Jangan Keliru! Simak 10 Contoh Penulisan Kwitansi yang Benar

Transaksi adalah hal yang masyarakat lakukan setiap hari. Mulai dari berbelanja sayur, sembako, dan sebagainya. Beberapa transaksi membutuhkan bukti berupa kwitansi. Maka dari itu, cara penulisan kwitansi yang benar adalah hal penting.

Sayangnya, cukup banyak juga penggunaan kwitansi menjadi ala kadarnya. Yaitu, penulisan isinya tidak dengan baik dan benar. Padahal, kwitansi dapat bertindak sebagai alat bukti sah bagi kedua belah pihak yang bertransaksi.

Artikel ini akan membahas dengan lengkap tentang hal ini. Mulai dari pengertian, komponen-komponennya, hingga contoh-contohnya. Dengan demikian, informasi pada artikel ini dapat menjadi rujukan yang membantu.

Apa Itu Kwitansi?

Kwitansi adalah sebuah dokumen yang terbit di antara sebuah transaksi. Pihak yang menerbitkan dokumen ini adalah yang menjual sesuatu atau yang menerima sejumlah uang.

Kwitansi berperan sebagai bukti bahwa pihak yang menjual telah menerima sejumlah uang. Dengan kata lain, pihak lainnya telah melakukan kewajibannya, yaitu melakukan pembayaran.

Oleh karena pentingnya dokumen ini, maka dokumen ini memuat semua informasi terkait transaksi. Pembahasan tentang hal ini ada pada bagian selanjutnya, yaitu tentang komponen-komponen dalam kwitansi.

Catatan penting terkait dokumen ini adalah bahwa kwitansi memiliki kekuatan hukum. Pada transaksi dengan nominal tertentu, materai akan dipergunakan untuk memperkuat legalitas dokumen ini.

10 Komponen Kwitansi dan Cara Penulisannya yang Benar

Cara penulisan kwitansi yang benar terdiri dari penulisan setiap komponen kwitansi dengan benar. Dengan demikian, setiap komponen dapat menginformasikan dengan tepat hal-hal terkait transaksi. Berikut ini penjelasannya:

1. Nomor Kwitansi

Komponen pertama adalah nomor kwitansi. Bagian ini memang tidak selalu ada, terutama jika pihak yang mengeluarkan kwitansi bukan lah instansi resmi yang telah memiliki format kwitansi sendiri.

Namun, pada instansi resmi, nomor kwitansi adalah komponen yang penting. Sebab, nomor ini bertindak sebagai alat identifikasi dan telusur sebuah transaksi. Nomor ini dapat terdiri dari beberapa informasi terkait transaksi, antara lain urutan transaksi, jenis transaksi, serta tanggal. 

Sebagai contoh adalah 100/Fur/05/2023. Artinya adalah transaksi urutan ke 100, untuk pembayaran furniture, terjadi pada bukan bulan 5 tahun 2023.

2. Pemberi Dana

Komponen kedua, yakni identitas dari pembayar atau pemberi dana. Sebelum menyebutkan nama pihak pemberi dana, umumnya akan tertulis kalimat “Telah diterima dari..” sebagai penjelasan.

Catatan penting adalah bahwa kedua belah pihak harus sepakat tentang nama yang tertulis pada kolom ini. Sebab, apabila transaksi terjadi antar perusahaan, penulisan nama pihak pemberi dana perlu sesuai dengan aturan dokumentasi internal.

Contoh nama pemberi dana atau pembayar adalah PT. Angkasa Semesta. Cara penulisan lain misalnya Divisi HRD PT. Angkasa Semesta.

3. Jumlah Dana

Cara penulisan kwitansi yang benar berikutnya adalah terkait dengan jumlah dana. Dalam 1 lembar dokumen biasanya penulisan dana dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan angka dan huruf. Hal ini penting untuk meminimalkan adanya kesalahan dalam penulisan nominal. 

Contoh penulisan angka misal Rp500.000,00. Sedangkan contoh penulisan huruf adalah Lima Ratus Ribu Rupiah.

4. Keperluan

Selanjutnya adalah bagian yang tak kalah penting, yaitu tentang keperluan transaksi itu sendiri. Untuk pembelian barang, kolom keperluan ini akan berisi daftar barang maupun jasa yang menjadi objek transaksi.

Pada bagian ini, daftar barang juga akan lengkap dengan rincian, antara lain series produk, jumlah item, serta harga per item barang. Sebab itu, penulisannya harus dengan benar dan tepat.

5. Cara Pembayaran

Informasi penting selanjutnya adalah tentang cara pembayaran. Pada zaman yang sudah sangat modern saat ini, ada banyak cara dalam melakukan pembayaran. 

Kwitansi terbit setelah pembayaran terjadi. Maka, cara pembayaran perlu juga tercantum. Bahkan, apabila perlu, bukti pembayaran juga dapat disertakan sebagai lampiran kwitansi.

Contoh kalimat dalam kwitansi misalnya adalah: telah dilakukan pembayaran melalui transfer Bank ABC pada nomor rekening 123456 dengan bukti terlampir.

6. Tanggal Transaksi

Cara penulisan kwitansi yang benar berikutnya adalah berkaitan dengan tanggal. Ada kemungkinan dalam sebuah dokumen kwitansi tertulis beberapa tanggal, antara lain tanggal kesepakatan transaksi, pembayaran, dan tanggal terbitnya kwitansi. Diantara ketiganya, yang minimal harus ada adalah tanggal terbitnya kwitansi.

Tanggal terbitnya kwitansi dapat berada pada bagian atas maupun bawah. Contoh penulisan yang benar sebagai berikut: 24 Mei 2023. Apabila perlu, dapat menuliskan jam terbitnya kwitansi.

7. Identitas Pihak Pertama

Komponen berikutnya yang wajib ditulis dengan benar adalah identitas pihak pertama atau penerima dana. Identitas ini minimal terdiri dari nama, alamat, dan nomor telepon.

Pada transaksi tertentu, dapat juga menyertakan nomor izin praktek (untuk fasilitas kesehatan), nomor SIUP, maupun informasi penting lainnya. 

Informasi-informasi ini penting, agar pihak kedua sebagai pembayar yakin dan tahu kemana perlu menuntut haknya.

8. Tanda Tangan atau Pengesahan

Seperti pada dokumen penting lainnya, kwitansi juga membutuhkan tanda tangan pihak berwenang dan pihak pertama yang mengeluarkan kwitansi. Namun, tidak menutup kemungkinan, kedua belah pihak turut membubuhkan tanda tangan.

Sebab, kwitansi dapat terdiri dari 2 rangkap, yaitu bahwa masing-masing pihak, pemberi maupun penerima dana, memegang satu lembar sebagai bukti.

Tanda tangan berperan sebagai alat pengesahan dan bahwa kwitansi tersebut berlaku secara legal.

9. Cap Instansi

Cara penulisan kwitansi yang benar berikutnya dengan membubuhkan cap instansi pihak pertama yang menerbitkannya. Cap instansi hanya dimiliki oleh instansi yang bersangkutan.

Maka, cap itu menjadi bukti bahwa instansi tersebutlah yang telah menerbitkan kwitansi itu. Walau demikian, apabila instansi atau pihak penerbit tidak memiliki cap, maka pengesahan kwitansi cukup dengan tanda tangan.

10. Materai 

Terakhir adalah berkaitan dengan penggunaan materai. Menurut undang-undang, transaksi dengan minimal Rp5.000.000,00 wajib menggunakan materai tempel senilai Rp10.000,00.

Namun, tak menutup kemungkinan terdapat instansi yang memiliki aturan internal sendiri. Misalnya, penggunaan materai hanya untuk transaksi di atas Rp10.000.000,00.

Penggunaannya juga tak bisa sembarangan. Dalam dokumen kwitansi, peletakan materai berada antara tanggal terbit kwitansi dan nama penerima dana. Tanda tangan penerima dana juga harus mengenai materai dan lembar kwitansi itu sendiri.

10 Contoh Penulisan Kwitansi yang Benar

Guna semakin memperjelas, berikut ini adalah 10 contoh cara penulisan dokumen penting ini dengan baik dan benar menurut beberapa fungsinya:

1. Contoh Kwitansi Setoran Dana ke Bank

Dokumen bukti penyetoran dana ke bank terdiri dari beberapa kolom yang wajib terisi lengkap. Dokumen ini terdiri dua rangkap. 1 untuk penyetor dana, 1 lagi untuk pihak bank.

2. Contoh Kwitansi Jual Beli Barang Manual

Kwitansi manual menggunakan blanko kwitansi yang pengisiannya dengan tulisan tangan. Setiap kolom memiliki informasi penting terkait transaksi.

3. Contoh Kwitansi Jual Beli Barang Digital

Kwitansi digital umumnya terbit dari instansi yang telah menggunakan sistem dalam pencatatan transaksi. Sehingga, kwitansi juga terbit dari sistem digital.

4. Contoh Kwitansi Pembayaran Jasa

Tak hanya barang, pembayaran untuk jasa juga dapat menerapkan penggunaan kwitansi. Komponen penting kwitansi jasa sama dengan komponen untuk transaksi barang.

5. Contoh Kwitansi Transaksi Online

Tak selalu tercetak, kwitansi juga dapat berupa file dokumen digital. Misalnya adalah bukti pembelian dari marketplace.

6. Contoh Nota atau Struk Sebagai Kwitansi

Nota atau struk dapat berfungsi sebagai kwitansi, hanya jika tercantum tulisan bahwa lembar tersebut berfungsi sebagai kwitansi yang sah. Dengan kata lain, pihak pertama memang tidak menerbitkan kwitansi dalam bentuk lain.

7. Contoh Kwitansi Pembelian 2 Rangkap

Pada kwitansi 2 rangkap, rangkap kedua dapat berada pada sisi kiri lembar utama, maupun pada lembar tersendiri yang terpisah. Rangkap kedua akan disimpan oleh pihak yang menerbitkan.

8. Contoh Kwitansi Intensif

Pada kondisi tertentu yang melibatkan beberapa pihak, sebuah kwitansi dapat terdiri dari beberapa tanda tangan pihak berwenang. Contohnya adalah kwitansi pemberian intensif berikut ini.

9. Contoh Kwitansi Pembayaran Jasa

10. Contoh Kwitansi Penerimaan Infaq

Meskipun bukan sebuah transaksi, penerimaan dana memerlukan dokumen kwitansi sebagai alat  bukti sah. Salah satu fungsinya adalah agar dana mudah ditelusuri pemanfaatannya oleh penerima.

Selamat Membuat Kwitansi dengan Tepat!

Demikianlah pembahasan tentang cara penulisan kwitansi yang benar dengan 10 contohnya. Semoga informasi ini dapat membantu.