Bagan organisasi biasanya diletakkan di tempat strategis, agar mudah dilihat oleh semua anggota. Meski terlihat sepele, tapi bagan ini juga memiliki fungsi penting. Yuk, belajar tentang bagan perusahaan atau organisasi mulai dari pengertian, jenis, fungsi, serta cara merancangnya hanya di sini!
Daftar ISI
Pengertian Bagan Organisasi
Bagan organisasi atau biasa juga disebut struktur organisasi adalah diagram yang memuat struktur internal secara visual dengan menjelaskan tanggung jawab, peran, serta hubungan antar individu dalam sebuah organisasi atau lembaga.
Definisi lain dari struktur organisasi yaitu sistem yang digunakan untuk mendefinisikan hierarki. Sehingga, struktur tersebut dapat mengidentifikasi setiap pekerjaan dan peran setiap individu dalam organisasi.
Selain itu, bagan ini juga digunakan untuk menentukan cara arus informasi terbentuk antar level dalam perusahaan.
Struktur organisasi sifatnya tidak baku, sehingga dapat dikreasikan sesuai kebutuhan organisasi yang bersangkutan.
Jenis-Jenis Bagan Organisasi
Berikut 7 jenis struktur organisasi yang bisa kamu pertimbangkan untuk digunakan, yaitu:
1. Bagan Hirarki
Jenis yang pertama yaitu bagan hirarki. Bagan ini termasuk yang paling digunakan. Struktur organisasi hirarki menggambarkan hubungan antara posisi atau jabatan dalam suatu perusahaan.
Posisi atau jabatan tersebut misalnya mulai dari tingkat puncak hingga tingkat terendah. Biasanya, bagan hirarki menggunakan bentuk kotak atau lingkaran untuk mewakili posisi atau jabatan.
Kemudian, dilengkapi dengan garis-garis yang menghubungkannya untuk menunjukkan hubungan hierarkis.
2. Bagan Matriks
Selanjutnya, jenis bagan matriks yang menggambarkan hubungan antara berbagai fungsi atau departemen dalam suatu perusahaan. Biasanya, bagan matriks memiliki dua sumbu yang salah satunya mewakili fungsi atau departemen.
Sedangkan, sumbu lainnya mewakili tanggung jawab atau proyek yang dikerjakan. Setiap sel dalam matriks menunjukkan hubungan antara fungsi dan tanggung jawab yang terkait.
Dalam sebuah perusahaan, penerapan struktur organisasi jenis ini menciptakan rantai komando yang memaksa karyawan untuk melapor kepada dua manajer, yaitu kepala departemen dan kepala unit kerja fungsional.
Selain itu, struktur organisasi matriks sangat cocok untuk perusahaan besar hingga multinasional. Pasalnya, dapat mencapai tingkat koordinasi yang diperlukan untuk memenuhi berbagai kebutuhan lingkungan bisnis.
3. Bagan Fungsional
Selanjutnya, yaitu bagan fungsional. Sesuai namanya, bagan jenis ini menggambarkan struktur organisasi berdasarkan fungsi-fungsi atau departemen-departemen utama dalam perusahaan.
Sebagai contoh misalnya pemasaran, keuangan, produksi, dan sumber daya manusia. Nah, bagan ini memperlihatkan hubungan hirarkis dan alur komunikasi antara fungsi-fungsi tersebut.
Manfaat struktur organisasi jenis ini, yaitu mengurangi biaya operasional perusahaan dan memudahkan manajemen untuk memantau dan mengevaluasi kinerja karyawan.
Namun, pengenalan jenis lembaga ini juga mengakibatkan sulitnya komunikasi dan diskusi antar divisi. Ada juga batasan untuk pelatihan manajemen umum bagi karyawan. Sehingga, seakan menjadi sebuah halangan tertentu.
4. Bagan Proyek
Bagan proyek digunakan untuk menggambarkan struktur organisasi yang berkaitan dengan proyek atau inisiatif tertentu dalam perusahaan. Bagan organisasi ini menunjukkan tim-tim atau kelompok-kelompok yang terlibat dalam proyek tersebut, serta hubungan dan alur komunikasi di antara mereka.
5. Bagan Lini
Dalam bagan lini, hubungan antara atasan dan bawahan bersifat langsung dan vertikal. Di mana rantai komando atau wewenang berjalan dari manajer tingkat tertinggi hingga karyawan terendah dalam struktur organisasi.
Oleh karena itu, nama lain jenis struktur lembaga ini, yakni bagan lembaga militer. Keuntungan dari organisasi lini adalah bahwa unit manajemen diserahkan kepada satu orang.
Di sisi lain, kelemahannya terdapat pada mengandalkan orang pada struktur hierarkis. Meski begitu, jenis organisasi ini sangat cocok untuk organisasi kecil, seperti toko beras, kios daging, dan bengkel.
6. Bagan Lini dan Staf
Struktur organisasi lini dan staf merupakan perpaduan sejumlah kombinasi, yakni bagan lembaga lini dengan prinsip komando, namun ada beberapa orang yang mendukung tanggungjawab manajer.
Setiap pegawai mempunyai tugas memberikan saran, masukan, pemikiran, ide, dan gagasan baru serta informasi yang dibutuhkan atasannya.
Struktur organisasi ini cocok untuk usaha kecil, karena memiliki keuntungan untuk memastikan disiplin moral karyawan yang tinggi sesuai dengan deskripsi pekerjaan tertentu.
Namun, sayangnya terdapat kekurangannya, yaitu masih lemahnya solidaritas di antara para pekerja, karena banyak dari mereka yang tidak saling mengenal.
7. Bagan Lainnya
Selain jenis-jenis bagan di atas, ada juga beberapa jenis struktur organisasi lainnya yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Diantaranya, yaitu bagan geografis yang menggambarkan struktur organisasi berdasarkan lokasi geografis, bagan jaringan yang menggambarkan hubungan antara individu atau departemen dalam bentuk jaringan, dan bagan hybrid yang menggabungkan elemen-elemen dari berbagai jenis struktur organisasi.
Fungsi Bagan Organisasi
Berikut ini 7 fungsi struktur organisasi yang perlu kamu pahami, yaitu:
1. Menyajikan Struktur
Fungsi utama dari struktur organisasi tentu saja menyajikan struktur organisasi secara visual. Bagan ini memberikan gambaran tentang hierarki, hubungan, dan tanggung jawab di antara berbagai posisi atau departemen dalam sebuah lembaga.
Dengan melihat struktur organisasi, individu dapat dengan cepat memahami posisi mereka, kepada siapa mereka melapor, dan siapa yang wajib melapor kepada mereka. Sehingga, hubungan setiap anggota organisasi dapat terlihat jelas.
2. Mengkomunikasikan Informasi
Selain menyajikan struktur, struktur organisasi dapat membantu alur komunikasi internal di dalam perusahaan. Bagi karyawan baru, bagan ini tentunya bisa membantu mereka untuk memahami struktur organisasi dan mencari tahu dengan siapa mereka harus berinteraksi dalam pekerjaan sehari-hari.
Selain itu, struktur organisasi juga membantu dalam mengkomunikasikan perubahan struktural atau perubahan organisasi yang mungkin terjadi. Dengan demikian, komunikasi internal organisasi atau lembaga dapat berjalan lancar, karena informasi baru dapat terdistribusi.
3. Sebagai Fasilitas Koordinasi
Fungsi berikutnya adalah sebagai salah satu fasilitas koordinasi. Struktur organisasi dapat membantu memfasilitasi koordinasi serta kolaborasi antara berbagai bagian atau departemen dalam perusahaan.
Karyawan dapat mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab atas tugas atau proyek tertentu dan siapa yang harus mereka hubungi untuk mendapatkan bantuan atau informasi tambahan dengan melihat bagan.
Kondisi tersebut akan sangat membantu dalam meningkatkan efisiensi dan kolaborasi di antara anggota tim atau departemen yang berbeda. Sehingga, koordinasi dapat tepat sasaran serta mempercepat atau meningkatkan produktivitas.
4. Mengelola Tanggung Jawab
Setiap individu atau anggota dalam sebuah organisasi tentu memiliki fungsi dan tanggung jawabnya masing-masing. Dengan adanya bagan organisasi, tentunya dapat membantu mengelola tanggung jawab di dalam perusahaan atau lembaga yang bersangkutan.
Tanggung jawab dan wewenang setiap posisi atau departemen digambarkan dengan jelas. Di samping itu, bagan ini memungkinkan manajer dan karyawan untuk memahami batasan serta lingkup tanggung jawab mereka.
Dengan begitu, dapat meminimalisir dan menghindari terjadinya tumpang tindih atau kesalahan dalam pembagian tugas.
5. Sebagai Perencanaan Sumber Daya
Fungsi selanjutnya adalah sebagai acuan perencanaan sumber daya. Struktur organisasi juga dapat membantu dalam perencanaan sumber daya manusia dan alokasi tenaga kerja.
Dengan memahami struktur organisasi, manajemen dapat mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja, mengatur pembagian tugas, dan mengambil keputusan yang tepat mengenai rekrutmen, promosi, dan pengembangan karyawan.
Sehingga, dapat menghindari kemungkinan salah penempatan posisi atau pemberian tugas kepada individu yang bersangkutan. Dengan demikian, organisasi diisi oleh orang-orang yang tepat.
6. Pertimbangan Pengambilan Keputusan
Keberadaan struktur organisasi juga berperan dalam pengambilan keputusan strategis. Manajemen dapat melihat hubungan antara berbagai departemen dan memahami dampak dari keputusan yang diambil terhadap berbagai bagian organisasi.
Bagan ini dapat membantu dalam mengidentifikasi keterkaitan antara unit bisnis dan memfasilitasi koordinasi lintas departemen. Sehingga, keputusan yang diambil tidak memberikan pengaruh buruk kepada departemen atau unit kerja lainnya.
7. Efisiensi dalam Penyelesaian Tugas
Struktur organisasi yang baik, dirancang untuk memfasilitasi suatu proyek, membantu manajer proyek mengidentifikasi sumber daya manusia yang tersedia untuk melaksanakan tugas masing-masing departemen.
Supaya tugas dapat terselesaikan dengan baik, perlu membangun tim. Pembagian tim tersebut juga perlu mengukur serta mempertimbangkan kemampuan setiap anggota tim untuk berada di tempat yang tepat.
Dalam hal ini, manajer proyek mengelola kebutuhan tim dan menempatkannya sesuai dengan keahliannya. Nah, sebuah bagan berfungsi sebagai bahan pertimbangan dalam membentuk sebuah tim untuk menyelesaikan tugas.
Cara Merancang Bagan Organisasi
Berikut ini 9 langkah cara merancang struktur organisasi yang bisa kamu terapkan, yaitu:
1. Identifikasi Tujuan dan Kebutuhan Bagan
Langkah pertama adalah kamu perlu menentukan tujuan dalam merancang struktur organisasi. Misalnya, apakah tujuannya untuk memperjelas struktur, memfasilitasi koordinasi, atau mengkomunikasikan perubahan organisasi?
Selain itu, kamu juga perlu mengidentifikasi kebutuhan khusus yang harus dimasukkan ke dalam bagan. Sebagai contoh, misalnya seperti divisi atau departemen yang ada, hubungan hierarkis, atau alur tanggung jawab.
2. Kumpulkan Informasi
Jika sudah mengidentifikasi tujuan dan kebutuhan, langkah berikutnya adalah mengumpulkan informasi tentang struktur organisasi saat ini. Pelajari hierarki, fungsi, dan hubungan antara berbagai posisi atau departemen dalam perusahaan.
Kamu bisa menggunakan dokumen internal, organisasi lama, atau berbicara dengan manajer atau anggota tim untuk mendapatkan pemahaman yang komprehensif tentang struktur organisasi.
Nantinya, informasi tersebut akan sangat membantu kamu dalam merancang struktur organisasi. Sehingga, dapat meminimalisir kesalahan dalam pembuatannya.
3. Tentukan Format dan Gaya
Selanjutnya, tentu kamu harus menentukan format dan gaya dari struktur organisasi. Sangat penting untuk memilih format dan gaya yang cocok untuk organisasi kamu.
Misalnya, apakah kamu ingin menggunakan bagan hirarki tradisional dengan bentuk kotak atau lingkaran, atau kamu mungkin lebih suka menggunakan format matriks atau bagan lainnya?
Selain itu, pilih juga gaya visual yang sesuai dengan identitas merek perusahaan atau preferensi desain kamu. Dengan demikian, bagan yang kamu buat tetap mencerminkan identitas lembaga atau organisasi atau perusahaan.
4. Identifikasi Posisi dan Departemen
Langkah berikutnya adalah dengan mengidentifikasi semua posisi dan departemen yang perlu dimasukkan dalam bagan secara lengkap dan jelas.
Buatlah daftar lengkap dari setiap posisi, jabatan, atau fungsi yang ada dalam perusahaan atau lembaga. Daftar tersebut termasuk posisi manajerial, posisi staf, dan departemen atau divisi khusus.
Dengan melakukan identifikasi posisi dan departemen, bagan yang dirancang akan sesuai kebutuhan. Sehingga, bisa mempercepat proses pembuatan dan menghindari kesalahan peletakan dalam bagan tersebut.
5. Tentukan Hubungan dan Hirarki
Hal yang tidak boleh ketinggalan adalah menentukan hubungan hirarkis antara posisi atau departemen yang ada. Pada dasarnya, kamu perlu mengidentifikasi siapa yang melaporkan kepada siapa dan buat garis yang menghubungkan posisi atau departemen tersebut.
Selain itu, kamu juga perlu menetapkan alur tanggung jawab dan hubungan fungsional antara departemen yang berbeda. Dengan adanya hubungan dan hirarki yang jelas, tentu dapat mempermudah kamu dalam merancang bagan.
6. Desain dan Visualisasi
Seperti yang sudah disebutkan di atas, bagan organisasi menggunakan visual untuk menyajikan hubungan atau hirarki anggotanya. Oleh karena itu, tentu saja menggunakan desain dan visualisasi.
Nah, kamu dapat menggunakan perangkat lunak desain grafis, seperti Microsoft PowerPoint, Adobe Illustrator, atau perangkat lunak khusus bagan organisasi. Dengan bantuan perangkat tersebut, kamu dapat merancang dan melakukan visualisasi struktur organisasi.
Misalnya, dengan membuat bentuk kotak atau lingkaran untuk setiap posisi atau departemen. Kemudian, menggunakan garis atau panah untuk menghubungkannya sesuai dengan hubungan hierarkis atau fungsional.
7. Review dan Koreksi
Saat membuat bagan, sangat mungkin terjadi kekeliruan atau kesalahan dalam memasukkan nama, jabatan, ataupun departemen. Oleh karena itu, kamu perlu melakukan review kembali struktur organisasi yang telah dibuat.
Periksa apakah semua posisi dan departemen telah tercantum dengan benar. Selain itu, pastikan juga hubungan dan hirarki yang ditampilkan sudah akurat. Koreksi atau lakukan perbaikan jika ada kesalahan atau ketidaksesuaian.
8. Komunikasikan dan Bagikan
Salah satu fungsi bagan ini adalah untuk memberikan informasi. Maka dari itu, setelah struktur organisasi selesai, tentu kamu harus mengkomunikasikan dan membagikan kepada anggota tim atau karyawan yang relevan.
Di samping itu, kamu perlu memastikan bagan dapat dengan mudah diakses dan dimengerti oleh semua pihak yang terlibat.
Kamu dapat membagikannya melalui email, intranet perusahaan, atau mencetaknya dan menempelkannya di area yang terlihat oleh semua orang. Sehingga, bagan tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya.
9. Pemeliharaan dan Pembaruan
Struktur organisasi tidak baku, sehingga kamu bisa berkreasi sesuai kebutuhan. Selain itu, tidak statis dan mungkin perlu diperbarui dari waktu ke waktu, karena adanya anggota atau karyawan baru.
Maka dari itu, kamu perlu memelihara dan memperbarui bagan secara teratur, ketika ada perubahan dalam struktur organisasi atau tugas-tugas karyawan.
Dengan demikian, bagan tidak terlihat usang dan dapat menjadi salah satu petunjuk koordinasi. Pasalnya, sangat mungkin dalam waktu ke waktu terjadi perubahan posisi atau jabatan.
Elemen-Elemen dalam Bagan Organisasi
Berikut ini 8 elemen-elemen penting dalam struktur organisasi yang biasa digunakan, yaitu:
1. Kotak atau Lingkaran
Setiap posisi atau jabatan dalam organisasi diwakili dengan kotak atau lingkaran. Elemen ini berfungsi sebagai wadah untuk menampilkan nama atau judul posisi tersebut.
2. Nama atau Judul Posisi
Di dalam kotak atau lingkaran, nama atau judul posisi tersebut perlu dituliskan. Dengan menuliskan nama atau posisi, dapat membantu mengidentifikasi setiap posisi dalam struktur organisasi dengan jelas.
3. Garis Hubungan
Garis-garis digunakan untuk menghubungkan kotak atau lingkaran yang mewakili posisi-posisi dalam organisasi. Garis ini menunjukkan hubungan hierarkis atau fungsional antara posisi-posisi tersebut.
4. Panah atau Tanda Arah
Panah atau tanda arah dapat ditambahkan ke garis hubungan untuk menunjukkan arah aliran wewenang, tanggung jawab, atau komunikasi dalam organisasi.
Misalnya, panah mengarah ke atas menunjukkan hubungan atasan-bawahan, panah mengarah ke samping menunjukkan posisi yang setara.
5. Nama Pemegang Posisi
Dalam kotak atau lingkaran, nama orang yang mengisi posisi tersebut dapat dituliskan. Dengan adanya elemen nama pemegang posisi, tentunya dapat membantu mengidentifikasi siapa yang menduduki setiap posisi dalam bagan organisasi.
6. Tingkatan atau Hierarki
Elemen visual seperti tata letak yang bertingkat atau pengaturan posisi secara vertikal digunakan untuk menunjukkan tingkatan atau hierarki dalam struktur organisasi. Sebagai contoh, tingkatan yang lebih tinggi biasanya ditempatkan di atas dan tingkatan yang lebih rendah di bawahnya.
7. Departemen atau Divisi
Jika organisasi terdiri dari beberapa departemen atau divisi, mungkin ada elemen tambahan seperti pemisah departemen atau label departemen. Adanya label atau pemisah ini dapat berperan untuk menggambarkan pengelompokan fungsi atau tanggung jawab.
8. Keterangan atau Informasi Tambahan
Struktur organisasi juga dapat mencakup keterangan atau informasi tambahan, seperti tanggung jawab utama setiap posisi, level pengalaman, atau lencana yang menunjukkan peran khusus.
Elemen keterangan atau informasi tambahan tersebut sifatnya opsional, karena setiap organisasi atau perusahaan tentu memiliki kebijakan dan kebutuhannya masing-masing.
Contoh Posisi dalam Bagan Organisasi Perusahaan
Berikut ini contoh posisi dalam struktur organisasi perusahaan yang bisa kamu pertimabangkan, yaitu:
1. Pimpinan Tingkat Tertinggi
Posisi seperti CEO (Chief Executive Officer), Presiden, atau Direktur Utama yang bertanggung jawab atas pengambilan keputusan strategis dan arah keseluruhan organisasi. Sedangkan, secara umum kamu bisa memahaminya sebagai posisi paling tinggi, yaitu ketua organisasi yang memiliki tanggung jawab penuh.
2. Manajemen Tingkat Menengah 1
Jabatan-jabatan seperti manajer umum, manajer departemen, atau manajer proyek yang bertanggung jawab untuk mengelola operasional sehari-hari di tingkat departemen atau tim kerja.
3. Manajemen Tingkat Menengah 2
Selain jabatan tingkat menengah pertama, jabatan-jabatan seperti supervisor atau koordinator yang bertanggung jawab atas pengawasan langsung terhadap karyawan dan koordinasi tugas-tugas di tingkat operasional juga perlu dicantumkan. Jabatan-jabatan tersebut termasuk dalam manajemen tingkat menengah 2.
4. Staf Fungsional
Staf fungsional pada bagan organisasi terdiri dari jabatan-jabatan seperti human resources, keuangan, pemasaran, operasi, atau teknologi informasi yang memberikan dukungan fungsional dan keahlian khusus kepada seluruh organisasi.
5. Spesialis atau Analis
Selanjutnya, ada pula jabatan spesialis atau analisis seperti analisis keuangan, analis data, desainer grafis, atau spesialis pemasaran yang memiliki keahlian khusus dan bertanggung jawab atas tugas-tugas tertentu di dalam organisasi.
6. Karyawan
Jabatan yang tidak bisa dilupakan tentu saja karyawan biasa yang menjalankan tugas-tugas operasional dan melaksanakan tanggung jawab yang ditetapkan dalam lingkup pekerjaan mereka.
Ingin Mencoba Membuat Bagan Organisasi Sendiri?
Itulah informasi mengenai bagan organisasi yang telah disajikan dengan lengkap, mulai dari pengertian, jenis, fungsi, cara merancang, elemen yang tercantum, hingga contoh posisi atau jabatan organisasi perusahaan.
Dengan mempelajari informasi dalam artikel ini, kamu bisa langsung membuat struktur organisasi sendiri tanpa harus bingung memulainya.
