Seiring dengan perkembangan teknologi informasi berbasis digital yang semakin canggih, aktivitas pengelolaan keuangan kini juga semakin mudah dengan e-budgeting. Apabila terbiasa mengelola dokumen keuangan secara manual, maka sistem informasi ini bisa mempersingkat waktu kerja Anda dan meminimalisir terjadinya kesalahan.
Penerapan konsep ini mampu membantu segala aktivitas keuangan agar lebih transparan. Ada banyak keuntungan yang bisa Anda dapatkan ketika menerapkan teknologi ini. Selain itu, ada pula kelemahan yang perlu Anda perhatikan. Mari simak pembahasan selengkapnya terkait pengertian dan dampak penerapannya!
Daftar ISI
Pengertian E-Budgeting
Pada dasarnya, e-budgeting merupakan singkatan dari electronic budgeting yang memiliki arti anggaran elektronik. Dengan kata lain, electronic budgeting merupakan penyusunan suatu anggaran secara digital yang berbasis website maupun aplikasi tertentu.
Program ini berasal dari pihak pemerintah terutama bagian e-government untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas anggarannya. Biasanya, terdapat pihak operator yang berperan untuk menjalankan sistem electronic budgeting. Laporan yang terdapat di dalamnya dapat diakses oleh siapapun termasuk masyarakat luas.
Penyusunan electronic budgeting terdiri dari dua jangka waktu, yaitu budget taktis dan strategis. Budget taktis adalah pembuatan suatu anggaran yang berlaku untuk jangka waktu satu tahun atau kurang. Sedangkan budget strategis merupakan pembuatan suatu anggaran yang memerlukan waktu lebih lama, yaitu lebih dari satu tahun.
Tujuan E-Budgeting
Penerapan electronic budgeting tentu mempunyai tujuan tersendiri, karena tidak semata-mata ingin mengikuti perkembangan zaman saja. Berikut ini terdapat beberapa tujuan penting dalam penerapan electronic budgeting di sebuah instansi pemerintah maupun perusahaan:
1. Membuat Data Menjadi Lebih Akurat
Salah satu tujuan utama dari penerapan e-budgeting adalah untuk membuat data agar bisa lebih akurat. Lewat bantuan sistem informasi yang memadai, electronic budgeting diketahui mempunyai dasar analisis biaya yang lebih akurat dan akuntabel.
Oleh sebab itu, electronic budgeting dapat membantu suatu perusahaan dan instansi untuk menyusun anggaran yang sesuai dengan rencana perusahaan. Nilai yang dihasilkan dalam data tersebut akan lebih akurat dan terpercaya sehingga meminimalisir kesalahan yang terjadi saat perencanaan anggaran.
2. Memudahkan Penyusunan Anggaran
Proses penyusunan anggaran suatu perusahaan bisa menjadi lebih mudah dan efisien karena bantuan aplikasi electronic budgeting. Tim keuangan atau budgeting hanya perlu memasukkan data-data anggaran ke dalam sistem, kemudian berdiskusi untuk analisis anggaran tersebut.
Anda tidak perlu lagi menghitung perkiraan biaya menggunakan banyak kertas dan dokumen secara manual. Electronic budgeting akan membantu Anda untuk bekerja lebih praktis dengan satu aplikasi saja.
3. Mengurangi Potensi Manipulasi Data
Secara umum, laporan e-budgeting dapat diakses oleh seluruh pihak yang berkepentingan maupun tidak. Kebebasan dalam mengakses laporan ini bertujuan untuk mengurangi adanya manipulasi data pada anggaran. Selain itu, anggaran dalam sistem electronic budgeting juga menjadi lebih transparan.
Beberapa pihak yang berhubungan dengan electronic budgeting bisa segera melakukan perbaikan apabila terdapat kesalahan penginputan data. Semua pihak dari perusahaan bisa melangsungkan proses operasional perusahaan dengan menyesuaikan budget yang telah disusun sebelumnya.
4. Mempermudah Penyusunan Rencana Kerja Anggaran
Rencana Kerja Anggaran merupakan salah satu dokumen perencanaan perusahaan yang berisi tentang rencana pendapatan, program belanja, kegiatan satuan kerja perangkat daerah (SKPD) atau kementerian lembaga negara (KLN). Dokumen RKA ini juga berisi tentang perkiraan pembiayaan yang bisa berkembang di tahun berikutnya.
Sistem electronic budgeting bisa membantu Anda untuk menyusun RKA dengan baik. Selain itu, electronic budgeting juga mampu mengoreksi apabila terdapat alokasi biaya yang tidak sesuai dengan susunan anggaran sebelumnya.
5. Mempermudah Pembuatan Laporan Keuangan
Tujuan lain dari penerapan e-budgeting adalah mempermudah pembuatan laporan keuangan hanya dengan satu kali akses. Anda tidak akan kesulitan dalam menyusun laporan keuangan karena electronic budgeting sudah mencatat semua informasi keuangan dalam website atau aplikasi yang digunakan perusahaan.
Beberapa laporan yang bisa Anda susun menggunakan electronic budgeting antara lain laporan laba rugi perusahaan, performa perusahaan, laporan neraca, dan laporan proses operasional perusahaan.
6. Data Terintegrasi dengan Baik
Seluruh data yang telah Anda input dalam sistem electronic budgeting juga bisa terintegrasi dengan sistem keuangan lain di dalam perusahaan. Tentu saja, hal ini akan mempermudah Anda untuk menghubungkan setiap data yang diperlukan dalam penyusunan anggaran.
Apabila terdapat penyesuaian atau perubahan, data yang telah terintegrasi di dalam sistem electronic budgeting bisa secara otomatis berubah. Sehingga, tim keuangan atau pihak lain yang berkaitan tidak perlu lagi melakukan revisi di setiap laporan yang mengalami perubahaan.
Keuntungan E-Budgeting
Penggunaan sistem informasi berupa electronic budgeting pada dasarnya berfungsi untuk memudahkan aktivitas seseorang dalam menyelesaikan pekerjaannya. Namun, ada beberapa keuntungan lainnya yang bisa Anda dapatkan dari penerapan sistem ini. Berikut rinciannya:
1. Proses Evaluasi Data Menjadi Lebih Mudah
Proses evaluasi anggaran biasanya dilakukan dengan mengumpulkan laporan keuangan dan laporan kinerja selama satu periode. Lewat e-budgeting, Anda tidak perlu lagi melakukan proses evaluasi manual tersebut. Anda bisa melihat seluruh kinerja dari setiap departemen perusahaan hanya melalui aplikasi electronic budgeting.
Tidak heran jika proses evaluasi data akhirnya berjalan dengan lebih mudah dan cepat. Anda bisa mempersingkat waktu evaluasi dan mendapatkan hasil evaluasi yang lebih akurat dan efisien.
2. Dokumentasi Data yang Efektif
Setiap aktivitas di perusahaan tentu membutuhkan dokumentasi data untuk arsip. Data yang tersimpan di dalam sistem electronic budgeting ternyata lebih efektif daripada saat Anda menyimpannya secara manual. Anda bisa mendokumentasikan laporan anggaran apapun secara otomatis menggunakan sistem ini.
Anda juga bisa mengakses berbagai laporan keuangan keuangan kapan saja sesuai kebutuhan. Oleh sebab itu, penggunaan electronic budgeting ini bisa membuat aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan dokumentasi dokumen menjadi lebih efektif dan efisien.
3. Meminimalisir Resiko Terjadinya Korupsi
Penerapan e-budgeting juga bisa meminimalisir terjadinya tindak korupsi dalam sebuah perusahaan atau instansi pemerintah. Tindakan korupsi oleh oknum biasanya dilakukan dengan cara memanipulasi data keuangan yang telah diisi. Sementara sistem electronic budgeting yang bersifat transparan bisa meminimalisir hal tersebut.
Apabila terdapat perubahan data yang tidak masuk akal bisa, hal itu akan dengan mudah diketahui oleh seluruh pihak. Oleh karena itu, electronic budgeting bisa memberi rasa takut kepada pihak yang ingin melakukan korupsi anggaran. Menariknya, sistem ini bisa menekan potensi korupsi yang dilakukan oleh satu pihak atau lebih.
4. Menjaga Akuntabilitas Publik
Sistem electronic budgeting yang transparan bisa meningkatkan akuntabilitas publik secara otomatis. Seluruh pihak internal perusahaan bisa memantau kinerja dari setiap departemen perusahaan sehingga bisa meningkatkan akuntabilitas pekerjanya. Berbeda dengan sistem budgeting manual yang kurang menyeluruh.
Kelemahan E-Budgeting
Meskipun ada banyak sekali keuntungan yang bisa Anda dapatkan dari penerapan electronic budgeting, sistem informasi ini ternyata juga mempunyai kelemahan. Anda bisa memperhatikan kelemahannya berikut ini:
1. Berpotensi Terjadi Peretasan
Salah satu kelemahan yang paling menonjol dari sistem electronic budgeting adalah kemungkinan terjadinya peretasan situs, mengingat datanya bisa diakses oleh seluruh masyarakat. Setiap perusahaan atau instansi pemerintah membutuhkan seorang web developer yang berpengalaman untuk memantau keamanan sistem.
Pasalnya, kebocoran data akibat peretasan bisa menyebabkan kebocoran informasi kepada pihak tidak bertanggung jawab. Sementara apabila peretas menghapus laporan dalam electronic budgeting maka akan berpengaruh pada kelancaran alokasi dana anggaran. Departemen IT perlu melakukan pengecekan dan perbaikan secara berkala.
2. Memerlukan Pengamanan dari Virus
Tidak hanya bahaya peretasan, sistem informasi e-budgeting juga rawan terkena ancaman virus. Penyebaran virus ini biasanya terjadi karena pemakaian internet atau browsing dengan mengunduh data yang telah terkontaminasi virus. Jadi, Anda perlu mengambil langkah antisipasi untuk mengamankan data dalam electronic budgeting.
Sementara efek merugikan dari virus adalah bisa merusak sistem, menghapus data, atau menghilangkan seluruh laporan yang terdapat di sistem. Cara yang bisa Anda lakukan untuk melindungi seluruh data dalam electronic budgeting adalah menggunakan anti-virus pada perangkat dan melakukan backup data secara berkala.
Syarat Penerapan E-Budgeting
Berikut ini syarat-syarat yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan atau daerah yang ingin menerapkan sistem electronic budgeting:
1. Terdapat Aturan Hukum yang Jelas
Salah satu syarat utama dalam menerapkan electronic budgeting adalah adanya perlindungan hukum berupa peraturan daerah yang jelas. Pihak pemerintah perlu menerbitkan peraturan yang bisa dijadikan sebagai acuan dalam pelaksanaan penerapan sistem ini.
2. Dukungan Infrastruktur Teknologi yang Memadai
Mengingat e-budgeting merupakan sistem penganggaran berbasis digital, maka penting bagi setiap instansi daerah ataupun perusahaan untuk menyediakan infrastruktur teknologi informasi yang memadai. Tanpa adanya dukungan teknologi, maka sistem electronic budgeting tidak dapat Anda terapkan dengan baik.
3. Adanya Sumber Daya yang Optimal
Sumber daya dalam sebuah instansi dan perusahaan menjadi salah satu aspek penting dalam mendukung penerapan electronic budgeting. Sumber daya yang dimaskud adalah sumber daya manusia yang berpengalaman dalam mengoperasikan sistem teknologi informasi.
Pasalnya, penerapan sistem ini tidak bisa berjalan secara optimal apabila penggunanya kurang memahami sistem kerjanya. Apabila tidak ada satu orangpun yang memahami sistem electronic budgeting, maka perusahaan tersebut bisa mengalami kegagalan dalam penerapannya.
Dampak Penerapan E-Budgeting
Seluruh sektor pemerintahan dan perusahaan sudah seharusnya menerapkan sistem electronic budgeting untuk melancarkan proses penyusunan dan pelaksanaan anggaran. Mengingat banyaknya keuntungan yang bisa didapatkan dari penerapan sistem ini.
Dampak positif dari penerapan e-budgeting sangat terlihat pada sistem keuangan berbasis digital yang lebih transparan dan akuntabel. Sistem ini juga memproteksi anggaran perusahaan dari potensi tindakan korupsi. Selain itu, seluruh pihak bisa ikut mengawasi anggaran yang digunakan dalam pemerintahan.
Sistem electronic budgeting terbukti cukup efektif untuk meminimalisir kemungkinan terjadinya korupsi oleh oknum yang tidak bertanggung jawab. Mengapa demikian? Ini karena pencatatan seluruh anggaran keuangan seperti pemasukan, pengeluaran, perubahan, hingga pelaksanaannya telah tersimpan di dalam satu aplikasi.
Penerapan sistem yang optimal mampu membuat seluruh sumber daya dalam perusahaan maupun pemerintah untuk bekerja lebih efektif dan efisien. Sistem informasi yang terintegrasi ini bisa mempersingkat waktu pengerjaan dan melancarkan segala urusan yang berkaitan dengan budgeting atau anggaran keuangan.
Sudah Paham dengan Apa itu E-Budgeting?
Sudah terbukti bahwa ada banyak sekali keuntungan yang bisa Anda dapatkan dari penerapan e-budgeting. Sistem ini juga mempunyai kelemahan yang bisa Anda atasi dengan benar. Maka dari itu, jangan ragu untuk menerapkan electronic budgeting untuk menyusun anggaran keuangan yang lebih akurat. Selamat mencoba!
