Arsiparis: Pengertian, Fungsi, Wewenang, Gaji, dan Skill

Sebagian besar orang yang tidak mengetahui profesi sebagai arsiparis. Meskipun begitu, profesi ini memiliki peran yang sangat penting baik di pemerintah, instansi, ataupun perusahaan. Sebenarnya apa saja yang harus dilakukan jika ingin menekuni pekerjaan tersebut? Ikuti penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Pengertian Arsiparis

Arsiparis (archivist) adalah profesi yang berkaitan erat dengan kegiatan kearsipan, di mana pekerja profesi ini harus memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang bisa didapatkan melalui pendidikan formal atau pelatihan kearsipan. 

Seorang petugas arsip harus cakap dalam melaksanakan tugas dan perannya di instansi atau lembaga manapun dengan. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kinerja tempat di mana ia bekerja. Oleh karena itu, pekerjaan ini membutuhkan pribadi dengan karakter yang kuat dan memiliki integritas tinggi.

Profesi ini memiliki tugas yang cukup rumit, sehingga membutuhkan pekerja yang mempunyai keahlian khusus dan tidak bisa sembarang orang lakukan. Maka dari itu, perlu ada staf khusus untuk menangani bagian kearsipan agar manajemen arsip menjadi lebih maksimal.

Kategori jabatan di dalam pekerjaan ini dibagi menjadi dua, yaitu kategori keterampilan dan keahlian. Jenjang karir untuk keduanya pun berbeda. Kategori keterampilan memiliki kualifikasi teknis atau penunjang karir profesional di bidang kearsipan. Lalu, kategori keahlian punya kualifikasi profesional di bidang kearsipan. 

Fungsi Arsiparis

Petugas arsip memiliki setidak 7 fungsi utama sebagai pengelola arsip milik lembaga atau perusahaan tempat ia bekerja. Nah, berikut ini uraian fungsinya secara lebih lengkap:

• Memelihara terciptanya arsip dari kegiatan yang dilaksanakan oleh berbagai pihak. Meliputi lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan.
• Memastikan terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pengelolaan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
• Memastikan keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
• Menjaga keamanan dan keselamatan arsip. Ini berfungsi untuk memverifikasi arsip-arsip mengenai hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
• Merawat ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
• Menyediakan informasi untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
• Menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, politik, sosial, budaya, pertahanan, dan keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.

Wewenang Arsiparis

Selain fungsi, petugas arsip juga memiliki tiga wewenang yang harus diemban selama bertugas. Apa saja? Berikut di antaranya:

• Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip apabila penggunaan arsip dianggap dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip.
• Menutup akses atas penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
• Melakukan penelusuran arsip terhadap pencipta arsip. Tujuannya adalah untuk penyelamatan arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya.

Peran dan Tanggung Jawab Arsiparis

Seorang petugas arsip memiliki tugas dan kewajiban berkaitan dengan kepentingan masyarakat yang harus dipenuhi. Di bawah terdapat beberapa yang perlu Anda ketahui, meliputi:

1. Membuat Laporan Evaluasi Penilaian

Petugas arsip bertugas untuk membuat laporan evaluasi penilaian arsip. Baik itu berupa laporan mingguan, bulanan, atau tahunan. Bentuk laporan yang diserahkan akan mengikuti kebijakan dari masing-masing lembaga atau perusahaan.

2. Mendaftarkan Arsip yang Diserahkan dan Dimusnahkan

Tugas selanjutnya adalah mendaftarkan arsip yang diserahkan kepada pihak lain. Arsip-arsip yang telah diserahkan ini akan petugas catat agar perpindahan arsip terdokumentasi. Selain mendaftarkan arsip yang diserahkan, arsiparis juga harus mendaftarkan arsip yang sudah musnah. 

3. Membuat Persetujuan Pemusnahan Arsip

Tugas lainnya adalah membuat lembar persetujuan pemusnahan arsip. Biasanya, tugas ini wajib untuk petugas lakukan ketika telah tiba masa jadwal retensi arsip.

4. Membuat Jadwal Retensi Arsip

Pada dasarnya, arsip tidak akan tersimpan selamanya. Setiap arsip akan memiliki durasi waktu untuk masuk ke dalam penyimpanan. Durasi waktu yang masing-masing arsip miliki merupakan jadwal retensi.

5. Membuat Daftar Arsip Vital

Tugas selanjutnya adalah membuat daftar arsip penting atau vital. Pembuatan daftar ini perlu karena dapat memudahkan dalam proses pendataan dan pencarian arsip-arsip dengan peran krusial. 

6. Memberikan Izin Terkait Publikasi

Arsiparis berperan dalam memberikan keputusan mengenai izin arsip yang akan dipublikasikan atau alih media. Selain itu, mereka juga perlu untuk mengkomunikasikan dan mempertimbangkan pemberian keputusan ini dengan berbagai pihak terkait.

7. Memindahkan Arsip

Petugas arsip juga berperan untuk memindahkan arsip saat arsip berbentuk dokumen perlu untuk dipindah. Pemindahan tiap arsip berdasarkan keputusan dan pertimbangan yang telah terjadi.

8. Membuat Salinan Autentik Arsip Terjaga

Berikutnya, petugas harus membuat salinan autentik arsip terjaga. Mengapa harus ada salinan? Karena ini akan mempermudah apabila sifat arsip berubah menjadi sangat penting atau bersifat sangat rahasia. Pembuatan salinan ini bertujuan untuk mempersiapkan jika ada pihak yang suatu saat membutuhkannya.

9. Membuat Daftar Arsip Terjaga

Berikutnya adalah membuat daftar arsip terjaga. Maksud dari arsip terjaga adalah arsip yang memiliki nilai penting sehingga harus mendapat penjagaan. Pendaftaran arsip terjaga juga harus petugas lakukan karena bertujuan untuk melindungi arsip agar keasliannya tetap terjamin.

10. Memeriksa Arsip Aktif yang Autentik

Tanggung jawab lain dari arsiparis adalah memeriksa arsip aktif yang autentik dengan tujuan memastikan bahwa arsip yang tersimpan bersifat autentik atau asli. Selain itu, tugas ini juga bertujuan untuk mencegah adanya arsip palsu yang ikut tersimpan.

11. Mengelola Arsip Dinamis dan Statis

Petugas arsip juga mengelola arsip dinamis atau yang masih aktif dan sering terpakai sehari-hari. Serta arsip statis yang jarang terpakai, namun memiliki nilai hukum dan juga sejarah.

12. Melakukan Registrasi

Jumlah arsip yang terdapat di suatu instansi atau lembaga pasti akan bertambah seiring dengan berjalannya waktu. Oleh sebab itu, petugas arsip wajib melakukan pengelolaan data terhadap arsip-arsip yang ada.

Tugas Tambahan Arsiparis

Selain peran dan tanggung jawab di atas, terdapat juga beberapa tugas tambahan yang harus petugas arsip penuhi. Apa saja? Berikut di antaranya:

• Melakukan analisis atau kajian kearsipan dalam bentuk policy brief.
• Ikut mengajar atau melatih staf lain dalam bidang kearsipan.
• Berperan dalam kegiatan ilmiah di bidang kearsipan, baik dalam skala nasional atau internasional.
• Menemukan dan melaksanakan pengembangan teknologi tepat guna dalam bidang kearsipan, termasuk inovasi terbaru untuk pengelolaan arsip.
• Menulis karya ilmiah mengenai kearsipan sebagai tujuan riset.
• Memperoleh penghargaan, tanda jasa kehormatan, atau jenis penghargaan lainnya.
• Membantu penyuluhan, Bimbingan Teknis (BIMTEK), modul pelatihan kearsipan, dan sosialisasi.
• Menjadi anggota organisasi profesi arsiparis nasional maupun internasional,
• Menyusun dan menyiapkan bahan materi untuk pelatihan kearsipan.
• Menjadi anggota dalam tim penilai kinerja jabatan petugas arsip.
• Melaksanakan tugas-tugas lain yang masih berkaitan dengan tugas pokok jabatannya.

Gaji Arsiparis

Secara umum, gaji seseorang yang bekerja dalam bidang kearsipan di Indonesia berkisar antara Rp2.000.000,00 hingga Rp5.000.000,00. Selain itu, tersedia pula tunjangan jabatan fungsional yang berasal dari pemerintah. 

Besar tunjangan yang ada bergantung pada jenjang karir yang tercapai. Meliputi ahli muda, madya, serta utama. Umumnya adalah sekitar Rp800.000,00 sampai Rp1.300.000,00.

Skill Penting untuk Menjadi Petugas Arsip

Agar dapat bekerja di bidang kearsipan ini, ada beberapa skill atau kemampuan penting yang wajib untuk Anda miliki. Berikut di antaranya:

• Keahlian berpikir secara sistematis.
• Kemampuan manajerial dan analisis dokumen yang baik.
• Kecakapan komunikasi dan kolaborasi.
• Keterampilan administratif.
• Memiliki skill problem solving yang baik.
• Melek teknologi untuk mendukung penyimpanan arsip.

Tertarik untuk Menjadi Seorang Arsiparis?

Itu dia berbagai informasi seputar profesi sebagai arsiparis. Meskipun terdengar sederhana, peran dan tanggung jawab petugas arsip ternyata sangat besar. Karena itu, jika ingin menekuni profesi ini Anda tidak bisa main-main dan harus memiliki keahlian yang matang.

Umumnya, jurusan kuliah yang berkaitan dengan bidang pekerjaan ini adalah Ilmu Administrasi, Kearsipan, Ilmu Perpustakaan, dan Sekretari. Sedangkan beberapa universitas ternama yang bisa Anda tuju adalah Universitas Diponegoro, Universitas Gadjah Mada, Universitas Indonesia, dan lainnya. Semoga bermanfaat!