Contoh Surat Pernyataan Kesanggupan Semua Keperluan, Lengkap!

Surat pernyataan kesanggupan adalah dokumen yang berisi kesepakatan atas kesanggupan pihak pertama dalam sebuah perjanjian tertentu. Walaupun sangat berguna, sayangnya masih banyak yang belum mengenal pengertian, fungsi, format, serta contoh dari dokumen perjanjian satu ini.

Padahal, jika mempelajarinya, dokumen ini bisa Anda gunakan dalam berbagai hal. Baik dalam kebutuhan perjanjian antar individu, individu dengan korporasi atau sebaliknya, serta perjanjian antar bisnis. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mempelajarinya melalui penjelasan dari artikel ini!

Apa itu Surat Pernyataan Kesanggupan?

Pada dasarnya dokumen ini merupakan surat yang menyatakan sebuah kesanggupan seseorang dalam sebuah perjanjian atau kegiatan tertentu. Cakupannya juga sangat luas, namun untuk beberapa kegiatan surat ini sudah cukup memiliki kekuatan hukum.

Misalnya untuk kesanggupan pembayaran hutang piutang, pelunasan angsuran, melangsungkan kegiatan, memanfaatkan dan memproduksi obat-obatan, dan berbagai kegiatan lainnya. Oleh karena itu, peranan surat pernyataan kesanggupan ini menjadi sangat penting untuk Anda pelajari.

Tiap kegiatan sendiri juga memiliki format penulisan yang berbeda-beda, karena tak semua dokumen bersangkutan dengan uang. Sebab, ada pula beberapa dokumen yang berisi kesanggupan terkait hal-hal non formal maupun kegiatan non transaksi lainnya.

Karena berisi pernyataan, pastinya data dari seseorang yang membuatnya akan tertulis secara jelas dan dapat dipertanggungjawabkan. Sehingga surat ini akan memiliki kekuatan hukum yang cukup, apabila mungkin akan dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah di depan nanti.

Dalam beberapa sumber, surat pernyataan ini tak hanya dari individu untuk individu atau kelompok. Namun, juga bisa dari sebuah kelompok maupun korporasi kepada individu, sesuai kebutuhan dari aspek kesanggupan dari surat tersebut.

Manfaat Membuat Surat Pernyataan Kesanggupan

Sebenarnya ada banyak manfaat yang akan Anda dapatkan ketika membuat dokumen kesanggupan dengan format yang benar. Berikut adalah beberapa contoh manfaat dari dokumen ini:

1. Meningkatkan Trusted Antara Kedua Belah Pihak

Dalam beberapa kegiatan, dokumen ini penting untuk meningkatkan trusted atau kepercayaan antara kedua belah pihak. Misalnya untuk transaksi hutang piutang yang memiliki risiko tertinggi dalam terjadinya masalah di kemudian hari.

2. Menjaga Kepastian

Walaupun seseorang sudah berjanji, namun terkadang banyak orang masih akan merasakan keraguan karena janji bisa orang ingkari. Karena itu, Anda perlu membuat menjaga kepastian dalam suatu kegiatan atau tindakan melalui surat pernyataan ini. 

3. Menunjukkan Komitmen

Surat pernyataan kesanggupan menunjukkan komitmen Anda terhadap suatu tindakan atau kegiatan. Lewat adanya dokumen ini, pihak pertama menyatakan bahwa Anda siap dan berkomitmen untuk melakukan segala persyaratan atas kesanggupan yang Anda berikan.

4. Meningkatkan Kredibilitas

Dalam bisnis atau dunia kerja, dokumen ini juga jadi pembeda dan meningkatkan kredibilitas dari bisnis Anda. Ketika membuat dokumen yang jelas dan terperinci sesuai format orang lain akan merasa lebih percaya dan yakin dengan kualitas dari perusahaan Anda.

5. Mencegah Kesalahpahaman di kemudian Hari

Secara konsep, dokumen ini juga dapat membantu mencegah terjadinya kesalahpahaman antara kedua belah pihak yang terlibat dalam suatu kegiatan atau tindakan. Karena itu, Anda perlu dokumen terperinci, di mana di dalamnya tercantum pemahaman yang sama mengenai kegiatan atau tindakan pencegahan konflik.

6. Menjaga Etika Profesional

Dalam sebuah kerja sama antar bisnis, ada baiknya Anda membuat surat pernyataan kesanggupan yang benar dan terperinci. Karena ketika membuat pernyataan yang jelas dan sesuai dengan kemampuan, maka dapat menunjukkan bahwa Anda bertanggung jawab dan memiliki integritas dalam kerja sama tersebut.

7. Menjaga Hubungan Antara Kedua Belah Pihak

Dalam suatu kegiatan tertentu, terkadang ada pihak-pihak lain yang terlibat dan memerlukan kepastian mengenai apa yang akan dilakukan bersama. Jadi, dengan membuat dokumen yang jelas dan terperinci, setiap pihak akan merasa dihargai dan dihormati. Sehingga dapat menjaga hubungan baik selama kerja sama berjalan.

8. Meningkatkan Efisiensi

Pembuatan dokumen yang benar dan terperinci, juga bisa menjadi acuan dalam keputusan kerja sama. Ketika mencantumkan persyaratan dan bagaimana caranya, maka segala persiapan serta prosesnya akan berjalan dengan lebih mudah.

9. Meminimalkan Risiko Hukum

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, dokumen ini cukup memiliki kekuatan hukum apalagi untuk transaksi dalam jumlah besar. Sehingga surat ini cukup penting untuk meminimalkan risiko hukum yang mungkin terjadi dalam kerja sama. 

Pada beberapa kasus, surat pernyataan kesanggupan yang benar dapat menyatakan bahwa Anda telah memahami dan akan mematuhi semua persyaratan yang terkait dengan kegiatan tersebut. Oleh karena itu, Anda perlu memahami dokumen ini untuk meminimalisasi risiko hukum yang mungkin terjadi.

Apa Saja Bidang dan Contoh Kegiatannya?

Pada dasarnya setiap kegiatan yang membutuhkan pernyataan kesanggupan seseorang bisa memanfaatkan dokumen ini. Contohnya adalah beberapa bidang dan kegiatan berikut ini:

1. Bidang Pendidikan

Dunia pendidikan merupakan salah satu bidang yang sering melibatkan dokumen kesanggupan ini. Tujuannya untuk menunjukkan keseriusan dan komitmen siswa dalam menjalani program studi tertentu. Contohnya, seorang siswa yang ingin mengikuti program pertukaran pelajar biasanya akan membutuhkan dokumen seperti ini.

2. Bidang Pekerjaan

Dalam dunia kerja surat pernyataan kesanggupan juga jadi salah satu dokumen yang sering muncul, terutama dari korporasi pada para pekerjanya. Contohnya yang paling sering terjadi adalah kesanggupan pembayaran utang gaji para karyawan dari pihak korporasi.

3. Bidang Sosial

Beberapa kegiatan sosial juga ada yang melibatkan dokumen kesanggupan seperti ini, terutama untuk dukungan dan partisipasi kegiatan aman atau sosial. Contohnya seperti surat pernyataan yang ditandatangani donatur yang siap memberikan kontribusi sesuai kemampuan dan keinginannya dalam kegiatan sosial tertentu. 

4. Bidang Olahraga

Mungkin jarang ada yang tahu bahwa dokumen ini juga muncul dalam dunia olahraga. Khususnya dari pernyataan kemampuan berkomitmen dan disiplin dalam setiap pelatihan maupun kompetisi. Contohnya surat yang menyatakan kesanggupan pada keikutsertaan pelatihan khusus dan asrama sebelum ajang kompetisi.

5. Bidang Keorganisasian atau Komunitas

Dokumen ini juga beberapa kali muncul pada bidang keorganisasian ataupun komunitas, terutama terkait serah terima kepemimpinan atau pengelolaan organisasi. Contohnya surat pernyataan dari calon ketua himpunan yang menyatakan kemampuan menjalankan himpunan pada periode kepemimpinannya.

6. Transaksi Jual Beli atau Persewaan

Bidang lain yang juga banyak menggunakan dokumen kesanggupan ini adalah dalam transaksi jual beli atau persewaan. Umumnya, yang sering muncul adalah pada barang mewah atau transaksi dalam jumlah besar dan menggunakan sistem angsuran. Contohnya kesanggupan pelunasan angsuran untuk jual beli rumah.

7. Dalam Dunia Bisnis

Jika dalam pekerjaan surat ini muncul atas hubungan korporasi dan pekerja. Maka, dalam dunia bisnis juga perlu dokumen ini untuk berbagai kegiatan kerja sama. Khususnya terkait perjanjian dalam kegiatan kerja sama yang melibatkan proyek bisnis besar. Contohnya seperti surat pernyataan kesanggupan pelunasan pembayaran.

8. Kebutuhan Sehari-hari

Penggunan lain dari dokumen ini adalah untuk berbagai kebutuhan sehari-hari. Beberapa kasus juga menggunakan dokumen ini adalah saat pembayaran utang, penjaminan benda tertentu, maupun permintaan maaf dari anak ke orang tua.

9. Kebutuhan Kedinasan

Lalu, dalam kegiatan kedinasan dan berbagai kebutuhan pemerintahan lainnya, surat ini jadi salah satu dokumen yang cukup sering muncul. Contohnya saat terjadi pemindahtugasan, Anda akan butuh dokumen pernyataan seperti ini.

Poin Penting dalam Surat Pernyataan Kesanggupan

Dalam penyusunan surat pernyataan, ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan dengan hati-hati, khususnya untuk beberapa komponen penyusun berikut ini:

1. Kesesuaian dengan Tujuan

Karena dokumen ini bersifat pernyataan, maka dalam penyusunan Anda harus perhatikan adanya kesesuaian dan tujuan penggunaannya. Sehingga isinya sesuai dengan kebutuhan dan dapat membantu mencapai tujuan yang diinginkan bersama. Pastikan hal tersebut tertulis dengan jelas dan juga terperinci.

2. Bersifat Terbuka

Surat pernyataan kesanggupan juga harus Anda susun berdasarkan keterbukaan dengan pasti dan jelas. Sehingga tidak terjadi penafsiran ganda yang berbeda di kedua belah pihak. Pastikan tidak tercantum unsur ambigu atau kata-kata yang dapat membingungkan salah satu pihak, terutama dalam hal pernyataan hak dan kewajiban.

3. Faktual dan Akurat

Karena bersifat resmi dan memiliki kekuatan hukum, pastinya dokumen ini harus berisi fakta yang akurat dan tidak mengandung informasi yang menyesatkan atau tidak benar. Oleh karena itu, pembuatan dokumen ini harus mencantumkan data pribadi berdasarkan KTP atau data resmi.

4. Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami

Surat pernyataan yang baik juga harus menggunakan bahasa yang mudah dipahami dan jelas, sehingga tidak terjadi kesalahpahaman atau kesalahan interpretasi. Jadi, sebelum menandatangani atau mengirim dokumen, pastikan untuk menghindari typo atau salah ketik.

5. Adanya Kejelasan Waktu: 

Kebanyakan dokumen kesanggupan biasanya berhubungan dengan inisiasi dan durasi tertentu terkait isi dari dokumen tersebut. Jadi, jika Anda pelajari lagi secara umum dokumen ini akan menyertakan kejelasan waktu atau durasi.

6. Adanya Bukti Legalitas dan Kepatuhan

Surat pernyataan yang baik juga harus memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku. Pastikan bahwa surat pernyataan telah memenuhi format dan kebutuhan hukum. Sehingga dapat kedua belah pihak patuhi serta berwenang atau mendapatkan perlindungan hukum.

7. Adanya Konsistensi dan Keseriusan

Dalam pembuatan surat pernyataan kesanggupan, Anda harus menunjukkan konsistensi dan keseriusan. Jadi, dalam pembuatan surat ini kedua belah pihak harus dalam keadaan sadar dan tanpa paksaan. Sehingga dapat mematuhi perjanjian atau kesepakatan yang telah dibuat.

8. Adanya Konsekuensi Penyalahgunaan Kontrak

Karena berisi kesanggupan dari pihak pertama, dokumen yang Anda buat harus menyertakan konsekuensi pelanggaran kontrak. Sehingga ada keterikatan dari kedua belah pihak dalam surat pernyataan tersebut.

9. Validitas Dokumen Pendukung

Poin penting terakhir dalam pembuatan dokumen pernyataan adalah harus ada validitas dokumen pendukung. Contohnya saat Anda melamar pekerjaan. Selain surat ini, harus ada identitas diri dan fotokopi dokumen terkait seperti KTP, SIM, atau KTA.

Format Penulisan Surat Pernyataan Kesanggupan

Jika Anda ingin membuat dokumen ini, ada baiknya Anda mempelajari beberapa format penulisan umumnya. Berikut beberapa format yang umum digunakan:

1. Judul Surat

Setiap jenis surat yang Anda buat harus menyertakan judul. Judul ini biasanya berada di bagian atas dan rata tengah. Penggunaan ukuran font yang lebih besar akan membantu mempertegas maksud pembuatan surat yang Anda buat.

2. Pembuka

Sama halnya dengan dokumen jenis lainnya, dokumen pernyataan kesanggupan ini juga menggunakan pembuka yang menyatakan tujuan Anda membuatnya. Biasanya pembuka tertulis secara singkat, padat, dan jelas.

3. Identitas Diri

Karena menyatakan kesanggupan dari pembuat, maka hal paling penting adalah adanya identitas diri. Biasanya mencakup nama, tempat tanggal lahir, alamat, nomor telepon, serta nomor identitas dari dokumen terkait. Selain terhindar dari typo, pastikan dokumen sesuai dengan data dari ID yang Anda cantumkan.

4. Rincian Pernyataan

Isi surat pernyataan kesanggupan harus menyebutkan secara jelas dan terperinci, sehingga tak ada kesalahpahaman di kemudian hari. Perincian isi juga harus menyertakan berbagai poin penting. Seperti jumlah nominal (jika ada) atau durasi dari pernyataan tersebut.

5. Penutup

Agar surat terlihat lebih baik, ada baiknya Anda menyertakan penutup. Bagian ini biasanya berisi penegasan terhadap isi dari surat yang Anda buat. 

6. Tanggal dan Tanda Tangan

Faktor paling penting dari sebuah dokumen pernyataan kesanggupan adalah penyertaan tanggal dan tanda tangan dari pihak-pihak terkait. Selain itu, tanda tangan bisa menjadi faktor legalitas yang memberikan kekuatan hukum.

7. Kop Surat 

Beberapa penulisan dokumen resmi dari korporasi sudah pasti menyertakan kop surat atau kepala surat. Posisinya biasanya ada di paling atas sebelum judul yang berisi informasi dari sebuah perusahaan atau organisasi.

Apakah Ada Konsekuensi Jika Tidak Memenuhi Kesanggupan?

Karena surat pernyataan kesanggupan ini memiliki kekuatan hukum dan bersifat mengikat. Maka, akan ada beberapa konsekuensi jika Anda tak bisa menepati kesanggupan yang Anda buat. Contohnya seperti:

1. Potensi Terjadinya Gugatan Hukum

Pihak yang merasa dirugikan atau tidak puas dengan isi surat pernyataan dengan kenyataan yang terjadi dapat mengajukan gugatan hukum ke pengadilan untuk menuntut ganti rugi. Karena kekuatan surat yang bertanda tangan atau Anda setujui, bisa jadi barang bukti yang sah secara hukum.

2. Terjadinya Pelanggaran Kontrak

Jika isi surat pernyataan tidak Anda penuhi, maka secara otomatis terjadi pelanggaran kontrak. Hal tersebut akan berdampak negatif pada hubungan bisnis atau kerja sama antara kedua belah pihak. Bahkan akan terdapat risiko konsekuensi sesuai kesepakatan dalam surat tersebut.

3. Merusak Reputasi 

Pelanggaran dari isi surat pernyataan kesanggupan dapat berdampak negatif pada reputasi Anda. Sehingga dapat merugikan Anda di kemudian hari. Selain itu, pelanggaran juga dapat merusak citra atau kredibilitas bisnis di mata stakeholder.

4. Sanksi atau Denda

Jika terdapat pelanggaran dari isi surat pernyataan ini, maka dapat dikenakan sanksi atau denda oleh pihak yang merasa dirugikan atau lembaga yang berwenang. Hal tersebut bisa terjadi sesuai kontrak atau setelah adanya banding melalui persidangan terkait masalah tersebut.

5. Hak Bisa Dicabut

Dalam beberapa jenis dokumen untuk kebutuhan sehari-hari maupun kebutuhan terkait kelembagaan, tidak memenuhi kesanggupan sesuai dokumen bisa membuat hak yang Anda miliki dicabut. Hak tersebut bisa mencakup jabatan, persetujuan, kontrak kerja sama, atau hal lain terkait kesanggupan tersebut.

Perbandingan Surat Pernyataan Kesanggupan dengan Jenis Lain

Sebenarnya jenis surat pernyataan ada banyak, namun ada beberapa jenis yang biasanya orang anggap sama. Berikut beberapa perbedaan yang harus Anda pelajari:

1. Perbandingan Antar Surat Pernyataan

Jenis surat pernyataan sangatlah banyak. Mulai dari penyataan diri, status pernikahan, permintaan maaf, kepemilikan harta, dan kesanggupan. Namun, antara satu dan lainnya yang paling membedakan adalan konsentrasi pembahasan dan tujuan pembuatannya.

Selain itu, format penulisan secara umum dan kekuatan hukum masih sama seperti surat pernyataan bertanda tangan lainnya. Namun, beda lagi jika surat tersebut sudah mencantumkan materai, maka kekuatan hukumnya akan jadi lebih kuat.

2. Perbandingan dengan Surat Kuasa

Walaupun memiliki konteks isi yang sama, yakni terkait kesepakatan dari kedua belah pihak. Namun, surat pernyataan kesanggupan lebih sederhana. Selain itu, karena surat kuasa menyertakan tanda tangan dengan materai, otomatis kekuatan hukumnya lebih kuat. 

Penggunaan dan tujuan pembuatannya juga sedikit jauh berbeda. Secara umum, surat kuasa adalah surat yang melimpahkan tanggung jawab kepada pihak yang diberikan tanggung jawab. Sedangkan sudah jelas jika Anda membuat dokumen pernyataan adalah bertujuan untuk bertanggung jawab dengan kesanggupan yang Anda buat.

3. Perbandingan dengan Surat Kontrak

Selain surat kuasa, ada juga jenis dokumen yang menunjukkan kesepakatan antara kedua belah pihak. Jenis surat seperti surat kontrak juga menyatakan kesanggupan pihak lain dalam sistem kerja sebuah korporasi. Bedanya adalah isian surat kontrak biasanya lebih terperinci dan pada dunia kerja.

Penggunaan surat kontrak juga memiliki hubungan yang umumnya lebih kompleks. Jika Anda perhatikan konsentrasi kesanggupannya juga berbeda. Karena dalam surat kontrak lebih sedikit. Jadi, surat pernyataan ini jelas lebih spesifik dalam kesanggupan yang Anda buat atau Anda tawarkan.

Tips Membuat Surat Pernyataan Kesanggupan yang Benar

Sebenarnya, untuk membuat dokumen kesanggupan yang benar tak harus Anda buat secara tulis tangan atau harus Anda ketik. Namun, ada beberapa langkah mudah, yang bisa Anda ikuti, berikut rinciannya:

1. Tentukan Tujuan Pembuatan Surat 

Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah menentukan tujuan pembuatan surat sesuai kesepakatan antara kedua belah pihak. Pastikan dalam proses pembuatan kedua belah pihak terlibat satu sama lain dan dalam keadaan sadar atau tanpa paksaan.

Anda bisa menyertakan saksi atau bukti penandatanganan, seperti foto untuk memperkuat dokumen tersebut. Contoh kasusnya seperti dokumen untuk mengajukan pinjaman bank, pastinya Anda harus tahu berapa kesanggupan bayar dan durasi yang Anda sanggupi.

2. Siapkan Dokumen-Dokumen Pendukung

Karena membutuhkan data diri yang valid, Anda tak hanya butuh data diri dalam surat pernyataan kesanggupan tersebut. Namun, Anda juga perlu menyiapkan dokumen pendukung penyusunan surat. Seperti fotokopi KTP, fotokopi NPWP, atau dokumen pendukung lainnya.

3. Tentukan Isi Surat Pernyataan 

Konteks dari isi surat pernyataan juga harus Anda pertimbangkan sesuai kemampuan dan kondisi Anda sekarang ini. Walaupun nantinya pihak kedua juga dapat memberikan sedikit sanggahan, namun kedua belah pihak harus mendapatkan kesepakatan.

Tentu saja, penentuan ini harus sesuai dengan tujuan pembuatan surat tersebut. Pastikan isi pernyataan jelas, akurat, dan tidak menimbulkan keambiguan yang bisa menjadi akar dari kesalahpahaman di kemudian hari. 

Selain itu, pastikan juga ada keterangan hukuman atau sanksi terkait pelanggaran kontrak atau kesanggupan. Sehingga menunjukkan keseriusan pembuatan surat dan meningkatkan kepercayaan pada pihak terkait.

4. Berikan Informasi yang Lengkap dan Akurat

Karena berisi pernyataan data diri, Anda harus mengisinya secara lengkap dan akurat. Hal tersebut akan tervalidasi melalui dokumen pendukung yang sudah Anda siapkan sebelumnya. Berikan informasi lengkap mengenai identitas pihak yang membuat pernyataan, pihak penerima surat, dan juga saksi jika ada.

Informasi terkait minimal harus ada nama, tempat tanggal lahir, nama ibu (opsional), dan NIK atau nomor identitas. Sertakan juga nomor telepon aktif yang bisa dihubungi, serta nomor penanggung jawab jika nomor tidak bisa dihubungi.

5. Gunakan Format yang Benar atau Template yang Sudah Ada

Dalam menulis surat kesanggupan berbeda dengan surat kontrak yang sudah ada pihak yang membuatkannya. Karena terkadang surat harus Anda buat dan tulis sendiri. Sehingga Anda harus memahami format penulisan secara umum atau menggunakan template yang sudah ada sebelumnya

Khususnya jika surat pernyataan kesanggupan untuk kebutuhan lembaga atau korporasi. Anda harus perhatikan format yang benar, termasuk dengan penempatan tanggal, nomor surat, dan identitas pihak yang membuat pernyataan.

6. Tanda Tangan Harus Sesuai

Tanda tangan juga harus sesuai dengan dokumen pendukung yang Anda sertakan. Misalnya tanda tangan pada KTP. Sehingga yang Anda sertakan bukan paraf, melainkan tanda tangan resmi dan tervalidasi dengan surat yang Anda sertakan.

7. Pembuatan Kalimat Pembuka dan Penutup

Masing-masing elemen ini memiliki peranan untuk memberikan informasi dan penegasan isian surat. Sehingga pembuatannya harus padat singkat dan jelas. Penggunaan bahasa pun harus Anda pertimbangkan dengan saksama. Berikan juga penegasan bahwa Anda siap menerima sanksi yang sudah disepakati bersama.

8. Pastikan Membuat Kesanggupan yang Wajar

Terkait konteks kesanggupan, Anda harus mempertimbangkan secara matang. Pastikan untuk tidak membuat surat pernyataan kesanggupan yang tidak bisa Anda penuhi. Khususnya jika terkait nominal angsuran maupun durasi pembayaran.

9. Periksa Kembali Sebelum Anda Tangani

Selaku pembuat atau penerima, ada baiknya untuk memperhatikan dan memeriksa kembali surat tersebut sebelum Anda tangani atau setujui. Terutama untuk kata-kata yang ambigu pada isi surat, nominal, durasi, maupun typo yang mungkin ada.

Contoh Surat Pernyataan Kesanggupan

Berikut adalah contoh surat pernyataan yang bisa Anda jadikan sebagai acuan:

1. Kebutuhan Sehari-Hari atau Surat Sederhana

Berikut ini adalah contoh format yang bisa Anda gunakan untuk kebutuhan sederhana, biasanya untuk antar individu:

2. Pembayaran Hutang

Berikut ini adalah contoh surat pernyataan kesanggupan yang bisa Anda gunakan untuk membayar utang:

3. PNBP

Berikut ini adalah contoh untuk lembaga pemerintahan dengan kasus penerimaan PNBP:

Sudah Bisa Membuat Surat Pernyataan Kesanggupan Sendiri?

Nah, itulah beberapa informasi penting terkait surat pernyataan kesanggupan. Lewat penjelasan di atas kini Anda sudah bisa untuk mencoba membuat dokumen dengan format yang benar dan memiliki kekuatan hukum. Semoga membantu!