pelanggan biasanya melalui front office. Oleh sebab itu, FO harus mengetahui dasar ilmu tentang pertanyaan seputar hotel.

Contohnya adalah fasilitas hotel, kegiatan hotel, diskon, dsb.

Informasi tersebut tidak hanya berasal dari resepsionis tetapi ada juga staf bagian informasi yang memberitahukannya pada pelanggan.

6. Menangani Komplain Tamu Hotel

Tugas dan tanggung jawab front office hotel tidaklah mudah. Anda juga harus menangani komplain yang diberikan oleh pelanggan hotel.

Front office harus paham mengenai standar dalam menghadapi sekaligus mengatasi komplain tamu hotel, dan tentunya juga memberikan solusi.

Semua itu dipelajari ketika Anda sudah menjadi front office. Tidak boleh memberikan solusi yang salah karena ini dapat mempengaruhi citra perusahaan hotel Anda.

7. Laporan / Night Audit

Tugas lainnya yang dimiliki oleh FO adalah membuat laporan tentang tingkat hunian kamar di hotel (occupancy). Pekerjaan ini dilakukan terutama bagi petugas  FO shift malam atau biasa disebut dengan night audit hotel.

Hal tersebut dengan tujuan agar staf di shift berikutnya bisa mengatur operasional kamar dengan baik.

Jadi, FO tidak hanya menyediakan layanan, tetapi juga membuat laporan terkait dengan jumlah pengunjung hotel.

8. Bellboy

Bellboy adalah bagian FO yang memiliki tugas untuk membantu membawa barang tamu saat melakukan check in, check out, sampai pindah kamar.

9. Up selling

Up selling adalah salah satu tugas yang dilakukan oleh seorang staff Front Office di Hotel.

Upselling merupakan menawarkan produk-produk atau fasilitas tambahan di hotel agar semakin banyak produk hotel yang terjual.

Misalnya menawarkan laundry di hotel, layanan dinner.

Baca juga: 19 Tips Up Selling di Hotel Untuk Front Office Section

Struktur Organisasi Front Office

Di bidang perhotelan, ada struktur organisasi di bagian front office yang bergantung pada ukuran bisnis, ukuran fisik, dan kebijakan pada masing-masing hotel. Jabatan tertinggi dalam front office adalah manager front office sebagai pemimpinnya.

Manager ini membawahi beberapa jabatan lagi, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Divisi Reservasi

Tugas dari divisi ini adalah menangani permintaan dan pemesanan pelanggan untuk mendapatkan pelayanan. Biasanya disebut dengan staf reservasi.

2. Divisi Resepsionis

Staf resepsionis memiliki tugas dalam hal menerima tamu dan membantunya untuk registrasi berdasarkan pendaftaran yang sudah pelanggan tersebut lakukan.

3. Divisi Guest Service

Nama stafnya adalah guest staff, bell staff, atau disebut juga dengan concierge. Tugasnya yaitu membawa barang bawaan para tamu, mengirimkan surat kabar, menangani surat tamu hotel, membantu parkir mobil, dsb.

Semua pelayanan tersebut yang memberikan kepuasan bagi para tamu hotel karena dapat menikmati kemudahan dalam menginap disana.

4. Divisi Account

Jabatan front office berikutnya adalah divisi accounts yang terdiri dari staf kasir. Adapun tugasnya yaitu menangani transaksi pelanggan dan pembayarannya.

Kemudian, melakukan pelaporan kepada manajer akuntan.

Selain itu, tugasnya juga sama seperti yang sempat disinggung sebelumnya yaitu membuat laporan untuk pekerja shift malam ke bagian front office dan akuntan.

5. Divisi Komunikasi

Bagian terakhir dari front office hotel adalah divisi komunikasi. Stafnya disebut sebagai switchboard operator yang memiliki tugas dapat menangani komunikasi departemen yang ada di hotel agar terjalin kerjasama yang baik.

Selain itu, komunikasi ini juga dilakukan untuk menjalin dengan pihak pelanggan hotel.

Gaji Front Office Hotel

Berdasarkan data dari IDN Times, gaji karyawan hotel terbilang cukup tinggi. Oleh sebab itu, ini merupakan karir dengan peluang bagus untuk masa depan.

Front office crew atau banyak yang menyebutnya sebagai resepsionis adalah pekerjaaan yang bertanggung jawab dalam melayani tamu hotel. Selain itu, tugas dari FO masih banyak lainnya yang berkaitan dengan tamu hotel seperti yang sudah dijelaskan di atas.

Adapun untuk gajinya juga bervariasi tergantung tempat hotel dan kelas hotel tersebut. Semakin tinggi bintangnya, maka kesempatan untuk mendapatkan gaji yang besar juga semakin tinggi.

Rata-rata gaji FO menurut IDN Times adalah sekitar Rp 2,5 juta sampai Rp 5 juta. Bekal yang harus dimiliki ketika tertarik untuk menjadi FO adalah harus punya beberapa keterampilan seperti hospitality, komunikatif, informatif, ramah, sopan, dan bertanggung jawab.

Selain itu, seorang front office juga harus memiliki kepribadian yang baik dan tidak boleh gampang emosian.

Anda harus menjaga emosi dengan baik ketika berhadapan dengan tamu hotel agar pelayanan yang didapat menjadi memuaskan dan tidak memperburuk branding hotel Anda.

Baca juga: Yuk Simak Besaran Gaji Kerja di Hotel Terbaru, Lengkap Semua Posisi!

Bedanya Front Office dan Back Office

Untuk mengetahui perbedaan secara mendalam terkait front office dan back office, simak beberapa poin berikut:

• Front office berfokus pada pendapatan bisnis, sedangkan back office berfokus pada mengurangi biaya operasional.
• Front office melayani dan berinteraksi langsung dengan pelanggan sedangkan back office lebih berinteraksi secara tidak langsung.
• Strategi front office untuk pengembangan sedangkan back office lebih bertanggung jawab pada kegiatan manajemen penyesuaian.

Penutup

Demikian penjelasan penting mengenai front office hotel. Front office adalah garda terdepan dari citra perhotelan yang ada.

Oleh sebab itu, jika Anda tertarik menekuni karir ini, persiapkan dengan matang agar mampu memberikan pelayanan terbaik dan meningkatkan pendapatan hotel.

Mengenai cara menginap di hotel tanpa surat nikah sebenarnya tidak sesulit yang mungkin kamu bayangkan. Hanya saja, tidak semua jenis hotel mau menerima pasangan yang belum resmi, khususnya hotel syariah.

Buat kamu yang masih ragu untuk check-in ketika tidak membawa surat nikah, tenang, masih ada kok cara yang bisa dilakukan.

Sudah tidak sabar? Simak penjelasannya di bawah ini.

Ketahui Cara Menginap di Hotel Tanpa Surat Nikah

Perlu diingat, langkah-langkah di bawah hanya sekadar informasi untuk menambah pengetahuan. Jangan menyalahgunakan informasi berikut untuk melakukan hal yang dilarang agama saat berada di kamar hotel.

Langsung saja simak caranya berikut ini:

1. Booking kamar hotel melalui aplikasi

Banyak aplikasi yang dapat digunakan untuk booking hotel secara online saat ini, misalnya Traveloka, Agoda, RedDoorz dan masih banyak lagi. Saat mendaftar, gunakan nama yang sama dengan nama pada kartu identitas.

Kalau sudah booking, selanjutnya kamu tinggal check-in di hotel yang sudah dipesan.

Kelebihan dari booking hotel secara online adalah kamu tidak perlu repot bertanya-tanya soal rate kamar yang tersedia.

2. Ikuti aturan check-in seperti biasa

Semua hotel memiliki aturan jam check-in. Oleh karena itu, pastikan kamu check-in pada jam yang ditentukan oleh hotel tujuan, biasanya batas check-in adalah pukul 2 atau 3 siang.

Jangan lupa membawa dokumen yang dibutuhkan, seperti kartu identitas (KTP atau SIM).

Jika diminta untuk menaruh deposit, jangan lupa untuk menyiapkan uangnya. Petugas hotel tidak akan menanyakan hal yang bersifat pribadi.

Karena mereka sudah mengikuti pelatihan tentang hospitality.

Staf hotel tidak terlalu memperdulikan apa yang ingin kamu lakukan di kamar hotel.

3. Buat incognito request agar tidak ada yang mengetahui keberadaan kamu

Incognito guest request atau pesanan samaran dapat kamu ajukan agar tidak ada yang mengetahui keberadaanmu jika ada yang mencarinya.

Dengan menggunakan incognito request, nama kamu pasti tidak akan disebut staf hotel. Sehingga kamu tidak merasa malu jika ada staf hotel yang mengenal salah satu di antara kamu.

4. Pilih hotel bintang tiga ke atas 

Kalau tidak memiliki surat nikah dan mau terhindar dari razia petugas. Sebaiknya kamu memilih hotel yang berada di pusat kota dan setidaknya memiliki bintang 3.

Hotel melati bintang 3 ke bawah cenderung menjadi sasaran empuk dari petugas razia. Apalagi hotel yang letaknya agak menyempil di antara perumahan warga.

Aktivitas razia hanya akan dilakukan berdasarkan laporan dari warga sekitar atau pihak hotel sendiri. Jadi jangan salah pilih hotel. Kalau mencari aman, pilihlah hotel mahal atau city hotel.

Staf di city hotel cenderung individualis dan tidak terlalu kepo dengan urusan tamu. Mereka juga sudah dilatih mengenai standar pelayanan tamu, sehingga tidak akan menanyai status hubungan kamu dengan pasanganmu.

5. Hindari menginap di hotel syariah

Cara menginap di hotel tanpa surat nikah selanjutnya adalah menghindari hotel Syariah. Namanya juga hotel syariah, hotel jenis ini menerapkan pedoman syariat islam dalam operasionalnya.

Sudah jelas, pasangan yang belum menikah atau memiliki surat nikah pasti akan ditolak. Jadi, jangan harap bisa lolos menginap di hotel syariah tanpa surat nikah atau bukti nikah yang jelas.

Kamu tidak akan bisa, apa pun alasan dan caranya. Maka dari itu, hindari hotel syariah jika ingin menginap dengan pasangan yang belum resmi.

6. Tolak layanan petugas housekeeping hotel

Saat menginap di hotel, biasanya disediakan sejenis tag yang bisa digantungkan pada handle pintu kamar. Atau yang biasa disebut dengan status kamar hotel.

Tag ini umumnya bertulis ”do not enter” alias dilarang masuk, atau “jangan diganggu”.

Tag ini berfungsi untuk memberi tahu staf housekeeping agar tidak masuk ke kamar secara sembarangan.

Jika tidak disediakan tag, maka kamu harus menolaknya dengan sopan. Akan ada staf housekeeping yang mengetuk kamar pada pagi atau sore hari. Tugas mereka adalah untuk membersihkan kamar yang masih bagian dari fasilitas hotel.

Kamu bisa menolaknya jika tidak ingin ada staf hotel yang menggeledah atau menemukan pakaian atau benda yang seharusnya tidak mereka lihat. Hal ini tentu bisa menimbulkan rasa risih dan kurang nyaman.

7. Tidak meninggalkan jejak mencurigakan

Sebelum meninggalkan kamar, pastikan kamu mengecek ruanganmu. Jangan meninggalkan benda privasi sembarangan. Yang paling penting adalah pastikan tidak ada noda pada selimut dan seprai kasur.

Jangan sampai ada noda darah atau noda lainnya. Kalau ketahuan oleh staf hotel, kamu akan dikenakan biaya tambahan. Kamu juga tidak akan bisa keluar dengan mudah jika belum melunasi tagihan yang ada.

8. Bawa Bukti Foto Pernikahan

Dalam suatu waktu, terdapat razia hotel, kamu mesti menunjukkan bukti pernikahan. Hal yang perlu kamu persiapkan jika tidak memiliki surat nikah adalah:

• KTP – Pasangan yang SAH biasanya memiliki alamat yang sama
• Foto bukti pernikahan

Jika tidak ada salah satunya, maka kamu mesti bersiap untuk di giring ke polsek terdekat dan di panggil orang tuanya.

Itulah tips cara menginap di hotel tanpa surat nikah yang bisa kamu ikuti. Sekali lagi, tips di atas hanya sekadar pengetahuan.

Kalau ingin berbuat sesuatu dengan pasanganmu, pastikan ketahui risikonya.

Mungkin diantara kalian banyak yang masih bingung mengenai perbedaan reservasi dan booking. Namun mulai detik ini tidak perlu bingung lagi.

Karena pada artikel ini kita akan membahasnya secara singkat dan mudah dipahami.

Booking dan Reservasi berasal dari Bahasa Inggris yang artinya melakukan pemesanan. Terhadap suatu jasa maupun layanan.

Diantara keduanya tidak ada perbedaan makna sama sekali. Dari sudut pandang arti kedua kata tersebut memiliki arti yang sama, begitu pula maknanya. Bahkan dalam kamu Bahasa Inggris, keduany adalah sinonym.

Baca juga: Walk in Guest, Pengertian dan Cara Mengatasi Tamu Tanpa Reservasi di Hotel

Namun hanya ada perbedaan tipis yang jelaskan oleh para Native speaker.

Letak perbedaannya adalah tempat penggunaan kata tersebut.

• Booking: Digunakan untuk melakukan pemesanan suatu layanan di depan. Misal: Booking tiket pesawat, Booking tiket nonton konser. Masih berhubungan dengan tiket pasti pakainya booking.
• Reservasi: Digunakan untuk melakukan pemesanan layanan yang bersifat lebih privasi dan biasanya terkait dengan industri hospitality. Misal, reservasi kamar hotel, reservasi restoran fine dining, reservasi resort.

Demikianlan penjelasan singakt mengenai perbedaan booking dan reservasi. Semoga dapat membantu menjawab pertanyaanmu..

Dalam dunia perhotelan dan industri hospitality, ada banyak departemen yang bekerja sebagai sistem yang mendukung operasional sehari-hari sebuah hotel, Salah satunya adalah Front Desk Agent.

Sebagai bagian dari departemen FO (Front Office), ada banyak tanggung jawab yang mesti diperhatikan. Karena semakin baik kinerja departemen FO, tentu semakin baik pula sebuah hotel di mata pelanggannya.

Lantas sudah kah kamu paham apa itu Frond Desk Agent, dan apa saja tugasnya? Jika belum, mari kita bahas di artikel berikut ini.

Apa itu Front Desk Agent?

Front Desk Agent adalah sebutan untuk karyawan hotel yang mempunyai tanggung jawab atas penerimaan pemesanan kamar, melakukan proses check in (kedatangan) & check out semua tamu hotel.

Jika dalam industri lain seperti perkantoran, maka posisi ini lebih di kenal sebagai resepsionis.

Seorang FDA dituntut mampu bekerja Multitasking dan memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik, customer oriented, dan termasuk juga wajib menguasai Bahasa asing seperti Bahasa Inggris.

Front Desk Agent juga berperan sebagai pemberi kesan pertama dan juga kesan penutup ketika pelanggan melakukan checkout.

Baik tidaknya pelayanan FDA ini akan berpengaruh terhadap tingkat rekomendasi tamu yang pernah menginap di hotel tersebut. Jika ia menerima pelayanan yang baik, maka pelanggan akan menjadi media marketing gratis bagi hotel itu sendiri.

Namun sebaliknya, jika pelanggan tidak berkenan, maka ia tidak akan datang kedua kalinya, hingga memberi review negatif kepada koleganya.

Itulah mengapa peran Front Desk Agent sangat vital. Bisa dikatakan, ia adalah brand ambasador atau duta dari sebuah hotel.

Tugas Front Desk Agent

Secara singkat, tugas Front Desk Agent adalah menjadi representasi hotel kepada tamu, selama tamu tersebut stay di hotel.

Mendeterminasikan status reservasi, dan memahami betul berapa lama tamu tersebut hendak tinggal. Selain itu, FDA juga bertugas untuk membantu tamu menyelesaikan proses registrasi, menetukan kamar, memberikan akomodasi spesial yang diminta oleh pelanggan tamu.

Untuk lebih detail, mari kita bahas pada tugas dan tanggung jawab Front Desk Agent di bawah ini:

1. Mendaftarkan tamu dan memberikan kamar. Mengakomodasi permintaan khusus bila memungkinkan.
2. Menampilkan diri yang rapi dan meyakinkan.
3. Memiliki etika dan melayani dengan segenap hati.
4. Membantu pra-registrasi dan pemblokiran kamar lain untuk sementara selama reservasi.
5. Benar-benar memahami dan mematuhi kebijakan dan prosedur kredit, pencairan cek, dan penanganan uang tunai yang benar. Meotode pembayaran online dan offline.
6. Memahami status kamar dan pelacakan status kamar.
7. Mengetahui lokasi kamar, tipe kamar yang tersedia, dan tarif kamar.
8. Harus berpikiran sales (sales-minded). Menyajikan pilihan dan alternatif untuk tamu dan menawarkan bantuan dalam membuat pilihan.
9. Menggunakan teknik penjualan sugestif untuk menjual kamar dan mempromosikan layanan hotel lainnya.
10. Mengetahui lokasi dan jenis kamar yang tersedia serta aktivitas dan layanan properti.
11. Mengkoordinasikan pembaruan status kamar dengan departemen house keeping dengan pemberitahuan checkout, checkout terlambat, check-in lebih awal, permintaan khusus, dan kamar yang digunakan sehari-hari.
12. Memiliki pengetahuan tentang departemen reservasi. Menerima reservasi di hari yang sama dan reservasi di masa mendatang bila diperlukan. Mengetahui prosedur pembatalan.
13. Menjaga penyimpanan kunci kamar tamu, dan memelihara dan mengawasi akses ke brankas.
14. Menjaga kunci kamar  (hanya untuk hotel kunci kamar manual)
15. Mengetahui cara menggunakan peralatan yang ada di Front Desk.
16. Memproses check-out tamu.
17. Melakukan fungsi terkait kasir seperti memposting biaya ke akun tamu, meningkatkan pembayaran, penukaran mata uang,
18. Mengikuti prosedur penerbitan dan penutupan brankas yang digunakan oleh tamu.
19. Bekerja sama dengan departemen housekeeping dalam menjaga laporan status kamar up to date, juga mengoordinasikan permintaan untuk pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan.
20. Menggunakan dan memahami etika menggunakan telepon yang benar.
21. Melakukan tugas-tugas kasir seperti penyelesaian tagihan/faktur, memposting biaya kepada tamu, pembayaran, penukaran mata uang asing, dll.
22. Menggunakan prosedur penanganan surat, paket, dan pesan yang tepat serta rincian catatan dalam Daftar Surat kurir.
23. Membereritahu tamu tentang pesan, surat, faks, dll. yang diterima untuk mereka.
24. Menginformasikan kepada tamu tentang brankas kamar dan kunci minibar serta prosedur kunci kamar.
25. Mengeluarkan tiket parkir/memvalidasi tiket parkir valet.
26. Komunikasikan layanan dan fasilitas hotel kepada tamu.
27. Mendapatkan identifikasi yang tepat untuk tamu bebas pajak dan lampirkan formulir ke kartu pendaftaran.
28. Mengarahkan Bell Person untuk mengantar tamu dan mengangkut barang bawaannya ke kamar.
29. Membaca dan memberi inisial pass-on log dan papan buletin setiap hari. Mengetahui kegiatan sehari-hari dan rapat yang berlangsung di hotel.
30. Menghadiri rapat departemen.
31. Melaporkan setiap kejadian atau permintaan yang tidak biasa kepada manajer atau asisten manajer.
32. Mengetahui semua prosedur keselamatan dan darurat, Mengetahui kebijakan pencegahan kecelakaan.
33. Menjaga kebersihan dan kerapian area front desk.
34. Memahami bahwa tuntutan bisnis terkadang mengharuskan karyawan untuk pindah dari shift biasa mereka ke shift lain.

Demikianlah artikel singkat mengenai Front Office Agent berikut dengan tugas dan tanggung jawabnya.

Jika diringkas, Front Office Agent adalah karyawan hotel yang berperan sebagai resepsionis. Namun memiliki tugas dan tanggung jawab yang sangat vital bagi kelangsungan sebuah hotel. Karena, kesan pertama dan terakhir tamu berada di pundaknya.

Ada yang ingin ditanyakan lagi? mari kita berdiskusi di kolom komentar ya..

Kehadirannya sudah tidak asing lagi yaitu seorang penerima tamu, seorang receptionist biasanya banyak dijumpai di hotel, cafe atau restoran dan juga kantor perusahaan. Resepsionis adalah orang yang bertugas untuk menyambut tamu di pintu depan atau lobby ketika tamu masuk.

Mereka juga harus menjaga kesan yang baik, selalu tersenyum, dan ramah terhadap tamu yang berkunjung.

Dengan hati-hati menanyakan keperluan para pengunjung, membantu setiap kebutuhan yang dicari serta berikut beberapa hal berkaitan dengan resepsionis sebagai berikut.

Apa itu Resepsionis?

Banyak yang berpendapat bahwa pekerjaan sebagai resepsionis adalah menyambut tamu saja, sebenarnya selain itu peran resepsionis sangatlah penting.

Bekerja menjadi seorang resepsionis tidak semudah yang dibayangkan, pekerjaannya tidak hanya itu dan sangat krusial.

Resepsionis diambil dari bahasa Inggris yang berarti receptionist.

Yang artinya penerima tamu atau resepsionis.

Biasanya seorang penerima tamu ditempatkan di lobi, meja kantor bagian depan dan ruang ruang tunggu sebuah gedung. Dalam beberapa bidang pekerjaan, posisi ini lebih dikenal dengan sebutan front desk agent.

Resepsionis Hotel

Di hotel pengertian resepsionis ialah salah satu section yang bertempat di Front Office department.

Tugasnya yaitu menangani tamu atau pengunjung yang check in, check out, pindah kamar dan membantu dalam menyampaikan informasi fasilitas hotel.

Seorang resepsionis harus bersikap ramah karena  berinteraksi langsung dengan pengunjung, jika seorang receptionist ramah, menyapa pengunjung dan melayani tamu dengan baik maka para pengunjung akan merasa nyaman.

Sebagaimana kita tahu, industri hospitality memang identik dengan pelayanan dan keramah tamahan.

Tugas Resepsionis di Berbagai Instansi

Ada beberapa tugas seorang resepsionis yang harus diperhatikan.

Meski secara awam, tugas utama bagian front office menyampaikan informasi serta menjawab panggilan yang masuk untuk kemudian diarahkan ke panggilan yang tepat.

Namun ada beberapa tugas dan wewenang seorang resepsionis yang wajib dietahui :

• Memberikan informasi kepada pengunjung, mencatat semua data para tamu yang keluar maupun yang akan masuk.
• Menerima panggilan yang masuk kemudian menghubungkan kepada pihak yang dituju.
• Menghubungkan telepon kepada nomor yang dituju atas permintan beberapa pihak.
• Mendata dan melaporkan semua kegiatan secara periodik.
• Menerima dan menyambut tamu dengan sikap yang baik, ramah dan profesional dalam bertugas.
• Mencatat setiap nomor panggilan yang masuk dan keluar dalam log book.

Fungsi dan Tujuan Resepsionis

Sebagai salah satu jembatan antara manajemen perusahaan dan juga para tamu, maka seorang resepsionis harus memberikan informasi yang sesuai dan tempat mengenai perusahaan tersebut.

Pentingnya keberadaan seorang resepsionis tidak lepas dari peran pentingnya di dunia kerja. Ada beberapa fungsi dan tujuan seorang resepsionis sebagai berikut:

1. Menjadi Diploma

Receptionist diibaratkan sebagai diplomat dalam sebuah kantor dimana dapat menuntut bernegosiasi dengan tamu.

Sebagai seorang resepsionis harus mengetahui serta paham terhadap prosedur dalam menerima dan menyampaikan pesan.

Pesan tersebut dapat disampaikan melalui tulisan maupun lisan dengan cara yang baik dan mudah dipahami serta dengan bahasa yang baik dan sikap sopan.

Seorang resepsionis juga harus paham terhadap tamu, karena tamu tentu memiliki tujuan yang berbeda-beda.

Tugas dan fungsi selanjutnya dari resepsionis adalah memberikan keputusan dan juga tindakan seperti seorang diploma dengan mengikuti prosedur hotel atau kantor.

2. Sebagai Sumber Informasi

Seorang tamu akan menuju front office desk sebelum masuk dan sering menanyakan beberapa informasi pada seorang petugas penerima tamu.

Contohnya menanyakan keberadaan seseorang, fasilitas, nomor kamar, reservasi, dan masih banyak lagi.

Oleh karena itu receptionist harus menjadi seseorang yang dapat menjadi sumber informasi yang valid, dengan begitu tamu akan merasa senang.

Sehingga akan tercipta  hubungan yang baik diantara para pengunjung dan pihak hotel atau perusahaan.

3. Record Keeper

Tugas dan fungsi selanjutnya dari resepsionis adalah sebagai record keeper, ada beberapa tamu yang datang untuk menitipkan pesan kepada seseorang.

Seorang penerima tamu juga harus paham terhadap prosedur dalam menerima dan menyampaikan pesan kepada pihak terkait.

Agar sesuai dengan standar operasional prosedur atau SOP resepsionis juga harus mampu berbahasa dengan baik melalui lisan maupun tulisan.

Sehingga untuk mencapai hal tersebut diperlukan pantauan langsung dari kepala manager.

4. Sebagai Sales

Seorang resepsionis juga bertugas menjadi sales, dimana setiap ada tamu yang datang resepsionis akan merekomendasikan jasa serta meyakinkan customer yang hari itu berkunjung.

Ada banyak hal yang dapat dijual di hotel contohnya saja kamar hotel, jasa penginapan dan produk lain di hotel.

Biasanya di hotel dikenal dengan teknik Up Selling.

Syarat Menjadi Resepsionis

Semakin banyak yang berminat menjadi seorang resepsionis atau bekerja di penginapan.

Itu karena gaji seorang receptionist cukup beragam dan lumayan mulai dari 2jt sampai 5jt.

Bagi kamu yang berminat untuk menjadi seorang penerima tamu, berikut syarat-syaratnya :

1. Keterampilan Pribadi

Keterampilan yang pertama yaitu keterampilan pribadi, dimana keterampilan yang satu  ini dimaksudkan setiap resepsionis mampu mengatur pekerjaan dan menangani tamu serta mengurus setiap tamu yang datang.

2. Keterampilan Teknis

Keterampilan teknis resepsionis bisa dikatakan senagai kemampuan dalam menggunakan alat-alat pendukung.

Seperti kemampuan dalam menggunakan komputer dan mengolah data.

Kemampuan ini tidak semuanya berkaitan dengan komputer, ada beberapa alat pendukung lainya yang harus dikuasi.

Selain itu dapat menggunakan telepon dan menghubungkan kepada pihak yang bersangkutan. Serta mengetahui ilmu tentang struktur organisasi dan juga denah dari perusahaan.

3. Komunikatif

Kemampuan komunikasi merupakan modal bagi seorang resepsionis karena bekerja dan bertemu langsung dengan tamu. Selain itu resepsionis adalah tempat mencari informasi dan informasi harus dapat tersampaikan kepada tamu dengan baik dan mudah dimengerti.

Pengetahuan yang Harus Dimiliki Resepsionis

Tentu untuk mengambil pekerjaan harus mempunyai bekal ilmu, pengetahuan yang dimiliki seorang resepsionis meliputi hal-hal berikut ini.

1. Pengetahuan Khusus

Resepsionis bekerja dengan ketelitian dan menjadi hal yang sangat penting karena berhubungan dengan mengurusi tamu.

Aspek-aspek yang harus diperhatikan ketika melayani tamu bukan hanya menguasai bahasa yang santun saja tetapi bisa mengakses berbagai platform.

2. Pengetahuan Umum

Menjadi seorang resepsionis harus menguasai kemampuan umum, terutama dalam menerima tamu dari berbagai budaya dan suku bahkan perbedaan negara.

Sehingga sangat perlu mempelajari kultur dari budaya-budaya di luaran.

Bila sudah menguasai hal tersebut maka bisa menjadi senjata ampuh bekerja menjadi seorang resepsionis, terutama bisa berbahasa asing maka dapat menunjang karir yang lebih baik.

3. Perilaku dan Kepribadian

Menjaga agar meja dan alat-alat tersusun dengan rapi sehingga enak untuk dipandang, tamu akan merasa pelayan yang diberikan oleh resepsionis baik, bersih serta rapi menjadi bentuk ketaatan aturan seorang resepsionis dalam dunia kerja.

Menjadi seorang resepsionis harus mempunyai kepribadian yang gigih, cerdas, baik, sopan serta sedang menolong sesama.

Perilaku yang baik akan membuat jalanya kerja juga semakin baik, apabila perilaku kurang baik maka kerja juga akan kurang maksimal.

Menjadi seorang resepsionis adalah dambaan beberapa orang, selain gajinya yang lumayan menjadi seorang resepsionis juga dapat menambah ilmu yang baru.

Apapun pekerjaanya jika dilakukan secara sungguh-sungguh akan memperoleh hasil yang baik.

Berkunjung ke suatu tempat yang jauh dari rumah untuk bekerja atau sekedar berlibur tentu lebih nyaman jika menginap, karena badan perlu istirahat setelah bepergian jauh. Namun bolehkah menerima tamu di kamar hotel?

Aturan tiap hotel memang berbeda-beda, ada yang dengan mudah menerima tamu di kamar hotel.

Namun, ada beberapa hotel yang tidak memperbolehkan para penginap untuk membawa tamu dari luar.

Kesalahan Ketika Menginap di Hotel

Menginap di hotel menjadi pilihan yang terbaik bagi kebanyakan orang ketika bepergian jauh.

Tapi sejauh ini, nyatanya masih banyak yang melakukan beberapa kesalahan dengan mengabaikan aturan tentang penerimaan tamu di kamar hotel.

Setiap hotel memiliki aturannya sendiri, seperti izin menerima tamu di kamar hotel. Berikut ini, beberapa hal yang menjadi kesalahan para pengunjung hotel:

1. Lupa Menanyakan Jenis Kamar

Merencanakan sebuah perjalanan memanglah penting, termasuk dengan pemilihan kamar saat menginap di hotel.

Karena ada sebagian orang yang sulit tidur ketika bepergian yang membuatnya akan banyak menghabiskan waktu di luar kamar.

Orang dengan tipe seperti itu dapat memilih kamar yang posisinya berada di pojokan atau kamar yang dekat dengan jalur keluar seperti tangga, lift atau elevator agar tidak mengganggu pengunjung lain.

Pemilihan kamar juga menentukan boleh atau tidaknya menerima tamu di kamar hotel.

Baca juga: Perbedaan Oyo dan RedDoorz yang Wajib diketahui sebelum Booking Hotel

2. Lupa Menanyakan Biaya Penginapan

Pentingnya menanyakan biaya penginapan karena bisa saja ada beberapa tambahan biaya yang tak terduga.

Sehingga ketika sudah ditanyakan detailnya bisa menyimpan uang pembayarannya.

Sebelum, sesudah menginap pastikan untuk mengecek dan mendata apa saja yang memerlukan biaya usahaan juga mempertimbangan pemberian uang tip kepada para pekerja hotel untuk menghindari krisis di akhir.

3. Lupa Menjadwal Check-In Lebih Awal

Ada beberapa hotel atau penginapan yang mempunyai jadawal cukup ketat untuk check-in maupun check-out.

Jika terjadi keterlambatan check-out saja bisa jadi barang bawaan sudah dikeluarkan dari kamar hotel.

Jadi kenali hotel tempat menginap dan buatlah pengingat agar tidak lupa atau terjadi keterlambatan dalam melakukan check-in dan check-out.

4. Tidak Memberikan Informasi dengan Benar Saat Check-In

Saat check in lebih baik cantumkan beberapa informasi yang penting seperti nomor handphone, email dan bisa juga kartu nama. Hal tersebut membuat para petugas hotel mudah menghubungi dan mengkonfirmasi waktu kedatangan.

5. Lupa Mengecek Barang Sebelum Keluar Kamar

Sebelum keluar kamar hotel pastikan barang yang dibawa lengkap, beberapa barang yang penting seperti dompet, kunci dan handphone jangan sampai tertinggal.

Terutama ketika check-out perhatikan semua barang yang dibawa agar tidak ada yang terlewatkan.

6. Lupa Menanyakan Fasilitas Tambahan

Fasilitas tambahan di kamar penting untuk ditanyakan terutama bagi para pengunjung berkebutuhan khusus.

Tanyakan pada petugas dengan sopan mengenai fasilitas pada kamar seperti ukuran, tipe dan fasilitas lain, jika ingin pindah maka katakan pada petugas dengan jelas dan baik.

Baca juga: 6 Jenis Kasur Hotel yang Sering digunakan, Jangan Sampai Salah

7. Menunggu di Antrian Check Out

Selama pandemi memang banyak hotel dan penginapan yang tutup, namun kebijakan membuat hotel mulai beroperasi lagi namun harus menerapkan protokol kesehatan seperti jangan berkerumun dan menghindari antrian dengan jarak berdekatan.

Sebaiknya sambil menunggu antrian berkurang melakukan kegiatan lain seperti mengecek kembali jumah biaya yang harus dibayarkan atau total pembayaran, agar waktu yang dihabiskan tidak sia-sia.

Berikut diatas merupakan beberapa hal yang harus diingat ketika akan menginap di hotel, mengenai pertanyaan bolehkah menerima tamu di kamar hotel ada beberapa kebijakan yang dibuat oleh pihak pengelola sehingga tergantung dengan hotel yang dituju.

Cara Bertamu di Hotel yang Diizinkan Sesuai Prosedur

Terkadang ada orang-orang yang akan bertemu dengan seseorang baik itu keluarga, teman sekolah atau teman kerja di hotel yang sedang digunakan.

Tapi bolehkah menerima tamu di kamar hotel? Mengenai hal tersebut lebih baik tanyakan pada resepsionis saat itu.

Jika kamu ingin membawa dan menerima tamu dari luar maka sebaiknya lapor dulu terhadap petugas hotel.

Tamu harus lapor kepada resepsionis bila akan bertemu di kamar dengan pengunjung yang menginap di hotel tersebut.

Setelah itu resepsionis akan mengabari pihak yang dimaksud dengan menelpon pemilik kamar, kemudian jika benar akan ada tamu yang berkunjung maka petugas akan memberikan akses bagi tamu untuk menemui penginap yang dimaksud.

Jika sudah diperbolehkan maka resepsionis akan meminta pihak yang bersangkutan atau pemilik kamar untuk menjemput tamu di area lobby.

Hal tersebut dilakukan untuk menghindari perbuatan yang tidak diinginkan dan melanggar aturan. Jika sekedar bertemu dengan teman atau rekan kerja pastikan memberikan data yang benar agar tidak dicurigai oleh pihak pengelola hotel.

Memilih untuk menginap di hotel saat perjalanan jauh merupakan pilihan yang baik untuk mengistirahatkan tubuh setelah melakukan perjalanan jauh. Mengenai bolehkah menerima tamu di kamar hotel biasanya boleh asal dengan tujuan yang jelas.

Concierge adalah salah satu divisi dalam sebuah hotel/resort  yang berperanan penting untuk melayani para tamu yang tiba sekaligus sebagai pusat informasi sepanjang para tamu tinggal atau bermalam di hotel tersebut.

Disamping itu Concierge adalah sebagai brand ambassador hotel yang bakal memberi first impression untuk tamu hotel dari awal check in.

Oleh karenanya seorang yang bertugas sebagai concierge dari seksi ini dituntut untuk dapat tampil cekatan, jeli dan mempunyai keahlian dalam memberikan servis tamu yang bagus.

Apa itu Concierge?

Concierge adalah bagian dari ranah Front Office department. Concierge bekerja melayani tamu atau konsumen sepanjang mereka tinggal di hotel, memastikan semua keperluan tiap tamu tercukupi hingga mereka akan memberi penilaian yang bagus ke hotel.

Namun, Concierge sendiri tidak terbatas pada hotel, ada juga tempat lain yang menggunakan layanan concierge:

• Concierge service untuk rumah mewah
• Concierge untuk dokter

Pekerjaan yang dibebankan ke Concierge tidak hanya terbatas pada servis hotel, tetapi mereka harus juga memahami dan mempunyai pengetahuan yang luas berkenaan hotel dan local area di luar hotel.

Dengan demikian, bila ada tamu yang mempunyai pertanyaan, cari saran, dan lainnya, Concierge dapat menolong mereka dengan memberi informasi yang jelas.

Adapun istilah concierge sendiri berawal dari bahasa Perancis yang memiliki arti “Keeper of the Keys”, seorang penjaga atau pemelihara.

Sehingga pada zaman dahulu seorang concierge adalah bertanggungjawab untuk menyimpan dan memberi kunci kastil pada tamu yang bermalam.

Tugas Concierge dan Struktur Organisasinya

Secara umum berikut struktur organisasi dari concierge team secara umum :

1. Chief Concierge

Tanggung jawab Chief Concierge adalah sebagai pimpinan dari Section Concierge yang mempunyai pekerjaan dan tanggung jawab sebagai berikut:

• Mengatur, mengarahkan, dan memantau performa beberapa Bellboy.
• Sebagai leader dari beberapa petugas info dalam menyambut tamu.
• Mengurusi barang bawaan tamu dan mengantarkan tamu.
• Memberi informasi yang benar ke tamu dan pengunjung tentang sarana dan produk hotel.
• Mengarahkan dan mengawasi bawahan dalam memberi servis ke tamu
• Memerintah Bell Captain untuk membagikan semua surat, dan facsimile yang masuk
• Pastikan jika semua pesan untuk tamu bisa dikirimkan secepatnya
• Memantau proses penitipan barang dan sistem penyimpanan
• Dengan rutin mendatangi parapet department FO
• Mengontrol agenda kerja staff hingga tidak bentrokan dengan program training yang diselenggarakan hotel

2. Bell Captain

Bell Captain sebagai bawahan langsung dari Chief Concierge. Pekerjaan Bell Captain ialah memantau dan mengkoordinir pekerjaan setiap hari Bellboy dan Doorman sesuai standard servis hotel bersangkutan. antara lain:

• Mengkoordinir beberapa bawahannya dalam menjemput kedatangan dan mengatur barang bawaan hingga sampai ke kamar secara cepat, tepat dan penuh keramahan
• Mengkoordinir bawahannya selalu untuk tawarkan pertolongan untuk tamu
• Mempersiapkan daftar kerja bawahannya
• Memeriksa ruangan penyimpanan barang dengan teratur dan periodik
• Mengelola dan menyelesaikan beberapa barang yang tidak bertuan
• Memeriksa kereta barang serta papan informasi
• Mengecek log book dengan teratur sebagai fasilitas komunikasi dan menindaklanjuti serta mencatat permasalahan yang tidak bisa dituntaskan
• Memastikan keadaan bell captain konter dalam keadan bersih, rapi dan semua staff sudah memakai seragam kerja

3. Airport Representative

• Mempersiapkan daftar tamu dan jam kehadirannya di bandara(expected time of arrival)
• Mempersiapkan kendaraan yang sesuai jumlah tamu dan bagasi yang dibutuhkan.
• Mempersiapkan kendaraan alternative bila tidak ada kendaraan hotel yang siap.
• Mempersiapkan papan penyambutan sesuai nama tamu
• Menghubungi hotel bila sudah siap ke arah hotel atau tamu belum berhasil ditemui di bandara.
• Mengantarkan tamu dari hotel ke bandara

4. Doorman / Doorgirl

• Menyampaikan salam ke tamu baik yang tiba atau yang pergi guna memberi kesan baik.
• Membuka dan menutup pintu kendaraan tamu saat tiba ke hotel.
• Membantu memposisikan barang bawaan tamu ke mobil
• Memberi penjelasan ke tamu atau pengunjung mengenai info dari hotel berkenaan moment dan sarana yang berada di hotel.
• Bekerja bersama dengan bellboy untuk mengurusi kehadiran tamu dan keberangkatan tamu
• Mengusahakan atau memanggilkan taksi untuk tamu yang membutuhkan bantuan

5. Bellboy/ Porter

Bellboy sebagai bawahan langsung dari Bell Captain yang bekerja menangani barang bawaan tamu di saat check-in, check-out, atau berpindah kamar.

Memberi bantuan kepada tamu sebisa mungkin agar tamu yang dilayani merasa rileks dan nyaman. 

• Membawa barang bawaan tamu secara cepat dan efesien di saat check-in, check-out atau berpindah kamar
• Menyimpan bawang bawaan tamu jika harapkan penitipan barang yang dibawa di bell konter
• Menyambut kehadiran tamu yang akan check-in dan mengantarkannya ke Reception untuk register
• Memasukkan koran yang dibutuhkan ke ruang tamu
• Menempatkan sign board di lobby hotel untuk acara aktivitas hari ini
• Mengirimi surat atau pesan yang mendesak ke kamar-kamar tamu
• Menjelaskan produk dan fasilitis yang dimiliki hotel di saat mengantarkan tamu ke arah kamar

Contoh prosedur check in

• Menyampaikan salam
• Bertanya apakah tamu membawa barang peralatan
• Bila iya, keluarkan barang bawaan tamu dengan berhati-hati
• Bawa barang tamu ke arah konter resepsionis
• Menandai barang bawaan tamu dengan identitas yang pasti (nomor tamu dan ruang tamu)
• Mempersilakan tamu ke arah kamar dan mengikutnya sembari membawa barang
• Setelah tiba, mengetok pintu kamar dan buka kamar, menghidupkan lampu dan mempersilakan tamu untuk masuk
• Menempatkan beberapa barang dalam kamar
• Menerangkan semua sarana kamar ke tamu
• Menyimpan kartu tamu dan kunci kamar di tempatnya
• Pamit, menyampaikan salam dan menyampaikan selamat istirahat
• Tinggalkan kamar sambil tutup pintu

Contoh prosedur saat membawa barang tamu ketika check out

• Bell captain isi departure slip
• Bell captain memberi departure slip ke petugas bellboy
• Bellboy tiba ke ruang tamu untuk mengambil barang bawaan
• Mengetok pintu kamar dan mengatakan identitas serta menyampaikan salam
• Bertanya tamu prihal kelengkapan barang bawaan dan mengecek jika ada kerusakan atau kehilangan barang
• Saat sebelum meninggalkan kamar gantungkan departure slip di atas door knob
• Membawa barang ke arah bellboy konter
• Memberikan kunci kamar ke tamu untuk dibawa ke sisi front office cashier dan lakukan penuntasan administrasi.
• Minta tamu untuk memeriksa barang bawaan saat sebelum diantar ke kendaraan
• Menyampaikan salam

Itulah penjelasan singkat tentang apa itu concierge dan bagian – bagian di dalamnya. Sekali lagi, concierge adalah tim yang bertugas untuk memberikan first impression yang baik untuk setiap tamu yang datang karena ini akan mempengaruhi mood mereka selama stay di hotel tersebut.

Baca juga : Begini Cara Handle Komplain Tamu di Hotel