Pengertian Surat Niaga: Jenis, Fungsi, Format & Contohnya

Surat menjadi media komunikasi yang masih dimanfaatkan hingga sekarang, termasuk dalam transaksi jual-beli. Surat tersebut akan dikirimkan dari pihak penjual ke pembeli, begitu pun sebaliknya. Adapun surat yang dipakai untuk keperluan jual-beli atau bisnis adalah surat niaga.

Di dalam penulisan surat ini terdapat beberapa hal yang perlu Anda perhatikan. Berikut informasi selengkapnya.

Pengertian

Surat niaga termasuk salah satu dari surat resmi. Ini merupakan surat yang dibuat serta dikeluarkan badan usaha. perusahaan, maupun pemilik bisnis. Isi surat tersebut yaitu berkenaan dengan hal-hal seputar keperluan niaga atau bisnis.

Pada surat tersebut, Anda akan melihat penawaran dan jual-beli barang/jasa. Surat niaga dapat bersifat internal atau eksternal. Tujuan penulisan surat tersebut yaitu untuk memperoleh keuntungan dari kegiatan bisnis yang dijalankan.

Secara internal, penulisan surat jual-beli tersebut yaitu untuk dikirimkan pada pihak-pihak yang masih ada kaitannya di dalam perusahaan. Sementara berdasarkan sisi eksternal, surat tersebut bertujuan untuk menjalin relasi dengan pihak luar, baik dengan pihak perorangan maupun badan usaha.

Fungsi

Surat niaga memiliki beragam fungsi, di antaranya:

1. Bukti Perjanjian

Perjanjian kerja sama secara resmi dalam bisnis kebanyakan dituangkan dalam surat niaga. Surat tersebut akan menjadi bukti bahwa kedua pihak sudah sepakat mengenai pembelian atau penjualan sesuatu. Ketika suatu saat terjadi perselisihan, maka surat ini yang akan menjadi rujukan.

2. Panduan Kerja

Fungsi yang kedua yaitu memberikan informasi tentang panduan kerja. Misalnya yang berkaitan dengan surat keputusan atau perintah terkait transaksi yang berlangsung.

3. Sarana Promosi

Surat ini juga berfungsi sebagai sarana untuk mempromosikan barang/jasa pada calon pembeli. Melalui surat tersebut, penjual akan memperkenalkan produknya lengkap dengan informasi tentang keunggulan serta diskon jika tersedia.

4. Sebagai Pengingat

Fungsi keempat dari surat jual beli ini yaitu sebagai pengingat. Surat tersebut dapat menjadi reminder karena biasanya surat ini akan diarsipkan. Saat dibutuhkan, maka Anda tinggal mencarinya dalam arsip lalu menjadikannya sebagai referensi sesuai kebutuhan.

5. Mencegah Kesalahpahaman

Dalam menjalani hubungan antara dua pihak tentu tidak lepas dari perselisihan atau kesalahpahaman. Hal tersebut bisa terjadi bahkan tanpa diprediksi sebelumnya. Jika penjual dan pembeli mengalami kesalahpahaman, maka surat niaga ini bisa menjadi solusi.

6. Duta Perusahaan

Perusahaan tentu tidak dapat menghubungi semua konsumen maupun calon pembelinya. Apalagi ketika target pasarnya sangat besar sehingga surat ini bisa menjadi duta perusahaan. Surat jual beli ini dapat menjadi penyampai pesan yang secara efektif memberikan informasi seputar produk perusahaan pada semua orang.

Jenis

Beberapa macam surat niaga antara lain:

1. Surat Permintaan Penawaran

Jenis yang pertama yaitu surat yang isinya tentang permintaan penawaran calon pembeli pada perusahaan yang menjual barang/jasa. Adapun permintaan yang dimaksud yaitu katalog produk lengkap dengan harga, promo yang masih berlaku, dan lain-lain.

2. Surat Pesanan

Setelah memperoleh surat permintaan penawaran terkait pembelian barang/jasa, surat yang harus dikirim berikutnya adalah surat pesanan. Isi surat tersebut yaitu terkait informasi serta rincian produk yang ingin dibeli.

3. Surat Perkenalan

Jenis surat niaga yang ketiga yaitu surat perkenalan. Isi surat tersebut menjelaskan sekaligus memperkenalkan barang/jasa pada perusahaan lain. Di dalamnya juga tertera informasi secara lengkap sehingga pembaca benar-benar memahami isi dan segala rincian informasi di dalamnya.

4. Surat Pengiriman Pembayaran

Ini adalah surat yang sekaligus menjadi bukti adanya transaksi jual-beli. Pada surat pengiriman pembayaran, tertera jelas informasi seputar total biaya yang harus dibayar ke penjual. Selain itu, di dalamnya juga tertera informasi terkait metode pembayaran, bukti transaksi, dan lain-lain.

5. Surat Penolakan Pesanan

Dikarenakan ada beberapa faktor seperti pesanan yang membludak, terkadang perusahaan terpaksa memutuskan untuk menolak pesanan yang diajukan. Dalam hal ini, perusahaan akan membuat surat yang isinya tentang penolakan pesanan lengkap dengan alasannya.

6. Surat Pengaduan atau Komplain

Anda dapat mengirim surat komplain pada penjual ketika merasa barang yang Anda terima dalam kondisi cacat maupun rusak. Bisa juga saat barang yang dikirimkan ke Anda malah tidak sesuai deskripsi pesanan atau kesepakatan.

7. Surat Penagihan

Ketika transaksi jual-beli antara penjual serta pembeli melalui metode utang, maka penjual dapat mengirimkan surat penagihan tersebut pada pembeli. Isinya yaitu pemberitahuan terkait jatuh tempo atau batas waktu pembayaran.

8. Surat Penangguhan Pembayaran

Terkadang terdapat beberapa kondisi yang membuat pembeli tidak dapat membayar biaya produk secara tepat waktu. Jika ini terjadi, pembeli dapat mengirimkan surat yang isinya penangguhan pembayaran.

Surat tersebut dikirimkan saat pembeli memperoleh surat tagihan. Isi surat penangguhan pembayaran juga harus lengkap dengan alasan mengapa pembeli meminta keringanan terkait pembayaran yang sudah atau akan jatuh tempo.

9. Surat Jawaban Terkait Penangguhan Pembayaran

Lalu jenis surat niaga yang kesembilan ini dibuat oleh penjual. Surat tersebut isinya balasan dari surat penangguhan pembayaran yang dikirimkan pembeli.

Tentu saja penjual memiliki hak untuk menerima atau menolak penangguhan pembayaran dari pembeli. Semuanya harus tertuang pada surat balasan atau jawaban tersebut lengkap dengan alasannya.

10. Surat Jawaban Pengaduan

Selain bertujuan mengadukan komplain, surat niaga juga untuk memberikan jawaban terkait komplain yang diterima. Melalui surat jawaban pengaduan ini, penjual harus mengucapkan rasa terima kasih atas komplain yang dilakukan berdasarkan langkah-langkah yang sesuai.

Setelah itu, penjual juga perlu meminta maaf terkait komplain yang diajukan. Jika memang komplain pembeli benar-benar sesuai atau secara objektif, penjual harus memberikan solusi yang terbaik terkait permasalahan yang dialami oleh pembeli.

11. Surat Konfirmasi Pesanan

Surat ini merupakan bentuk respons penjual terkait pengajuan pembelian. Isi surat tersebut yaitu konfirmasi produk yang dipesan masih tersedia atau tidak. Melalui surat tersebut, penjual juga dapat menyertakan informasi tentang metode pembayaran serta detail pengiriman.

12. Surat Penawaran

Jenis yang terakhir yaitu surat penawaran. Isinya tentang balasan terkait permintaan penawaran yang telah dikirimkan oleh calon pembeli.

Surat tersebut isinya bukan selalu mengenai balasan terkait permintaan penawaran. Penjual juga dapat berinisiatif untuk memberikan penawaran pada calon pembeli melalui surat penawaran.

Format Penulisan

Sebenarnya format surat niaga tidak jauh berbeda dibandingkan surat resmi yang lain. Akan tetapi, memang ada beberapa bagian yang perlu Anda perhatikan. Misalnya bagian tujuan yang harus menjelaskan apakah ini merupakan surat penawaran, tagihan, dan sebagainya.

1. Kop Surat

Kop atau kepala surat berisi nama, alamat, serta kontak perusahaan. Kepala surat ini sekaligus menjadi pembeda antara surat pribadi dengan surat jual beli.

2. Tempat serta Tanggal Surat

Pada bagian ini isinya tentang tempat serta waktu kapan surat tersebut dibuat.

3. Nomor, Lampiran, dan Hal

Nomor merupakan urutan surat sesuai format masing-masing perusahaan. Kemudian, ada bagian lampiran perlu diisi jika memang surat tersebut mempunyai lampiran atau dokumen pendukung lain. Lalu untuk bagian hal/perihal isinya tentang maksud surat tersebut dikirimkan.

4. Alamat Tujuan

Berikutnya, Anda juga perlu menulis alamat tujuan atau penerima dari surat tersebut. Biasanya diawali dengan “Yang terhormat” atau “Yth”.

5. Salam Pembuka

Sebelum masuk ke bagian isi, Anda perlu menulis salam pembuka. Misalnya dengan menulis “Dengan hormat” atau bisa juga “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh”.

6. Isi Surat

Selanjutnya masuk pada bagian isi surat. Di bagian ini tinggal menyesuaikan jenis surat niaga yang Anda buat. Dengan begitu, isi antara surat penawaran dan tagihan juga akan berbeda.

7. Salam Penutup

Pada bagian ini, Anda perlu memberikan ucapan salam sebagai penutup dari surat yang Anda buat.

8. Nama, Jabatan, serta Tanda Tangan

Bagian terakhir yaitu nama pengirim lengkap dengan jabatan serta tanda tangan. Bisa juga dengan menambahkan stempel perusahaan yang menandakan bahwa surat ini memang secara resmi dikeluarkan oleh perusahaan.

Contoh

Berikut beberapa contoh dari surat niaga dengan berbagai macam keperluan.

1. Surat Penawaran Jasa

PT. JAYA ABADI SELALU
Jl. Keluarga Harapan Nomor 15
Kota Surabaya

---

Surabaya, 27 Juni 2023

No. 121/SPB/XI/2023
PT. Sido Aku Maju
Jl. Putra Bangsa Nomor 20
Kota Malang

Perihal: Penawaran Jasa

Melalui surat ini, kami ingin menawarkan jasa pembersihan barang-barang elektronik seperti komputer, laptop, printer, dan lain-lain.

Proses pembersihan dilakukan oleh orang-orang profesional dengan waktu yang singkat dan dengan hasil maksimal. Performa barang-barang elektronik Anda pun akan kembali seperti semula.

Demikian surat dari kami sampaikan dan jika Bapak/Ibu tertarik dengan penawaran kami, silakan menghubungi nomor kontak yang telah kami lampirkan. Terima kasih.

Hormat kami,

Andika Wahyu
Marketing Manager

2. Surat Penawaran Barang

3. Surat Niaga tentang Tunggakan Pembayaran

Sudah Paham tentang Surat Niaga?

Surat niaga tersebut termasuk surat resmi yang isinya mengenai hal-hal seputar bisnis. Terdapat berbagai macam surat jual beli ini yang perbedaannya terlihat dari tujuan dan isi dari surat tersebut. Semoga bermanfaat.