Administrasi perkantoran merupakan suatu kegiatan perencanaan, pengelolaan, pengawasan, dan pengendalian pekerjaan dalam lingkungan perkantoran. Pekerjaan ini berhubungan erat dengan data dan informasi. Berikut adalah rincian tugas, tanggung jawab, fungsi, dan gaji seorang staf administrasi!
Daftar ISI
Apa Itu Administrasi Perkantoran?
Administrasi perkantoran merupakan suatu proses perencanaan, pengelolaan, pengawasan, dan pengendalian pekerjaan yang berhubungan dengan data dan informasi dalam suatu perkantoran. Pekerjaan administrasi kantor tersebut biasanya dikerjakan oleh seorang admin atau staf administrasi.
Para staf administrasi tersebut biasanya mengerjakan segala bentuk tata usaha yang meliputi urusan kepegawaian, pelayanan, surat menyurat, dan pelaksanaan tugas administrasi kantor lainnya.
Secara umum, tugas dari seorang staf administrasi kantor biasanya meliputi pengelolaan kegiatan operasional kantor, pembuatan laporan, dan juga berkoordinasi dengan departemen atau unit kerja lainnya.
Tugas dan Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Untuk memahami apa saja ruang lingkup dari tugas seorang staf administrasi perkantoran, berikut ini adalah 10 tugas seorang admin kantor yang perlu kamu ketahui:
1. Membuat Rencana Tugas dan Agenda
Ruang lingkup dan tugas seorang staf administrasi kantor yang pertama, yaitu membuat rencana tugas dan agenda kantor. Staf administrasi kantor harus menyiapkan rencana tugas dan agenda kantor dalam waktu tertentu, misalnya dalam satu hari, satu minggu, atau satu bulan.
Untuk menyiapkan rencana tugas dan agenda kantor, seorang staf administrasi harus berkomunikasi dengan pegawai kantor lainnya. Beberapa contoh rencana tugas dan agenda yang biasanya dibuat oleh seorang staf administrasi kantor, yaitu rencana rapat dengan klien, menyiapkan keperluan rapat, dan masih banyak lagi.
2. Mengelola Surat Menyurat
Ruang lingkup dan tugas selanjutnya yang biasanya dikerjakan oleh seorang staf administrasi kantor yaitu mengelola surat menyurat. Tugas pengelolaan surat menyurat biasanya dilakukan dengan membuat surat masuk dan surat keluar.
Selain itu, tugas pengelolaan surat menyurat juga termasuk tugas pencatatan surat masuk dan surat keluar serta pengarsipan surat-surat tersebut. Seorang staf admin kantor biasanya akan membuat beberapa surat yang berhubungan dengan administrasi kantor, seperti surat perpanjangan kontrak dan surat perintah kerja.
Selain itu, beberapa surat lain, seperti surat pembelian, surat penjualan, surat izin pemakaian ruangan, surat penawaran produk, surat peminjaman, juga merupakan beberapa surat yang biasanya dibuat oleh seorang staf administrasi kantor.
3. Mengelola Dokumen Kantor
Selain membuat agenda dan mengelola surat menyurat, seorang staf administrasi kantor juga bertugas untuk mengelola segala bentuk dokumen yang ada di kantor. Setiap dokumen di kantor harus dikelola dan diarsipkan dengan baik, agar memudahkan untuk dicari dan diakses kembali.
Dokumen kantor merupakan salah satu aset yang berharga untuk suatu perkantoran. Hal ini karena dokumen kantor biasanya memuat informasi-informasi penting seputar kegiatan operasional kantor.
Beberapa contoh dokumen yang dikelola oleh staf administrasi kantor, yaitu laporan kinerja pegawai, laporan keuangan, notulen rapat, laporan absensi, dan lain-lain.
4. Menginput Data
Tugas lain dari seorang staf administrasi kantor yang tidak kalah penting, yaitu tugas menginput atau memasukkan data. Data merupakan salah satu elemen penting dalam suatu lingkungan perkantoran. Hal ini karena data merupakan representasi nyata dari sebuah kegiatan operasional yang ada di kantor.
Input data atau entry data merupakan tugas untuk memasukkan data dalam suatu sistem tertentu. Tujuannya yaitu agar data tersebut bisa tersimpan dan terarsipkan dengan baik dan rapi. Data tersebut nanti juga akan digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan untuk level manajemen yang lebih tinggi.
Seorang staf administrasi kantor biasanya akan menginputkan data yang didapatkan dari proses survey, hasil penjualan, hasil pembelian barang, dan lain sebagainya.
5. Mengarsipkan Data
Seperti ulasan sebelumnya, pengarsipan data memiliki peran yang penting untuk membuat data tersebut bisa tersimpan dengan baik. Data yang tersimpan dengan baik, maka akan mudah untuk dicari dan diakses kembali oleh staf administrasi perkantoran.
Selain itu, tujuan utama dari pengarsipan data yaitu untuk menata dan mengorganisir data agar lebih mudah untuk dikembangkan lagi kedepannya. Pengarsipan data harus dilakukan menggunakan sistem security yang aman dan terjamin.
Hal ini bertujuan agar suatu data tidak mudah bocor atau dibobol oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Oleh karena itu, dalam tugas pengarsipan data ini, perusahaan biasanya memberlakukan standar operasional prosedur atau SOP tertentu yang harus dijalankan dengan baik.
6. Merekap Data
Untuk memudahkan pencarian dan pembacaan suatu data, seorang admin juga harus pandai dalam membuat rekap data. Hasil rekap data tersebut akan digunakan oleh perusahaan untuk menentukan langkah kebijakan perusahaan ke depan dan mengambil keputusan.
Proses merekap data juga harus dilakukan dengan benar dan aman. Seorang staf administrasi perkantoran membutuhkan tingkat ketelitian yang tinggi saat proses rekap data. Hal ini untuk memastikan agar data yang direkap sesuai dengan data sebenarnya.
Merekap data bisa dilakukan secara fisik maupun digital. Rekap data fisik biasanya digunakan sebagai laporan ke atasan dan bahan untuk rapat. Sementara rekap data digital biasanya akan digunakan sebagai arsip dan bahan untuk presentasi.
7. Menerima Telepon
Seorang staf administrasi kantor juga bertugas untuk menjawab atau menerima telepon kantor. Dalam melakukan tugas tersebut, seorang staf administrasi kantor harus memiliki skill komunikasi yang bagus, karena admin yang menjawab telepon kantor merupakan representasi image dari suatu perusahaan.
Selain memiliki skill komunikasi yang bagus, seorang staf administrasi kantor juga harus mampu menyampaikan informasi telepon tersebut kepada pihak yang bersangkutan secara baik.
8. Menyiapkan Akomodasi
Tugas selanjutnya dari seorang staf administrasi kantor yaitu menyiapkan akomodasi. Masih berhubungan dengan tugas staf administrasi kantor yang pertama, yaitu membuat agenda, seorang staf administrasi kantor juga harus menyiapkan akomodasi yang berkaitan dengan agenda tersebut.
Misalnya terdapat agenda rapat dengan klien yang ada di luar kota, maka seorang staf administrasi kantor harus menyiapkan akomodasi yang berhubungan dengan agenda tersebut. Seperti, tiket perjalanan ke luar kota, tempat menginap, biaya tugas dinas ke luar kota, uang makan, dan lain sebagainya.
9. Menyiapkan ATK
Barang-barang alat tulis kantor atau ATK juga merupakan tanggung jawab seorang staf administrasi kantor. Seorang staf administrasi kantor harus mencatat semua barang yang keluar dan masuk kantor, termasuk ATK.
ATK merupakan salah satu perlengkapan kantor yang menunjang kegiatan operasional kantor. Pemenuhan ATK untuk operasional kantor tersebut merupakan salah satu tugas dan ruang lingkup seorang staf administrasi kantor.
10. Membuat Laporan Secara Berkala
Ruang lingkup tugas seorang staf administrasi kantor yang terakhir, yaitu membuat laporan perusahaan secara berkala. Laporan tersebut biasanya dibuat secara mingguan, bulanan, per kuartal, bahkan per tahun. Tujuan pembuatan laporan tersebut adalah untuk diberikan kepada manajer atau supervisor.
Manajer atau supervisor akan melihat kinerja dan operasional perusahaan dari laporan yang dibuat oleh staf administrasi kantor. Laporan tersebut juga akan digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan dan penentu kebijakan perusahaan selanjutnya.
Fungsi Admin Perkantoran
Setelah mengetahui apa saja tugas dan ruang lingkup dari staf administrasi kantor, berikut adalah fungsi dari staf administrasi perkantoran yang perlu kamu ketahui:
- Menyediakan data dan keterangan yang lengkap terkait dengan kebutuhan perusahaan.
- Memberikan laporan dan catatan yang komprehensif tentang segala bentuk kegiatan operasional yang dilakukan oleh perusahaan.
- Membantu perusahaan dalam mengelola iklim kompetisi dengan perusahaan yang lain.
- Melaksanakan tugas ketatausahaan secara sistematis dan mendetail.
- Membuat catatan dan laporan secara berkala dari semua kegiatan operasional perusahaan.
- Menangani setiap keluhan dari pihak luar, seperti konsumen, dengan menggunakan prosedur yang tepat sesuai kebijakan perusahaan.
- Membimbing karyawan perihal tugas kepegawaian dan operasional perusahaan.
- Menerapkan kebijakan perusahaan di setiap divisi atau departemen yang dimaksud.
- Membantu memberikan standar pelayanan yang sesuai dengan kebijakan perusahaan.
- Melatih karyawan dalam menjalankan tugas dan fungsinya.
- Membantu proses pencarian dan perekrutan karyawan, dengan mencari kandidat terbaik sesuai kebutuhan perusahaan..
Skill yang Harus Dimiliki Admin Perkantoran
Untuk menjalankan tugas dan fungsi tersebut, seorang staf administrasi perkantoran harus memiliki skill yang harus dikuasai. Berikut ini adalah beberapa skill atau kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang staf administrasi kantor:
1. Skill Komunikasi yang Efektif
Komunikasi merupakan salah satu skill wajib yang harus dimiliki oleh seorang staf administrasi kantor. Dengan kemampuan komunikasi yang baik, maka staf administrasi kantor akan bisa menyampaikan informasi, bekerja sama, dan berinteraksi dengan rekan kerja kantornya.
Kemampuan komunikasi yang efektif, yaitu kemampuan menyampaikan informasi secara baik dan tepat kepada orang lain. Komunikasi yang efektif juga akan menghindarkan seseorang dari masalah miskomunikasi dan salah persepsi.
Dalam menjalankan tugas sebagai seorang staf administrasi kantor, komunikasi yang efektif dibutuhkan dalam menjawab atau menerima telepon, meneruskan informasi telepon, menyampaikan laporan kepada atasan, dan memaparkan presentasi.
Seorang staf administrasi kantor merupakan peran yang mengharuskan untuk berkomunikasi dengan banyak pihak. Seperti, rekan kerja satu departemen, rekan kerja departemen lain, atasan, klien, konsumen, dan pihak-pihak kantor lainnya.
Selain komunikasi secara verbal atau lisan, seorang staf administrasi kantor juga harus memiliki kemampuan komunikasi secara tulisan. Skill komunikasi dalam tulisan yang harus dimiliki oleh seorang staf administrasi kantor bermanfaat dalam proses penulisan email, laporan, notulen, rekap data, dan surat menyurat.
2. Manajemen Waktu
Selain skill komunikasi yang efektif, seorang staf administrasi kantor juga harus memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik. Seorang staf administrasi kantor memiliki tugas dan tanggung jawab yang sangat banyak dan bermacam-macam.
Oleh karena itu, agar bisa menjalankan tugas dan tanggung jawab yang bermacam-macam tersebut, seorang staf administrasi kantor harus memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik. Seorang staf administrasi kantor harus bisa membagi waktunya dengan tugas dan tanggung jawab yang harus dijalankan.
Ada berbagai macam cara manajemen waktu yang sudah terbukti efektif, seperti manajemen waktu time blocking, prioritisation dengan Matriks Eisenhower, dan menggunakan tools atau alat bantu manajemen waktu.
Beberapa tools atau alat bantu yang berguna untuk memudahkan dalam manajemen waktu dan tugas, yaitu Trello dan Notion. Kedua tools tersebut akan membantu seorang staf administrasi kantor dalam membuat task atau pekerjaan yang harus dilakukan (to do list) dalam periode waktu tertentu.
Seorang staf administrasi kantor bisa menuliskan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan setiap harinya dalam aplikasi tersebut. Kemudian, staf administrasi kantor juga bisa menandai mana pekerjaan yang harus diselesaikan terlebih dahulu berdasarkan waktu dan urgensi pekerjaan.
Setelah menyelesaikan pekerjaan tersebut, staf administrasi kantor bisa menandai pekerjaan tersebut dengan tanda selesai.
Dengan bantuan dari tools manajemen waktu dan kinerja tersebut, maka staf administrasi kantor akan bisa menyelesaikan pekerjaannya dengan tepat waktu, meskipun jadwal pada hari tersebut sangat padat.
Manajemen waktu yang baik akan membantu untuk meningkatkan produktivitas kerja. Selain itu, dengan manajemen waktu yang baik, seorang staf administrasi kantor tidak akan kesulitan dalam mengatur pekerjaan dan tanggung jawab yang bermacam-macam.
3. Memperhatikan Setiap Detail Kecil
Seorang staf administrasi kantor juga harus memiliki perhatian terhadap setiap detail kecil atau pay attention to detail. Arti dari perhatian terhadap setiap detail yang kecil, yaitu seorang staf administrasi kantor harus memiliki tingkat ketelitian dan kecermatan yang tinggi.
Hal ini karena seorang staf administrasi kantor bekerja dengan data dan informasi yang membutuhkan tingkat ketelitian dan kecermatan yang tinggi. Tingkat ketelitian tersebut dibutuhkan saat pembuatan laporan, penyusunan agenda, input data, pengelolaan dokumen dan surat menyurat, serta pembuatan rekap data.
Dengan memiliki tingkat ketelitian dan kecermatan yang tinggi, maka akan meminimalisir resiko kesalahan dalam penulisan surat, penginputan data, pembuatan laporan, dan pengelolaan dokumen. Tingkat ketelitian juga penting untuk menghindari resiko miskomunikasi dan salah persepsi yang mungkin terjadi.
4. Mengetik dengan Cepat
Kemampuan selanjutnya yang harus dimiliki oleh seorang staf administrasi perkantoran yaitu kemampuan mengetik dengan cepat. Seorang staf administrasi kantor memiliki tugas dan tanggung jawab yang berhubungan dengan data, informasi, dan dokumen.
Seorang staf administrasi kantor juga harus bisa menyediakan data, informasi, dan dokumen dengan cepat, sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Hal inilah yang membuat seorang staf administrasi kantor harus memiliki skill atau kemampuan mengetik yang cepat.
Kemampuan mengetik yang cepat juga sangat dibutuhkan saat staf administrasi kantor sedang mengikuti rapat dan menjadi notulen rapat. Setiap informasi yang disampaikan saat rapat tersebut, harus dicatat dengan cepat dan benar.
Selain itu, saat proses input data, seorang staf administrasi juga harus melakukannya dengan cepat dan tepat. Hal ini karena data yang diinputkan biasanya akan berjumlah sangat banyak, sehingga harus diinputkan dengan cepat, agar selesai dengan tepat waktu.
5. Penyelesaian Masalah
Kemampuan untuk menyelesaikan masalah atau problem solving juga merupakan kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang staf administrasi kantor. Dalam menjalankan tugas dan kewajiban kerja, seorang staf administrasi kantor mungkin saja akan menemui kendala atau masalah.
Sebagai contoh, saat sedang menyusun agenda dan jadwal, tidak jarang seorang staf administrasi akan menemui beberapa kendala seperti perubahan jadwal. Kemudian, saat sedang menyiapkan akomodasi, mungkin saja staf administrasi kantor akan mengalami kesulitan dalam memesan tiket pesawat atau hotel.
Ketika masalah-masalah tersebut terjadi, maka seorang staf administrasi kantor harus memiliki solusi penyelesaian masalah yang tepat. Sebagai contoh, jika terjadi perubahan jadwal, maka staf administrasi kantor harus menyusun ulang jadwal dan menginformasikan perubahan jadwal kepada pihak yang bersangkutan.
Kemudian, ketika staf administrasi kantor mengalami masalah pada saat menyiapkan akomodasi kantor, seperti kesulitan memesan tiket pesawat dan hotel. Maka, staf administrasi kantor harus mencari opsi pilihan lain yang sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
Hal ini merupakan beberapa bentuk masalah dan contoh problem solving yang bisa dilakukan oleh seorang staf administrasi kantor. Dalam proses pencarian problem solving tersebut, seorang staf administrasi kantor juga bisa meminta bantuan kepada rekan kerja lainnya dan mengkomunikasikan masalah yang dihadapi dengan baik.
Kemampuan problem solving yang baik, maka akan mengurangi resiko masalah yang lebih besar. Selain itu, kemampuan problem solving yang baik juga akan membantu seorang staf administrasi kantor dalam menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik.
6. Menguasai Teknologi
Menguasai beberapa teknologi yang dibutuhkan juga merupakan skill yang harus dikuasai oleh seorang staf administrasi kantor.
Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih, seorang staf administrasi kantor kini diharuskan untuk bekerja dengan komputer dan menguasai beberapa teknologi yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi pekerjaan.
Beberapa perusahaan besar bahkan menggunakan berbagai macam teknologi dan aplikasi yang akan memudahkan kinerja staf administrasi kantor.
Oleh karena itu, jika ingin menjadi staf administrasi kantor yang baik, maka kamu harus selalu mempelajari teknologi-teknologi terkini yang berhubungan dengan pekerjaan administrasi.
Beberapa contoh teknologi atau aplikasi yang berhubungan dengan pekerjaan administrasi perkantoran yaitu aplikasi pengolah kata seperti Ms. Word, aplikasi pengolah angka seperti Ms. Excel, teknologi scanner, printer, dan masih banyak lagi.
7. Manajemen Dokumen Administrasi
Skill selanjutnya yang harus dimiliki oleh seorang staf administrasi kantor, yaitu kemampuan organisir atau manajemen dokumen administrasi. Dengan kata lain, seorang staf administrasi kantor harus memiliki kemampuan pengelolaan dokumen administrasi yang rapi dan terorganisir.
Hal ini karena seorang staf administrasi kantor memiliki tugas yang berhubungan dengan dokumen perusahaan. Oleh karena itu, skill manajemen dokumen administrasi dibutuhkan untuk menjaga dokumen perusahaan tertata dan terarsip dengan rapi.
Kemampuan manajemen dokumen administrasi yang rapi juga akan menghindarkan resiko dokumen yang hilang, terselip, rusak, dan masalah lainnya. Cara manajemen dokumen administrasi bisa dilakukan sesuai dengan kebijakan masing-masing perusahaan.
Kamu bisa mengelompokkan dokumen perusahaan tersebut sesuai abjad, jenis dokumen, tahun dokumen, atau mengurutkannya berdasarkan nomor dokumen. Sebagai contoh, manajemen dokumen surat menyurat biasanya dikelompokkan berdasarkan jenisnya, yaitu surat masuk dan surat keluar.
Selanjutnya, untuk memudahkan pencarian setiap kelompok surat menyurat tersebut, maka perlu diurutkan berdasarkan nomor surat yang ada di dalamnya. Kemudian, untuk dokumen laporan perusahaan, kamu bisa mengelompokkannya berdasarkan jenis laporannya atau periode waktunya.
Kamu bisa mengelompokkan laporan berdasarkan jenisnya, kemudian mengurutkan laporan tersebut menurut waktu atau tahunnya. Manajemen dokumen administrasi yang baik akan memudahkan staf administrasi kantor dalam melakukan pencarian dokumen dan meningkatkan produktivitas kerja di kantor.
Kisaran Gaji Admin Perkantoran
Dengan tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh staf administrasi kantor, kisaran gaji dari masing-masing staf administrasi kantor tersebut biasanya berada di antara gaji UMR dari masing-masing daerah.
Namun, hal ini bukan merupakan patokan dari gaji seorang staf administrasi kantor. Penyesuain kisaran gaji tersebut biasanya juga berkaitan dengan kebijakan dari masing-masing perusahaan tempat staf admin kantor tersebut bekerja.
Selain itu, kisaran gaji seorang staf administrasi kantor biasanya juga disesuaikan dengan level karyawan dari masing-masing staf administrasi kantor tersebut. Jika level karyawan berada di tingkat junior, maka kisaran gaji yang didapatkan tidak akan lebih besar dari level karyawan yang sudah senior.
Mengutip dari situs Prosple, rata-rata kisaran gaji seorang staf administrasi perkantoran di Indonesia pada tingkat junior atau fresh graduate yaitu antara Rp3.000.000,00 sampai dengan Rp5.000.000,00 per bulan.
Untuk jenis perusahaan yang bergerak di bidang non profit, kisaran gaji seorang staf administrasi kantor juga mungkin bisa lebih rendah dari data Prosple tersebut. Hal ini berbeda dengan jenis perusahaan yang sudah besar, seperti perusahaan multinasional.
Selain gaji, staf administrasi kantor juga akan mendapatkan benefit lainnya dari perusahaan, seperti tunjangan, uang makan, uang transportasi, bonus, dan tambahan-tambahan lainnya.
Kemudian, untuk staf administrasi kantor yang bekerja untuk perusahaan Negara atau jika di Indonesia disebut dengan BUMN, maka gaji dan tunjangan yang akan kamu dapatkan juga akan berbeda.
Selain gaji dan tunjangan, sebagai seorang staf administrasi kantor, kamu juga tidak boleh melewatkan kesempatan jenjang karir dan kesempatan untuk mengembangkan diri. Hal ini penting untuk meningkatkan nilai diri dan kemampuan atau skill.
Jika nilai diri dan skill kamu meningkat, maka secara otomatis gaji atau pendapatan yang kamu terima juga akan mengalami peningkatan. Hal ini karena perusahaan akan membayar kamu sesuai dengan nilai diri dan kemampuan yang kamu miliki serta hal apa yang bisa kamu berikan untuk perusahaan.
Sudah Tahu Tentang Administrasi Perkantoran?
Itulah beberapa ulasan tentang administrasi perkantoran, mulai dari definisi, tugas dan ruang lingkup, fungsi, skill yang harus dimiliki, serta kisaran gaji yang diterima oleh staf administrasi kantor.
Setiap perusahaan memiliki berbagai kebijakan untuk menentukan tugas, fungsi, skill, dan gaji yang akan diterima oleh seorang staf administrasi kantor. Ulasan tersebut merupakan gambaran umum dari pekerjaan seorang administrasi kantor yang ada di berbagai perusahaan di Indonesia.Setelah membaca ulasan tersebut, jadi bagaimana? Apakah kamu tertarik bekerja sebagai staf admin perkantoran?
