Saat berada di hotel ada bagian tertentu dari departemen housekeeping yang harus selalu standby. Dialah order taker, yang tugasnya mungkin terlihat sederhana, yaitu mengangkat telepon dan mendengarkan dengan seksama lalu menjawab dengan ramah.
Selanjutnya adalah mencatat dalam sebuah buku dan sibuk melakukan panggilan telepon.
Namun, tidak banyak yang tahu jika ada banyak tugas dan butuh ketelitian dengan tanggung jawab besar dalam pekerjaannya.
Daftar ISI
Pengertian Order Taker
Order taker adalah seseorang yang tugasnya melayani segala jenis permintaan tamu lewat sambungan telepon. Pekerjaan ini mengharuskan selalu siap di meja kerja untuk menerima telepon.
Kemudian melayani permintaan tamu misalnya saja menambah hand towel, extra bed, cap shower dan lain sebagainya. Agar tidak ada yang terlupa, petugas akan mencatat dan menyampaikan pada divisi yang berwenang untuk menindaklanjuti permintaan tamu.
Jika lambat dalam penyampaiannya akan mendapat keluhan dari tamu dan servis dianggap kurang optimal. Tentunya efek dari ketidakpuasan tamu mengakibatkan rating buruk di hotel atau penginapan tempat bekerjanya.
Tanggung jawab profesi ini sangat berat dan berhubungan langsung dengan berbagai departemen. Baik supervisor, bagian dapur atau yang lain untuk menyampaikan berbagai keinginan tamu.
Baca juga: Chef de Partie: Pengertian, Tugas Tanggung Jawab, dan Gaji
Fungsi dan Syarat Menjadi Order Taker
Petugas memiliki fungsi penting dalam setiap pekerjaannya. Selain fungsi ada syarat tertentu untuk menjadi karyawan khusus di bidang ini.
Fungsi
Adapun fungsi dari pekerjaan ini yaitu sebagai berikut:
- Melayani tamu yang ingin mendapatkan tambahan fasilitas.
- Melayani tamu jika terjadi kerusakan pada ruangan, kamar atau tempat yang disewa.
- Pada umumnya memiliki kantor atau ruangan tersendiri yang tertutup agar tidak terganggu ketika menerima telepon saat melayani tamu.
Setelah menerima telepon, petugas akan segera menghubungi pihak terkait yang bertanggung jawab. Misalnya saja menginginkan tambahan makanan untuk dua porsi pada kamar tertentu, maka akan dilanjutkan ke bagian dapur.
Apabila ada kebutuhan lainnya, tamu bisa menghubungi langsung petugas dan melanjutkan ke staff housekeeping lain agar pelayanan lebih cepat. Apabila terjadi kerusakan atau permintaan lain tidak terlambat dan tamu kerasan serta nyaman.
Syarat
Fungsi pekerja memang sangat penting sehingga syarat menjadi order taker memang tidak mudah. Selain pandai melakukan administrasi dan menghandle orang, wajib berkomunikasi dengan baik.
Syarat lainnya antara lain:
- Memiliki kemampuan dalam komunikasi dengan baik, bagus dan sopan.
- Mampu mengoperasikan komputer dan telepon dengan baik.
- Menguasai product knowledge dengan baik untuk memberikan informasi terbaik bagi para pelanggan.
- Pandai dalam menghandle administrasi.
- Diutamakan mampu berbahasa asing terutama Inggris dan yang lainnya.
- Memiliki sifat bertanggung jawab.
- Berkarakter ramah dan ceria sehingga menyamankan pengunjung atau pelanggan saat berkomunikasi.
- Sopan dalam menghadapi berbagai macam karakter orang.
Syarat menjadi petugas departemen housekeeping tersebut tidak mudah karena berkomunikasi dengan tamu atau pelanggan sesuai permintaan.
7 Tugas Order Taker
Setiap pekerjaan memiliki job desk masing-masing tergantung dari jenis pekerjaannya. Adapun tugas pekerja tersebut bisa cek berikut ini, yaitu sebagai berikut:
1. Memahami Pekerjaan dari Shift Sebelumnya
Hal utama ketika pekerja memulai rutinitasnya dengan memahami pekerjaan yang belum terpenuhi dari shift sebelumnya. Biasa pula disebut hand over pekerjaan dengan shift sebelumnya atau supervisor terkait.
Adanya pemahaman ini agar tidak terjadi tumpang tindih atau malah tidak melaksanakan keinginan tamu.
2. Mencatat Permintaan Tamu
Tugas order taker di hotel adalah mencatat permintaan tamu atau komplain dalam log book. Pencatatan ini untuk melihat apa saja kebutuhan tamu dan evaluasi agar tamu semakin kerasan dan puas atas layanannya.
3. Follow Up
Setelah menerima berbagai permintaan atau komplain menindaklanjuti ke departemen terkait. Follow up ini harus segera dilakukan agar permintaan tamu segera selesai dan beres.
4. Pengelolaan Administrasi
Tugas keempat adalah pandai mengelola administrasi dengan baik sehingga apapun permintaan tamu terselesaikan. Meskipun mungkin ada over request pada saat tertentu. Selain itu pandai membuat log inventory linen dan cleaning supplies system sesuai standar SOP.
5. Handle Kehilangan dan Temuan Barang
Kadang, ada kejadian tamu kehilangan barang atau malah menemukan barang. Salah satu tugas pekerja adalah menghandle dan memberikan informasi terkait sehingga dapat segera ditindaklanjuti.
6. Mencatat Pengeluaran Ekstra Tamu
Beberapa tamu bisa saja membutuhkan fasilitas lain dan tambahan khusus. Tugas order taker adalah mencatat semua item tersebut untuk laporan dan tentunya berhubungan dengan departemen keuangan.
7. Memberi Informasi Status Kamar
Tugas selanjutnya adalah memberikan informasi kepada roomboy akan status kamar para tamu. Status kamar menjadi penting apakah telah kosong atau masih ada yang menginap.
Selain tugas penting pada 7 poin tersebut masih ada lagi yaitu menjalankan tugas yang diberikan oleh atasan housekeeping.
Semua tugas menjadi tanggung jawab besar dan membutuhkan ketelitian dan komunikasi yang bagus.
Contoh Percakapan Order Taker dalam Bahasa Indonesia
Sebagai pekerja yang harus siap menerima dan mengangkat telepon dari para pelanggan dan tamu, komunikasi menjadi hal utama. Tamu akan kerasan jika karyawan memiliki skill komunikasi yang baik dan sopan.
Berikut adalah salah satu contoh dari order taker dalam berkomunikasi melayani tamu.
A (petugas) : Selamat sore, dengan saya Ayu, apakah ada yang bisa saya bantu, Pak?
B (Tamu) : Oke, selamat sore Mbak, bisakah saya meminta tambahan bantal?
A : Oh, tentu saja bisa, Pak. Bisa informasikan nomor kamar dan nama bapak?
B : Saya Adi, kamar saya di J9.
A : Ada tambahan lainnya, Pak?
B : Hemm, kalau tambah selimut?
A : Baik, boleh Pak, untuk bantal berapa, selimut berapa jumlahnya, ya?
B : Untuk bantal satu saja dan selimut juga satu.
A : Baik Pak Adi, saya ulangi pesanan Anda. Pesanan atas nama Pak Adi, request 1 buah bantal dan 1 selimut, diantar ke kamar nomor J9.
B : Ya.
A : Mohon ditunggu, Pak. Akan kami antarkan segera.
B : Oke, terimakasih.
B : Sama-sama.
Kalimat percakapan di atas salah satu contoh dalam komunikasi petugas dengan pengunjung atau tamu. Selain sopan, tata bahasanya harus jelas dan tepat agar tidak ada salah persepsi pesanan.
Meskipun kelihatannya sederhana, jangan sampai keliru dalam menyampaikan keinginan tamu ke departemen lain yang terkait. Jika keliru, tamu bisa saja marah atau merasa pelayanan tidak sesuai keinginan.
Kesimpulan
Setiap pekerjaan memiliki tanggung jawab masing-masing dengan beban tugas berbeda. Melihat uraian di atas, ternyata job desk dengan tanggung jawab besar.
Order taker yang bagus akan bertanggung jawab penuh pada setiap keputusan dan memaksimalkan komunikasi terbaik dengan pelanggan.
Dengan demikian pelanggan atau tamu puas dan kerasan. Jadi bagaimana, kini Anda sudah tahu bukan detail mengenai pembahasan di atas? Semoga penjelasannya membantu dan bermanfaat ya!
