Istilah store request di hotel banyak diterapkan dalam manajemen bisnis hospitality saat staf dari departemen terkait membutuhkan barang tertentu.

Sistem ini dipergunakan saat ada kebutuhan permintaan barang ke gudang Purchasing dengan cara membuat daftar permintaan.

Sebagai gambaran umum, berikut ini pembahasan tentang pengertian store request di hotel dan prosedurnya untuk memudahkan pemahaman.

Pengertian Store Request di Hotel

Store request di hotel adalah sistem yang berlaku di hotel untuk melakukan permintaan barang dari gudang hotel oleh staf dari tiap departemen.

Proses permintaan barang dari store atau gudang Departemen Purchasing ini mencakup tahapan-tahapan yang berurutan.

Mulai dari membuat daftar permintaan dan mendapat persetujuan manajer hingga akhirnya melakukan pengambilan barang sesuai kebutuhan yang sudah diajukan.

Dalam prosesnya, departemen terkait yang meminta barang tertentu harus mengisi form Store Request (SR) sebanyak dua lembar untuk diserahkan kepada Storekeeper.

Sebagai informasi tambahan, Storekeeper merupakan petugas yang akan melakukan pengelolaan lebih lanjut untuk semua barang kebutuhan operasional hotel.

Nantinya, satu lembar SR asli akan disimpan Cost Control sebagai arsip dan lembar copy lainnya untuk admin Purchasing atau departemen yang mengajukan permintaan.

Jenis Barang yang Disimpan di Store Hotel

Ada beberapa jenis barang yang disimpan di store hotel yang disesuaikan dengan tipe dan karakter barang tersebut, yaitu dry store dan cold store.

1. Dry Store Hotel

Dry store hotel adalah gudang penyimpanan barang di hotel yang khusus diperuntukkan bagi bahan makanan kering maupun barang dalam kemasan.

Biasanya, barang yang disimpan di dry storage tidak memerlukan pengaturan suhu dan kelembapan khusus. 

Meski begitu, umunya suhu ideal dry storage antara 18° sampai 38° C untuk menjaga barang-barang yang disimpan tetap bersih, aman, dan terhindar dari serangan serangga maupun hama.

Barang-barang yang disimpan di dry storage antara lain supplies product, chemical product, printing product, dry food, hingga enginering product.

2. Cold Store Hotel

Sedangkan cold store hotel merupakan gudang penyimpanan barang untuk bahan makanan yang mudah rusak hingga membutuhkan pengaturan suhu khusus.

Bahkan setiap bahan yang disimpan harus diletakkan dalam rak terpisah untuk meminimalkan kontaminasi agar tidak rusak.

Sistem penyimpanannya sendiri masih terbagi lagi dalam dua area, yaitu chiller storage dan freezer storage.

Chiller storage berupa ruang penyimpanan bahan makanan dengan suhu -1° C sampai -7° C untuk telur, mentega, daging, dan susu.

Sedangkan freezer storage dengan pengaturan suhu penyimpanan mencapai -18° C atau lebih rendah digunakan untuk produk frozen food, berbagai jenis daging, hingga es krim.

Prosedur Store Request di Hotel

Saat mengajukan permintaan barang dari gudang hotel, ada beberapa prosedur store request di hotel yang harus diikuti melalui tahapan langkah berikut ini.

1. Membuat Daftar Permintaan

Langkah pertama dalam prosedur store request hotel dilakukan dengan membuat daftar permintaan barang dengan mengisi form SR.

Pengisian form permintaan kebutuhan barang ini juga dikenal dengan istilah Purchase Request (PR) untuk kemudian diserahkan kepada Purcasing staff.

PR yang dibuat oleh staf departemen terkait akan dipakai sebagai dokumen pendukung saat membuat Purchase Order kepada supplier atau vendor.

2. Mendapatkan Persetujuan Manajer

Dalam mengajukan permintaan barang ke gudang oleh departemen terkait yang membutuhkan harus melalui persetujuan manajer.

Pasalnya, tidak ada barang yang boleh dikeluarkan dari store hotel tanpa SR dan PR yang sudah ditandatangani manajer.

3. Mengeluarkan Barang

Setelah mendapat persetujuan manager, tahapan selanjutnya dalam proses store request di hotel yaitu mengeluarkan barang dari gudang.

Namun, barang yang dikeluarkan harus sesuai permintaan yang diisi dalam form SR atau PR agar stok riil sesuai dengan pembukuan gudang.

4. Mengambil Barang

Langkah store request di hotel selanjutnya akan melalui tahapan mengambil barang oleh staf departemen terkait yang melakukan permintaan.

Dalam prosedurnya, pengambilan barang sesuai form SR harus ditemani oleh manajer, penyelia, atau petugas keamanan.

Bahkan orang yang memasuki area penyimpanan dan alasannya harus dicatat karena setiap form permintaan resmi harus ditinggalkan di meja manajer gudang

5. Menulis di Kartu Stok

Setelah itu, petugas gudang atau Storekeeper akan mencatat pengelolaan barang di dalam gudang dengan menulis pengeluaran di kartu stok.

Hal ini penting dilakukan untuk penyesuaian stok barang di gudang dengan catatan stok di departemen Purchasing.

Demikianlah pembahasan tentang pengertian store request di hotel dan prosedurnya yang sudah kami rangkum sebagai gambaran umum.

Melalui informasi di atas, kamu akan lebih mudah memahami apa itu store request di hotel dan menjalankan prosedurnya dengan baik.