Meski kurang familiar bagi orang awan, tetapi para pelaku bisnis hospitality pasti sudah paham dan mengenal outstanding bill hotel.
Istilah yang berkaitan dengan piutang usaha atas pembayaran yang belum dilunasi pelanggan ini biasanya akan dikelola secara otomatis melalui sistem agar pencatatannya lebih akurat.
Nah, jika ingin mengetahui lebih lanjut, berikut pembahasan tentang outstanding bill di hotel yang meliputi pengertian dan strategi pengelolaannya.
Daftar ISI
Pengertian Outstanding Bill Hotel
Outstanding bill hotel adalah tagihan belum dibayar oleh pelanggan atau piutang hotel yang masih berada dalam jangka waktu pembayaran yang telah disepakati.
Artinya sisa pembayaran yang belum dilunasi sudah jatuh tempo, tetapi batas waktunya belum lewat hingga tidak menimbulkan potensi denda.
Tagihan yang belum dibayar oleh pelanggan tersebut, baik tamu maupun mitra bisnis hotel akan dicatat sebagai piutang usaha dalam sistem.
Biasanya, pihak hotel akan memanfaatkan penggunaan software management untuk memudahkan kinerja yang akurat, seperti dengan Property Management System (PMS).
Meski harus diperhatikan, tetapi outstanding bill tidak menjadi masalah yang besar sebab umumnya pelanggan akan tetap melakukan pembayaran sebelum tanggal jatuh tempo.
Namun, jika piutang belum juga dibayar setelah melewati tempo yang disepakati, tagihan tersebut akan tercatat sebagai overdue invoice.
Piutang yang berubah status overdue akan membutuhkan penagihan segera dari pihak hotel agar tidak menimbulkan masalah finansial maupun potensi hubungan buruk dengan pelanggan.
Perbedaan Outstanding Bill dengan Overdue Invoice
Meski sama-sama piutang, tetapi ada perbedaan outstanding bill dengan overdue invoice yang penting untuk diketahui agar penanganan dan pengelolaannya menjadi lebih sistematis.
1. Tenggat Waktu Pembayaran
Jika tagihan masih berstatus outstanding bill, artinya sisa hutang yang belum dibayar tamu hotel atau mitra bisnis belum melewati tenggat waktu yang disepakati.
Sedangkan untuk overdue invoice, piutang hotel telah melebihi waktu jatuh tempo yang artinya pelanggan hotel tidak mematuhi persyaratan pembayaran.
2. Langkah Penagihan
Perbedaan lain dari outstanding bill dan overdue invoice berkaitan dengan langkah penagihan kepada pelanggan oleh pihak hotel.
Menyikapi situasi ini, biasanya pihak hotel akan memilih sikap menunggu pembayaran outstanding bill dari pelanggan karena memang masih belum melewati waktu jatuh tempo.
Namun, untuk overdue invoice, hotel akan mengambil kebijakan untuk melakukan penagihan segera pasca tenggat tempo pembayaran sudah terlewati.
Strategi Pengelolaan Outstanding Bill Hotel
Penerapan strategi pengelolaan outstanding bill hotel tertentu cukup penting dipahami agar operasional hotel berjalan lancar, berikut beberapa di antaranya.
1. Pengelompokan Personalisasi yang Sistematis
Strategi penting dalam pengelolaan outstanding bill hotel yang pertama yaitu dengan melakukan pengelompokan personalisasi yang sistematis.
Dengan cara ini, manajemen hotel bisa menerapkan langkah penagihan yang efisien berdasar urutan tanggal jatuh tempo piutang.
Melalui PMS, sistem akan mengelompokkan secara otomatis dan memungkinkan hotel menjalankan strategi penagihan sesuai data piutang yang terintegrasi secara akurat.
Biasanya, langkah awal dilakukan dengan mengirimkan pengingat melalui email sebelum faktur jatuh tempo yang berisi total tagihan yang belum dibayar.
2. Memberikan Pengalaman Penagihan yang Positif
Pihak hotel bisa menerapkan strategi pengelolaan outstanding bill dengan memberikan pengalaman penagihan yang positif sebagai langkah lanjutan.
Misalnya, menggunakan template pengingat untuk memudahkan pekerjaan dengan menyertakan sapaan personal membangun hubungan yang baik bersama pelanggan.
Selain itu, sertakan juga penawaran metode pembayaran yang fleksibel dengan beberapa opsi untuk memudahkan pelanggan.
Pastikan juga untuk menawarkan diskon pembayaran awal yang memungkinkan pelanggan melakukan pembayaran tepat waktu.
3. Penagihan Proaktif
Jika strategi personalisasi tidak berjalan lancar, pihak hotel boleh melakukan penagihan proaktif untuk mengingatkan pelanggan.
Terlebih jika penawaran terbaik sudah diberikan demi membangun pengalaman positif, tidak ada salahnya untuk mempersiapkan rencana pemberlakuan biaya keterlambatan.
4. Langkah Penagihan Akhir
Menindaklanjuti penagihan proaktif, hotel bisa menerapkan strategi pengelolaan outstanding bill dengan langkah pamungkas.
Mulai dari menagih via telepon langsung, surat korespondensi, hingga mengambil tindakan hukum jika memang dibutuhkan.
Langkah berupa tindakan hukum ini hanya boleh diambil sebagai cara terakhir saat semua pilihan lain tidak bekerja.
Namun, penting untuk diingat jika tindakan hukum berpotensi memperburuk hubungan hotel dengan pelanggan.
Demikianlah pembahasan untuk mengenal outstanding bill di hotel yang meliputi pengertian dan strategi pengelolaannya yang sudah kami rangkum.
Melalui informasi mengenal outstanding bill di hotel, kamu akan mampu memahami dan mempersiapkan pengelolaan yang sistematis.
Selain itu, kamu juga bisa menemukan berbagai istilah di bidang perhotelan lainnya untuk menambah wawasan, terlebih jika sudah terjun di bisnis hospitality.
