Apakah kamu pernah mendengar istilah Cost Control dalam sistem manajemen perhotelan? Posisi ini sebenarnya masih bersinggungan dengan urusan keuangan dimana tugas Cost Control di hotel berkaitan dengan pengendalian pembelanjaan operasional dan aset di hotel.
Singkatnya, Cost Control ditugasi untuk melakukan pengawasan atas pembelian atau permintaan barang dari divisi lain agar tidak over budget. Dalam menjalankan perannya, penting bagi Cost Control untuk menganalisis, menyusun, dan mengawasi anggaran hotel.
Kewenangan ini kemudian menjadikan seorang Cost Controller bertanggung jawab langsung kepada Chief Account. Nantinya, controlling yang dilaporkan kepada akuntan akan dijadikan dasar dalam pembuatan laporan keuangan demi kelancaran operasional hotel.
Untuk memahami lebih lanjut, artikel kali ini akan memberikan penjelasan agar memudahkan dalam mengenal Cost Control di hotel beserta tugas dan tanggung jawabnya. Berikut penjelasan lengkapnya.
Daftar ISI
Pengertian Cost Control Hotel
Dalam terjemahan harafiah, Cost Control berarti pengendalian biaya. Jadi, dapat disimpulkan bahwa cost control hotel adalah bagian dalam manajemen hotel yang betugas untuk mengendalikan biaya operasional, mulai dari penyusunan, pelaksanaan, dan pengawasan budget agar sesuai dengan rencana anggaran awal.
Dalam praktiknya di lapangan, seseorang yang diberi kewenagan sebagai Cost Controller akan bertanggung jawab dalam keseluruhan proses verifikasi permintaan dan pengeluaran barang yang di ajukan oleh Store Keeper.
Sebagai landasan teori, beberapa ahli juga mengemukakan pendapat tentang pengertian Cost Control. Berikut beberapa di antaranya.
1. Pengertian Cost Control Menurut Bambang Hatadi
Bambang Hatadi menjelaskan bahwa Cost control adalah cara pengendalian struktur organisasi, metode, dan peraturan yang terkait perlindungan aset perusahaan. Dalam hal ini, seorang yang bekerja sebagai Cost Control akan memastikan bahwa setiap rencana anggaran yang telah disepakati sebelumnya dapat diimplementasikan dengan benar.
2. Pengertian Cost Control Menurut Sondang Jagian
Sedangkan menurut Sondang Jagian, pengertian Cost control yaitu upaya sistematis yang dilakukan untuk menetapkan standar pelaksanaan dalam penyusunan rencana, penyediaan sistem informasi berupa feedback, evaluasi pelaksanaan dan perencanaan, serta pemeriksaan rencana anggaran andai membutuhkan langkah evaluasi demi mencapai tujuan perusahaan.
Strategi Cost Controlling
Divisi Cost Control dalam bisnis perhotelan tentunya menerapkan strategi tertentu demi menjaga operasional hotel sekaligus keuntungan bisnis yang dijalankan.
Berikut ini strategi cost controlling yang biasa dilakukan dalam bisnis perhotelan.
1. Penerapan Sistem Inventarisasi
Strategi dari cost controlling yang pertama adalah penerapan sistem inventarisasi yang dilakukan sebagai kontrol atas penggunaan bahan baku, peralatan, hingga persediaan hotel. Langkah ini bertujuan untuk menghindari pemborosan atau kerugian yang mungkin dialami hotel akibat barang yang rusak atau hilang.
2. Pengelolaan Energi
Pengelolaan energi menjadi strategi cost controlling kedua yang dilakukan dengan cara mengurangi konsumsi listrik, air, dan gas untuk beralih pada konsep hemat energi. Contohnya, penerapan sistem off otomatis pada lampu dan AC ketika kamar kosong atau memanfaatkan shower dengan teknologi hemat air.
3. Pembaruan Teknologi
Dalam strategi cost control, ada langkah untuk melakukan pembaruan teknologi dengan menggunakan perangkat lunak terbaru dan sistem manajemen yang efisien. Teknologi yang baik ini bertujuan agar hotel mampu melakukan pengelolan kamar yang lebih baik, meminimalisir kehilangan data, dan meningkatkan efisiensi operasional.
4. Peningkatan Keterampilan Karyawan
Meningkatkan keterampilan karyawan adalah startegi cost controlling berikutnya melalui pelatihan kerja tentang pengelolaan inventaris dan energi serta pemahaman pada teknologi terbaru. Langkah ini dilakukan agar karyawan menjadi terampil dan efisiensi kerja semakin meningkat.
5. Pemaksimalan Efisiensi Operasional
Strategi berikutnya dari cost controlling berkaitan dengan pemaksimalan efisiensi operasional dengan cara mengelola stok, mengurangi biaya pengiriman, dan mengoptimalkan penggunaan bahan baku. Cara ini akan membuat hotel mampu menghindari pemborosan dan mengurangi biaya produksi.
6. Menjalin Hubungan Baik dengan Vendor
Menjalin hubungan dengan vendor merupakan penerapan startegi cost controlling demi membantu hotel dalam upaya memperoleh harga terbaik atau penawaran diskon menarik. Strategi ini akan membantu penghematan biaya operasional hotel dalam pembelian bahan baku dan peralatan.
7. Menjaga Kondisi Fisik Bangunan
Menjaga kondisi fisik bangunan melalui pemeliharaan preventif juga menjadi strategi terbaik cost controlling. Di antaranya melalui perawatan rutin untuk AC, pipa, dan saluran air demi menghindari kerusakan fatal dan berpotensi memunculkan biaya perbaikan yang mahal.
Tugas dan Tanggung Jawab Cost Control Hotel
Peran Cost Control dalam sistem manajemen hotel sendiri terbilang cukup penting mengingat tugas Cost Control di Hotel dan tanggung jawab yang dibebankan berkaitan dengan pengawasan dan pengendalian aset hotel.
Dituntut memiliki ketelitian dan kemampuan kontrol yang kuat, berikut beberapa tugas Cost Control di hotel dan tanggung jawabnya yang penting untuk diketahui.
Tugas Cost Control di Hotel
- Membuat, menyusun, dan mengatur serta melaksanakan rencana anggaran operasional hotel setiap bulan.
- Memastikan setiap kebijakan dan prosedur yang dibuat bisa diterapkan dengan baik oleh seluruh divisi atau departemen.
- Menganalisa keperluan yang dibutuhkan setiap divisi untuk mendukung opersional hotel berjalan lancar.
- Memantau dan memeriksa seluruh hasil perhitungan persediaan dan mengawasi arus keluar masuk barang lengkap dengan dukungan bukti dan dokumen.
- Memeriksa setiap transaksi pembelian dan memastikan semua transaksi tersebut berjalan dengan benar.
- Melakukan survey harga pasar untuk menentukan harga dasar barang tidak over cost.
- Membandingkan setiap data dan memastikan semua barang yang diterima sesuai dengan daftar harga.
- Melakukan pemeriksaan dan evaluasi berulang demi meningkatkan kinerja perusahaan.
- Melakukan monitoring dan audit internal terhadap pelaksanaan SOP.
Tanggung Jawab Cost Control
- Bertanggung jawab atas pengawasan arus masuk dan keluar barang, menyimpan, dan juga menerima barang.
- Bekerja sama dengan bagian purchasing terkait informasi aktivitas pembelian, harga barang, hingga penerimaan barang serta memberikan persetujuan atas pembelian barang.
- Melakukan pengecekan dan pemeriksaan order pembelian dan market list.
- Membuat laporan biaya rutin harian.
- Membuat laporan bulanan dan inventory barang yang ada setiap bulan.
SOP Cost Control Hotel
Setiap divisi dalam manajemen perhotelan pasti memiliki SOP atau Standard Operating Procedure untuk membantu pelaksanaan pekerjaan rutin, termasuk bagi Cost Control.
Berkaitan dengan pengawasan dan pengendalian operasional, berikut ini SOP Cost Control hotel yang perlu diperhatikan.
1. Standart Control Pengawasan
SOP untuk Cost Control hotel yang pertama yaitu standar control pengawasan yang umumnya meliputi tiga hal utama untuk dijalankan.
Pertama, pengawasan penerimaan barang dari bagian receiving untuk dicek kualitas dan kuantitasnya berdasarkan form order pembelian.
Kedua, pengawasan terhadap semua barang yang keluar dari store agar sesuai dengan kelengkapan dokumen store request, mulai dari quantity requestion item, stock onhand, tanggal, nama, dan tanda tangan.
Terakhir, pengecekan dokumen pendukung untuk semua jenis pembelian yang dilakukan, yaitu purchase order, purchase requestion, market list, cash purchase, dan lain sebagainya.
2. Siklus Control Pengendalian
Siklus control pengendalian menjadi SOP Cost Control hotel berikutnya yang memiliki empat prinsip tahapan, yaitu sebagai berikut:
- Menetapkan standar pengendalian yang akan digunakan, seperti waktu, jumlah, biaya, kualifikasi, dan lainnya.
- Memberikan informasi kepada karyawan tentang standar yang sudah ditetapkan, termasuk untuk sosialisasi dan pelatihan.
- Melakukan dan memastikan evaluasi rutin atas prosedur yang harus dilakukan bisa terlaksana sesuai standar.
- Memberikan tanggapan dan tindakan perbaikan pada hasil kerja.
Dengan mengenal tugas Cost Control di hotel beserta tanggung jawabnya, pemahaman terkait salah satu divisi dalam departemen Accounting tadi menjadi semakin mendalam.
Bukan hanya tugas Cost Control di hotel, tetapi juga pengetahuan tentang strateti cost controlling dan SOP yang diterapkan dalam menjalankan operasional hotel.
