Dalam dunia kerja, mungkin Anda sudah tidak asing lagi dengan contoh surat perintah kerja atau biasa juga disebut dengan SPK. Ini merupakan sebuah dokumen yang akan berisi perintah untuk mengerjakan sesuatu.
Sesuai namanya, surat ini merupakan dokumen yang berisi perintah, baik dari atasan ke bawahan maupun dari satu instansi ke instansi lainnya. Dalam surat ini juga biasanya akan menjelaskan dengan detail apa saja yang harus dikerjakan.
Daftar ISI
Mengenal Surat Perintah Kerja
Jika dilihat dari pengertiannya, surat perintah kerja merupakan sebuah dokumen yang di dalamnya berisi instruksi terhadap satu pihak untuk melakukan suatu pekerjaan yang diperintahkan oleh pihak lainnya.
Dengan kata lain, surat ini juga menjadi semacam bukti pengikat antara penerima dan juga pemberi perintah. Nantinya, dalam SPK ini juga terdapat rincian perintah yang harus dikerjakan, waktu dan jadwal pelaksanaan, standar penyelesaian untuk pekerjaan hal tersebut, dan juga ukuran lain yang relevan.
Biasanya dalam surat ini juga akan memuat sanksi atau penalti jika perintah di dalamnya gagal dikerjakan.
Komponen dalam Surat Perintah Kerja
Dalam pembuatannya sendiri, ada beberapa komponen ataupun ciri dalam surat perintah kerja tersebut. Hal inilah yang nantinya akan membuat contoh surat perintah kerja menjadi mudah dikenali dan dibedakan dengan jenis surat lainnya.
Beberapa komponen tersebut antara lain
1. Kop dan Nomor Surat
Jika yang memberi perintah adalah instansi ataupun lembaga, maka biasanya bagian kop surat merupakan hal yang wajib ada. Ini akan menjadi identitas penerbit surat tersebut.
Penulisan kop surat sendiri tujuannya adalah memberitahu pihak penerima perintah terkait informasi/identitas tentang pemberi perintah. Kop surat sendiri berisi nama instansi atau lembaga, alamat, nomor telepon, alamat email, dan beberapa informasi relevan lainnya.
Selain masalah kop surat, hal lainnya yang juga akan ada pada surat perintah kerja adalah nomor surat. Bagian ini akan berfungsi untuk membantu proses verifikasi dan juga penyimpanan dokumen, biasanya hal ini akan berkaitan dengan bagian pengarsipan.
2. Identitas Pihak yang Terkait
Dalam hal ini, identitas yang tercantum adalah pemberi perintah dan juga pihak yang nantinya akan melaksanakan perintah tersebut. Bagian ini biasanya akan berisi data seperti nama lembaga, alamat, nomor telepon, dan data lainnya yang relevan.
3. Isi Perintah
Hal lainnya yang tentu saja tidak boleh terlewatkan dalam contoh surat perintah kerja adalah isi dari perintahnya itu sendiri. Bagian ini akan memuat tentang jenis pekerjaan apa yang harus dilakukan oleh penerima perintah.
Bagian ini juga akan menjabarkan secara rinci apa saja yang menjadi perintah tersebut. Tujuannya adalah memastikan tidak ada kesalahpahaman ataupun salah interpretasi yang bisa menyebabkan kesalahan pengerjaan.
4. Detail Kewajiban
Dalam beberapa kasus, bagian isi perintah biasanya dibuat dengan singkat dan padat. Bagian isi hanya menjelaskan bagian penting dan umum tentang pekerjaan yang harus dilakukan. Sementara penjelasan lebih detail tentang pekerjaan tersebut akan ada pada bagian detail kewajiban ini
Bagian ini akan menjelaskan dengan lebih rinci tentang pekerjaan tersebut, mulai dari apa yang harus dilakukan sampai penilaian pekerjaan tersebut.
Bagian ini juga biasanya akan memuat tentang informasi yang ada dalam kontrak yang berkaitan dengan pemenuhan kewajiban, hal yang tidak boleh dilakukan dan akan termasuk wanprestasi, serta bayaran yang akan diterima oleh penerima perintah.
5. Tanda Tangan dan Nama Jelas
Pada bagian akhir, hal yang tidak kalah penting adalah tanda tangan dan juga pemerian nama jelas kedua belah pihak terkait. Hal ini dilakukan sebagai tanda jika surat tersebut telah disetujui kedua belah pihak.
Mengapa Butuh Contoh Surat Perintah Kerja?
Mungkin akan menjadi pertanyaan banyak orang, mengapa perintah kerja ini tidak bisa hanya disampaikan secara lisan dan membutuhkan bukti tulisan? Setidaknya, ada beberapa alasan mengapa surat perintah kerja ini dibutuhkan, seperti:
- Memberikan rincian siapa yang memberi perintah dan siapa yang melaksanakannya. Jadi nantinya pihak yang bertanggung jawab akan mudah teridentifikasi.
- Melengkapi administrasi dan fungsi anggaran. Dalam hal ini akan berkaitan dengan nilai, waktu, dan lingkup pekerjaan yang semuanya akan tertulis dengan jelas pada contoh surat perintah kerja.
- Menginformasikan kepada pihak tertentu tentang siapa yang ditunjuk untuk melaksanakan perintah. Di dalamnya juga akan merinci waktu pelaksanaan dan detail kerja.
Fungsi Surat Perintah Kerja
Dalam penggunaanya, contoh surat perintah kerja ini juga memiliki beberapa fungsi, antara lain:
1. Dokumen Kontrak
Seperti kontrak pada umumnya, dalam dokumen ini juga akan ada perjanjian antara pemberi perintah dan penerima perintah tentang apa saja pekerjaan yang harus dilakukan serta bagaimana progres dan hasil akhirnya.
Dalam dokumen ini, pemberi perintah akan merinci apa saja yang mereka butuhkan. Sementara itu, penerima perintah akan menjadikan dokumen ini sebagai salah satu acuan melakukan pekerjaannya.
2. Izin Akses
Surat perintah kerja ini juga bisa berguna sebagai salah satu izin untuk memasuki area tertentu. Biasanya, pemegang surat ini merupakan representatif atau perwakilan dari instansi yang akan melakukan pekerjaan di tempat tersebut.
Jika tidak ada surat ini maka pemilik tempat bisa menolak kedatangan dari perwakilan instansi tersebut. Surat perintah ini juga bisa menjadi salah satu dokumen untuk mengenali siapa yang akan bekerja, bagaimana prosesnya, dan lainnya.
3. Dokumen Pertanggungjawaban
Jika terjadi pelanggaran atau kesalahan, surat perintah kerja ini bisa menjadi salah satu bukti dan cara untuk menuntut pertanggungjawaban. Salah satu contohnya adalah jika pihak pelaksana perintah gagal melakukan tugasnya.
Contoh Surat Perintah Kerja
Setelah memahami berbagai hal tentang surat perintah kerja, berikut adalah contoh surat perintah kerja dengan format yang paling sering digunakan.
PT SINAR CAHAYA CEMERLANG
Jalan GHI No 193, Bandung
Telp (022) 444555 Fax (022) 454545
SURAT PERINTAH KERJA (SPK)
Nomor : 001/SPK/SCC/1/2023
Kegiatan: Instalasi Sistem Komputer untuk PT Sinar Cahaya Cemerlang
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Ismayanto
Jabatan : Manager Departemen IT PT Sinar Cahaya Cemerlang
Alamat : Jalan GHI No 193, Bandung
Dalam hal ini bertindak atas nama PT Sinar Cahaya Cemerlang dan selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA atau PIHAK PENGGUNA ANGGARAN.
Berdasarkan surat Penunjukan Penyedia Barang Nomor 019/SPK/SCC/11/2022 tanggal 1 November 2022, bersama ini memerintahkan:
Nama : Tri Sutarto
Jabatan : Manager Sales and Marketing PT Teknologi Membangun Bangsa
Alamat : Jalan Mahoni 1, Bandung
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT Teknologi Membangun Bangsa yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA atau PIHAK PENYEDIA BARANG/JASA agar menyelesaikan kewajiban pengerjaan Instalasi Sistem Komputer untuk PT Sinar Cahaya Cemerlang.
Adapun kewajiban pengerjaan Instalasi Sistem Komputer untuk PT Sinar Cahaya Cemerlang haruslah dilakukan oleh pihak kedua dengan memperhatikan beberapa ketentuan yang telah disepakati dengan pihak pertama, antara lain:
- Tanggal mulai kerja: 5 Januari 2023.
- Waktu penyelesaian: selama 21 (dua puluh satu) hari kalender dan pengerjaan harus sudah diserahkan pada tim IT PT Sinar Cahaya Cemerlang tanggal 1 Februari 2020.
- Jenis pekerjaan: sesuai yang tercantum dalam daftar kuantitas dan harga penawaran pada surat perintah kerja sebelumnya.
- Apabila dalam masa pengerjaan ada kendala yang belum terprediksi sebelumnya, maka pihak kedua harus menghubungi pihak pertama sebelum pengambilan keputusan.
- Semua pengambilan keputusan harus atas sepengetahuan dan persetujuan pihak pertama.
- Jika ada perubahan yang berpengaruh pada perjanjian dan kontrak, maka akan dibicarakan lebih lanjut oleh pihak pertama dan pihak kedua.
Demikian Surat Perintah Kerja ini dibuat dan disetujui oleh semua pihak terkait. Surat ini dibuat dalam kondisi sadar dan tidak ada paksaan dan agar bisa digunakan sebagaimana mestinya.
Bandung, 2 Januari 2023
PT Sinar Cahaya Cemerlang PT Teknologi Membangun Bangsa
Ismayanto Tri Sutarto
Sudah Bisa Membuat Contoh Surat Perintah Kerja Sendiri?
Dalam banyak hal, terutama ketika perintah kerja diberikan oleh instansi, maka penggunaan contoh surat perintah kerja bisa membuatnya jadi lebih profesionalitas. Selain itu, cara ini juga bisa menjadi patokan tentang kewajiban dan hak masing-masing pihak.
Dokumen ini bisa diarsipkan, sehingga jika nantinya terjadi masalah akan sangat mudah untuk melihat siapa yang harus bertanggung jawab. Ini adalah salah satu alasan penggunaan surat perintah kerja.
