reservasi-adalah
source : freepik.com

Reservasi adalah kegiatan yang dilakukan oleh tamu dalam rangka memesan sebuah kamar atau akomodasi disebuah properti. Bagian pemesanan kamar sebagai bagian yang mempunyai peranan yang cukup penting, ini karena tinggi rendahnya tingkat hunian kamar sangatlah ditentukan oleh kemampuan sisi reservasi dalam menangani pemesanan kamar di hotel. 

Seorang petugas reservasi harus mempunyai kemampuan mengenai beberapa dasar reservasi, produk dan layanan yang dipasarkan, bagaimana menjualnya atau tehnik jual, dan pemakaian tehnologi komunikasi.

Arti Reservasi

Reservasi adalah sebuah kata yang berawal dari bahasa Inggris yakni to reserve yang berarti menyiapkan atau menyediakan tempat saat sebelum kita menikmati apa yang yang kita pesan atau sedang kita perlukan. 

Pemesanan kamar (room reservation) untuk hotel adalah suatu pemesanan kamar yang dilaksanakan beberapa waktu sebelumnya, yang didapat berbagai sumber dengan berbagai langkah pemesanan untuk memastikan jika tamu mendapatkan kamar pada waktu check in.

Dengan data reservasi inilah biasanya pihak hotel bisa mengetahui identitas tamu yang akan datang dan biasanya digunakan juga untuk mengetahui kira-kira tingkat hunian kamar dalam periode tertentu

Klasifikasi Reservasi

Berdasarkan klasifikasinya, reservasi dibedakan atas 3 pembagian yaitu :

Reservasi Perseorangan (Individu Reservation)

Individu reservasi adalah pemesanan kamar untuk seorang calon tamu, pasangan, atau sebuah keluarga. Reservasi ini umumnya dilaksanakan sendiri oleh calon tamu atau oleh agen. Harga yang diberi adalah harga biasa atau harga paket.

Reservasi Kelompok/Tur (Grup/Tur Reservation)

Grup/Tur reservasi adalah pemesanan kamar yang biasanya dibuat oleh agen atau agen perjalanan untuk beberapa konsumennya. Pesanan dibuar untuk tamu yang tiba berombongan. Sering harga yang diberi ialah harga potongan harga karena jumlah kamar yang dipesan cukup banyak. 

Reservasi Pertemuan (Konferensi Reservation).

Konferensi reservasi adalah pemesanan kamar untuk sebuah kelompok yang akan melakukan meeting atau pertemuan di hotel. Reservasi ini biasanya dibuat oleh sebuah organisasi, perusahaan atau satu asosiasi. Harga yang diberi untuk reservasi pertemuan ialah harga komersial.

Jenis-Jenis Reservasi

arti- reservasi
source : freepik.com

Online Reservation

Perkembangan tehnologi sekarang ini menyebabkan metode reservasi mengalami perubahan kearah metode reservasi online. Reservasi online dapat dijangkau oleh siapa saja dan dimana saja mereka ada yang mempunyai koneksi internet. Hanya dengan terhubung web bisa lakukan pemesanan kamar di hotel. Ini lebih menolong hotel dalam memasarkan produk dan menjual kamarnya.

Offline Reservation

Sistem reservasi yang memakai pengiriman reservasi langsung ke hotel dengan media reservasi seperti telephone, fax, e-mail, dan walk in.

Sumber- Sumber Reservasi

Sumber reservasi adalah darimana reservasi itu berasal. Biasanya sumber reservasi busa dikategorikan sebagai berikut :

Company (perusahaan)

Perusahaan erupakan salah satu sumber pemesanan kamar/ reservasi  adalah perusahaan swasta, perusahaan asing, perusahaan gabungan (joint venture) serta perusahaan Negara. Reservasi melalui jalur ini umumnya mempunyai langganan tetap di tiap daerah tujuan wisata, bahkan mempunyai harga tertentu sesuai kesepakatan awal.

Travel Agent

Travel Agent sebagai satu badan usaha yang beroperasi di sektor layanan jasa. Mereka memberi servis berbentuk informasi ke beberapa calon pelancong yang akan melakukan perjalanan liburan. Travel Agent mempunyai peran penting sebagai mitra sebuah hotel dalam usaha menaikkan tingkat hunian kamar. 

Tidak hanya pemberian informasi, travel agent juga membantu dalam soal pemesanan kamar hotel. Pemesanan kamar lewat travel agent dikelompokkan jadi dua yakni :

  • FIT (Free Independent Traveller) atau orang yang melakukan perjalanan secara individu, tidak bersama kelompok.
  • GIT (Grup Inclusive Tour) atau beberapa orang yang melangsungkan perjalanan pada suatu group. Umumnya dalam GIT sudah termaksud paket perjalanan.

Dari jenisnya pun travel agent dibagi lagi menjadi online dan offline travel agent.

Government (Pemerintahan)

Pemerintahan merupakan sumber pendatang tamu yang cukup banyak memberikan kontribusi, karena dari pemerintah seringkali melaksanakan perjalanan dinas dan memiliki sumber yang begitu banyak seperti BUMN, departemen-departemen dan pemda.

Perseorangan

Perseorangan ialah sumber pemesanan kamar yang mempunyai sifat bebas, siapa pun bisa melakukan pemesanan. Pemesanan kamar ini dapat dilaksanakan dengan bermacam cara dimulai dari telephone, e-mail, fax, dan lain-lain. Pemesanan kamar jenis ini membantu hotel dalam kenaikan revenue karena harga yang lebih mahal daripada harga (contract rate) ke travel agent lain.

Booking Engine ( Website )

Website merupakan salah satu sumber booking yang saat ini sedang trend. Para calon tamu bisa langsung melakukan reservasi di website dengan bantuan booking engine untuk lebih menggampangkan proses reservasi tersebut. Biasanya harga relatif lebih murah karena harga net dari hotel.

Kategori Reservasi

Selain sumber, dari sisi kategori reservasi juga dibedakan dalam 4 kategori seperti berikut :

kategori-reservasi
source : freepik.com

Confirmed Reservation

Confirmed reservasi adalah pemesanan kamar yang telah disepakati oleh pihak hotel dengan bukti berbentuk confirmation letter yang dikirim ke tamu yang bersangkutan. Confirmation letter ini harus dibawa oleh tamu di saat cek in sebagai bukti untuk mendapatkan kamar.

Guaranteed Reservation

Guaranteed reservasi adalah pemesanan kamar yang telah ditanggung oleh tamu yang berkaitan, pembatalan berlaku sampai cek in time, jika tamu tidak tiba dan tidak memberi kabar, karena itu kepada yang bersangkutan dikenai no-show charge sepanjang satu malam.

Advanced Payment Reservation

Advance payment reservation adalah pemesanan kamar yang dilaksanakan beberapa saat awalnya, yang mana tamu telah bayar uang muka (advance deposit).

Waiting List Reservation

Waiting list reservation adalah pemesanan kamar yang mana hotel tidak menjamin tamu mendapatkan kamar di saat cek in. Bobot pemesanan kamar ini terendah antara kelompok pemesanan kamar lainnya, hingga tidak ada tuntutan memperoleh kamar meskipun tamu telah ada di receptionist.

Tanggung Jawab Harian Staff Reservasi

  • Harus mengetahui dan memiliki beberapa data akurat perihal waktu kehadiran dan keberangkatan tamu, kondisi kamar, dan sarana-fasilitasnya. Kelengkapan beberapa data itu akan memperlancar aktivitas servis pemesanan kamar, hingga memberi kenyamanan untuk tamu.
  • Harus memberi beberapa data akurat mengenai jumlah kamar yang kosong dan kamar yang berisi, ini untuk menghindari ada over booking. Over booking adalah pemesanan kamar yang melewati jumlah kamar yang ada.
  • Petugas reservasi harus mengetahui kamar yang ada di hari itu dan data yang akurat berkenaan status kamar hingga dapat segera memberi jawaban ke calon tamu.
  • Mengenali dan mengetahui type kamar dan harga setiap kamar. Ini dipakai sebagai dasar dalam mempromosikan beberapa jenis kamar ke calon tamu.
  • Menyiapkan formulir-formulir yang dibutuhkan dalam servis pemesanan kamar

Contoh Jobdesk Reservasi

  • Membaca ‘log book’
  • Log book adalah buku catatan yang berisi beberapa hal dan beberapa masalah yang membutuhkan tindak lanjut dari petugas shift sebelumnya ke petugas shift selanjutnya Catatan ini sebagai catatan penghubung dari shift yang satu ke shift yang lainnya. Buku itu berisi mengenai catatan tamu berpindah kamar, tamu tanpa barang bawaan, dan penyiapan yang masih belum usai yang membutuhkan tindak lanjut.
  • Menghitung persediaan kamar (daily forecast) untuk kamar yang telah terjual (hour in) atau kamar yang ada untuk dijual dan yang telah dipesan (room available).
  • Menyiapkan perlengkapan kerja, yaitu formulir pemesanan (reservation form) dan slip lainnya.
  • Menerima pemesanan kamar baik lewat telephone, e-mail, telex, atau channel penjualan lain
  • Mengisi formulir pemesanan 
  • Membuat slip pemesanan 
  • Mengupdate tabel pemesanan (reservation chart).
  • Menyiapkan segala hal sesuai pesanan tamu, diantaranya antar jemput tamu, tipe kamar, dan sarana lainnya.

Baca Juga : Tips Up Selling di Hotel Buat Anak FO