Istilah manajemen mungkin sudah sangat familiar untuk Anda. Terlebih, istilah ini tidak hanya ada pada lingkup perusahaan saja, melainkan juga instansi pendidikan. Bahkan hampir semua universitas sekarang telah menyediakan ilmu satu ini karena kelak lulusannya akan dibutuhkan untuk pengelolaan perusahaan.
Secara umum, kegiatan manajerial memiliki peran yang sangat penting untuk keberlangsungan perusahaan atau organisasi. Mengingat ada banyak prospek yang harus dicapai, tentu persiapan strateginya juga tak mudah. Karena itu, berikut adalah penjelasan lengkap dari ilmu manajerial.
Pengertian Manajemen
Manajemen merupakan suatu proses secara sistematis yang berkaitan dengan organisasi dan bertujuan untuk menyusun perencanaan, membangun, pengendalian, hingga pengawasan. Secara etimologis istilah ini bisa diartikan sebagai seni yang berguna untuk melaksanakan serta mengatur.
Umumnya, manajerial dibutuhkan dan identik dengan dunia bisnis atau perkantoran. Adanya sistem ini akan membantu untuk mencapai tujuan kerja organisasi. Adapun orang yang melakukan pekerjaan atau tanggung jawab tersebut dinamai manajer. Sementara itu, pengertian lain yang diungkapkan ahli adalah sebagai berikut:
- Henry Fayol
Management adalah sebuah proses yang meliputi perencanaan, pengawasan dan pengorganisasian terhadap sumber daya untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien.
- Ricky W. Griffin
Management merupakan proses perencanaan, koordinasi, kontrol, dan organisasi terhadap sumber daya untuk mencapai tujuan.
- Federick Winslow Taylor
Management ialah sebuah seni untuk mengetahui apa yang harus dilakukan dan melihat bahwa hal tersebut dilakukan dengan cara yang efektif dan sebaik mungkin.
Level Manajemen
Agar dapat melakukan proses management dengan baik, perusahaan harus memiliki struktur organisasi. Umumnya, struktur dari perusahaan memiliki tingkatan level untuk jabatan-jabatannya. Ada 3 pembagian level yang harus Anda pahami, yakni:
1. Top Managers
Manajer yang bertugas untuk menyusun tujuan utama dari perusahaan atau organisasi. Serta, menentukan setiap departemen juga divisi berinteraksi dan mengawasi pekerjaan dari middle managers.
2. Middle Managers
Manajer yang memiliki tugas untuk mengawasi pekerjaan dari first-line managers. Selain itu, tim ini juga bertugas untuk membantu first-line managers menemukan cara untuk alokasi sumber daya yang lebih baik.
3. First-Line Managers
First-line managers biasa disebut sebagai supervisor dan memiliki tugas dalam mengawasi dan melakukan kontrol harian dari pekerja non manajerial.
Fungsi Manajemen
Dalam pelaksanaannya management memiliki 5 fungsi, di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Penempatan
Dalam fungsi penempatan, seorang pemimpin memiliki tugas untuk menempatkan sumber daya yang tersedia sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi. Hal tersebut bertujuan untuk mencapai tujuan yang sudah direncanakan.
2. Pengawasan (Controlling)
Fungsi pengawasan adalah mengawasi dan menilai pekerjaan yang sudah dilakukan oleh seluruh sumber daya di perusahaan. Pengawasan juga akan berfungsi untuk menentukan kualitas layanan atau produk yang dihasilkan perusahaan sehingga sesuai dengan standarnya dan memiliki kualitas baik.
Tujuan pengendalian ialah memastikan bahwa segala sesuatu terjadi sesuai dengan standarnya. Sistem kontrol yang efisien akan membantu untuk memprediksi adanya penyimpangan yang merugikan. Sehingga adanya pengendalian atau controlling bisa mencegahnya.
Menurut Theo Haiman, controlling ialah proses memeriksa apakah bisnis atau organisasi mengalami kemajuan yang tepat terhadap tujuan serta sasaran dan memperbaiki adanya penyimpangan. Dalam melakukan pengawasan ada beberapa langkah yang harus dilakukan, seperti:
- Menetapkan standar kinerja.
- Mengukur kinerja aktual.
- Membandingkan antara kinerja aktual dengan standar untuk mengetahui apakah ada penyimpangan yang terjadi atau tidak.
- Tindakan perbaikan.
3. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian atau organizing adalah seluruh rangkaian kegiatan untuk pembagian tugas yang akan dikerjakan beserta proses pengembangan struktur organisasi sesuai dengan tujuan perusahaan. Fungsi manajemen ini harus dijalankan dengan baik agar bisa mengatur SDM dan sumber daya lainnya.
Menurut Henry Fayol, melakukan pengorgaisasian atau organizing berarti menyediakan segala sesuatu yang memiliki manfaat atau fungsi. Seperti peralatan, modal, tenaga kerja, dan bahan baku.
Dalam mengatur bisnis atau organisasi tentu akan melibatkan sumber daya manusia dan non-manusia untuk mengatur struktur karyawan. Prosesnya akan melibatkan beberapa hal seperti berikut ini:
- Melakukan identifikasi kegiatan.
- Klasifikasi pengelompokkan kegiatan.
- Penugasan tugas.
- Penciptaan tanggung jawab dan delegasi otoritas.
- Koordinasi hubungan otoritas beserta tanggung jawabnya.
4. Perencanaan (Planning)
Planning atau perencanaan adalah serangkaian proses penetapan dan pemilihan tujuan organisasi. Fungsi ini juga menjadi penentu strategi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Melalui perencanaan, manajer bisa melakukan pengambilan keputusan untuk mendapatkan pilihan terbaik.
Menurut KOONTZ, perencanaan menentukan apa yang harus dilakukan di tahap awal, kapan pelaksanaannya, dan bagaimana melakukannya. Perencanaan bisa menjadi jembatan kesenjangan dari tempat Anda bekerja. Dapat disimpulkan bahwa, fungsi ini mampu menjadi penentu arah terhadap tindakan untuk mencapai tujuan.
Dengan begitu, planning bisa berupa pemikiran sistematis tentang cara yang dapat diambil oleh manajer agar bisa mencapai tujuan. Selain itu hal tersebut juga bisa menjadi kegiatan intelektual dalam menghindari kebingungan, risiko, pemborosan, dan ketidakpastian yang terjadi
5. Pengarahan (Directing)
Fungsi yang terakhir adalah pengarahan atau directing. Ini merupakan suatu tindakan yang mengupayakan agar semua anggota kelompoknya dapat meraih tujuan yang sesuai dengan rencana manajerial. Tujuan fungsi ini adalah mengendalikan pekerjaan agar lebih efisien.
Directing bisa dianggap sebagai pencetus kehidupan perusahaan, karena dapat menggerakkan tindakan berupa perencanaan, pengorganisasian, hingga penempatan. Arahan pun merupakan aspek inert-personil yang akan mempengaruhi, membimbing, dan memotivasi para anggota organisasi.
Directing memiliki beberapa elemen, berikut penjelasannya:
- Komunikasi: Proses menyampaikan informasi dan pendapat dari satu orang ke orang lain. Komunikasi juga berperan sebagai jembatan pemahaman.
- Motivasi: Menginspirasi dan mendorong bawahan dengan semangat bekerja.
- Pengawasan: Menyiratkan pengawasan terhadap pekerjaan antara bawahan dan atasan. Tindakan ini berupa tontonan dan mengarahkan pekerjaan.
- Kepemimpinan: Suatu proses di mana leader atau manajer akan memberikan arahan terhadap pekerjaan bawahan ke arah yang diinginkan.
Tujuan Manajemen
Secara umum, management memiliki tujuan yang cukup spesifik. Adapun tujuan tersebut ialah:
1. Meningkatkan Efisiensi Faktor-Faktor Produksi
Efisiensi produksi dalam perusahaan perlu mendapatkan perhatian. Salah satunya dengan menerapkan manajerial. Sehingga, taraf yang didapatkan bisa lebih maksimal.
2. Perbaikan Sumber Daya Manusia
Melalui peningkatan produktivitas dan pekerjaan yang dilakukan manajer, maka sumber daya manusia akan mendapatkan keadilan sesuai dengan tarafnya. Sebab, manajerial berfungsi sebagai alat untuk meningkatkan serta memperbaiki melalui masyarakat.
3. Memperoleh Hasil Maksimal
Tujuan utama manajemen adalah mendapatkan semaksimal mungkin dengan upaya dan sumber daya minimal.. Artinya perolehan perusahaan harus besar dengan menekan upaya agar tidak terlalu membuang-buang waktu, uang, dan tenaga.
Antara sumber daya manusia, keuangan, material, dan produksi harus seimbang, sehingga menghasilkan kombinasi terbaik. Kombinasi dimaksudkan agar berbagai kebutuhan biaya yang dikeluarkan perusahaan lebih sedikit.
4. Mensejahterakan Seluruh Anggota
Kesejahteraan seluruh anggota akan menjadi prioritas dalam organisasi. Oleh sebab itu, sistem manajerial diberlakukan guna membantu memberikan manfaat kepada karyawan maupun pimpinan. Khusus untuk karyawan, biasanya berupa kondisi lingkungan kerja yang nyaman, upah sesuai, insentif, serta bonus lainnya.
Proses Manajemen
Setiap manajer di perusahaan atau organisasi tertentu harus mengetahui proses management dengan baik. Hal tersebut tidak jauh dengan harapan mencapai tujuan organisasi. Proses ini terdiri dari 6 aktivitas, yakni planning, organizing, actuating, staffing, leading, dan controlling. Berikut adalah penjelasan lengkapnya:
1. Planning
Planning atau perencanaan merupakan tugas di mana seseorang atau manajer harus melakukan identifikasi dan menyeleksi tujuan. Aksi ini bertujuan untuk mengembangkan strategi tertentu agar perusahaan bisa mempertahankan prestasi dan mencapai performa semaksimal mungkin.
Proses planning memiliki tiga langkah utama, yakni:
- Memutuskan tujuan apa yang hendak dicapai dan dikejar perusahaan dalam jangka waktu tertentu.
- Menentukan bagaimana strategi terbaik untuk mencapai tujuan tersebut.
- Mengambil keputusan terkait alokasi sumber daya perusahaan guna mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
Contoh proses planning seperti, ada sebuah perusahaan yang bergerak di bidang tekstil. Tahun ini perusahaan tersebut memiliki target penjualan produk sebanyak 1.000 buah. Sekarang ini perusahaan baru saja menjual 500 produk.
Oleh sebab itu, perusahaan merencanakan strategi berupa pengadaan kampanye, promosi melalui sosial media, dan mengoptimalkan penggunaan SEM dan SEO. Serta akan memberikan potongan harga untuk penjualan produk dengan jumlah khusus.
2. Organizing
Proses manajemen yang kedua disebut sebagai organizing atau pengorganisasian. Kegiatan ini bertujuan untuk mengatur sumber daya yang dibutuhkan perusahaan sehingga semua anggota bisa melakukan pekerjaannya secara maksimal. Hasil dari kegiatan organizing ialah struktur organisasi perusahaan.
Di mana struktur ini biasanya memakai sistem formal yang mengatur hubungan pemberian tugas, tanggung jawab, serta pelaporan dari setiap anggota organisasi yang tergabung. Dengan begitu, semua anggota bisa termotivasi untuk dapat bekerja sama.
Setiap perusahaan menetapkan struktur organisasi yang berbeda. Semua itu disesuaikan dengan kebutuhan serta jenis kegiatan di suatu perusahaan maupun organisasi.
Contohnya, terdapat suatu organisasi yang bergerak di bidang pers memutuskan untuk mengatur ulang struktur organisasinya. Adapun pengurus tersebut terdiri dari beberapa posisi, yakni ketua, sekretaris, bendahara, ketua divisi, hingga anggota divisi.
3. Actuating
Kepemimpinan dalam proses management juga menjadi bagian yang penting. Tujuan dibentuknya actuating ialah untuk memotivasi karyawan agar lebih semangat dalam bekerja dan menjalankan tindakan yang sesuai dengan arahan pimpinan. Sehingga, karyawan bisa menjalankan tanggung jawabnya dengan baik.
Selanjutnya, kepemimpinan juga bisa meningkatkan kesadaran dalam bekerja dan mengarahkan kinerja karyawan supaya lebih efektif. Tentu saja, dalam prosesnya harus dijalani dengan kebijakan yang sudah ditetapkan.
Contohnya, ketika pemimpin perusahaan ikut dalam melakukan sosialisasi untuk melaksanakan program kerja karyawan dan memberikan support langsung kepada karyawannya.
4. Staffing
Staffing adalah aktivitas yang berkaitan dengan MSDM atau Manajemen Sumber Daya Manusia. Dalam prosesnya, kegiatan ini biasa dikerjakan oleh HRD atau Personalia.
Adapun tanggung jawabnya ialah menentukan syarat rekrutmen, melakukan proses rekrutmen, menyeleksi kandidat, memberikan pelatihan. Serta, menentukan standar performa, melakukan evaluasi, memberikan konseling, dan memberikan kompensasi untuk karyawannya.
Contohnya, perusahaan membuka lowongan pekerjaan untuk kandidat lulusan sarjana jurusan management. Setelah menyeleksi CV dan surat lamaran lainnya, HRD melakukan interview sebagai salah satu seleksi kandidat pekerja.
5. Leading
Proses manajemen yang kelima adalah leading. Leading merupakan kegiatan untuk menentukan atau menetapkan tujuan secara jelas, memberikan kekuatan, dan mencari solusi agar semua anggota bisa memahami tugas beserta tanggung jawabnya masing-masing.
Proses ini dilakukan oleh seorang pemimpin. Namun, menjadi pimpinan bukan hanya memberikan tugas atau menyuruh saja, melainkan ikut memberikan kontribusi secara langsung.
Contohnya, seorang pemimpin dari organisasi fotografi ikut serta memberikan support dan membantu divisi media yang ingin mengerjakan program kerja pembuatan zine. Pemimpin tersebut juga selalu memberikan reminder bagi karyawan yang ingin submit foto.
6. Controlling
Kegiatan controlling adalah proses management yang dilakukan dengan cara mengevaluasi progress perusahaan sehingga mencapai tujuan mereka. Contohnya, pimpinan selalu mengadakan rapat mingguan untuk membahas laporan dari karyawan.
Contoh Manajemen
Management terdiri dari beberapa macam yang bekerja sesuai dengan fungsi beserta tujuannya. Mungkin Anda pernah menjumpainya, namun belum menyadari bahwa itu termasuk salah satu contoh manajerial. Karena itu, berikut adalah beberapa contohnya untuk membantu pemahaman Anda:
1. Administrasi Perkantoran
Contoh yang pertama pasti ada di setiap kantor dan perusahaan. Sebab ilmu administrasi merupakan hal dasar yang wajib ada di perusahaan untuk mengatur dan mengawasi hal-hal yang berkaitan dengan produksi maupun kebutuhan kantor.
2. Organisasi
Organisasi perusahaan memiliki struktur yang jelas. Puncak tertinggi dipegang oleh pemimpin yang tugasnya mengawasi dan mengontrol jalannya produksi dan kegiatan di suatu organisasi.
3. Komunikasi
Manajemen komunikasi memiliki pengaruh yang sangat kuat terhadap kegiatan produksi dari suatu perusahaan ataupun organisasi. Karena itu, prospek kerjanya akan terus berhubungan dengan orang, baik dari dalam maupun luar perusahaan.
4. Agribisnis
Agribisnis berkaitan erat dengan bidang produksi. Bidang ini tidak dapat dilakukan oleh sembarang orang. Harus mereka yang sudah memiliki pengalaman dan keterampilan.
5. Produksi
Biasanya bidang produksi akan langsung menangani apa-apa saja yang berhubungan dengan pembuatan produk. Ada tim khusus untuk menyelesaikan pekerjaannya. Namun, perihal pengarahan akan dipimpin langsung oleh manajernya guna mencapai target produksi dan memastikan kualitas produk bagus.
6. Pemasaran
Setiap perusahaan pasti membutuhkan ilmu manajemen marketing atau pemasaran. Pasalnya, percuma saja memiliki produk berkualitas tapi tidak laku di pasaran. Umumnya, yang menangani pekerjaan ini ialah staff marketing beserta manajernya untuk mengejar target penjualan.
7. Sumber Daya Manusia
SDM atau Sumber Daya Manusia berhubungan erat dengan proses rekrutmen. Orang-orang yang bekerja di bidang ini akan terus mengawasi kinerja karyawan, memberikan motivasi, dan menampung keluhan mereka. Bahkan seorang HRD juga harus melakukan proses rekrutmen ketika perusahaan membutuhkan karyawan.
8. Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Keselamatan dan kesehatan kerja juga wajib diperhatikan. Contoh bidang ini lebih banyak diterapkan untuk para pekerja lapangan, seperti kontraktor bangunan. Hal tersebut bertujuan untuk memastikan para pekerja tetap selamat dan mendapatkan jaminan kesehatan, karena risiko kecelakaan cukup tinggi.
9. Rantai Pasokan
Manajemen rantai pasokan akan dihadapi oleh tim industri yang bergerak di bidang makanan, tekstil, dan lain sebagainya. Sebab, mereka harus memastikan bahwa pasokan yang dibutuhkan perusahaan untuk memproduksi barang harus memenuhi target di setiap harinya. Jangan sampai kekurangan atau kehabisan.
10. Strategi
Strategi perusahaan akan terus berjalan. Para pekerja di dalamnya akan merencanakan, merancang, dan menyusun strategi terbaik guna mengembangkan perusahaan dan memperoleh keuntungan yang besar.
Sudah Paham dengan Apa itu Manajemen?
Itulah penjelasan lengkap tentang manajemen yang menjadi pondasi utama untuk sebuah perusahaan. Tanpa ada struktur yang bagus, perusahaan tidak akan mampu berkembang. Semoga membantu!