Bagi mahasiswa yang mulai menduduki semester tengah hingga akhir biasanya akan sibuk mengurus magang. Lalu mahasiswa yang akan magang harus mengurus berbagai berkas yang dibutuhkan seperti surat permohonan magang. Nah, jika bingung seperti apa contoh surat keterangan magang, simak penjelasan berikut ini.
Daftar ISI
Apa Itu Surat Keterangan/Permohonan Magang?
Sebelum ke contohnya, harus tahu arti dari surat ini. Jika dilihat dengan seksama, surat keterangan atau permohonan magang ini tidak jauh berbeda dengan surat lamaran kerja. Lalu isi dari surat ini adalah permohonan orang yang akan melamar ke sebuah perusahaan dengan tujuan magang di tempat mereka dan menyesuaikan lowongan yang ada.
Dalam surat permohonan magang ini tentunya harus berisi informasi yang ringkas dan jelas. Informasi tersebut harus berdasarkan fakta penting mengenai diri sendiri, karena surat ini bisa dibilang pengantar dokumen lainnya. Untuk informasinya bisa seperti identitas diri, keahlian, pengalaman, pendidikan, dan lainnya.
Syarat Membuat Surat Permohonan Magang
Ada beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk membuat surat permohonan magang. Syarat ini merupakan apa saja yang harus dicantumkan dalam surat tersebut. Untuk lebih jelasnya, simak berikut ini:
1. Memberikan Kop Surat
Untuk syarat yang pertama adalah mencantumkan kop surat. Kop surat ini merupakan informasi yang berisikan identitas instansi dari pengirim. Kemudian jika surat tersebut dibuat oleh mahasiswa yang akan magang, maka berisi logo universitas, nomor telepon, dan alamatnya.
Namun akan berbeda lagi jika pembuatan surat permohonan ini berasal dari pribadi. Nantinya tidak perlu mencantumkan kop surat dan cukup dengan memberikan keterangan tanggal pembuatan surat di pojok kanan atas.
2. Menuliskan Pihak yang Dituju
Untuk selanjutnya adalah mencantumkan pihak yang akan dituju di perusahaan. Biasanya pihak tertuju tersebut yaitu pimpinan atau manajer bagian HRD. Ketika nantinya mengetahui nama lengkap tertuju, sebaiknya dicantumkan saja. Namun jika tidak tahu, maka cukup memberikan keterangan dari posisi pihak yang dituju dengan jelas.
3. Memberikan Identitas Pribadi
Berikutnya yaitu mencantumkan informasi berupa identitas pribadi yang sesuai, jelas, dan padat. Nantinya sebagai mahasiswa yang akan magang, maka perlu mencantumkan identitas seperti nama lengkap, nomor induk mahasiswa, jurusan, fakultas, alamat, dan nomor pribadi.
Kemudian dalam mencantumkan identitas pribadi pada contoh surat keterangan magang biasanya format setiap orang berbeda-beda, ada yang memakai paragraf atau daftar. Kedua format tersebut bisa diterapkan asalkan informasinya tepat. Lalu bisa menyesuaikan gaya penulisan pengirim dari pihak kampus atau personal.
4. Isi Surat Permohonan
Perlu mencantumkan isi surat dengan jelas mengenai maksud dan tujuan ingin melakukan magang tersebut. Selain itu, kamu bisa menuliskan posisi yang ingin dituju, pengalaman pekerjaan atau lainnya, dan skill yang dimiliki.
Untuk menjelaskan semua hal tersebut tentunya tidak perlu panjang lebar. Informasi seperti itu dapat dilihat melalui CV yang sudah dilampirkan sehingga penerima akan lebih mudah membacanya serta langsung pada intinya.
Ketika nantinya dalam mengisi atau menjelaskan bagian ini ragu-ragu karena tidak sejalan dengan pengalaman dan pendidikan, maka tidak perlu khawatir. Bisa dengan menjelaskan bahwa kamu memiliki ketertarikan di bagian yang dituju dan ingin mempelajarinya lebih dalam. Lalu jangan lupa untuk mencantumkan durasi magangnya.
5. Memberikan Penutup Surat
Untuk bagian penjelasan di akhir surat adalah sebagai penutup. Nantinya pada penutup ini terdapat pernyataan yang mempertegas keinginan untuk magang di perusahaan tersebut dan bisa berkontribusi dalam pekerjaan yang ada. Lalu beritahu pihak perusahaan untuk menghubungi kontakmu jika nantinya ada yang ingin ditanyakan.
Kemudian untuk memberikan penjelasan di bagian akhir seperti itu harus menggunakan bahasa yang sopan dan enak dibaca oleh pihak perusahaan. Jika sudah, maka tinggal menunggu jawaban atau respon dari perusahaan.
6. Memberikan Tanda Tangan
Pada bagian akhir halaman contoh surat keterangan magang, jangan lupa memberikan tanda tangan. Jika memerlukan tanda tangan dari pihak universitas, bagian yang berwenang menandatanganinya adalah dekan fakultas dan wakil rektor. Jika dari pribadi, maka cantumkan nama lengkap dan tanda tangan sendiri.
7. Melampirkan Dokumen Pelengkap
Syarat yang terakhir dalam pembuatan surat permohonan magang ini adalah melampirkan dokumen pelengkap. Surat permohonan tersebut tidak dikirimkan begitu saja tanpa adanya informasi dan bukti pendukung. Tentunya dengan tujuan agar pihak perusahaan bisa memastikan dan mencari tahu kebenaran pemohon.
Dokumen-dokumen yang biasanya dilampirkan pada surat permohonan magang ini seperti CV, Kartu Hasil Studi (KHS), Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), transkrip nilai, surat pengantar jika diperlukan, KTP, dan lainnya. Dengan begitu perusahaan mudah untuk mempertimbangkan dalam menerima pemohon.
Contoh Surat Permohonan Magang
Untuk mempermudah dalam memahaminya, terdapat beberapa contoh surat permohonan magang yang bisa kamu lihat di bawah ini.
1. Surat Permohonan Magang Kementerian Koordinasi Bidang Pereknomian
Untuk contoh surat keterangan magang yang pertama merupakan buatan dari mahasiswa secara pribadi. Terlihat tidak ada kop surat di bagian atasnya, namun penulisannya tetap sama.
Terlihat bahwa ada nama perusahaan dan manajemen HRD yang dituju. Kemudian ada kalimat salam “Dengan hormat” dan dilanjutkan dengan kalimat pembuka yang bertujuan magang di Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian.
Lalu dilanjutkan dengan data pribadi dari nama hingga alamat mahasiswa. Untuk penutup terdapat kalimat penegas dan bagian akhirnya ada kolom tanda tangan.
2. Surat Permohonan Magang KAP Wiajaya
Contoh surat keterangan magang berikutnya adalah yang dibuat oleh pihak pribadi. Awalannya terdapat informasi untuk siapa surat tersebut dituju, yaitu kepala KAP Wiajaya dan ada alamat perusahaan. Kemudian bagian awal surat juga terdapat kalimat salam. Setelah itu, langsung memberikan identitas pribadi, lalu kalimat pembuka dan penutup.
Cara Membuat Surat Permohonan Magang
Setelah melihat beberapa contoh surat keterangan magang di atas dan ingin coba membuatnya sendiri, berikut adalah tata cara membuatnya:
- Mengisi informasi surat permohonan yang terdiri dari nomor surat, perihal, dan dituju untuk siapa. Bagian nomor dan kop surat biasanya akan diisikan oleh pihak universitas jika pemohon adalah seorang mahasiswa.
- Sebagai pembuka berikan ucapan salam seperti “Dengan hormat”.
- Lalu buat isi surat yang menjelaskan maksud dan tujuan mengirim surat permohonan magang. Jabarkan secara jelas dan pada intinya. Selain itu, jelaskan pengalaman dan skill yang dimiliki.
- Kemudian cantumkan identitas pribadi seperti nama, nomor induk mahasiswa, jurusan, fakultas, alamat rumah, dan nomor telepon. Buatlah informasi tersebut dengan format daftar atau paragraf.
- Terakhir buat kalimat penutup yang mempertegas permohonan magang tersebut disertai salam.
- Sebagai akhirannya cantumkan tanda tangan sendiri dan dekan fakultas serta rektor jika dari pihak kampus.
Sudah Tahu Mengenai Contoh Surat Keterangan Magang?
Itulah penjelasan mengenai surat keterangan atau permohonan magang dari pengertian, contoh, hingga cara membuatnya. Tentunya dalam membuat surat permohonan ini cukup mudah selagi mengikuti ketentuan yang ada. Namun sebelum mengirimnya, perlu diperhatikan lagi dalam penulisannya agar tidak terjadi kesalahan.
